Съответствие на превозни средства, което издържа на проверка от DVSA

Проверка от DVSA рядко е свързана само с един липсващ документ. Става въпрос за това дали цялата ви система показва контрол. Ако проверяващ, служител по прилагане на закона или Трафик комисар (Traffic Commissioner) попита как знаете, че превозното средство е било инспектирано навреме, че шофьорът е имал право да го управлява, че дефектите са били докладвани и отстранени, и че проблемите с тахографа са били разрешени, ви е необходимо доказателство, което можете бързо и надеждно да предоставите.

Това е, което означава съответствието на превозните средства на практика за оператор в Обединеното кралство. То не е политика на рафта. То е работна рутина за превозни средства, ремаркета, шофьори и записи, подкрепена от дати, подписи, доказателства за корекции и ясни управленски действия. Когато системата е надеждна, проверките на пътя са по-лесни за управление, одитите са по-малко смущаващи и рискът от загуба на лиценз е по-нисък.

Какво означава съответствието на превозните средства за оператор в Обединеното кралство

За оператор на стоки или пътници в Обединеното кралство, съответствието на превозните средства означава изпълнение на задълженията, свързани с операторската лицензия, и способността да го докажете. Това включва поддържане на превозните средства в изправност, организиране на редовни инспекции за безопасност, навременно извършване на MOT или годишен тест, управление на дефекти, проверка на правото на шофьорите и поддържане на правилни записи, налични за инспекция.

В термини на операторска лицензия, това важи навсякъде, където работите в обхвата на лицензионния режим. Това включва оператори на HGV, оператори на PSV, много смесени флоти и оператори, използващи ремаркета, които трябва да бъдат контролирани и инспектирани по същия начин като моторизирани превозни средства. То също е важно за по-леки флоти и операции с ванове, където безопасността на пътя, проверките на шофьорите и записите за поддръжка все още могат да бъдат подложени на проверка, особено ако вашият бизнес модел, профил на товара или оперативен модел ви поставят пред прилагане на закона.

Правната рамка не е еднаква за всеки флот, но стандартът за управление е подобен. Транспортен бизнес с артикули, оператор на автобуси, куриерски флот, собственик-шофьор и транспортен мениджър, който наблюдава подизпълнители, всички се нуждаят от система, която отговаря на същите въпроси.

Кой е отговорен зависи от ролята, но не по начин, който позволява появата на пропуски. Директорите са отговорни за бизнеса. Номинираният транспортен мениджър е отговорен за ефективното и непрекъснато управление на транспортните дейности. Доставчиците на работилници, монтажниците и шофьорите всеки имат своята роля, но операторът остава отговорен за стандарта на безопасност на пътя и воденето на записи.

В Обединеното кралство практическата отправна точка е Ръководството на DVSA за поддържане на безопасността на пътя. Това е ежедневната отправна точка за интервали на инспекции, докладване на дефекти, доказателства за производителност на спирачките, задържане на записи и системи. Ако оперирате международно, може да има по-широки правила на ЕС относно часовете на шофьорите и тахографите, но за страната на операторската лицензия по отношение на безопасността на пътя и доказателствата за одит, режимът на Обединеното кралство и очакванията на DVSA и Трафик комисаря са важни.

Записите, които трябва да поддържате и доказвате

Съответстващ оператор трябва да може да предостави основни записи без забавяне. Ако вашите доказателства са разпръснати между хартиени файлове, имейли от работилницата, електронни таблици и индивидуални телефони, извличането става проблем дори преди някой да погледне съдържанието.

За превозни средства и ремаркета основният файл трябва да включва:

• данни за превозното средство, регистрация, VIN, данни за сертификация, където е уместно, данъчен и застрахователен статус
• данни за ремаркето, идентификационен номер, данни за сертификация и история на инспекциите
• записи от планирания поддръжка, показващи насрочени инспекции за безопасност
• завършени листове за инспекция, с находки, показания на спирачките, където са записани, и подпис
• записи за ремонти и фактури
• доказателства, че дефектите са били отстранени, а не само докладвани
• история на MOT или годишния тест и предстоящи дати
• записи за калибриране, където е уместно
• интервали за PMI или инспекции за безопасност и всякакви упълномощени промени в тези интервали
• записи на превозни средства или ремаркета, поставени VOR и върнати в експлоатация

