Оценки на риска за автопарка, готови за одит: 6 стъпки за оператори

Оценки на риска за флота, готови за одит: 6 стъпки за оператори в Обединеното кралство

Оценката на риска за флота трябва да бъде "подходяща и достатъчна" съгласно насоките на HSE, и трябва да бъде в съответствие с очакванията на DVSA за годност на пътищата за превозни средства и шофьори. На практика това означава, че всеки значителен риск трябва да има проследима верига: идентифициран риск, избран контрол, назначен собственик и записани и датирани доказателства. Всичко по-малко се проваля при първия въпрос на проверяващия.

TL;DR:

• Ефективните оценки на риска изискват ясна документация на рисковете, контролите, собствениците и доказателствата, в съответствие с стандартите на HSE и DVSA.
• Редовното събиране на данни, включително доклади за дефекти, записи от тестове на спирачките и проверки на шофьорите, е от съществено значение за поддържане на защитена одитна следа.
• Оценките трябва да се фокусират върху специфичните рискове на място и да включват шофьори и супервайзори, за да идентифицират рискове, пренебрегвани от прегледи на бюро.
• Кратките, специализирани оценки на действителния двор, маршрути и превозни средства надминават дългите шаблони, които се игнорират или забравят.
• Централизирани софтуерни инструменти могат да оптимизират събирането на доказателства и отчитането, но не могат да заменят човешкото преценяване при оценка на безопасността на превозното средство.

Съдържание

• Какво да проверите: списък за проверка, съгласуван с DVSA и HSE
• Как да проведете оценка, която да издържи на проверка
• Записване на доказателства за одит от DVSA или комисаря по трафика
• Поддържане на оценката активна: мониторинг и преглед
• Къде обикновено грешат оценките на риска за флота
• Как софтуерът се вписва в събирането на доказателства
• Защо кратките, специфични оценки надминават дългите шаблони
• Централизирайте доказателствата си с OperatorCompliance
• Източници
• Често задавани въпроси

Какво да проверите: списък за проверка, съгласуван с DVSA и HSE

HSE формулира риска от транспорт на работното място около три свързани области: безопасно място, безопасно превозно средство и безопасен шофьор. Работещият списък за проверка трябва да обхваща всяка от тях, с назначен отговорник за закриване на пропуските.

• Безопасно място: разделени пешеходни и автомобилни маршрути, контрол на банкира при заден ход и определени зони за товарене и разтоварване.
• Безопасно превозно средство: ежедневни проверки, планирани PMI проверки за безопасност, управление на гуми, доказателства от тестове на спирачките от тест на ролкови спирачки (RBT) или електронна система за мониторинг на спирачната производителност (EBPMS), и проверки на сигурността на товара.
• Безопасен шофьор: проверка на лиценз и Driver CPC, завършени ежедневни проверки, контрол на умората и часовете на шофьорите, и доказателства за обучение и консултации.
• Организационни контрол: назначени собственици за всеки контрол, фиксирани интервали за инспекции, план за поддръжка и ясна ескалационна пътека, когато шофьор докладва за дефект.

Нищо от това не трябва да бъде сложно. HSE е изрично, че оценката не трябва да бъде техническа, а само пропорционална на реалните рискове, пред които е изправена операцията.

Как да проведете оценка, която да издържи на проверка

Защитимата оценка следва фиксирана последователност, а не еднократна процедура за попълване на формуляри.

1. Определете обхвата. Избройте превозните средства, маршрутите, местата, шофьорите и всякакви подизпълнители или служители на агенции, обхванати от оценката.
2. Съберете данните. Изтеглете записи за инциденти, забрани от DVSA, доклади за дефекти, история на тестовете на спирачките и MOT, и изключения от тахографа, преди да вземете решение.
3. Оценете рисковете. Използвайте проста матрица на вероятността по последици и приоритизирайте най-високите оценки първо, вместо да третирате всеки елемент еднакво.
4. Изберете контролите. Предпочитайте инженерни решения, когато е възможно (по-добра подредба на двора, сензори за заден ход), след това административни контрол (списъци за проверка, графици), след това поведенчески контрол (обучение, брифинги), когато първите две не са достатъчни.
5. Назначете и проверете. Назначете собственик за всеки контрол, задайте краен срок и съберете доказателствата, които показват, че всъщност е било направено, а не само планирано.
6. Задайте тригери за преглед. Преоценете веднага след инцидент, нов тип превозно средство, промяна на маршрута или забрана от DVSA, и на фиксиран календарен интервал в противен случай.

