Как да сравним системите за съответствие за мениджъри на транспорт

Ако сравнявате системи за транспортни мениджъри в Обединеното кралство, започнете с един тест. Може ли софтуерът да ви помогне да изпълнявате задълженията, свързани с операторската лицензия, и може ли да произвежда доказателства, когато DVSA (Управление на автомобилния транспорт) или Комисарят по транспорта го поиска.

Това означава да погледнете отвъд общите инструменти за флота и да проверите дали системата е изградена около реалната работа по съответствие. За повечето оператори правилният избор е този, който поддържа актуални записи за превозни средства, ремаркета и шофьори, предупреждава за важните дати, съхранява подписани доказателства правилно и ви позволява да извлечете ясна следа от одит без да търсите из имейли, папки и хартиени файлове.

Какво всъщност трябва да прави системата за транспортен мениджър в Обединеното кралство

Транспортният мениджър не се нуждае от табло, което изглежда впечатляващо, но оставя файла за съответствие непълен. Системата трябва да поддържа рутинната работа, която доказва ефективното и непрекъснато управление на флота.

На практика, критериите за сравнение трябва да започнат с тези области:

• планиране на проверки за безопасност
• контрол на дати за MOT и годишен тест
• записи за активи на превозни средства и ремаркета
• записи за шофьори и периодични проверки
• доказателства от тахограф
• докладване на дефекти и корекции
• съхранение на документи с проследима история
• отчитане, което може да бъде показано на DVSA или Комисар по транспорта

За товарни превозни средства и оператори на PSV (публичен автомобилен транспорт) в Обединеното кралство, стандартът не е обща администрация на флота. Важно е дали системата поддържа стандартите, очаквани под режима на операторската лицензия и Ръководството на DVSA за поддържане на пътна годност. Ако софтуерът не може да отрази честотите на инспекциите, да записва завършени инспекции, да съхранява подписани листи и да показва какво се е случило, когато са открити дефекти, той не изпълнява основната работа.

Полезен начин за сравняване на продукти е да преминете през нормален месец на съответствие.

Попитайте дали системата може:

• да планира превантивни инспекции по дата или интервал
• да управлява различни честоти за различни превозни средства или ремаркета
• да маркира пропуснати, закъснели или предстоящи инспекции
• да записва резервации за MOT или годишен тест и дати на падеж
• да съхранява сертификати и инспекционни листи срещу правилния актив
• да записва дефекти, корекции, одобрения и периоди на VOR (временно извеждане от експлоатация)
• да проследява проверки на шофьорски лицензии, срокове на Driver CPC и DQC
• да поддържа анализ на тахографа и записи за нарушения с последващи действия
• да произвежда пълна история за едно превозно средство, ремарке или шофьор за минути

Ако отговорът е „да“ само при използване на електронни таблици, ръчни качвания и отделни папки, това не е силна система за съответствие. Това е само част от такава.

Тук е мястото, където софтуерът за съответствие, създаден специално за транспортни мениджъри, трябва да се отдели от широка платформа за флот. Ние изградихме Operator Compliance около начина, по който операторите в Обединеното кралство наистина управляват файловете си, защото Fleeta Limited управлява камиони под операторска лицензия. Това е важно, когато сравнявате системи, защото детайлите не са теоретични. Те са детайлите, които определят дали вашите записи са валидни.

Ако искате практичен поглед върху ежедневните задължения, които софтуерът трябва да поддържа, нашето ръководство за отговорности на транспортния мениджър в ежедневната работа описва работата, която системата трябва да ви помогне да контролирате.

Кои записи и крайни срокове са най-важни в ежедневната работа

Най-доброто сравнение започва с записите, които трябва да поддържате актуални всяка седмица, а не с функциите, които може да използвате веднъж на тримесечие.

За превозни средства и ремаркета, проверете дали софтуерът съхранява правилен основен запис за всеки актив. Минимумът обикновено означава регистрационен номер, номер на флота, VIN или номер на шасито, дати за MOT или годишен тест, детайли за платиране, където е уместно, график за PMI, информация за гуми, ако я записвате, дати на застраховка, ако искате да ги имате на едно място, и свързани документи като сертификати и инспекционни листи.

За шофьори, потърсете запис, който обединява:

• детайли за лиценз
• история на проверки от DVLA
• статус на Driver CPC
• срок на DQC
• записи за индукция или вътрешно обучение
• детайли за карта на тахографа, където е уместно
• подписани потвърждения на политики или декларации
• статус на агенция или подизпълнител, ако се използва в операцията ви

След това погледнете периодичните дати. Слаба система може да съхранява дати. Полезна система ги контролира. Трябва да можете да сравните как всеки продукт обработва:

• предварителни известия, по имейл и в системата
• различни срокове за известия за различни типове събития
• ескалация на закъснели дати
• повторно планиране след завършване
• видимост по депо, трафикова зона, флот, договор или роля на потребителя

Това е по-важно, когато флотата расте. Собственик на камион може да управлява един планировчик на инспекции лесно. Смесен флот с артикули, ригиди, фургони и ремаркета обикновено се нуждае от изрично посочване на изключения. Оператор на автобуси и микробуси може да се нуждае от различни структури за записване. Флотата на куриер може да се интересува по-малко от сложността на годишния тест и повече от оборота на документи на шофьорите и дисциплината на инспекциите на фургони.

