Ръководство за Digi Tacho карти и правила в Обединеното кралство

Мениджърът по транспорта може да направи всичко останало правилно и все пак да бъде подложен на проверка за един липсващ запис от тахографа. Телефонът звъни, идва проверка от DVSA или Комисар по транспорта и изведнъж въпросът не е дали флотът е бил зает, а дали системата digi tacho cards може да го докаже. На практика това означава, че картата, изтеглянията, анализът и следите от одобрение трябва да съвпадат.

Това налягане е причината, поради която тези карти имат много по-голямо значение от простата административна задача. В рамките на Обединеното кралство те са в центъра на съответстващото записване, контрол на достъпа и доказателства за изпълнение, а работата на оператора е да поддържа записите пълни, актуални и проверими. Ако системата е слаба, проблемът рядко остава скрит дълго.

Съдържание

• Въведение: Защо Digi Tacho картите са по-важни от всякога
• Разбиране на системата за дигитални тахографски карти
  • Четирите типа карти и какво прави всяка от тях
  • Защо правната структура е важна на практика
• Правила за изтегляне и съхранение на данни в Обединеното кралство
  • Интервалите са тавани, а не цели
  • Какво означава цикълът на съхранение на данни за операторите
• Вашите задължения извън бутона за изтегляне
  • Анализът и обсъжданията с шофьорите са част от доказателствената следа
  • Изтичане на картата, загуба и замяна изискват активен процес
• Чести рискове с тахографските карти и как да ги предотвратим
  • Грешките, които причиняват избеждаеми проблеми
  • Навиците за превенция, които наистина работят
• Създаване на надежден работен поток за управление на тахографски карти
  • Ръчно управление срещу управлявана система
  • Какво трябва да произвежда добър работен поток
  • Защо преходът към Smart 2 увеличава залозите
• Заключение: Поемете контрол над вашето съответствие с тахографа

Въведение: Защо Digi Tacho картите са по-важни от всякога

Проверка на пътя рядко започва с дълга дискусия. Един служител иска записите, шофьорът предава каквото има, и пропуските се появяват бързо. Тази ситуация критично оценява флотите, които третират тахографските карти като рутинна администрация, вместо като активен контрол на съответствието.

Системата за карти е важна, защото свързва шофьора, превозното средство и оператора с работния запис. Регулациите в Обединеното кралство въведоха дигитални тахографски карти чрез Правилата за записващо оборудване на пътническите и товарните превозни средства (Тахографска карта) от 2005 г., а правната рамка обхваща карти за шофьори, компании, работилници и контрол. Преминаването към дигитални тахографи за нови релевантни превозни средства от 1 май 2006 г. направи записването на базата на карти стандарт за най-новите превозни средства в обхвата Правила за записващо оборудване на пътническите и товарните превозни средства (Тахографска карта) от 2005 г..

За операторите картата е част от веригата на доказателствата. Ако изтеглянията закъсняват, картата изтича или анализът остава неодобрен, бизнесът трябва да обясни пропуските, вместо да покаже контрол. Силните флоти третират управлението на картите като повторяем процес с определена отговорност, крайни срокове и ясна следа от одобрение. Това е, което издържа на проверките на DVSA.

Разбиране на системата за дигитални тахографски карти

Шофьорът изтегля грешната карта, работилницата използва неправилно ниво на достъп или никой не може да покаже кой е обработвал данните. Така процесът на тахографа става слаб. Дигиталните тахографски карти работят правилно само когато всяка карта е назначена, използвана и проследена спрямо ясна роля.

Четирите типа карти и какво прави всяка от тях

Картата на шофьора е най-използваната от флота. Тя записва информацията за работата на шофьора, а официалните указания в Обединеното кралство казват, че е валидна за пет години от издаването указания за дигитална тахографска карта за шофьори. На практика това означава, че контролът за подновяване трябва да бъде в същата система като разпределението на шофьорите, а не в нечия памет или пощенска кутия.

Картата на компанията идентифицира оператора в единицата на превозното средство. Тя се използва за заключване и отключване на достъпа до данни от тахографа, което е важно, защото защитава бизнес записа и позволява на оператора да извлече собствената си информация.

