Как да сравним системите за съответствие на флота за работа

Изборът между системите за съответствие на флота за работа с O-licence се свежда до един въпрос. Ще помогне ли системата да управляваме лиценза правилно всеки ден и да го докажем по-късно при проверка от DVSA или Трафик Комисаря?

За операторите в Обединеното кралство това означава повече от напомняния. Полезната система трябва да съдържа пълни записи за превозни средства, ремаркета и шофьори, да планира и документира безопасност, да следи датите за MOT и годишни тестове, да поддържа съответствие с тахографа и шофьорите и да оставя ясна следа от одит. Когато сравняваме софтуер за съответствие на превозни средства и ремаркета, трябва да се фокусираме по-малко върху таблата и повече върху това дали платформата отразява реалната работа на операторския лиценз.

Какво наистина имат нужда операторите в Обединеното кралство от една система за съответствие

Системата за съответствие за работа с O-licence трябва да обхваща четири области правилно: активи, шофьори, задачи и доказателства.

За превозни средства и ремаркета, нуждаем се от пълен запис на активите. Това обикновено включва регистрационен номер, номер на флота, VIN или номер на шасито, марка и модел, дата на първа употреба, данъчен клас, когато е уместно, срок за MOT или годишен тест, интервал за PMI или безопасност, график за тестове на спирачките, записи за натоварени тестове, информация за гумите и дали активът е активен, продаден, извън пътя или VOR. За ремаркетата софтуерът трябва да ги третира като първокласни активи сами по себе си, а не като следствие под тракторната единица.

За шофьорите системата трябва да съдържа категории на лицензите, дати на изтичане, записи за правото на работа, където ги съхраняваме, изтичане на Driver CPC, детайли за DQC, детайли за тахографска карта, статус на агенцията, ако е уместно, и история на проверките. Система, която само съхранява имена и телефонни номера, не е система за съответствие.

За задачите, нуждаем се от планирани и повтарящи се работни потоци. Инспекции за безопасност, резервации за MOT, подготовка за годишен тест, дати за калибриране, подновяване на застраховки, проверки на шофьорски лицензи, последващи действия за Driver CPC, изтегляния на тахографи, доклади за дефекти и прегледи на документи трябва да могат да се планират. По-добрите системи ни позволяват да планираме по дата, интервал, употреба или по модел, като ISO седмица, когато това съвпада с начина, по който работилницата и трафик офисът наистина планират.

За доказателства стандартът е прост. Ако задачата е извършена, трябва да можем да покажем кога е станала, кой я е извършил, какво е било намерено, какво действие е последвало и кога активът или шофьорът са били върнати в експлоатация. Подписани листи за инспекция, корекции на дефекти, одобрение от работилницата и версии на документи са от значение. Напомняне без доказателства е слаба подкрепа, когато някой поиска да види записа месеци по-късно.

Затова сравнението на софтуера за съответствие на превозни средства и ремаркета за флоти в Обединеното кралство е различно от сравнението на общи инструменти за флота. Обща платформа за флота може да проследява дати на услуги и карти за гориво много добре, но работата с O-licence зависи от системите за пътна годност, надзора на шофьорите и документалното доказателство. В Обединеното кралство еталонът е режимът на операторския лиценз и очакванията, изложени от DVSA. EU системите за флота може да обхващат поддръжка и тахографи, но където не отразяват практиката на операторския лиценз в Обединеното кралство, оставят пропуски.

Как да сравним записите на превозни средства и ремаркета странично

Когато сравняваме системи, полезно е да вземем едно превозно средство и едно ремарке и да се опитаме да проследим целия запис от включването до разпореждането.

Започнете с записа на актива. Можем ли да видим текущия статус, ключови дати, интервал на инспекция, назначен оперативен център и библиотека с документи на едно място? Ако ремаркето промени честотата на инспекция, можем ли да видим кога е направена тази промяна и от кого? Ако превозното средство е продадено, можем ли да го архивираме, без да загубим историята? Това са основни тестове за това дали системата е изградена за съответствие, а не просто за прост инвентар.

След това проверете планирането на инспекции. Транспортният мениджър трябва да може да зададе повтарящ се модел на инспекция за безопасност и да види предстоящата работа ясно. Търсете гъвкавост тук. Някои оператори планират на всеки 6, 8 или 10 седмици. Други управляват смесени флоти с различни честоти по тип актив, модел на употреба или риск. Добра система се справя с всичко това и все пак показва просрочените задачи ясно. Тя също трябва да се справя с реалностите на работилницата, като например да премести инспекцията напред малко, без да загуби планирания ритъм.

За проследяване на MOT и годишен тест, въпросът не е само дали датата може да бъде съхранена. Трябва да знаем дали системата може да управлява подготовката, резервацията, резултатите от преминаване и непреминаване, последващи действия, свързани с забрани, ако е уместно, и поддържащи документи. За HGV, PSV и ремаркета, управлението на годишния тест често е по-сложно от напомнянето за MOT на личен автомобил. Обхващаме това по-подробно в нашето ръководство за управление на годишните тестови записи на HGV и ремаркета.

