Как да сравним системите за съответствие на флотата от ванове

Изборът между системите за съответствие на флотата от ванове в Обединеното кралство зависи от един тест. Може ли системата да ни помогне да управляваме флотата правилно всеки ден и може ли да предостави ясни доказателства, когато DVSA, клиент, одитор или Трафик комисар (Traffic Commissioner) поиска?

Това означава да погледнем отвъд списъците с функции. Платформата може да изглежда силна по отношение на табла и напомняния, но все пак да оставя пропуски в записите за инспекции, файловете на шофьорите, контрола на ремаркетата или историята на поддръжката. За повечето оператори, правилният начин да сравним софтуера за съответствие на флотата от ванове в Обединеното кралство е да започнем с реалните задачи за съответствие, които трябва да завършим, след което да проверим дали системата ни предоставя надеждна одитна следа за всяка от тях.

Какво трябва да обхваща софтуерът за съответствие на флотата от ванове в Обединеното кралство

Оператор на ванове в Обединеното кралство се нуждае от повече от дневник за резервации с няколко предупреждения за изтичане. Дори когато някои превозни средства са извън обхвата на операторската лицензия, стандартът на управление, очакван от клиентите, застрахователите и органите за прилагане на закона, все още зависи от точни записи, планирана поддръжка и доказателства, че дефектите са открити и отстранени.

Минимумът, който системата трябва да съдържа, е правилен запис на превозното средство за всеки ван. Това означава регистрация, VIN, данни за данъчно облагане, където е уместно, дати на MOT, график за обслужване, интервал на безопасност, информация за гуми, данни за наем или собственост и всякакви бележки, които влияят на използването. Ако управляваме и ремаркета, те също трябва да имат свои собствени записи, графици за инспекции и история на дефектите, а не просто бележка, прикрепена към теглещото превозно средство.

Управлението на инспекции е централно. Софтуерът трябва да ни позволи да планираме рутинни инспекции за безопасност, да записваме завършени инспекционни листи, да записваме дефекти, да назначаваме действия за ремонт и да показваме кога превозното средство е върнато в експлоатация. Ако ванът е извън пътя, системата трябва да го покаже като VOR и да направи този статус видим за хората, които разпределят работа.

Записите на шофьорите са също толкова важни. Нуждаем се от място за съхранение на данни за лиценз, дати на проверки, категории, удостоверения, документи за право на работа, където е необходимо, статус на Driver CPC, срок на DQC, медицински прегледи, ако са свързани с операцията, и записи на шофьори от агенции, където използваме временен труд. За много флотили от ванове, Driver CPC няма да се прилага за всеки шофьор, но ако част от флота или част от работата поставя тези изисквания в обхват, системата трябва да се справя с това чисто.

Датите, които задействат действия, трябва да се управляват правилно. Това включва MOT, годишен тест, където е уместно, инспекции, обслужване, дати на калибриране, дати на застраховка и изтичания на документи. Добра система не трябва просто да съхранява дати. Тя трябва да издава напомняния достатъчно рано, за да можем да действаме, да ескалира просрочените елементи и ясно да показва кой се е занимавал с тях. Ако преглеждате опции, нашето ръководство за флотен софтуер, който сигнализира за крайни срокове за съответствие по имейл обхваща какво трябва да правят тези известия на практика.

За работа с операторска лицензия, системата трябва също да поддържа файла на Трафик комисаря. В реални термини, това означава да можем да предоставим доказателства за честота на инспекциите, завършена поддръжка, корекция на дефекти, проверки на шофьори, последващи действия по забрани, свързани с OCRS, където е уместно, и политиките или записите, които показват непрекъснат и ефективен контрол. Ако платформа не може да ни помогне да изградим този файл по време на работа, вероятно ще създаде работа по-късно, когато сме под натиск.

В Обединеното кралство това трябва да се оценява спрямо очакванията на DVSA и практиката на операторските лицензии, а не спрямо общ шаблон за флотата на ЕС. Някои софтуерни решения са изградени за широка европейска администрация на флоти и може да не отразяват начина, по който операторите в Обединеното кралство трябва да доказват интервалите на поддръжка, подготовката за годишен тест, записите от тахографи или ангажиментите на Трафик комисаря.

Как да сравняваме системи спрямо реалния риск на вашата флота

Правилната система за местна флота от ванове, извършваща лека работа с пакети, може да е грешна за смесена операция, управляваща 3.5-тонни ванове, 7.5-тонни превозни средства, ремаркета и HGV от същия депо. Сравнението има смисъл само ако започнем с нашия собствен профил на риск.

Първо, картографирайте флота. Избройте типовете превозни средства, дали някои са в обхвата на операторската лицензия, дали теглим ремаркета, дали управляваме специализирани типове каросерии и дали някои превозни средства са разпределени, докато други са споделени. Споделените превозни средства обикновено изискват по-силно ежедневно докладване на дефекти и по-строг контрол на ключовете, тъй като отговорността е разпределена между повече шофьори.

