Ръчни записи в тахографа, които издържат на проверка от DVSA

Ръчният запис запълва пропуска, когато дейностите на шофьора не са вече записани на устройството на превозното средство или шофьорската карта. На цифров тахограф това обикновено означава въвеждане на работа, почивка, пауза или наличност, които са се случили преди картата да бъде поставена, след като е била извадена или докато шофьорът е бил далеч от превозното средство. Ако записа е непълен, пропускът ще бъде очевиден при проверка на пътя, по време на посещение от оператор или когато данните от тахографа се анализират в базата.

За операторите в Обединеното кралство това е важно, защото DVSA не разглежда само времето за шофиране изолирано. Тя разглежда дали записът на шофьора има смисъл от смяна на смяна и дали операторът може да покаже правилен контрол на часовете и работното време на шофьорите. Добри ръчни записи помагат на шофьора да обясни деня ясно. Лоши или липсващи записи създават ненужни въпроси, дебрифинги и нарушения.

Какво представляват ръчните записи и защо са важни

Ръчният запис на цифров тахограф е начинът, по който шофьорът добавя дейности, които главното устройство не е записало автоматично. Тахографът записва шофиране, когато превозното средство се движи, но не може да знае какво се е случило преди картата да бъде поставена, след като е била извадена или по време на периоди извън превозното средство, освен ако шофьорът не му каже.

Практическият проблем, който това решава, е счупената времева линия. Ако шофьорът започне работа в двора, извърши проверки на превозното средство, натовари, завърши документацията, след това постави картата 45 минути по-късно, записът на картата сам по себе си би подсказал, че смяната е започнала при поставянето на картата. Това не е пълен отчет за деня. Същото важи, ако шофьорът извади картата в края на шофирането, но все още има друга работа за вършене, или ако шофьорът е бил на почивка от предишната смяна и трябва да бъде показан този период на почивка.

Пълните записи са важни по две причини.

Първо, те са важни за шофьора на пътя. По време на проверка от DVSA, проверяващият ще иска да види последователен запис за текущия ден и предходните дни. Ако има пропуски, шофьорът може да бъде помолен да ги обясни. Някои обяснения са напълно легитимни, но ако записът никога не е направен, шофьорът разчита на паметта вместо на правилен запис.

Второ, те са важни за оператора. Транспортният мениджър, който преглежда данните от тахографа, се нуждае от достатъчно информация, за да оцени спазването на правилата, да оспори грешки и да запази доказателства в досието за Трафик Комисаря, ако е необходимо. Липсващите ръчни записи могат да изкривят както анализа на часовете на шофьорите, така и записите по Директивата за работното време. Те също така могат да направят един спазващ ден да изглежда неспазващ или да скрият истински проблем, който е трябвало да бъде открит по-рано.

Това е една от причините, поради които разглеждаме доказателствата от тахографа като част от по-широкото досие за операторската лицензия, а не като отделна административна задача. Ако вече преглеждате анализ на тахографа и записи на дейността на шофьорите, ръчните записи трябва да бъдат част от същата рутина.

Кога шофьорът трябва да направи ръчен запис

Шофьорите обикновено се нуждаят от ръчен запис всеки път, когато има период на задължение или почивка, който трябва да бъде записан, но не е бил уловен с картата в устройството.

Чести примери включват:

Работа, извършена преди поставяне на картата

Това е една от най-честите ситуации. Шофьорът може да пристигне в депото, да вземе ключове, да извърши проверка на превозното средство, да провери дефекти, да премести документация, да наблюдава натоварването или да извърши други задължения, преди да влезе в кабината и да постави картата. Тази работа преди шофирането обикновено е друга работа и трябва да бъде записана.

Време след изваждане на картата

В края на деня картата може да бъде извадена преди всички задължения да са завършени. Ако шофьорът след това разтовари, завърши докладването на дефекти, предаде документацията, зареди превозното средство или паркира ремаркета, това време може да трябва да бъде отчетено като друга работа или, в зависимост от обстоятелствата, наличност.

Периоди извън превозното средство

Ако шофьорът прекарва време извън превозното средство между сесиите с карта, записът може да трябва да бъде актуализиран, когато картата бъде поставена отново. Това може да включва ежедневна почивка, седмична почивка, пауза, друга работа за същия работодател или в някои случаи работа за друг работодател. Записът на шофьора все още трябва да показва какво се е случило.

