Една система за инспекции, планировачи и доказателства за O-licence

Когато операторите искат една система, която да обединява планировача за поддръжка, графика за инспекции и доказателствата за O-licence, те обикновено се опитват да решат практичен проблем. Те не искат датите на превозните средства на едно място, проверките на шофьорите на друго, файловете на тахографа някъде другаде и подписаните листове за инспекция, погребани в имейл папки, когато DVSA поиска доказателства. Те искат един работещ запис, който показва какво е дължимо, какво е направено, кой го е подписал и какво може да бъде представено бързо за проверка на бюро, пътна проверка, разследване на поддръжка или изслушване пред Traffic Commissioner.

Това е истинското изпитание за софтуера, който обединява планировача за O licence и графика за инспекции. Не става въпрос само за това дали един календар може да съдържа дати за инспекции. Важно е дали системата ни помага да управляваме флота според стандартите, очаквани по време на операторската лицензия, използвайки записи, които издържат, когато някой извън бизнеса поиска да ги види.

Какво означава операторите да държат всичко заедно

На практика, държането на всичко заедно означава повече от обединяване на няколко напомняния на един екран. Операторите обикновено сравняват два много различни начина на работа.

Първият е истински запис за съответствие. Това означава, че всяко превозно средство и ремарке имат планирана честота на инспекции, бъдещи резервации, завършени записи за безопасност, дати за MOT или годишен тест, история на дефекти, VOR периоди и подкрепящи документи, съхранявани срещу актива. Това също означава, че страната на шофьора е свързана, така че проверките на лицензите, Driver CPC, DQC дати, анализ на тахографа и нарушения могат да бъдат видяни като част от същата картина на съответствието.

Вторият е пъстър. Една електронна таблица може да съдържа планировача за поддръжка. Пакет за работилница може да съхранява карти за работа. Анализът на тахографа може да бъде с отделен доставчик. Проверките на шофьорските лицензи могат да се извършват чрез друг портал. Детайлите за застраховка и превозни средства могат да се проверяват на askMID чрез Бюрото на моторните застрахователи, или MIB, когато е необходимо, но не се запазват като част от свързана одитна следа. Няма нищо непременно грешно с нито един инструмент, но операторът трябва да докаже контрол над всички тях.

За оператор на стоки или PSV в Обединеното кралство, това разграничение е важно, защото стандартът на доказателствата не е теоретичен. Ръководството на DVSA за поддържане на пътна годност е ясно относно планираните инспекции, воденето на записи, корекциите и способността да се покаже какво е станало и кога. Traffic Commissioner очаква от транспортните мениджъри да упражняват непрекъснато и ефективно управление, а не просто да реагират, когато бъде пропусната дата.

Така че, когато говорим за обединяване на планировача за поддръжка, графика за инспекции и доказателствата за O-licence, имаме предвид една система, която свързва планирането, изпълнението и доказателствата. Тя трябва да обхваща превозни средства, ремаркета и шофьори по начин, който отразява как всъщност работи транспортният офис.

Една система за съответствие или отделни инструменти?

Отделните инструменти могат да работят, особено ако флота е малък и офисната дисциплина е отлична. Много оператори започват с електронни таблици за безопасност и дати за MOT, дневник на гаража за резервации в работилницата и папки за сканирани документи. Някои след това добавят специализиран софтуер за анализ на тахографа или проверки на шофьори. Този маршрут може да бъде по-евтин в началото, и ако една част от операцията е аутсорсвана, като поддръжка, може да изглежда достатъчно.

Проблемът се появява, когато записите трябва да бъдат съгласувани. Една електронна таблица може да показва плана за инспекции на шест седмици, но подписаният лист за инспекция е в PDF папка, доказателството за теста на спирачките е в имейл, VOR периодът е записан на бяла дъска, а транспортният мениджър трябва да обясни защо инспекцията на ремаркето е преместена от една седмица в друга. Всеки пренос създава пространство за забавяне, дублиране или пропуски.

