Как да сравним планировачи за поддръжка на камиони в Обединеното

Ако сравнявате софтуер за планиране на поддръжка на камиони в Обединеното кралство, основният въпрос не е кой има най-красивия календар. Важно е дали системата ви помага да управлявате съответстващ автопарк под операторска лицензия, с записи, които можете действително да представите, когато DVSA или Трафик комисарят попитат.

Основен дневник за услуги може да ви напомня, че превозното средство трябва да бъде в сервиза. Правилната система за съответствие трябва да прави много повече. Тя трябва да проследява инспекциите по графика, който сте обявили, да съхранява подписани доказателства, да контролира датите за MOT и годишен тест, да обхваща ремаркета и шофьори и да предоставя на транспортните мениджъри едно място, където да видят какво е дължимо, какво е просрочено и какви доказателства съществуват. Това е стандартът, по който работим в Operator Compliance, защото изградихме системата около реалните изисквания на операторските лицензии.

Какво наистина имат нужда операторите в Обединеното кралство от планировчик за поддръжка

Много продукти, описвани като планировчици за поддръжка, всъщност са просто графици за услуги. Те са изградени да управляват рутинни интервали за обслужване, работни листове и резервации в сервиза. Това може да е достатъчно за автопарк с фирмени автомобили. Но не е достатъчно за повечето оператори на стоки и пътници в Обединеното кралство, работещи под операторска лицензия.

За оператори на HGV, PSV и много операции с ремаркета, планировчикът за поддръжка е част от по-широк процес на съответствие. Транспортният мениджър трябва да покаже, че превозните средства и ремаркетата се инспектират с правилната честота, дефектите се отстраняват, датите за MOT или годишен тест не се пропускат и записите са налични в форма, която издържа на проверка. Ако също така управлявате шофьори под задължения за тахограф и проверка на лицензи, същата система често трябва да поддържа и тези записи.

Това е практическата разлика между прост график и софтуер за планиране на поддръжка на камиони в Обединеното кралство, който е подходящ за употреба с операторска лицензия.

Прост график обикновено прави следното:

• напомня ви, че услугата е дължима
• показва календар за резервации в сервиза
• записва основни бележки за работа
• може да регистрира времето на престой на превозното средство

Софтуерът, създаден за съответствие с операторската лицензия, трябва също да прави следното:

• планира безопасностни инспекции по време и употреба
• поддържа честоти на инспекции, които отразяват вашия режим на поддръжка
• проследява сроковете за MOT и годишен тест отделно от рутинното обслужване
• управлява ремаркетата като активи от първокласен клас, а не като следствие
• ясно записва статуса на VOR
• съхранява листи за инспекции, доказателства за дефекти и одобрения
• съхранява история на поддръжката по начин, който може да бъде бързо представен
• проследява проверки на шофьорски лицензи, статус на Driver CPC и изтичане на DQC
• поддържа записи за анализ на тахографа и последващи действия
• предоставя следа от одит, която показва кой какво е направил и кога

Това е важно, защото тестът за съответствие в Обединеното кралство не е дали сте имали намерение да следите нещата. Важно е дали можете да покажете, че сте го направили. Ръководството на DVSA за поддържане на пътна годност е практическата отправна точка, по която много оператори работят. Планировчик, който само изпраща напомняния, оставя твърде много от доказателствата извън системата, често в имейли, шкафове за документи, електронни таблици и папки в сервиза.

За оператори с смесени автопаркове, разликата е още по-важна. Автопарк с ванове може да няма същите задължения по операторска лицензия като автопарк с HGV, но много бизнеси управляват и двете. Операторите на автобуси и микробуси също трябва да управляват записи за годишен тест и инспекции по начин, който отговаря на регулацията на PSV. В тези случаи, една система е много по-лесна за контрол, отколкото няколко несвързани.

Характеристиките, които си струва да сравните преди да купите

Когато сравнявате системи, използвайте контролен списък, основан на ежедневната работа в транспортния офис, а не на езика от брошурите. Кратка демонстрация може да накара повечето системи да изглеждат способни. Детайлите, които имат значение, обикновено се появяват, когато попитате как всъщност се изпълнява задача и какъв запис остава след това.

Започнете с инспекциите. Попитайте дали системата може да планира превантивни инспекции за поддръжка за интервала, който задавате за всяко превозно средство или ремарке. Някои автопаркове работят с фиксирани календарни интервали. Други трябва да вземат предвид пробег или употреба. Проверете дали планировчикът поддържа планирани дати, завършени дати, пропуснати дати и видим статус на просрочие.

След това погледнете датите за тестове. MOT и годишният тест трябва да се проследяват отделно от рутинните инспекции и обслужване. Нуждаете се от ясни предупреждения навреме, за да резервирате превозното средство, да се справите с неизправности и да поддържате записа прав. Ако софтуерът обединява всичко в един общ списък с дати, важни разлики могат да се загубят.