Съвет на професионалиста: Оценете рисковете в кратка работна среща с шофьор и супервайзор в стаята; специфичните рискове на място рядко се появяват само от бюро.

Последователността е по-важна от формата на документацията. Оценка, която пропуска направо от "риск" до "контрол" без проверка, е най-честата причина операторите да не могат да отговорят на последващ въпрос при разследване на поддръжката.

Записване на доказателства за одит от DVSA или комисаря по трафика

Ръководството на DVSA Ръководство за поддържане на годността на пътищата описва контролите за годност на пътищата, които операторите се очаква да извършват, и предоставя примери за записи от проверки за безопасност и формати за тестове на спирачките, от които да се работи. Поддържането на правилните записи, в правилния ред, е това, което превръща оценката на риска от документ с политика в доказателство.

• Завършени проверки на двора и доклади за дефекти, с записани действия за ескалация и ремонт за всеки един от тях.
• Записи от проверки за безопасност (PMI) на зададена честота, плюс доклади за производителността на спирачките от RBT или EBPMS.
• Сертификати за MOT и годишни тестове, заедно с резултати от проверки на лицензите на шофьорите и CPC.
• Записи от изтегляне на тахограф и всякакви доклади за изключения, генерирани от тях.

Една одитна следа за всеки значителен риск е стандартът, към който трябва да се стремите, така че рискът да може да бъде проследен до своя контрол, назначен собственик и времеви запис за завършване. Насоките на DVSA за разследване на поддръжката изброяват 14 области на инспекция, които проверяващите проверяват, включително записи за инспекция и поддръжка, докладване на дефекти от шофьори и сигурност на товара. Това е точно веригата, която проверяващият ще се опита да проследи, и е веригата, която вашето водене на записи трябва да подкрепя.

Поддържане на оценката активна: мониторинг и преглед

Оценка на риска, която никога не се променя, не се използва. Проследявайте малък набор от индикатори и действайте при движение в който и да е от тях.

• Процент на закриване на дефекти: бавната закриване показва задръстване в процеса на ремонт или ескалация.
• Просрочени инспекции: дори една просрочена PMI сигнализира за пропуск в графика, който заслужава разследване.
• Забрани и повторни дефекти: повторни неизправности на същото превозно средство или маршрут обикновено означават, че избраният контрол е бил грешен.
• Доклади от шофьори и близки инциденти: включете тези в следващия преглед, вместо да ги архивирате отделно.

Фиксираните календарни прегледи (тримесечните са чести) трябва да бъдат в допълнение на незабавната преоценка след инцидент, забрана или промяна на превозни средства или маршрути.

Къде обикновено грешат оценките на риска за флота

Повечето провали се проследяват до същата шепа навици.

• Оценки само на документи. Шаблон, попълнен на бюро, пропуска реалните рискове на място; излезте и наблюдавайте двора, и консултирайте се директно с шофьорите.
• Третиране на MOT като достатъчно. Насоките на HSE относно поддръжката на превозни средства са ясни, че годишният тест не е заместител на ежедневните проверки и планираната превантивна поддръжка между тестовете.
• Слаба култура на докладване на дефекти. Ако шофьорите не докладват за неизправности, или докладите изчезват без действие, проследимостта, която проверяващият търси, просто не съществува.

Как софтуерът се вписва в събирането на доказателства

Софтуерът не може да реши дали едно превозно средство е безопасно за шофиране, но може да предотврати изчезването на доказателства. OperatorCompliance извършва проверки на лицензите на DVLA, чете изтегляния от цифрови тахографи и предоставя на шофьорите двуезично приложение за ежедневни проверки на двора, така че докладите за дефекти да попадат на едно място, вместо в тетрадка в кабината.

Тази централизация е мястото, където се проявява оперативната полза: по-малко просрочени инспекции, които се изплъзват, по-бързо закриване на дефекти, защото ескалацията е видима, и експортиран комплект, готов за одит, който показва назначени собственици и времеви печати за всеки контрол. Нищо от това не заменя компетентната инспекция или решение за сваляне на превозно средство от пътя. То просто гарантира, че записът на това решение оцелее до одита.

Защо кратките, специфични оценки надминават дългите шаблони

Най-добрите оценки на риска за флота, които съм