Софтуерът трябва също да се справя с начина, по който операторите наистина организират поддръжката. Някои планират по календарна дата, други по пробег или часове на двигателя с ръчна проверка, а много използват фиксиран цикъл, свързан с капацитета на работилницата. Ако работите по ISO седмичен планировъчен цикъл, проверете дали системата може да представи инспекции и предстояща работа по начин, който вашата работилница и трафик офис наистина използват.

Съхранението на документи е друга точка, където продуктите се различават повече, отколкото материалите за продажба предполагат. Попитайте дали записът е просто област за прикачване на файлове, или дали документите са свързани със събитието, което доказват. Например:

• може ли лист за проверка за безопасност да бъде свързан с планираната инспекция
• може ли сертификат за MOT да бъде прикрепен към записа на превозното средство с датата на издаване
• може ли резултат от проверка на шофьорски лиценз да бъде свързан с шофьора и датиран
• може ли запис за корекция на дефект, подписан, да бъде свързан както с дефекта, така и с актива

Следата от одит е също толкова важна. Трябва да знаете кой е качил документ, кой е променил дата, кой е одобрил дефект и кога. Ако система позволява безшумно презаписване на записи, това е риск.

За флоти с множество потребители, сравнете разрешенията внимателно. Потребител на работилница може да се нуждае от завършване на инспекции, но не и от редактиране на записи за лиценз. Шофьор може да се нуждае от мобилно докладване на дефекти, но без достъп до други данни за флота. Груповият мениджър по съответствие може да се нуждае от достъп до четене на няколко лицензии или депа. Това не са малки настройки. Те влияят на контрола.

Ако преглеждате системи специално за инспекции и записи на ремаркета, нашата статия за записи за инспекции на ремаркета, които отговарят на очакванията на DVSA разглежда детайлите, които си струва да проверите.

Как да сравнявате инструменти за тахограф и съответствие на шофьорите

Тахографът и съответствието на шофьорите често са местата, където операторите откриват, че една система не върши цялата работа.

Започнете, като разделите три въпроса.

Първо, анализира ли софтуерът данните от тахографа правилно. Второ, помага ли ви да управлявате последващите действия. Трето, можете ли бързо да извлечете доказателствата.

При анализа на тахографа сравнете дали системата записва изтегляния, типове нарушения, тежест, повторно поведение и работни потоци за потвърждение. Някои продукти показват сурови нарушения, но не правят много, за да подкрепят управленските действия, които трябва да последват. За транспортния мениджър, това е само половин инструмент.

Трябва да можете да видите:

• кои шофьори имат нарушения
• какво е било нарушението
• кога се е случило
• дали е било обсъдено
• какво действие е било предприето
• дали шофьорът е подписал или потвърдил записа за консултиране
• дали повторните проблеми ескалират

Ако софтуерът може да анализира данни, но бележките за консултиране са на друго място, вашата следа от доказателства е разделена. Това създава ненужна работа по време на одит.

За съответствието на шофьорите, сравнете как системата обработва проверки на Driver CPC, DQC и лиценз. В Обединеното кралство практичният въпрос е дали софтуерът ви помага да покажете, че проверките се извършват на подходящи интервали и са записани правилно. Ако се интегрира с данни от DVLA, попитайте точно какво се връща, колко често могат да се извършват проверки и как резултатът се съхранява срещу записа на шофьора.

Добър списък за сравнение включва:

• запис на проверки на лиценз от DVLA
• видимост на одобрения и права
• проследяване на срокове на Driver CPC и DQC
• известия преди изтичане
• съхранение на доказателства от проверки и декларации
• възможност за разграничаване на наети, агенционни и случайни шофьори
• лесно извличане на последната позиция и историческата следа

Когато правило се различава между Обединеното кралство и ЕС като цяло, уверете се, че софтуерът отразява процеса в Обединеното кралство, който наистина следвате. Система, изградена за по-широка европейска употреба, може да е силна в данните от тахографа, но слаба в записването на операторска лицензия, планирането на годишен тест или начина, по който се обработват проверки от DVLA и записи на DQC на практика.

Също така попитайте как се извличат доказателствата. Не трябва да отнема десет клика и изтегляне от друг портал, за да отговорите на прост въпрос като „Покажете ми последните три проверки на лиценз за този шофьор“ или „Покажете ми последващите действия за нарушения за този месец“.

Ако използвате външни източници на данни за съответствие, проверете дали софтуерът може да работи безпроблемно с тях. Някои оператори също искат видимост на проверки на застраховка и статус на превозни средства чрез услуги, свързани с askMID, Бюрото на моторните застрахователи или записи на MIB. Това може да не е вашият основен контрол за съответствие, но ако е важно за вашата операция, струва