Управлението на ремаркета е друга точка, където по-слабите системи показват своите ограничения. Ако вашите ремаркета са записани като бележки срещу тракторна единица или скрити в отделен модул, който не споделя същите инструменти за планиране и доказателства, това създава работа и риск. Ремаркето трябва да има собствен график за инспекции, история, документи и статус на VOR. Обхващаме това в повече детайли в нашето ръководство за избор на софтуер за инспекция на ремаркета за записи на DVSA.

Контролът на VOR изисква практическо тестване. Попитайте как превозното средство или ремаркето е маркирано извън пътя, кой може да го види и дали причината е записана. Полезна система трябва да позволява на транспортния офис, сервиза и планировчиците да виждат веднага, че активът не е наличен. Ако дефект, неуспех на тест или проблем с поддръжката е изключил превозното средство от пътя, това трябва да бъде видимо без да разчитате на отделна верига от имейли.

Записите на шофьорите често са мястото, където операторите осъзнават, че имат нужда от повече от планировчик за поддръжка. Ако вече поддържате проверки на шофьорски лицензи, дати на Driver CPC и изтичане на DQC в друга електронна таблица, попитайте се дали искате да продължите да правите това. Система, ръководена от съответствие, трябва да ви позволи да управлявате сроковете на превозни средства, ремаркета и шофьори заедно, защото така работят транспортните мениджъри на практика.

Анализът на тахографа е подобен. Не всеки продукт за поддръжка го обхваща. Ако използвате отделна платформа за тахограф, това може да е добре, но сравнете как записите се свързват. Можете ли да видите нарушения, липсващ пробег, действия след дебрифинг или статус на анализ заедно с останалата част от файла на шофьора? Ако не, все още поддържате дублиращи се системи и дублиращи се процеси.

Съхранението на документи заслужава внимателна проверка. Нуждаете се от повече от място за качване на PDF файлове. Попитайте дали документите могат да бъдат свързани с правилното превозно средство, ремарке или шофьор, дали могат да бъдат прикрепени дати на изтичане и дали можете бързо да филтрирате за липсващи или изтекли записи. Типични примери включват листи за инспекции, сертификати за MOT, записи за годишен тест, застраховка, сертификати за калибриране, шофьорски лицензи и доказателства за CPC.

Накрая, сравнете предупрежденията. Имейл напомнянията са полезни, но не са достатъчни сами по себе си. Нуждаете се от видимост на таблото, изгледи за дължими скоро и просрочени, и прост начин за назначаване на действия. Изложили сме практическите точки в нашата статия за флотен софтуер, който сигнализира за срокове за съответствие по имейл.

Как трябва да работят доказателствата и следите от одит

Система за съответствие печели доверието си, когато някой поиска доказателство.

Транспортните мениджъри трябва да поддържат записи за поддръжка, които показват какво е било планирано, какво е било направено, какви дефекти са били намерени, какви ремонти са последвали и кой е одобрил. Точният микс варира в зависимост от операцията, но на практика обикновено търсите ясен файл за всяко превозно средство и ремарке, плюс записи на шофьорите, където е уместно.

Минимумът, който страната за поддръжка трябва да позволи, е:

• графици за инспекции
• завършени доклади за инспекции
• доклади за безопасност на дефекти и записи за корекция
• история на MOT и годишен тест
• доказателства за тест на спирачките, където е приложимо
• записи за услуги и ремонти, където те подкрепят пътната годност
• история и причини за VOR
• поддържащи документи от сервизи или инспектори

За шофьорите, полезният набор от записи често включва:

• история на проверки на лицензи с DVLA
• статус на Driver CPC
• изтичане на DQC
• резултати от анализ на тахографа и последващи действия
• декларации, потвърждения или одобрения на политика, където се използват

Подписаните доказателства за инспекции са ключова точка. Хартията все още може да работи, но само ако е сканирана и индексирана правилно. На практика, цифровото одобрение е много по-лесно за контрол. Въпросът не е само дали може да бъде уловен подпис, а дали завършената форма е заключена като доказателство, с дата и час, и свързана с релевантния актив и събитие на инспекцията.

Добрата следа от одит трябва да показва:

• кой е създал планираното събитие
• кой е завършил записа
• кога е завършен
• дали нещо е било променено по-късно
• какви документи са били приложени
• история на статуса, включително просрочени или промени в VOR

Това е, което прави системата полезна, когато DVSA извършва разследване или когато Трафик комисарят иска да види как се управлява вашата операция. Ако отговорът на всеки въпрос е "мислим, че това беше в имейл" или "сервизът има това някъде", нямате използваем запис за съответствие.

Същото важи и за месечните прегледи и вътрешните проверки. Транспортният мениджър трябва да може да изтегли превозно средство или ремарке и да види историята на инспекциите в ред, с очевидни пропуски и приложени доказателства. Ако има пропусната инспекция, системата не трябва да я крие. Тя трябва ясно да показва изключението, защото необяснимата тишина в записа никога не е полезна при одит.

Обхванали сме практическите стандарти в нашите ръководства за записи за поддръжка на операторска лицензия и софтуер, който издържа на одит от DVSA.

Въпроси, които да зададете от