Правила за изтегляне на тахограф за 28 дни за оператори в Обединеното

Картите на шофьорите трябва да се изтеглят поне на всеки 28 календарни дни, докато единиците на превозните средства трябва да се изтеглят на всеки 90 дни. Изтеглените данни от тахографа трябва да бъдат анализирани и запазени за 12 месеца, тъй като ограничената памет на картата означава, че по-старата активност може да бъде презаписана и загубена.

Мениджърът по транспорта обикновено открива проблема в най-лошия възможен момент. Провежда се проверка от DVSA, експертът иска последните файлове на картите на шофьорите и последващи действия за нарушения, а последното изтегляне на един шофьор е извън изискваното време. Шофьорът може все още да е работил законно, но операторът не може да го докаже, защото доказателствата са изчезнали или никога не са били прегледани.

Затова правилата за изтегляне на тахограф за 28 дни не са просто напомняне в офиса. Те са част от системата за операторски лиценз за HGV, автобуси и автопаркове. Операторът, мениджърът по транспорта, шофьорите, служителите по съответствието и екипът по поддръжка всички трябва да имат ясна записка за това кой е изтеглил какво, кога е било проверено, какви проблеми са били открити и как бизнесът е реагирал.

Този наръчник разделя правното изискване от практическите контролни мерки. Той също така разглежда разликата, която причинява много проблеми на пътя: изтеглянето на записи на всеки 28 дни не е същото като носенето на необходимите записи на пътя. Съответният период за носене може да бъде 28 или 56 дни в зависимост от пътуването.

Календар за изтегляне може да помогне, но само календарът няма да демонстрира контрол. Файлът трябва да пристигне, да остане четим, да бъде анализиран и да доведе до документирано действие, когато има нарушение или липсващи доказателства. Практически преглед на дистанционното изтегляне е наличен в този наръчник за работни процеси за дистанционно изтегляне на тахограф.

Съдържание

• Въведение Защо правилото за 28 дни хваща операторите
  • Проблемът с доказателствата зад пропуснато изтегляне
  • Какво разделя този наръчник
• Правната основа зад изискването за изтегляне на 28 дни
  • От ангажимента за лиценз до ежедневния контрол
  • Закон, насоки и най-добри практики
• Правила за изтегляне срещу правила за носене и задържане
  • Кой часовник важи за кое пътуване
  • Задържането е контрол в задния офис
• Точно време, когато часовниците за 28 дни и 90 дни работят
  • Време за карта на шофьора
  • Време за единица на превозното средство
  • Вградете тригерите в администрацията на автопарка
• Какво се случва, когато пропуснете 28-дневния прозорец
  • Разделете проблема с данните от обвинението за шофиране
• Практическа система за съответствие, която ви държи в рамките на 28 дни
  • Поставете всяка времева задача на един контролен календар
  • Направете приемането на файлове и анализа явни
  • Запазете одобрението и подкрепящите доказателства
  • Покажете системата по време на одит
• Останете готови за одит и следващи стъпки за вашия автопарк

Въведение Защо правилото за 28 дни хваща операторите

Основната работа е да се докаже непрекъснат контрол на часовете на шофьорите пред DVSA и, когато е необходимо, пред Комисаря по транспорта. Това означава да се покаже повече от колекция от файлове на сървър. Трябва да демонстрирате, че картите на шофьорите са били изтеглени навреме, единиците на превозните средства са били изтеглени по собствен график, записите са били анализирани и последващите действия са били завършени.

Основният контрол е прост. Картите на шофьорите трябва да се изтеглят поне на всеки 28 календарни дни, а данните от единиците на превозните средства трябва да се изтеглят на всеки 90 дни. Изтеглените записи след това трябва да бъдат анализирани, за да се провери съответствието, а записите от тахографа трябва да останат налични за 12 месеца. Тези интервали и изискването за анализ са изложени в насоките за тахограф на GOV.UK.

Причината интервалът за картата на шофьора да е толкова важен е практическа, а не административна. Картата на шофьора съдържа около 28 дни средна активност. След като наличното пространство бъде използвано, най-старите данни се презаписват и губят, така че пропуснатото изтегляне може да създаде постоянна дупка в доказателствата на оператора. Работата с висока активност може допълнително да намали практическия период, тъй като картата може да съхранява по-малко от 28 дни, когато промените в активността са особено чести.