След това, погледнете експозицията на операторската лицензия. Някои оператори на ванове вече имат задължения, които са по-близо до традиционното съответствие на товарни превозни средства, отколкото очакват, особено когато става въпрос за по-тежки превозни средства, ремаркета или смесени флоти. Ако вече притежаваме лиценз или очакваме да го направим, софтуерът трябва да се оценява по това дали поддържа тази среда от самото начало. Ако управляваме товарни превозни средства, ванове и възможно пътнически превозни средства в същия бизнес, използването на една система за всички тях обикновено намалява дублирането и пропуснатите крайни срокове.

Използването на смесени превозни средства е още една точка, която често се пропуска. Ван, използван една седмица за местни доставки и следващата за работа на дълги разстояния с ремарке, създава различна нужда от водене на записи в сравнение с ван, който прави същия маршрут в града всеки ден. Системата трябва да се справя с променящото се използване, променящите се шофьори и променящите се изисквания за поддръжка, без да се превръща в ръчно решение.

Шофьорите от агенции заслужават специално внимание. Ако привличаме шофьори в кратки срокове, софтуерът трябва да ни позволи бързо да създадем и контролираме записи на временни шофьори, да съхраняваме данни за лиценз и доказателства за Driver CPC, където е необходимо, да записваме индукция или потвърждение на политика и да премахваме достъпа, когато резервацията приключи. Ако софтуерът предполага, че всеки шофьор е постоянен служител с фиксиран профил, може да създаде пропуски.

Ако ремаркетата са част от операцията, тествайте тази област правилно. Много системи казват, че обработват ремаркета, но предлагат само поле за регистрация и дата за напомняне. На практика, нуждаем се от отделни записи за инспекции, доклади за дефекти, история на поддръжката и съхранение на документи. Обхванали сме това в повече детайли в нашето ръководство за избор на софтуер за инспекция на ремаркета за записи на DVSA.

Накрая, решете дали бизнесът се нуждае от една платформа за ванове, HGV и PSV работа. За транспортни мениджъри, отговорни за множество типове лицензии, отделните системи често означават дублиране на въвеждане на данни, несъответстваща отчетност и допълнителна работа при подготовка за одит. В Operator Compliance изградихме платформата чрез Fleeta Limited около реалната работа с операторски лицензии, защото много флоти не се вписват удобно в една клас на превозни средства.

Функциите, които са най-важни за транспортните мениджъри

Транспортните мениджъри обикновено се интересуват по-малко от представянето и повече от това дали системата спестява пропуснати стъпки. Най-силните сравнения обикновено се свеждат до няколко практични функции.

Докладването на дефекти е една от тях. Нуждаем се шофьорите да могат да завършват проверки на мобилни устройства, да записват нулеви дефекти, както и действителни дефекти, да добавят снимки, където е полезно, да подписват доклада и да го подават без затруднения. Офисната страна е също толкова важна. Можем ли бързо да прегледаме дефекта, да решим дали превозното средство е VOR, да назначим ремонта, да запишем корекцията и да покажем кога превозното средство е освободено? Ако процесът се счупи между доклада на шофьора и действието в работилницата, одитната следа е слаба.

Планирането на поддръжка е друга ключова област. Системата трябва да поддържа повтарящи се инспекции по дата или интервал, резервации в работилницата, резервации на външни доставчици, планиране на услуги и подготовка за годишен тест. Също така трябва да видим какво предстои по депо, по изпълнител или по клас на превозно средство. За много оператори, планирането по ISO седмица е по-полезно от планирането по календарен месец, тъй като капацитетът на работилницата и пакетите на флота често се управляват по този начин.

Проследяването на лицензите на шофьорите и на Driver CPC трябва да бъде повече от списък с изтичания. Системата трябва да съхранява дати на проверки, резултати, удостоверения, категории и записи на DQC и да улеснява виждането на кой е дължен за повторна проверка. Ако вашият процес включва онлайн проверки с DVLA, попитайте как се записват и съхраняват тези резултати. Ако доставчикът казва, че проверката се извършва другаде и трябва да бъде качена ръчно, това е допълнителна администрация, която трябва да се вземе предвид.

Анализът на тахографи е важен, ако флотата включва превозни средства в обхвата. Оператор само на ванове може да не се нуждае от него за цялата флота, но смесените флоти често го правят. В този случай, сравнете дали данните от тахографа, прегледът на нарушенията, липсващите пробези или проследяването на липсващи изтегляния са в същия запис за съответствие, както управлението на превозни средства и шофьори. Изложили сме оперативните точки в нашата статия за софтуер за анализ на тахографи за малки флоти.

Съхранението на документи звучи основно, но често е там, където системите се провалят при одит. Нуждаем се от структурирано съхранение, а не от свободна папка за качване. Файловете на превозните средства, файловете на шофьорите, застраховките, фактурите за поддръжка, инспекционните листи, записите за обучение, договорите и потвържденията на политиката трябва да бъдат лесни за намиране, с дата и свързани с правилния запис.

Контролът на VOR също изисква внимателно сравнение. Съответстваща система трябва да ни позволи да спрем превозното средство да бъде считано за налично, след като бъде повдигнат сериозен дефект, и трябва да запази времеват