Движения с ферибот или влак

Когато пътуването включва преминаване с ферибот или влак, шофьорът може да се наложи да използва съответната функция за ферибот или влак на тахографа и да се увери, че периодът на почивка е записан правилно. Точната обработка зависи от устройството и последователността на пътуването. В Обединеното кралство точката е същата, както навсякъде другаде в правилата за задържане на часовете на шофьорите, записът трябва да показва какво наистина се е случило и всяка прекъсната почивка трябва да бъде идентифицируема.

Дни, когато картата не е била в устройството

Ако шофьорът е имал проблем с картата, е сменил превозното средство, е забравил да постави картата в началото на задължението или е извършил работа, която не е включвала шофиране в обхвата на превозните средства, ръчното записване все още може да е необходимо. В някои случаи може да се наложи и разпечатки или други поддържащи записи. Ръчният запис не е решение за всеки проблем с картата или устройството, но често е част от коригирането на записа.

Много шофьори и време на изчакване

Когато шофьорите сменят роли по време на смяна или когато един шофьор чака като част от операция на екип, правилната дейност трябва да бъде показана. Ако картата е била извън устройството през част от това време, може да е необходим ръчен запис, за да запълни пропуска.

Основният тест е прост. Ако периодът е част от законния запис на шофьора и тахографът не го е записал автоматично, шофьорът трябва да очаква да го въведе ръчно.

Каква информация трябва да бъде записана

Целта не е да се създаде разказ. Целта е да се създаде точен запис на дейността.

На повечето цифрови тахографи шофьорът ще избира от стандартните категории на дейности:

• друга работа
• пауза или почивка
• наличност
• шофиране, когато е релевантно за подсказките на устройството и съществуващите данни

На практика повечето ръчни записи се отнасят до друга работа, почивка или наличност.

Друга работа

Това обхваща работа за работодателя, която не е шофиране. Типични примери включват натоварване, разтоварване, почистване, проверки на превозното средство, документация, зареждане и задължения в двора. Може да включва и друга заетост. Ако шофьорът е извършил работа, която не е почивка или пауза, не трябва да се записва като почивка просто за да се подреди записа.

Пауза или почивка

Това се използва за паузи по време на смяната и за ежедневни или седмични почивки, когато устройството иска от шофьора да отчете времето от последното изтегляне на картата или предходната записана дейност. Шофьорът трябва да бъде внимателен да не обозначава работното време като почивка. Това е един от най-бързите начини да се създаде модел на нарушения, който няма да издържи на проверка.

Наличност

Наличността има по-тясно значение, отколкото много шофьори предполагат. Това не е просто общо чакане. Това е време, когато шофьорът не е задължен да остане на работното място, е на разположение да отговори на повикване за започване или възобновяване на работа и знае предварително вероятната продължителност на периода на чакане. Ако тези условия не са изпълнени, може да е друга работа вместо това.

Местоположения и времена

Повечето устройства ще искат стартова страна и понякога стартово или крайно местоположение, в зависимост от събитието, което се записва, и типа на устройството. Шофьорите трябва да въведат детайлите за местоположението, които устройството изисква, и да се уверят, че времето отразява какво наистина се е случило. В по-новите умни тахографски среди, изискванията за граници и местоположение могат да се различават от по-старите устройства, но принципът остава същият, следата на дейността трябва да бъде достоверна и пълна.

Не даваме правни съвети тук и екраните на производителите се различават, но записът винаги трябва да отговаря на основния въпрос за спазването: какво е правил шофьорът и къде е започнал или завършил съответният период?

Как шофьорите правят ръчни записи на цифров тахограф

Точните натискания на бутони варират в зависимост от производителя, версията на софтуера и устройството на превозното средство, така че шофьорите трябва да следват подсказките на главното устройство. Въпреки това, процесът е общо взето подобен за общите устройства.

