5 проверки, които транспортните мениджъри в Обединеното кралство

5 проверки, които транспортните мениджъри в Обединеното кралство трябва да извършат за мониторинг на Driver CPC

Проверете записаните часове на шофьора, използвайки GOV.UK онлайн услуга за запитване на Driver CPC, след което потвърдете, че обучаващият доставчик е качил курса в системата за записване и доказване на CPC на DVSA в рамките на пет работни дни. Запазете сертификата за присъствие на шофьора и всяка временна парола, използвана за проверката, като доказателство. Ако курсът не се появи след пет работни дни, свържете се с обучителния център, преди да ескалирате до DVSA.

TL;DR:

• Обучаващите доставчици трябва да качват записи на курсове в рамките на пет работни дни, а операторите трябва да проверяват тези качвания, използвайки онлайн услугата, преди да ескалират проблеми.
• Одобрените обучителни центрове са задължени да поддържат точни записи в рамките на своята схема за контрол, включително номера на одобрение, дневници за присъствие и проверка на обучителите, за да предотвратят спиране на одобрението.
• Седмичното съпоставяне на записаните часове с сертификатите за присъствие и графиците на шофьорите осигурява съответствие без последващи одити или спорове в последния момент.
• Използването на софтуер за съответствие автоматизира напомнянията, проследяването на записи и управлението на доказателства, което прави рутинните проверки по-ефективни и по-малко податливи на грешки.
• Операторите трябва да запазят всички сертификати за присъствие, временни пароли и потвърдителни имейли в организирани папки, за да улеснят отговорите на одити и да осигурят валидността на квалификацията на шофьора.

Съдържание

• Какво обхваща мониторингът на Driver CPC и основни правила на DVSA за транспортните мениджъри
• Как се записва обучението и работният поток на мониторинга
• Задължения на обучителния център и какво трябва да изискват операторите от доставчиците
• Практически списък и шаблони за мониторинг на съответствието с Driver CPC
• Как софтуерът за съответствие реализира рутината на мониторинга
• Денят на транспортния мениджър: поддържане на рутината жива
• Започнете с OperatorCompliance
• Източници
• Често задавани въпроси

Какво обхваща мониторингът на Driver CPC и основни правила на DVSA за транспортните мениджъри

Всеки професионален шофьор на камион, автобус и микробус трябва да завърши 35 часа периодично обучение по Driver CPC в рамките на петгодишен цикъл, записано в системата за записване и доказване на CPC на DVSA. Мониторингът съществува, защото това изискване е основополагающо за лиценза за работа, а не допълнително.

Наскоро проведената реформа раздели квалификацията на два маршрута. Националният Driver CPC (N-DCPC) е подходящ за шофьори, които работят само в Обединеното кралство и позволява по-кратки курсове и повече електронно обучение, докато Международният Driver CPC (I-DCPC) запазва традиционната структура за тези, които работят извън границите. Според текущите правила, N-DCPC позволява курсове с продължителност от 3.5 часа до 12 часа електронно обучение в рамките на общо 35 часа, докато I-DCPC запазва минимални сесии от 7 часа за някои модули. Транспортният мениджър трябва да знае по кой маршрут е всеки шофьор, тъй като смесването на двата без проверка на допустимостта може да остави пропуски, които се появяват само при подновяване.

Картата за квалификация на шофьора (DQC) е физическото доказателство, което шофьорите трябва да носят, докато шофират професионално. Тя се издава само след като часовете на обучението са правилно записани, така че закъсняло или неправилно качване забавя картата толкова, колкото и пропуснат курс. Нашето ръководство за правилото от 35 часа и DQC описва какво се брои и какво не.

Последиците от пропускането на това са директни: шофьор, хванат без валидна DQC, рискува глоба, а оператор с повтарящи се изтекли квалификации рискува проверка от транспортния комисар при следващия преглед на O-licence. Мониторингът не е просто документация, а механизмът, който поддържа шофьорите легално на пътя.

Как се записва обучението и работният поток на мониторинга

Одобрените обучителни центрове качват завършените курсове в системата за записване и доказване на CPC (R&E) в рамките на пет работни дни след завършване на курса и заплащат такса за качване от £1.25 на шофьор на час, закръглена нагоре, без добавяне на ДДС. DVSA следи тези качвания и може да предприеме действия срещу центрове, които многократно подават неправилни записи, което е една от причините понякога качването да бъде отменено и да се наложи повторно извършване.

След като курсът трябва да бъде записан, задачата на транспортния мениджър е да го провери чрез услугата за проверка на часовете на периодичното обучение по Driver CPC, известна като ODE. Шофьорите могат да генерират временна парола, валидна за 21 дни, която позволява на работодателя да види записа, без да е необходимо шофьорът да присъства на всяка проверка.