За шофьорите, трябва да можете да покажете:

• проверки на шофьорските лицензи и последващи действия
• записи за правото на работа, където е необходимо от вашия процес
• статус на Driver CPC
• данни за DQC и проследяване на изтичането
• декларации на шофьорите и записи от индукция
• данни за тахографски карти и графици за изтегляне
• доклади за нарушения, потвърждения и всякакви обучения или дисциплинарни действия

За администрацията на операторската лицензия, също така ви е необходим поддържащ файл, който показва вашата власт и контрол:

• данни за операторската лицензия и лимити на упълномощаване
• информация за операционния център
• споразумения с доставчици на поддръжка или уговорки с работилници
• данни за транспортния мениджър
• застрахователни записи
• кореспонденция, свързана с ангажименти, промени в поддръжката или регулаторни действия
• копия или записи, свързани с VOL, където администрацията на лицензите се управлява онлайн

Тестът не е дали документ съществува някъде. Тестът е дали е актуален, пълен и свързан с действие. Лист за инспекция за безопасност с съветващи елементи, но без доказателства за ремонт, е непълен. Доклад за дефект без подпис от лицето, което го е поправило, е слаб. Проверка на шофьорски лиценз, извършена веднъж при индукция и никога повторена, не е система.

Тук последователността също е важна. Ако един депо записва дефекти на гуми в свободен текст, друг използва хартиен блок, а трети разчита на паметта на работилницата, нямате стандартно доказателство. По време на одит, несъответствието често изглежда като загуба на контрол.

Когато превозно средство е ново добавено към флота, записът трябва да започне преди то да завърти колело. Ние го посочваме в нашето ръководство за въвеждане на превозно средство в експлоатация с правилните записи за съответствие от първия ден.

Как да контролирате инспекциите, MOT и дати за годишен тест

Повечето провали на съответствието не са причинени от незнание на правилото. Те са причинени от слабо планиране, пропуснати дати и дефекти, които са оставени да се задържат.

Планирането на инспекциите за безопасност трябва да бъде изградена около фиксиран напреднал планировчик. Интервалът трябва да отразява използването на превозното средство, пробега, товара, пътните условия и указанията на производителя, и трябва да остане в рамките на това, което вашата система за поддръжка и ангажименти поддържат. Шестседмичните инспекции са чести в много HGV операции, но няма единствено правилен интервал за всеки флот. Ключовият момент е, че интервалът трябва да бъде обоснован и след това спазен.

Планировчикът трябва да показва, за всяко превозно средство и ремарке:

• дата на последната инспекция
• следваща дата
• честота на инспекцията
• статус на резервация в работилницата
• дали единицата е налична или VOR
• дали остават отворени свързани дефекти

Използването на ISO седмица може да помогне на депата и работилниците да планират капацитета през годината, особено когато флотовете работят с фиксирани инспекционни цикли. То намалява объркването около края на месеца и публичните празници, но само ако всички използват същата логика на календара.

Контролът на MOT и годишния тест изисква същата дисциплина. За HGV и PSV, датите на годишния тест трябва да бъдат видими предварително, с резервации направени достатъчно рано, за да се справят с провалите и повторните тестове без да се стигне до изтичане. За други съответни превозни средства, датите на MOT трябва да се проследяват централизирано, а не да се оставят на местни напомняния. Операторите често се сблъскват с проблеми не защото са забравили, че тестът съществува, а защото са предположили, че резервация, преминаване или повторен тест е бил обработен от някой друг.

Управлението на дефекти е мястото, където планираното съответствие среща реалната операция. Шофьорите трябва да извършват ежедневни проверки и незабавно да докладват за дефекти. Докладът трябва да отиде на контролирано място, а не в текстово съобщение. Решението след това трябва да бъде ясно:

• може ли дефектът да изчака планирания ремонт без да повлияе на безопасността на пътя или законността
• трябва ли превозното средство или ремаркето да бъде изтеглено от пътя
• нужно ли е да бъде маркирано VOR в очакване на инспекция или ремонт

Това решение трябва да бъде документирано, заедно с това, кой го е взел и кога. Ако по-късно бъде издадено забрана, вашият файл трябва да показва какво е било известно и какво действие е било предприето. Нашата статия за какво означава PG9 за вашето превозно средство и риска от лиценз обяснява защо нерешените дефекти могат бързо да станат по-широк проблем с операторската лицензия.