Статусът VOR е друга полезна точка за сравнение. Ако активът има дефект, критичен за безопасността, можем ли да го маркираме VOR веднага? Появява ли се този статус ясно в системата, така че служителите по трафика, работилницата и мениджърите да гледат на същата позиция? Можем ли да запишем кой е премахнал превозното средство от експлоатация, защо, какво е било коригирано и кой е разрешил връщането в експлоатация? Ако процесът VOR е неформален, софтуерът няма да помогне много, когато по-късно бъде оспорено решение.

Съхранението на документи е по-важно, отколкото много купувачи очакват. Трябва да можем да съхраняваме листи за инспекция, сертификати за годишен тест, записи за MOT, когато е уместно, документи за плати, застрахователни документи, споразумения за наем, сертификати за калибриране и снимки срещу правилния актив. Важният момент е извличането. При одит можем ли бързо да извлечем точния запис, по превозно средство или ремарке, с дати и история на версиите непокътнати? Ако не, документите могат да бъдат в архив.

Ако редовно добавяме активи към лиценза, също е полезно да проверим дали системата поддържа правилен процес на включване. Нашата статия за включване на превозно средство в експлоатация с правилните записи показва какви стъпки софтуерът трябва да поддържа, вместо да ги оставя на паметта и имейл вериги.

Специално за ремаркетата, сравнете колко сериозно платформата ги третира. Много оператори откриват твърде късно, че системата е водена от превозни средства и само слабо поддържа ремаркета. Ако ремаркетата имат отделни истории на инспекции, дати на годишен тест, записи за тестове на спирачките и пакети с документи, те се нуждаят от правилни самостоятелни записи. Обхванахме практическите точки в нашето ръководство за избор на софтуер за инспекция на ремаркета за записи на DVSA.

Къде тахографът и съответствието на шофьорите правят най-голямата разлика

Много от провалите в съответствието не започват с поддръжка. Те започват с шофьорите, изключенията на тахографа и последващите действия, които никога не се случват.

Когато сравнявате системи, първо попитайте как се обработва анализът на тахографа. Платформата просто импортира ли докладите за нарушения или поддържа реален процес на преглед? Трябва да можем да видим изключения, да зададем последващи действия, да запишем, че шофьорът е бил разговорен, да съхраним подписани бележки за консултиране, ако ги използваме, и да покажем модел с времето. Система за тахограф, която произвежда отчети, но няма управленска следа, оставя транспортния мениджър да изгражда доказателствата на друго място.

Проверките на шофьорските лицензи са друга ключова точка. Софтуерът трябва да записва кога са дължими проверките, кога са завършени, резултата и всякакви ограничения или одобрения, които изискват действие. В Обединеното кралство много оператори разчитат на работни потоци за проверка от DVLA или услуги за проверка от трети страни. Въпросът е дали системата за съответствие превръща това в видим управленски процес, а не в отделен PDF.

Записите за Driver CPC и DQC също се нуждаят от повече от дата на изтичане. Трябва да знаем кой наближава изтичане, кой е завършил периодично обучение, дали детайлите за DQC са актуални и какви доказателства се съхраняват. Това е особено важно в смесени операции, използващи наети и агенционни шофьори. Ако системата не може да различи между активни, изтекли, суспендирани и висящи записи, създава избежим риск.

Последващото действие на изключенията е мястото, където една платформа обикновено се отделя от друга. Ако шофьор пропусне изтегляне на тахограф, работи с повторни нарушения или остави Driver CPC да изтече, какво се случва след това в системата? Можем ли да създадем задача, да я зададем, да зададем срок и да съхраним резултата? Можем ли да покажем, че управлението е забелязало, действало и е ескалирало, когато е необходимо? Това е, което разследващите и одиторите търсят, а не просто дали софтуерът може да покаже червено предупреждение.

Това е и една област, в която изискванията на Обединеното кралство трябва да се четат в контекста на Обединеното кралство. Правилата за тахографи са по-широки от само Обединеното кралство, но надзорът на операторите, ангажиментите на лицензите и начинът, по който доказателствата се представят пред DVSA или Трафик Комисаря, са въпроси на практиката в Обединеното кралство. Система, проектирана около паневропейската администрация на флота, може да не предостави на транспортния мениджър в Обединеното кралство историята на случая, от която се нуждае.

Какво трябва да търси транспортният мениджър в одитната следа

Когато система твърди, че е готова за одит, трябва да тестваме това твърдение с реални записи.

Подписаните доказателства идват на първо място. Може ли системата да улови подписи при проверки на обиколки, инспекции, корекции на дефекти и прегледи от мениджъри? Свързани ли са тези подписи с записа по начин, който не може да бъде случайно презаписан? Ако дефект е бил докладван от шофьор и отстранен от механик, трябва да можем да видим и двете части на тази верига.

Датите също са важни. Всеки ключов събитие трябва да носи ясна дата и час, идеално с идентичността на потребителя прикрепена. Това включва създаване на записи, редакции, завършване на задачи, качване на поддържащи документи и промени в статуси, като VOR до пътна годност. Ако записите могат да бъдат променяни без следа, одитната следа е слаба.

Исто