Практическият преглед стъпка по стъпка обикновено изглежда така:

1. Поставете шофьорската карта в слот 1 в началото на смяната или когато възобновявате използването на превозното средство.
2. Изчакайте устройството да разпознае картата и да покаже данните на шофьора.
3. Когато бъдете подканени за периода от последното изтегляне на картата, изберете опцията за ръчно въвеждане на дейности.
4. Потвърдете датата и часа, от които трябва да започне ръчният запис. Това обикновено е моментът на последното изтегляне на картата или края на последната записана дейност.
5. Добавете всяка дейност последователно, например почивка през нощта, след това друга работа в депото преди шофирането.
6. Въведете правилната стартова или крайна страна и всякакви детайли за местоположението, които устройството изисква.
7. Прегледайте записа преди да го потвърдите.
8. Потвърдете и запазете ръчния запис, след това задайте текущия режим правилно преди да тръгнете.

Няколко практични точки правят голяма разлика:

• Въведете дейностите в правилния ред.
• Внимавайте за часа, особено около полунощ.
• Проверете дали устройството иска местно време или UTC референции на дисплея на заден план и следвайте подсказките на екрана, а не предположенията.
• Настройте режима правилно след завършване на ръчния запис. Шофьорите понякога завършват записа и след това оставят устройството на почивка, докато извършват друга работа.

За шофьори на агенции, резервни шофьори и собствени шофьори, които преминават между превозни средства, си струва да бъдете особено дисциплинирани. Различните устройства имат различни менюта и познаването на една марка не гарантира точност на друга. Шофьор, който внимателно следва подсказките, обикновено е по-безопасен от този, който бърза, защото мисли, че вече знае последователността.

Грешките, които причиняват проблеми при проверки и одити

Грешките, които виждаме най-често, не са неясни правни точки. Те са основни провали в записването.

Пропуснати записи

Шофьорът поставя картата, вижда подканата за ръчен запис и я пропуска, за да спести време. Това оставя пропуск в записа. При проверка от DVSA, пропускът трябва да бъде обяснен устно. Обратно в базата, софтуерът за анализ сигнализира за липсващи дейности или неизвестни периоди.

Неправилно избрана дейност

Това е основен проблем. Шофьорите записват работа в двора като почивка или дълги периоди на чакане като пауза, когато всъщност все още работят. Понякога наличността се използва като обобщение, защото звучи по-малко сериозно. Ако типът дейност е неправилен, записът е неправилен, дори ако времето е правилно.

Гадани времена

Ръчният запис, направен от паметта няколко дни по-късно, рядко е надежден. Шофьорите закръглят времето нагоре или надолу, забравят кога са започнали да натоварват или не могат да си спомнят точно кога са извадили картата. Това създава записи, които не съвпадат с резервации за доставка, телематика, дневници на входа или работни листове.

Липсващи местоположения

Ако устройството иска страна или местоположение и то е въведено небрежно, записът става по-труден за защита. Липсваща или неправилна начална точка може да повдигне въпроси относно това къде е приключила почивката и кога всъщност е започнало задължението.

Разчитане на разпечатки без подходящо последващо действие

Разпечатките могат да помогнат, когато има проблем с картата или устройството, но те не заменят правилния процес. Ако е произведена разпечатка, тя обикновено трябва да бъде попълнена, подписана, където е необходимо, и запазена с релевантните записи на шофьора. Операторите след това трябва да се уверят, че проблемът е прегледан и архивиран.

Оставяне на нещата твърде късно

Колкото по-дълго е забавянето, толкова по-слаби са доказателствата. Корекция в същия ден, основана на бележки, работни записи и разказа на шофьора, е едно. Опитът да се реконструира седмица по-късно от паметта е друго. Тук важат дебрифингите и бързото последващо действие.

Тези грешки създават риск, защото подкопават достоверността на целия запис. Един пропуснат ръчен запис може да бъде обяснен. Патерн на пропуснати или неточни записи предполага слаб контрол от страна на шофьора и оператора.

Затова препоръчваме свързването на прегледа на тахографа с действията по дебрифинг. Ако вече провеждате дебрифинги на шофьорите за нарушения на тахографа, грешките в ръчните записи трябва да бъдат уловени там като точка за обучение и доказателство, а не оставени като неформален разговор.

Какво трябва да проверят операторите и транспортните мениджъри

Операторите не трябва да чакат проверка на пътя, за да открият, че шофьорите са слаби в ръчните записи. Това трябва да се проверява в рутинния анализ.

Започнете с очевидното. Прегледайте графиците и данните от картите за необяснени пропуски, подозрително подредени блокове на почивка, повторни изменения на ръчните записи и модели на дейности, които не съвпадат с работата. Ако шофьорът редовно започва в 06:00, но картата е поставена за първи път в 06:45 без записана друга работа, това трябва да бъде обсъдено.