Картата на работилницата е за упълномощена инсталация и калибриране. Контролна карта се използва от органите за изпълнение по време на проверки за инспекция на данни за шофьори и превозни средства.

Практично правило: ако картата не може да бъде свързана с роля, не може да бъде свързана и с процес на съответствие.

Защо правната структура е важна на практика

Правната рамка на Обединеното кралство определя тези четири типа карти и прави картата на шофьора задължителна за превозни средства, които се нуждаят от дигитални тахографи Правила за записващо оборудване на пътническите и товарните превозни средства (Тахографска карта) от 2005 г.. Това е важно, защото системата за карти е контролният слой за точно записване. Ако се използва грешна карта, записът все още може да изглежда завършен, докато следата от достъп е неправилна.

За операторите проблемът е оперативен. Персоналът трябва да знае коя карта се използва за коя задача, а бизнесът се нуждае от доказателства, че правилният човек е използвал правилната карта в правилния момент. Ако това доказателство липсва, проверката от DVSA става по-трудна за отговор.

Практическият работен поток започва с писмени инструкции за шофьори и администратори, след което добавя проверки за издаване, използване, връщане и подновяване. Полезна отправна точка е как да се управлява дигитален тахограф. Използвайте това като част от процеса, а не като заместител на него.

Правила за изтегляне и съхранение на данни в Обединеното кралство

Системата за тахографи работи само ако бизнесът третира изтеглянията като контрол, а не като задължение. Данните от картата на шофьора не остават налични завинаги, така че операторът трябва да ги изтегли преди картата да презапише по-старата активност. Правното очакване е да се изтеглят данни от картата на шофьора поне на всеки 28 календарни дни, а практическият риск е прост: веднъж изчезнали най-старите записи, те не могат да бъдат възстановени отговорности на операторите на DVSA.

Заетите операции правят този риск по-остър. DVSA отбелязва, че един среден ден съдържа 93 промени в активността, така че интензивната работа може да съкрати използваемия прозорец още повече. Ако изтеглянията закъсняват, бизнесът може да загуби самото доказателство, от което се нуждае, за да обясни часове, почивки, отдих и изключения.

Интервалите са тавани, а не цели

Правото на тахографите в Обединеното кралство определя максимален интервал от 90 дни за данни от единицата на превозното средство и 28 дни за данни от картата на шофьора законодателство за интервал на изтегляне на тахографа. Това са правни ограничения, а не точки за планиране. Флот, който чака до крайния срок, управлява слабо контрол, защото всяко забавяне, отсъствие на персонал или проблем с превозното средство може да доведе бизнеса до неизпълнение.

Записът също трябва да бъде съхраняван сигурно и да бъде на разположение за проверка. На практика това означава система, която все още работи, когато мениджърът по транспорта е отсъствал, офисът е зает или служител на DVSA иска записи без предизвестие. Случайните запазвания на файлове и имейл вериги не ви дават това. Контролираният набор от записи го прави.

Пропуснато изтегляне не е просто административен шум. То може да се превърне в проблем с липсващи доказателства, когато някой попита какво се е случило в конкретен ден.

Какво означава цикълът на съхранение на данни за операторите

Правилният подход е да се изградят 28-дневният цикъл на картата на шофьора и 90-дневният цикъл на единицата на превозното средство в нормалната управленска рутина. Ако процесът зависи от някой да помни, той в крайна сметка ще се провали. Сигурната позиция е писмен работен поток, който определя отговорността, задейства напомняния, проверява завършването и записва всяко изключение.

Този работен поток също трябва да бъде прегледан, а не просто съхраняван. Стойността на информацията за мониторинг на съответствието е в показването как непрекъснатото проверяване се различава от периодичните проверки, особено там, където доказателствата трябва да бъдат готови преди одит, а не възстановени след него. В ежедневни термини, точката е, че съответствието с тахографа остава защитимо само ако записите са изтеглени преди да остареят и процесът оставя ясна следа от одобрение.

Практическа отправна точка за планиращите е правилата за изтегляне на тахографи за 28 и 90 дни. Използвайте го като напомняне за контрол, след това се уверете, че действителният процес на из