Надеждната система също проверява за повторни дефекти. Една повреда на лампа може да е рутинна. Повторен дисбаланс на спирачките, модели на износване на гуми, повреди на каросерията или електрически проблеми с ремаркета сочат към проблем с контрола на поддръжката. DVSA и Трафик комисарът ще търсят дали управлението забелязва тези модели и действа по тях.

Къде се вписват шофьорите и тахографите в съответствието на превозните средства

Съответствието на превозните средства не е само за превозното средство. Шофьорите са част от системата за контрол, а слабото администриране на шофьорите често разкрива по-широки недостатъци.

Започнете с правото. Проверките на шофьорските лицензи трябва да бъдат основани на риск и повторени с честота, която отразява профила на шофьора и вашата операция. Трябва да знаете, че шофьорът притежава правилната категория, не е загубил правото си и не носи санкции, които изискват управленско действие. Проверката трябва да бъде записана, датирана и приписана.

След това идва контролът на Driver CPC и DQC. Ако шофьорът се нуждае от Driver CPC за работата, която извършва, трябва да знаете статуса на обучението им и дали техният DQC остава валиден. Датите на изтичане трябва да се проследяват преди да станат спешни. Шофьор, който в противен случай е нает, все още може да стане неизползваем за регулирана работа, ако това бъде пропуснато.

Тахографите са друга основна част от картината. За операции в обхвата, изтеглянията на карти и единици на превозни средства трябва да бъдат завършени по график, анализирани, прегледани и предприети действия. Анализ, който остава нечетен в папка, не е система за съответствие. Нуждаете се от доказателства за управленски преглед, дебрифинг на шофьора, където е необходимо, и действия по нарушения, липсващи пробези, неразпределено шофиране, предполагаемо злоупотреба с карта или повторни нарушения на правилата.

Това е важно извън прилагането на часовете на шофьорите. Данните от тахографа могат да подкрепят по-широкото съответствие на превозните средства, показвайки дали превозното средство е било наистина налично за инспекция, дали единицата е била използвана, докато е била предполагаемо VOR, или дали шофьорът е работил по начин, който увеличава риска от поддръжка и безопасност.

Позицията на Обединеното кралство относно тахографите и часовете на шофьорите в общи линии следва запазените правила на ЕС за много операции, но операторите не трябва да предполагат, че всяка точка на ниво ЕС важи идентично в Обединеното кралство във всеки случай. Вътрешните правила, изключенията и администрацията след Брекзит могат да се различават. Това, което не се различава, е очакването, че ако вашата операция е в обхвата, вашият процес на изтегляне, анализ и последващи действия трябва да бъде надежден.

За агенции, подизпълнители и смесени флоти, тук системите често се провалят. Шофьор може да пристигне с валиден лиценз, но без актуален DQC. Тахографската карта може да не бъде изтеглена, защото шофьорът не е в обичайния ви график. Проверка на лиценза може да бъде направена по имейл без одитна следа. Това са избежими слабости.

Какво очакват да видят DVSA и Трафик комисарят

Когато DVSA посети или когато случай достигне до Трафик комисаря, те не търсят полирани формулировки. Те търсят доказателства, че операторът е под контрол.

Надеждната система за съответствие обикновено показва тези характеристики:

• отговорностите са ясни
• датите са планирани предварително
• пропуснатите събития са видими, а не скрити
• дефектите са докладвани, оценени, ремонтирани и подписани
• записите са пълни и лесни за извличане
• изключенията предизвикват управленски действия
• висши лица преглеждат представянето, а не само административното завършване

На пътя, това може да означава, че шофьорът може да идентифицира процеса на докладване на дефекти и да предостави необходимото. При разследване, това може да означава, че можете да предоставите листове за инспекция, доказателства за производителност на спирачките, история на ремонтите и последващи действия по тахографа за избран период, без да прекарвате дни в събиране на информация. На публично разследване или преглед на лиценз, това означава, че вашите записи подкрепят вашето обяснение.