Транспортните мениджъри също трябва да сравнят записите от тахографа с останалата част от операцията:

• графици на смени
• документи за доставка или задължения
• времена на натоварване
• документи за вход
• доклади за дефекти
• транзакции за гориво
• телематика, където се използва

Целта не е да хванете шофьорите. Целта е да се уверите, че законният запис отразява действителния работен ден.

Когато се открият проблеми, трябва да има ясен процес за последващи действия:

1. идентифицирайте пропуска или несъответствието
2. говорете с шофьора незабавно
3. запишете обяснението
4. решете дали е необходимо обучение, дебрифинг или дисциплинарно действие
5. запазете доказателствата

Това е важно както за системите на оператора, така и за поведението на шофьора. Ако DVSA или Трафик Комисарят попитат как следите спазването, трябва да можете да покажете, че проблемите с ръчните записи са идентифицирани, прегледани и затворени, а не игнорирани.

Структурираната софтуерна система помага тук, защото доказателствата обикновено се намират на различни места в противен случай. Анализът на тахографа може да бъде на една платформа, бележките от дебрифинга в имейл, сканираните разпечатки в споделена папка и действията по последващи действия в тетрадката на някого. Това не е идеално, когато ви е необходим чист одитен следа.

С Operator Compliance изградихме системата около записването, което операторите наистина трябва да поддържат съгласно правилата за операторска лицензия в Обединеното кралство. Това включва поддържането на доказателства от тахографа, бележки за последващи действия и документи на шофьорите организирани на едно място. За флоти, които искат по-ясен процес около прегледите и изключенията, нашите инструменти за анализ на тахографа за записи на оператори могат да бъдат в допълнение към останалата част от файла за спазване, от проверки на лиценз и Driver CPC до дати на MOT и годишни тестове, събития VOR, записи на ремаркета и одобрение на документи.

Тъй като OperatorCompliance е създаден от Fleeta Limited и ние управляваме камиони под операторска лицензия, подходим към това от страната на работния флот, а не като общо софтуерно упражнение. Същият практичен манталитет важи за цялата платформа, независимо дали се занимавате с записи от тахографа, изтичане на DQC и Driver CPC, проверки от DVLA, документи VOL или интегриране на данни чрез REST API и уебхукове. Някои оператори също извличат свързани доказателства от източници като askMID, Бюрото на моторните застрахователи, MIB, Fleetalyse или Logivo.AI, но основната точка винаги е същата, поддържайте записа пълен, поддържайте последващото действие видимо и поддържайте доказателствата готови за проверка.

Ръчните записи на цифров тахограф са малка задача, която носи много тежест. Когато шофьорите ги правят точно и операторите ги преглеждат правилно, записът издържа много по-добре на проверка от DVSA.

Нуждаят ли се шофьорите от ръчен запис всеки ден?

Не. Ръчен запис е необходим, когато част от работата или почивката на шофьора не е вече записана от цифровия тахограф и картата. Ако целият период вече е уловен, обикновено не е необходим допълнителен запис.

Какво трябва да направи шофьорът, ако забрави да направи ръчен запис?

Той трябва да уведоми оператора или транспортния мениджър възможно най-скоро и да следва фирмената процедура за записване на липсващата информация. Оставянето на пропуски необяснени може да създаде проблеми по време на анализа или проверка от DVSA.

Може ли компанията да прави ръчни записи за шофьора?

Шофьорът е отговорен за точността на своя запис. Операторът може да обучава, подканя и преглежда, но не трябва да третира записите на шофьорите като офис задача, която да се завърши след събитието без подходящи доказателства.

Ръчните записи само за шофьори на HGV ли са?

Не. Те са важни навсякъде, където важат правилата за цифров тахограф, включително съответстващи операции с пътници, както и превозни средства за стоки. Нуждата зависи от превозното средство, пътуването и правилата в обхвата.

Дали липсващият ръчен запис винаги ще доведе до наказание?

Не винаги, но може да повдигне въпроси относно това дали записът на шофьора е пълен и дали операторът управлява спазването правилно. Повторните пропуски или слаби контроли са по-вероятно да привлекат внимание.