Софтуерът за работилница също може да остави слепи петна, ако е проектиран основно за управление на ремонти, а не за контрол на операторската лицензия. Той може да управлява труда, частите и фактурите добре, но не и нуждата на оператора да докаже спазването на фиксирана програма за безопасност, да запази исторически графици или да свърже записа на превозното средство с съответствието на шофьора и доказателствата от тахографа.

Същото важи и за отделните инструменти за шофьори и тахографи. Те може да вършат своята работа добре, но могат да оставят транспортния мениджър да управлява по изключение през множество табла. Шофьор с повторни нарушения, изтекъл DQC и превозно средство, което трябва да премине годишен тест следващата седмица, не е един проблем за съответствие в три системи. Това е един оперативен риск.

Една система за съответствие не премахва нуждата от дисциплина, но намалява броя на местата, където доказателствата могат да изчезнат. Тя трябва да ни позволи да планираме повтарящи се инспекции, да записваме резултати, да прикачваме документи, да следим сроковете на шофьорите и да генерираме отчети без да изграждаме историята на ръка всеки път.

Това е една от причините, поради които операторите, сравняващи системи, често четат как да сравняват планировачи за поддръжка на камиони в Обединеното кралство наред с насоки за записи на шофьори и O-licence. Въпросът не е само кой планировач има календар. Въпросът е коя настройка ни оставя готови за файлове.

Какво да проверим в планировача за поддръжка и графика за инспекции

Планировачът за поддръжка трябва първо да ни позволи да зададем интервали за инспекции, които съответстват на оперативния профил на превозното средство и обявените условия за поддръжка. За някои флоти това е фиксиран брой седмици. За други може да варира в зависимост от типа на превозното средство, използването или цикъла на задълженията. Системата трябва да показва планираната дата, завършената дата и всяко движение от оригиналния график. Ако инспекцията е преместена напред или назад, трябва да има ясен запис за причината.

За операторите в Обединеното кралство, способността да работят по календарна дата и по ISO седмица е полезна. Много работилници и транспортни офиси планират по номера на седмиците. Ако една система не може да показва или отчита по ISO седмица, планирането в смесен флот става по-трудно, отколкото е необходимо.

Проверете как системата обработва повтарящи се графици за превозни средства и ремаркета поотделно. Контролът на ремаркетата често е мястото, където хартиените системи започват да се провалят, особено с общи пулове, наети активи или натоварени движения в двора. Всяко ремарке трябва да има своя собствена честота на инспекции, дати на дългове, завършени записи и история на документи. Ако ремаркетата са важни за вашата операция, струва си да прегледате какво да търсите в записите за инспекция на ремаркета за DVSA.

Контролът на MOT и годишния тест трябва да бъде вграден, а не да се третира като поле за бележки. Системата трябва да съхранява дати на дългове, дати на резервации, резултати и подкрепящи документи. За операторите на PSV, доказателствата за годишен тест са централни. За превозни средства за стоки, датите за MOT и историята на преминаване трябва да бъдат видими заедно с инспекциите за безопасност, така че транспортният офис да не планира в изолация.

Контролът на VOR е още едно практично изпитание. Съответстваща система трябва да ни позволи да маркираме превозно средство или ремарке VOR, да запишем причината и да спрем да се третира като налично в активния флот. Също толкова важно е, че трябва да запази VOR периода в одитната следа. Ако единица е била извън пътя за дефекти, това трябва да остане видимо след като се върне в експлоатация.

Погледнете как дефектите и корекциите се записват. Може ли системата да записва дефекти от обиколки на шофьори, находки от работилницата, действия за ремонт, подписване и връщане в експлоатация? Може ли да различава между съветващи елементи и забрани за употреба? Ако не може да покаже веригата от дефект до корекция, планировачът прави само половината от работата.

Накрая, оценете как системата се справя с подкрепящите доказателства. Доклади за тестове на спирачки, листове за инспекция, PMI записи, сервизни листове, сертификати LOLER, където е уместно, и документи от външни работилници трябва да бъдат лесни за прикачване към правилния актив и дата. Планировач без съхранение на доказателства все още оставя оператора да изгражда файла за O-licence някъде другаде. Ние разглеждаме основния набор от записи по-подробно в нашето ръководство за записи за поддръжка на операторска лицензия.

