Как да подадете заявление за нова тахо карта в Обединеното кралство

Шофьор звъни в транспортния офис веднага след многократен курс. Заместващата карта за тахограф липсва, следващото превозно средство вече е резервирано и въпросът е спешен: може ли шофьорът да работи, какви записи трябва да се водят и колко бързо трябва да се подаде заявлението?

Формулярът на DVLA е само част от отговора. Транспортният мениджър също трябва да защити записите на шофьора, да управлява единицата на превозното средство, да поддържа файла за операторската лицензия последователен и да покаже, ако бъде запитан от DVSA или Трафик комисаря, защо шофьорът е работил без карта и как е контролирана пропуската. Процесът по-долу проследява инцидента от първоначалното откритие до изтеглянията, анализа и одитните доказателства.

Съдържание

• Когато шофьорът осъзнае, че картата липсва или е повредена
  • Първоначалните проверки в депото
• Кой е допустим и какво предизвиква замяна
  • Четирите признати ситуации
  • Замяната е различна от подновяването
• Документи и информация, от които се нуждаете преди да подадете заявление
  • Създайте един пакет за заявление
  • Направете доказателствата използваеми по-късно
• Подаване на заявлението на DVLA стъпка по стъпка
  • Попълнете формуляра в правилния ред
• Такси, срокове и 7-дневен период за подаване на заявление
• Шофиране без карта и поддържане на чисти записи за часовете
  • Поставете записа на шофьора в превозното средство
  • Съгласувайте първото изтегляне на замяна
• Свързване на заместващи карти, изтегляния и напомняния в системата на вашия флот
  • Свържете датите с правилните контроли
  • Поддържайте таблото честно
  • Контролен списък за оператори

Когато шофьорът осъзнае, че картата липсва или е повредена

Проблемът често се появява между работните смени. Шофьор проверява портфейла след дълга смяна и открива, че слота е празен. Друг вмъква карта, маркирана от кафе и вижда грешка в картата на тахографа. Превозното средство може да е резервирано за следващия курс, но първото решение е дали шофьорът може да го движи законно и как ще се документира липсващата дейност.

Третирайте първото обаждане като контролирано събитие. Шофьорът трябва да подаде заявление за замяна в рамките на 7 дни, когато картата е изгубена, открадната, повредена или вече не работи, съгласно официалните указания на GOV.UK за цифрова карта на тахографа. Часовникът започва да тече от събитието или откритие, а не от момента, в който някой накрая отвори онлайн формуляра.

Първоначалните проверки в депото

Попитайте шофьора какво се е случило, кога се е случило и къде е била използвана картата за последен път. Проверете превозното средство, депото и предишното място на доставка, преди да запишете, че е изгубена. Ако се подозира кражба, документирайте обстоятелствата и получете съответния номер на престъпление или загуба. Ако картата е повредена или отхвърлена, запазете я, запишете съобщението на тахографа и спрете да я натискате многократно в четеца.

Единицата на превозното средство може да не записва дейността по обичайния начин, свързан с картата. Дисплеят може да показва -- за текущата смяна, докато шофьорът може да предполага, че офисът може да възстанови всичко по-късно. Това създава риск от прилагане. При проверка на пътя, необяснимото шофиране без карта може да изглежда като нарушение, а не като документирано временно изключение.

Депото също трябва да планира за пропуска след подаването на заявлението. Шофьорът все още може да трябва да работи по разрешения процес без карта, използвайки необходимите ръчни записи и разпечатки. 28-дневният цикъл на изтегляне не изчезва, защото картата липсва. Офисът трябва да запише какво не е могло да бъде изтеглено, защо е било недостъпно и какви заместителни доказателства са събрани, след което да запази следите от инцидента за бъдеща проверка от DVSA или изслушване на Трафик комисаря.

Практично правило: Първото телефонно обаждане трябва да създаде запис на инцидент с дата, инструкции за шофьора и именуван собственик за заявлението за замяна.

Запишете регистрационния номер на превозното средство, шофьора, маршрута, времето на откритие, последната известна употреба на картата и всякакви незабавни разпечатки. Дайте на шофьора писмени инструкции преди движението на превозното средство, включително стъпките за водене на записи, необходими по време на периода без карта. Спокойната писмена инструкция е по-лесна за защита, отколкото бързото устно уверение, когато шофьорът по-късно обяснява инцидента на служител по прилагане.