Проблемът с доказателствата зад пропуснато изтегляне

Представете си смесен автопарк, който извършва планирани доставки, случайна международна работа и договори за PSV. Офисът има електронна таблица, показваща очакваните изтегляния на карти, но картата на един агент не е била събрана преди шофьорът да спре да приема смени. Единицата на превозното средство е била изтеглена по график, но липсващите данни от картата означават, че офисът не може да завърши надежден преглед на часовете на шофьорите за този период.

Тази пропаст засяга няколко контрола наведнъж:

• Анализ на часовете на шофьорите: Анализаторът може да няма пълния запис на активността, необходим за разследване на възможни нарушения.
• Записи за работното време: Операторът може да няма доказателства, необходими за приложимия преглед на работното време.
• Дебрифинг на шофьорите: Мениджърът не може да обсъди справедливо нарушение, ако изходните данни са непълни.
• Месечни пакети за съответствие: Пакетът може да показва изключение при изтеглянето без задоволително обяснение или корективно действие.

Изтеглянето без анализ също е слабо доказателство. Файл, който седи в папка, не показва, че някой е проверил дейностите на шофьора, оценил резултата или предприел разумни стъпки за предотвратяване на повторение.

Какво разделя този наръчник

Часовникът за изтегляне за 28 дни важи за картите на шофьорите. Часовникът за 90 дни важи за единиците на превозните средства. Прозорецът за носене на пътя е отделен въпрос, а отговорът зависи от това дали пътуването е вътрешно в GB, AETR или международна работа между Обединеното кралство и ЕС.

За притежателя на операторски лиценз най-сигурният подход е да назначи всеки часовник на собственик, да запише датата на падежа, да запази оригиналния файл и да запази следите от прегледа. Това дава на мениджъра по транспорта нещо по-полезно от зелената отметка. То му дава доказателства за система на работа.

Правната основа зад изискването за изтегляне на 28 дни

Ангажиментите по операторския лиценз са отправната точка. Ангажиментът да се спазват часовете на шофьорите и правилата за тахографа, и да се водят правилни записи, създава постоянна управленска отговорност. Интервалът за изтегляне на картата на шофьора от 28 дни превръща тази широка отговорност в контрол с времеви рамки, който някой трябва да наблюдава.

Правната рамка свързва няколко задължения. Операторът трябва да организира работата така, че да могат да се спазват приложимите правила за часовете на шофьорите, да направи необходимите записи налични и да предприеме разумни стъпки за идентифициране и адресиране на несъответствия. Перспективата на Комисарите по транспорта относно безопасността, съответствието и отговорността подсилва практическото очакване, че операторите и мениджърите по транспорта се нуждаят от солидни процедури, редовно наблюдение и документирано корективно действие.

От ангажимента за лиценз до ежедневния контрол

Отговорността обикновено лежи на притежателя на операторски лиценз, дори когато бизнесът използва агенционни шофьори, подизпълнители или превозни средства, предоставени по търговски споразумения. Друга компания може да извърши задача, но притежателят на лиценза все още трябва да знае какъв контрол е бил назначен, какви доказателства са били получени и какво се е случило, когато процесът е провалил.

Мениджърите по транспорта предоставят професионален надзор. Шофьорите трябва да използват картите си правилно и да информират оператора за проблеми. Екипите по съответствието трябва да поддържат календара, да търсят липсващи данни и да защитават следите от одит. Инженерите на автопарка и доставчиците на поддръжка може да не притежават процеса на тахографа, но промени в превозното средство, повреди на единицата и разпореждане с превозното средство могат да създадат събития, които изискват по-ранно изтегляне.

Практическата последователност е:

1. Включете ангажимента в процедура. Уточнете кой е отговорен за картите на шофьорите, единиците на превозните средства, анализа, прегледа на нарушенията и съхранението на записите.
2. Създайте времеви контроли. Проследявайте всяка карта на шофьора спрямо последното успешно изтегляне и всяка единица на превозното средство спрямо последното й изтегляне.
3. Проверете изходните данни. Потвърдете, че очакваните записи на шофьорите и превозните средства са налични и четими.
4. Анализирайте записите. Прегледайте часовете на шофьорите, работното време, където е приложимо, събитията от тахографа и изключенията с липсващи данни.
5. Действайте и запазете доказателства. Дебрифирайте шофьора, запишете обяснения, получете одобрение, където е необходимо, и запазете резултата от одита.