Как записите на шофьорите и тахографа влияят на избора

Планирането на поддръжката не седи отделно от съответствието на шофьорите. Операторската лицензия е свързана с начина, по който цялата транспортна операция се контролира, и това включва кой шофира, какви проверки са на място и какви доказателства съществуват, когато стандартите са оспорени.

Проверките на шофьорските лицензи са очевиден пример. Превозното средство може да бъде перфектно планирано и поддържано, но ако записът на шофьора е остарял, операторът все още има проблем със съответствието. Софтуерът трябва да съхранява дати на проверки на лицензите, резултати и следващи дати, идеално с ясен запис на това, кой е прегледал резултата. За операторите в Обединеното кралство, това означава свързване с процесите на проверка на DVLA или поне правилно записване на доказателствата. Ако контролът на правото на шофьор е част от вашия преглед, нашето ръководство за проверки на шофьорски лицензи за оператори представя практическите точки.

Записите за Driver CPC и DQC са важни по същата причина. Транспортният мениджър трябва да може да вижда дати на изтичане, предстоящи срокове и липсващи документи, без да отваря друга система. За операции с много агенции, това е още по-важно, защото рискът от съответствие седи между наетите и предоставените шофьори.

Доказателствата от тахографа често решават дали една система изглежда свързана или фрагментирана. Един планировач за поддръжка сам по себе си не може да покаже как операцията се управлява, ако страната на тахографа живее на друго място без връзка с файла на шофьора. Когато избираме софтуер, трябва да питаме дали изтеглянията на тахографа, резултатите от анализа, последващите действия за нарушения, обясненията за липсващи километри и доказателствата от дебрифинг на шофьора могат да бъдат запазени в същата среда за съответствие.

Това не винаги означава, че един доставчик трябва да извършва всяка специализирана задача сам. Някои оператори все още ще използват утвърдени инструменти за тахографи или платформи за телематика. Важно е дали системата за съответствие може да абсорбира доказателствата или да се свърже с други системи чрез REST API или уебхукове, така че транспортният офис да не въвежда данни отново и ръчно да съгласува отчети.

Тази точка става по-важна, когато флотовете вече използват други оперативни инструменти, като Fleetalyse или Logivo.AI. Интеграцията не е лукс, ако намалява дублирането на записи и поддържа файла за съответствие последователен. Свързаната система трябва да подкрепя действителния работен поток на оператора, а не да принуждава офиса да поддържа паралелни истини.

Как да сравняваме доказателства, одитна следа и ежедневна употреба

Когато сравняваме системи, първият въпрос трябва да бъде прост. Ако DVSA посети следващата седмица, какво можем да произведем от тази система без да търсим из пощенските кутии и споделените дискове?

Подписаните записи са централни. Формулярите за инспекция, подписванията на дефекти, завършванията в работилницата и потвържденията на шофьорите трябва да бъдат приписани на определено лице и дата. Ако един запис може да бъде редактиран без следа, или ако е невъзможно да се разбере коя версия е окончателна, това е слабо доказателство. Добрата одитна следа ясно показва създаването, изменението, завършването и закритето.

Съхранението на документи също трябва да бъде практично. Операторите трябва да могат да съхраняват PDF файлове, изображения и други подкрепящи файлове срещу съответното превозно средство, ремарке, шофьор или събитие. Ключовото е извличането. Не е достатъчно документът да съществува някъде. Той трябва да бъде лесен за намиране по време на разследване на поддръжка или подготовка за публично разследване.

Уведомленията трябва да бъдат конфигурируеми и значими. Прекалено много системи произвеждат толкова много предупреждения, че потребителите спират да им се доверяват. Нуждаем се от уведомления за дати на дългове за инспекции, крайни срокове за MOT или годишен тест, изтичане на Driver CPC и DQC, проверки на лицензи, пропуски в тахографа и нерешени дефекти. Нуждаем се и от ескалация, когато един елемент стане просрочен, а не само напомняне в деня.