Кой е допустим и какво предизвиква замяна

Шофьор, който пристига в депото без използваема карта, се нуждае от категория, а не от предположение. Правилата за записващо оборудване на пътническите и товарните превозни средства от 2005 г. признават четири тригера за замяна: картата е повредена, неработеща, изгубена или открадната. Държателят трябва да подаде заявление в рамките на седем дни, да заплати предвидената такса и да предаде повредена или дефектна карта, когато е необходимо.

Четирите признати ситуации

• Изгубена: Шофьорът не може да представи картата и разумните търсения не са я намерили. Запишете кога е открито загубата, къде е била използвана картата за последен път и какви проверки са били извършени.
• Открадната: Картата е била взета, или шофьорът разумно вярва, че е била взета. Запазете всякакъв номер на престъпление или загуба и писмения отчет на шофьора.
• Повредена: Напукана карта, демагнетизация или нечетима информация пречат на надеждното използване. Запазете картата. Не я изхвърляйте, преди маршрутът за заявление да потвърди какво да правите.
• Неработеща: Четецът отхвърля картата, показва постоянна грешка в картата или не може да прочете данните й. Запишете съобщението на единицата на превозното средство, запазете всяка разпечатка и организирайте технически проверки, когато е необходимо.

Валидната карта на шофьор от GB, използвана за шофиране в обхвата, обикновено попада в един от тези маршрути. Смяната на работодателя не прави съществуващата валидна карта първо издание или замяна. Операторът трябва да актуализира записите на шофьора и работодателя, докато картата остава свързана с шофьора.

Замяната е различна от подновяването

Изтекла или скоро изтичаща карта принадлежи на процеса на подновяване. Карта за първи път е първо издание. Смяната на името, при която записът на шофьорската книжка остава непроменен, не установява сама по себе си тригер за замяна.

Карта, отзована от DVLA, също е отделен случай. Запазете комуникацията за отзоваване и следвайте инструкциите, издадени от DVLA. Не обозначавайте картата като изгубена или повредена само защото шофьорът вече не я притежава.

За планиране на изтичане, указания за изтекла карта на тахографа могат да подкрепят вътрешно брифинг. Не трябва да се използва за преразглеждане на заявлението. Файлът на депото трябва да идентифицира действителното събитие, избрания маршрут и доказателствата, подкрепящи това решение, така че процесът на замяна да остане ясен по време на периода без карта и всякаква по-късна проверка за съответствие.

Документи и информация, от които се нуждаете преди да подадете заявление

Шофьор може да помни, че е изгубил карта, но все пак да не може да завърши заявлението на бюрото в депото. Адресът може да е остарял, старият номер на картата може да липсва или наличната снимка може да не отговаря на изискванията на услугата. Съберете записите и доказателствата за инцидента, преди да отворите онлайн услугата на DfT.

Създайте един пакет за заявление

Дръжте тези детайли до лицето, попълващо формуляра:

• Детайли на шофьорската книжка: Имайте наличен пълния номер на лиценз и детайли за издаване, взети от текущия запис на шофьора.
• История на адресите: Запишете текущия адрес и предишните три години адреси, ако са налични. Текущият адрес трябва да съвпада с шофьорската книжка.
• Номер на националната осигуровка: Въведете го точно както е записан. Проверете неясните символи, вместо да предполагате.
• Съществуващ номер на картата: Прочетете го от картата, предишно изтегляне или записите на оператора. Ако картата липсва и номерът не може да бъде потвърден, оставете го нерешен, вместо да измисляте такъв.
• Информация за работодателя: Дръжте името на работодателя и номера на операторската лицензия налични за заявлението и файла на депото.
• Снимка: Подгответе цифрова снимка в стил паспорт в формата и размерите, поискани от услугата. Тя трябва да е направена през последния месец.
• Подпис: Използвайте сканиран образец на подпис. Напечатаното или отпечатаното име не предоставя подписа на шофьора.
• Доказателства за загуба или престъпление: За кражба, запазете номера на престъпление или загуба и поставете подкрепящия запис с файла на инцидента.

Номерът на операторската лицензия идентифицира оператора, а не шофьора. Заявлението следователно седи до собствените записи на оператора. Дръжте профила на шофьора, разпределението на превозните средства