Работещата седмична рутина изглежда така:

1. Изчакайте пет работни дни след всяка дата на обучение, преди да проверите ODE, тъй като качванията в този период все още са нормални.
2. Помолете шофьора за временна парола или техните собствени данни за вход, за да можете да видите записа директно.
3. Съпоставете записа в ODE с сертификата за присъствие на шофьора: името, номерът на лиценза, номерът на курса и часовете трябва да съвпадат.
4. Ако курсът липсва или е отменен, свържете се първо с обучителния център и попитайте за причината и датата за повторно подаване.
5. Ако центърът не може да го разреши или е прекратил дейността си, ескалирайте директно до DVSA и запазете писмен запис на всяка предприета стъпка.

Тази рутина превръща неясния дълг за съответствие в пет проверяеми действия, което я прави повтаряема за списъка на шофьорите, а не еднократна задача.

Задължения на обучителния център и какво трябва да изискват операторите от доставчиците

Одобрените обучителни центрове работят по схема за контрол (SoC), административната структура, която DVSA изисква от тях да поддържат, за да запазят одобрението си. Тя ангажира центъра с точни данни за курсовете, проверена идентичност на обучителя, записи на всякакви използвани връзки за дистанционно обучение и дневници за присъствие, поддържани за всяка сесия. Център, който не успее да поддържа това, може да има одобрението си спряно или отнето, което е причината SoC да е важна за оператор, който избира къде да изпрати шофьори.

DVSA отменя качванията по конкретни, избегаеми причини, най-често неправилно записано право на шофиране срещу курса или липсващи доказателства, че шофьорът всъщност притежава DQC или предварително право за започване. Операторът може да предотврати повечето от тези проблеми, като проверява правото на лиценза на шофьора преди да резервира обучение, а не след като фактурата пристигне.

Какво да изисквате и запазите от всеки използван обучителен център:

• Сертификат за завършване, показващ номера на одобрение на центъра и номера на курса.
• Подписан дневник за присъствие или цифров еквивалент, потвърдяващ, че шофьорът е присъствал на цялата сесия.
• Потвърждение за идентичността на обучителя, особено за дистанционни или електронни модули по N-DCPC.
• Писмено потвърждение на датата на качване, така че пропуските спрямо петдневния работен прозорец да са лесни за откриване.

Включването на това в стандартна заявка към всеки доставчик, вместо да се предполага, че документацията просто ще пристигне, намалява броя на оспорваните или липсващи записи, които транспортният мениджър трябва да преследва по-късно.

Практически списък и шаблони за мониторинг на съответствието с Driver CPC

Кратък, повтаряем списък прави повече за съответствието, отколкото годишен одит. Прегледайте го в три цикъла.

1. Ежедневно или седмично: проверявайте ODE за всеки шофьор, който е завършил обучение в последните пет до десет работни дни и отбележете всеки курс, който все още не се показва.
2. Когато курсът липсва: поискайте временна парола от шофьора, ако все още нямате достъп, след което се свържете с обучителния център с датата на курса и номера на лиценза на шофьора.
3. Седмично: съпоставяйте потвърдените качвания за седмицата с сертификатите за присъствие и графика на шофьорите, така че нито един шофьор да не бъде насрочен за работа, която статусът на DQC в момента не поддържа.
4. Месечно: изтеглете проба от записи на шофьори в одитен пакет, готов за предаване при кратко предизвестие.

Кратко напомняне до обучителен център, когато курсът не се е появил, работи добре, ако е просто: посочете името на шофьора, номера на лиценза, датата на курса и номера на референцията, и попитайте директно дали е качен и, ако не, кога ще бъде.

Съвет на професионалист: Запазете всеки сертификат за присъствие и екранна снимка на временната парола в една папка за шофьор, а не за курс. Това превръща искането за одит от транспортния комисар от хаос в петминутен експорт.

Одитният пакет, който си струва да бъде готов, трябва да включва текущите CPC часове на всеки шофьор, както е показано в ODE, техните сертификати за присъствие за текущия петгодишен цикъл и бележка за всяко липсващо или оспорвано качване с датата на разрешаване. Прегледите на DVSA и транспортния комисар се движат по-бързо, когато това съществува преди да бъде поискано, а не след.

Как софтуерът за съответствие реализира рутината на мониторинга

Изпълнението на този списък ръчно за голям списък на шофьори е мястото, където повечето усилия изчезват. Платформите за съответствие съществуват, за да поемат работата по съпоставянето от бюрото на транспортния мениджър. Платформите за съответствие проследяват статуса на Driver CPC на всеки шофьор заедно с проверките на лицензи на DVLA, валидността на картите на тахографите и правото на работа, и могат да изпращат автоматизирани предупреждения за срокове, преди недостигът на часове да стане проблем с DQC.