Трафик комисарят също ще разгледа дали транспортният мениджър упражнява непрекъснато и ефективно управление. Ако файлът показва повторни късни инспекции, нерешени дефекти, липса на доказателства за проверки на лицензи или липса на действия по нарушения на тахографа, това става въпрос за управленска компетентност, а не само за документация.

Проверки на застраховка и идентичност на превозни средства също имат своето място. Операторите трябва да могат да потвърдят покритие и да поддържат записи, съответстващи на действителните превозни средства в употреба. askMID, предоставено чрез Бюрото на застрахователите на автомобили (Motor Insurers' Bureau, MIB), може да помогне за проверка дали превозното средство се появява в Моторната база данни за застраховане, но не замества вашите собствени контролни и записни системи. Това е проверка, а не вашата основна система.

Същият принцип важи и за данните на DVLA, системите на работилниците и администрацията на лицензите чрез VOL. Външните източници са важни, но не премахват необходимостта от вашия собствен контролирани процес.

Как една система помага на транспортните мениджъри да останат под контрол

Транспортните мениджъри обикновено не губят контрол, защото не разбират съответствието. Те губят контрол, защото информацията е разпределена на твърде много места, сроковете разчитат на паметта и доказателствата е трудно да се съберат, когато нещо се обърка.

Затова изградихме Operator Compliance като една система за работа с операторска лицензия. Ние управляваме камиони под операторска лицензия чрез Fleeta Limited, така че продуктът е оформен около начина, по който съответствието трябва да работи в реални флоти и около Ръководството на DVSA за поддържане на безопасността на пътя.

На практика, една система помага, като събира:

• записи за превозни средства и ремаркета
• планировчици на инспекции и дати за изпълнение
• проследяване на MOT и годишен тест
• докладване на дефекти и доказателства за корекции
• мониторинг на шофьорски лицензи, Driver CPC и DQC
• записи за анализ на тахографи
• подписани потвърждения и одитни следи
• отчетност, която показва какво е дължимо, просрочено, отворено или в риск

Това променя ежедневната работа. Вместо да търсят из между електронни таблици, имейли и хартиени файлове, транспортният офис може да види предстоящите срокове, да преследва липсващи записи и да докаже, че е предприето действие. Дейността на работилницата и администрацията на шофьорите са в същата картина на съответствието, което прави изключенията по-лесни за забелязване.

Това също подобрява предаването и устойчивостта. Ако един човек отсъства, системата все още показва какво е дължимо тази седмица, какво е VOR, кои резервации за годишен тест са в очакване и кои шофьори се нуждаят от внимание. Това е важно в по-малки операции, толкова колкото и в по-големи.

За оператори с вече съществуващи системи, интеграцията също е важна. Някои флоти искат данни за съответствие да захранват други инструменти или да получават актуализации от тях. OperatorCompliance може да работи в тази по-широка среда чрез REST API и уебхукове, така че събития и записи не трябва да бъдат повторно въвеждани, ако вашата операция вече използва свързани платформи. Когато бизнесите изграждат по-широки отчети за флота или работни потоци, подпомагани от AI, връзките с инструменти за разработчици и услуги за данни могат да направят доказателствата за съответствие по-използваеми в цялата операция. Ако това е важно за вашата настройка, нашата информация за разработчици за свързани системи за флота обяснява как подхождаме към интеграцията.

Важното не е софтуерът сам по себе си. Важното е да имате система, която издържа, когато превозното средство бъде спряно, когато DVSA поиска записи или когато Трафик комисарят иска да знае как управлявате своите ангажименти по лиценза. Добро съответствие на превозните средства е видимо, рутинно и доказано. Ако зависи от един собственик на електронна таблица или от архив, който има смисъл само за едно депо, то е крехко.

Operator Compliance е проектиран да замени тази крехкост с ясен, одитируем процес, който транспортните мениджъри и операторите наистина могат да управляват. Ако искате да видите как нашата система за съответствие се сравнява с други начини за управление на записи за операторска лицензия, това е практичното място за начало.