Как да сравним софтуер за пътна годност за доказателства от DVSA

Когато сравнявате софтуер за пътна годност за доказателства от DVSA, основният въпрос не е кой софтуер има най-умния интерфейс. Важно е дали записите ще издържат, ако DVSA проведе разследване или ако Комисар по транспорта поиска вашето досие. За повечето оператори правилната система е тази, която помага на хората да извършват правилната задача в правилния ден, след което поддържа ясен, подписан, времево маркиран запис на това, което се е случило, какво е пропуснато и какво е направено след това.

Това е стандартът, който използваме в Operator Compliance. Създаваме софтуер за оператори, които се нуждаят от задълженията на своите превозни средства, ремаркета и шофьори на едно място, с записи, които отразяват как работи съответствието в реални автопаркове. Ако сравнявате софтуер за съответствие с пътната годност от DVSA, оценявайте го първо по доказателства, работен поток и риск от операторска лицензия. Графиките могат да дойдат на второ място.

Какво трябва да сравнят операторите преди да купят

Мениджърите по транспорта обикновено виждат същите обещания във всяка демонстрация. Лесно планиране. Уведомления в реално време. По-добра видимост. По-чисти отчети. Тези неща са важни, но не са достатъчни сами по себе си.

Практичните критерии за покупка са по-специфични.

Първо, сравнете одитната следа. Попитайте какво записва софтуерът, когато е планирана, завършена, забавена, отменена или пропусната проверка за безопасност. Попитайте дали съхранява действителния документ за проверка, кой го е подписал, кога е подписан и дали по-късни редакции са видими. Ако система позволява на потребителите да презаписват запис, без да запазват оригиналната история, това е риск.

Второ, сравнете ежедневната употреба. Система за съответствие работи само ако плановиците, служителите в сервиза, шофьорите, административният персонал и мениджърите по транспорта могат да я поддържат актуална по време на натоварена седмица. Софтуерният пакет може да изглежда силен в демонстрация, но да се провали в практиката, ако отнема твърде много кликвания, за да запише дефект, да премести проверка, да маркира превозно средство VOR или да добави доказателства след ремонт.

Трето, сравнете как системата се справя с експозицията на операторската лицензия. Пропуснат интервал за проверка, незатворен дефект за безопасност, ремарке без актуален график или шофьор с изтекъл DQC не са просто административни пропуски. Те са проблеми, които могат да се появят при оценка от DVSA, разследване на поддръжка или публично разследване. Добър софтуер трябва да направи тези рискове видими рано, а не просто да ги отчита след събитието.

Четвърто, сравнете дали софтуерът е създаден около изискванията на британските оператори, а не само за общо управление на автопаркове. Британските оператори на товарни превозни средства и PSV се нуждаят от записи, които отразяват ръководството на DVSA за поддържане на пътната годност, дати за годишни тестове и MOT, доказателства за тестове на спирачките, история на ремаркетата, задължения за тахограф и типа файл, който Комисарят по транспорта очаква да види. Общ продукт за автопаркове може да бъде полезен за използване и разходи, но все пак да остави доказателствата за съответствие слаби.

Накрая, сравнете какво се случва, когато нещо се обърка. Нито един автопарк не работи перфектно през цялата година. Проверки се пренасрочват. Превозните средства се повреждат. Шофьорите подават дефекти късно. Капацитетът на сервиза се променя. Най-добрите системи не се правят на глупави, че изключенията никога не се случват. Те показват изключението, причината, решението и коригиращото действие.

Ако искате по-широк списък с критерии за покупка, фокусирани върху одита, нашето ръководство за софтуер, който издържа на одит от DVSA предоставя повече подробности.

Следва ли наистина ръководството на DVSA за поддържане на пътната годност

Това е първият технически тест. Помолете доставчика да покаже, стъпка по стъпка, как системата поддържа записите и контролите, които операторите трябва да поддържат съгласно ръководството на DVSA за поддържане на пътната годност.

Започнете с проверките за безопасност. Можете ли да зададете честоти на проверките по превозно средство или ремарке? Могат ли тези интервали да варират в зависимост от употребата, възрастта, пробега, натоварването или условията на работа? Може ли системата да планира напред в календарни дати и да покаже какво е дължимо по депо, автопарк или изпълнител? Ако вашият бизнес работи около фиксиран цикъл на сервиза, може ли да планира по ISO седмица, както и по дата?

След това погледнете докладването на дефекти. Ежедневните проверки и дефектите, докладвани от шофьорите, се нуждаят от повече от отметка. Системата трябва да улови дефекта, датата и часа, докладващия шофьор, съответното превозно средство или ремарке, сериозността, предприетото действие и дали дефектът е ремонтиран преди употреба или отложен с причина. Тя трябва също да показва кога е направен доклад за нулев дефект, ако вашият процес изисква такъв, и трябва да различава между „не е намерен дефект“ и „не е подаден доклад“.