Някои платформи за съответствие четат изтегляния на цифрови тахографи (.DDD) и позволяват на шофьорите да подписват собствените си доклади за нарушения чрез мобилно приложение, което може да поддържа многоезични работни екипи, където сертификатите и потвържденията пристигат на множество езици. Пълни детайли за това как работят тези проверки се намират на страницата с функции.

За мениджър, преминаващ от електронни таблици към софтуер, типичният път е малък пилот: заредете текущите записи на шофьорите, картографирайте седмичната проверка на ODE в автоматизираните предупреждения на платформата и оставете пакета за съответствие да се изгражда сам, докато качванията се потвърдят. Повечето от ръчната съпоставка, описана по-горе, става известие, а не задача.

Денят на транспортния мениджър: поддържане на рутината жива

Сутрините започват с бърз преглед на качванията от обучението от вчера, отбелязвайки всичко липсващо. По обяд е време да се преследват всички центрове, които не са потвърдили курс. До петък, графикът на шофьорските часове се проверява спрямо статуса на DQC, а записът на един шофьор се събира като пробен одитен пакет, готов преди някой да го поиска.

- Витаутас

Започнете с OperatorCompliance

Превръщането на горния списък в ежедневна практика е по-лесно, когато напомнянията, съпоставянето и пакета с доказателства се изграждат сами. OperatorCompliance проследява часовете на Driver CPC, статуса на лиценза на DVLA и валидността на картите на тахографите заедно и произвежда одитен пакет, готов за предаване, когато се извършва преглед от DVSA или транспортния комисар.

Функции, които директно съответстват на рутината в тази статия, включват:

• Автоматизирани предупреждения за срокове, преди 35-часовият цикъл на шофьора да изтече.
• Централизирано проследяване на Driver CPC заедно с проверки на лицензи и данни от тахографи.
• Двуезични приложения за шофьори за улавяне на доказателства и подписани доклади за нарушения.
• Одитни пакети, които могат да се експортират, изградени от записи, вече съхранени в платформата.

Операторите могат да прегледат плановете, включително Starter плана на £9 на месец, на страницата с цени, или да видят как платформата се вписва в работния процес на транспортния мениджър на страницата за транспортни мениджъри.

Източници

За официални правила, консултирайте се с ръководството на GOV.UK относно записването на обучение по Driver CPC и изискванията за одобрение на обучителни центрове. Коментарът на RTITB за автоматизирано одитиране обхваща накъде се движи секторът по отношение на проверки на записи в реално време.

• Как да запишете периодичното обучение по Driver CPC: ръководство за обучаващи доставчици - GOV.UK (PDF)
• Gov

Често задавани въпроси

Какво е CPC лиценз в Обединеното кралство?

Няма отделен CPC лиценз; Сертификатът за професионална компетентност на шофьора е квалификация, която съществува паралелно с редовното право на шофиране на шофьора за камиони, автобуси и микробуси. Шофьорите го доказват с Картата за квалификация на шофьора, издадена след като 35-те часа периодично обучение са правилно записани.

Има ли недостиг на шофьори в Обединеното кралство?

Статията не разполага с източници за текущите нива на недостиг на шофьори, така че това не е обхванато тук с конкретно число. Операторите, които се притесняват за задържането, често установяват, че поддържането на обучението и квалификациите видимо актуални намалява триенето, което принуждава шофьорите да се местят.

Можете ли анонимно да докладвате за някого на DVLA?

Това попада извън мониторинга на Driver CPC и източниците, използвани за тази статия, не обхващат каналите за докладване на DVLA, така че не е отговорено тук. Проблемите с конкретния статус на лиценза на шофьора е по-добре да се повдигнат първо чрез обичайния ви процес за съответствие или HR.

Какви са правилата на WTD за шофьорите?

Правилата на Директивата за работното време за шофьорите са отделен набор от регулации от обучението по Driver CPC и не са обхванати от източниците, използвани в тази статия. Те регулират седмичните работни часове и почивките, а не периодичното обучение, така че те съществуват паралелно, а не вътре в рутината на мониторинга на CPC, описана по-горе.

Колко скоро след обучението трябва да проверя ODE?

Изчакайте петте работни дни, които обучаващите доставчици имат, за да качат курсовете, преди да проверите онлайн услугата за запитване на Driver CPC. Ако курсът все още не се показва след този прозорец, свържете се директно с обучителния център.

Препоръчано

• Функции - съответствие на превозни средства, шофьори и тахографи
• Софтуер за съответствие на оператори на PSV
• Обяснение на Driver CPC: 35 часа и DQC
• Проверки на лицензи на шофьори за оператори

Тази статия е общо ръководство за оператори и транспортни мениджъри в Обединеното кралство, а не правен или професионален съвет. Регулациите се променят, така че винаги потвърдете текущите изисквания с GOV.UK, DVSA и вашия транспортен комисар, преди да действате.