Отчетността трябва да помага на транспортния мениджър да наблюдава, а не просто да декорира таблото. Полезните отчети включват предстоящи инспекции, просрочени инспекции, завършени инспекции по период, списъци с дати на дългове за MOT и годишен тест, история на VOR, статус на дефекти и корекции, крайни срокове за съответствие на шофьори и изключения от тахографа. Историческата отчетност е важна, защото изслушването пред Traffic Commissioner може да попита каква е била контролна позиция на предишна дата, а не само днес.

Ежедневната употреба често се подценява. Ако въвеждането на завършена инспекция отнема твърде много време, потребителите създават преки пътища извън системата. Ако докладването на дефекти по мобилен телефон е неудобно, шофьорите спират да го използват правилно. Ако размяната на ремаркета е трудна за записване, файлът на ремаркето става ненадежден. Най-добрата система за съответствие е тази, която офисът, работилницата и шофьорите всъщност ще използват последователно.

Това е и причината, поради която готовността на файловете е по-важна от броя на функциите. Дългият списък с функции е по-малко ценен от чистата одитна следа, ясните крайни срокове и доказателствата, които могат да бъдат произведени бързо. Операторите, които разглеждат този въпрос по-дълбоко, често сравняват системи спрямо стандарта в избор на софтуер, който поддържа файла за O-licence готов.

Кой тип оператор се нуждае най-много от система "всичко в едно"?

Операторите, които печелят най-много, обикновено са тези с достатъчно движещи се части, че отделните инструменти създават риск. Това включва многопревозни флоти, смесени операции с твърди и ремаркови превозни средства, флоти на PSV и всякакъв бизнес, където повече от един човек се занимава с записи за съответствие през седмицата.

За собствениците на превозни средства, отговорът зависи от сложността. Оператор с едно превозно средство, който има аутсорсвана поддръжка и прости условия за шофьори, може да се справи с по-лека настройка за известно време, при условие че записите са пълни и сроковете са контролирани. Но дори и на този размер, една пропусната инспекция, една закъсняла резервация за MOT или един липсващ документ за Driver CPC могат да причинят непропорционални проблеми. Много собственици на превозни средства избират една система просто защото нямат офис персонал, който да свързва записите по-късно.

Флотите от ванове и куриерски бизнеси също трябва да преценят правната рамка внимателно. Не всяка операция с ванове е под операторска лицензия, но много от тях вече са в обхвата в зависимост от теглото, употребата и международната дейност. Където се прилага операторска лицензия, същото очакване за правилно планиране на поддръжката и доказателства следва. Правилата в Обединеното кралство в тази област не са идентични на по-широката позиция на ЕС, така че операторите, работещи в двете, трябва да оценят задълженията си според лицензията и категорията превозно средство, която действително използват.

Операторите на автобуси и автобуси обикновено печелят много от система "всичко в едно", защото контролът на годишния тест, планирането на инспекции за безопасност, записите за квалификация на шофьорите и доказателствата от тахографа всички изискват близко наблюдение. Същото важи и за смесени флоти, които управляват както стоки, така и пътнически превозни средства, където отделни процеси често се развиват с времето и стават по-трудни за управление.

Бизнесите за набиране на персонал и агенции за шофьори са малко различни. Ако не са носители на лиценз за превозните средства, те може да не се нуждаят от цялостната страна на поддръжката на превозните средства. Но където са отговорни за записи на шофьори, проверки на лицензи, доказателства за Driver CPC и DQC, комбинираната платформа за съответствие все пак намалява риска, особено ако подкрепя множество клиентски флоти.

В Operator Compliance, създадена от Fleeta Limited, ние сме оформяли системата около записите, които операторите наистина трябва да произвеждат в рамките на рамката на DVSA, защото знаем разликата между инструмент за напомняне и запис за съответствие. Независимо дали познавате продукта като Operator Compliance или OperatorCompliance, принципът е същият. Ако вашият планировач за поддръжка, график за инспекции, срокове за шофьори и доказателства от тахографа са част от същата история на операторската лицензия, те са по-лесни за контрол в една система, отколкото в пет.