Следващото нещо, което трябва да тествате, е контролът на MOT и годишния тест. За HGV и PSV, годишните тестови записи са централни. За леки превозни средства, датите на MOT също могат да бъдат в същия запис на автопарка. Софтуерът трябва да проследява дати на дългове, дати на резервации, резултати и свързващи документи. Той не трябва да третира датата на преминаване като единствено значим запис. Операторите често се нуждаят от доказателства за резервации, листи за провал, история на корекции и резултати от повторни тестове като част от пълната картина на съответствието.

Записите за тестове на спирачките също са важни. Попитайте дали софтуерът съхранява доказателства за тестове на спирачките с натоварване и без натоварване, свързва тези резултати с свързаната проверка за безопасност или събитие на поддръжка и позволява бързо извличане по превозно средство или ремарке. Ако доставчикът каже, че тестовете на спирачките могат да бъдат „добавени в бележките“, това обикновено е знак, че структурата на съответствието е твърде разхлабена.

Ремаркетата са друга точка, където слабите системи се проявяват. Много продукти се справят разумно добре с моторизирани превозни средства, но третират ремаркетата като следствие. На практика, записът на ремаркето се нуждае от собствен график за проверки, история на дефектите, доказателства за тестове на спирачките, история на годишните тестове, където е приложимо, бележки за гуми и поддръжка и задържане на документи. Ако управлявате смесени автопаркове, сравнете дали ремаркетата са първокласни записи в системата или просто приложения към тракторна единица. Обхващаме това по-подробно в нашата статия за софтуер за проверки на ремаркета за записи от DVSA.

Задържането на документи е последната част от този тест. Каквото и да е вашето точно задържане на документи, системата трябва да улеснява съхраняването на листове за проверки, доклади за дефекти, доказателства за ремонти, тестове на спирачките, документи за годишни тестове и свързани записи заедно и да бъдат достъпни. Не приемайте система, при която ключовите доказателства са частично в софтуера, частично в имейл и частично в нечий шкаф.

Когато правилата се различават между Великобритания и ЕС, използвайте британския стандарт, който се прилага за вашата операторска лицензия и среда на прилагане. Доставчик с широко европейско покритие не е автоматично грешен, но все пак трябва да покаже как се обработва наборът от записи в Обединеното кралство на практика.

Може ли да поддържа съответствието на превозното средство, ремаркето и шофьора в един запис

Мениджърът по транспорта рядко се занимава с пътна годност в изолация. Истинската работа е да поддържа превозното средство, ремаркето и шофьора всички в съответствие едновременно, с доказателства, които могат да бъдат проследени от един запис до следващия.

Това означава да сравните дали софтуерът може да съхранява задълженията на автопарка, ремаркето и шофьора заедно, без да ви принуждава да използвате отделни системи и електронни таблици.

За превозни средства и ремаркета основите са графици за проверки, история на поддръжка, дати на MOT или годишни тестове, тестове на спирачките, дефекти, ремонти, периоди на VOR и свързващи документи. Но също така трябва да видите как тези записи се свързват с шофьорската страна.

За шофьорите попитайте дали системата проследява детайли за лицензите, дати на проверки, статус на Driver CPC, изтичане на DQC, анализ на тахографа, нарушения и всякакви последващи действия, като брифинги или обучение. Трябва да е възможно да видите времевата линия на съответствието на шофьора, а не само текущия статус.

Важната точка за сравнение е свързаността. Можете ли да отворите запис на шофьор и да видите превозните средства, които е използвал, дефектите, които е докладвал, изключенията от тахографа и завършените действия? Можете ли да отворите запис на превозно средство и да видите кои шофьори са докладвали повтарящи се проблеми или са го управлявали през период на преглед? По време на разследване, този свързан поглед спестява време и намалява шанса да пропуснете контекста.

Това също е важно, когато има множество оператори, депа или лицензионни единици. Ако структурата на вашия бизнес включва повече от един оператор, софтуерът трябва да поддържа доказателства, свързани с правилния оператор и да направи тези граници ясни. Запис, който не може да бъде надеждно приписан на правилната лицензионна единица, е слаб запис.

За фирми, използващи свързани инструменти, попитайте как данните се движат навътре и навън. Правилният REST API и поддръжката за уебхукове могат да бъдат важни, ако искате да свържете записи за съответствие с системи за сервиз, BI инструменти или специализирани услуги като Fleetalyse или Logivo.AI. Интеграцията не е просто въпрос на удобство. Тя влияе на това дали хората въвеждат данни повторно, а повторното въвеждане създава пропуски и грешки.

Колко силни са доказателствата, ако Комисарят по транспорта попита

Тук много сравнения стават прости. Представете си, че получавате известие за разследване и трябва да представите чисто досие. Може ли софтуерът да поддържа това без дни на реконструкция?

Започнете с подписи. Проверки за безопасност, корекции на дефекти, декларации на шофьори и действия по преглед трябва да могат да бъдат подписани или по друг начин ясно приписани на отговорното лице. Въпросът не е дали екранът показва име. Въпросът е дали записът показва кой е завършил действието, кога е завършено и дали това приписване е запазено, ако записът бъде редактиран по-късно.

Времевите марки са следващи. Трябва да можете да видите кога е докладван дефект, кога превозното средство е било извадено от пътя, ако е необходимо, ко