Awaryjne zatrzymania na drodze bez luk w zgodności

Awarie na drodze stają się problemem zgodności w momencie, gdy kierowca się zatrzymuje. Presja komercyjna zawsze polega na tym, aby jak najszybciej uruchomić pojazd, zabezpieczyć ładunek, uspokoić klienta i wznowić trasę. To wszystko jest realne, ale dla posiadacza licencji operatora ślad papierowy ma równie duże znaczenie. Jeśli dokumentacja jest słaba, prosta awaria mechaniczna może przerodzić się w pytania dotyczące kontroli konserwacji, raportowania przez kierowcę, dokładności tachografu i tego, czy pojazd został ponownie wprowadzony do eksploatacji bez odpowiednich dowodów.

Najbezpieczniejszym podejściem jest traktowanie każdej awarii jako incydentu, który wymaga jednego kompletnego pliku. Plik ten powinien pokazywać, co kierowca znalazł, kto został poinformowany, jakie naprawy zostały przeprowadzone, jakie kontrole zostały wykonane przed ponownym uruchomieniem pojazdu, jak kierowca rejestrował czas oraz co się stało, jeśli zaangażowała się DVSA (Agencja Bezpieczeństwa Drogowego). To praktyczny standard zgodności po awarii HGV na drodze, a ta sama dyscyplina pomaga również flotom furgonetek, autobusów i autokarów.

Co należy zarejestrować, gdy awaria wystąpi

Pierwszym zapisem jest raport usterek kierowcy. Jeśli usterka pojawi się w trakcie zmiany, kierowca powinien zgłosić ją tak szybko, jak to możliwe, nie tylko na koniec dnia. W terminach licencjonowania operatorów w Wielkiej Brytanii, ten raport jest częścią dowodu, że kierowca zidentyfikował usterkę, a operator podjął działania.

Minimum, co chcemy, aby kierowca zarejestrował:

• data i godzina awarii
• dokładna lokalizacja lub najbliższa bezpieczna i identyfikowalna lokalizacja
• numer rejestracyjny, numer przyczepy, jeśli dotyczy, oraz numer floty
• imię kierowcy
• wyraźny opis objawów, a nie tylko „zepsuty”
• czy pojawiły się jakiekolwiek kontrolki ostrzegawcze
• czy pojazd został unieruchomiony, dotarł do bezpiecznego miejsca, czy został odholowany
• czy ładunek, pasażerowie lub towary w kontrolowanej temperaturze zostały dotknięte
• czy obecna była policja, National Highways, pomoc drogowa lub DVSA
• czy pojazd został zadeklarowany jako VOR

Ten raport powinien być oddzielony od jakiejkolwiek nieformalnej rozmowy telefonicznej lub wątku wiadomości. Menedżer transportu potrzebuje formalnego wpisu o usterce, który można zarchiwizować w odniesieniu do pojazdu i, jeśli to konieczne, przyczepy. Jeśli kierowca już wykonał codzienną kontrolę, nowa usterka powinna być nadal wpisana jako usterka w eksploatacji. Nie wystarczy polegać na tym, że usterka nie występowała wcześniej w ciągu dnia.

Kto musi być poinformowany, zależy od operacji, ale minimalny wewnętrzny łańcuch zazwyczaj obejmuje biuro transportowe lub menedżera dyżurnego, osobę kontrolującą konserwację oraz zespół obsługujący klienta, jeśli trasa, ładunek lub usługa są dotknięte. Jeśli pojazd jest wynajmowany, leasingowany lub objęty zewnętrzną umową konserwacyjną, odpowiedni dostawca powinien być również niezwłocznie powiadomiony. Jeśli awaria wpływa na ubezpieczenie, prawo do pomocy drogowej lub kontrole tożsamości pojazdu, operatorzy mogą również potrzebować dostępu do danych polisy i pojazdu, a niektóre floty weryfikują dokumenty przez askMID z Biurem Ubezpieczycieli Motoryzacyjnych, czyli MIB, podczas zajmowania się incydentami i obecnością osób trzecich.

Jeśli usterka ma oczywiste implikacje dla bezpieczeństwa drogowego, instrukcja dla kierowcy powinna być jasna. Nie kontynuować, chyba że pojazd może legalnie i bezpiecznie się poruszać. To brzmi oczywiście, ale wiele problemów z zgodnością zaczyna się od nieformalnej oceny, że pojazd jest „prawdopodobnie w porządku na kilka mil”.

Jak dokumentować naprawy na drodze przez stronę trzecią

Naprawa na drodze wykonana przez stronę trzecią jest zgodna tylko wtedy, gdy operator może pokazać, co zostało znalezione, co zostało zrobione i dlaczego pojazd uznano za zdolny do ruchu po naprawie. Ustne zapewnienie mechanika nie wystarczy samo w sobie.

Oczekujemy, że naprawca na drodze dostarczy dowody, które obejmują:

• nazwa firmy naprawcy
• data, godzina i miejsce interwencji
• identyfikacja pojazdu i przyczepy
• zgłoszona usterka
• diagnoza
• wykonane prace
• zamontowane części, jeśli takie były
• jakiekolwiek ograniczenia w użyciu, takie jak „powrót do bazy tylko” lub „naprawa tymczasowa”
• imię lub podpis osoby, która przeprowadziła naprawę

Jeśli naprawa była tymczasowa, dokumentacja powinna to wskazywać. Naprawy tymczasowe są jednym z głównych obszarów, w których pojawiają się luki w zgodności. Wąż zaciśnięty, izolowane okablowanie, załatwiona linia powietrzna lub problem z końcem koła, który stał się wystarczająco mobilny do odholowania, mogą wystarczyć, aby dotrzeć do bazy, ale nie wystarczą, aby przywrócić pojazd do normalnej eksploatacji. Plik konserwacyjny musi pokazywać, że tymczasowe działania na drodze zostały następnie uzupełnione odpowiednią naprawą w warsztacie.

Naprawa powinna być następnie zatwierdzona przez upoważnioną osobę operatora. W praktyce może to być monter, kierownik warsztatu, dostawca konserwacji lub menedżer transportu, w zależności od struktury systemu konserwacji. Kluczowym punktem jest to, że operator przyjmuje odpowiedzialność za zapisanie, że usterka została naprawiona, a nie tylko że ktoś był obecny.

Ta dokumentacja powinna być dodana do historii konserwacji pojazdu z taką samą dyscypliną jak zapis inspekcji bezpieczeństwa. Powinna znajdować się z raportem usterek, fakturą za naprawę lub arkuszem roboczym, jakąkolwiek notą o odholowaniu oraz wszelkimi późniejszymi inspekcjami warsztatowymi. Jeśli w awarii brała udział przyczepa, plik przyczepy powinien również zawierać dokumenty. Jeśli usterka wpłynęła na harmonogram inspekcji bezpieczeństwa, należy zanotować, czy planowany interwał inspekcji został zachowany, czy przeprowadzono dodatkową inspekcję.

To właśnie tutaj jeden system pomaga. Jeśli raport o usterkach, arkusz roboczy na drodze, zatwierdzenia i daty VOR są rozdzielone między e-maile, WhatsApp, papierowy dziennik i arkusz konserwacji, plik Komisarza Ruchu Staje się trudniejszy do obrony. Zbudowaliśmy Operator Compliance, aby utrzymać te dowody razem, zgodnie z przewodnikiem DVSA dotyczącym utrzymania sprawności drogowej i praktycznymi wymaganiami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji oczekiwanymi przez menedżerów transportu. Nasze wytyczne dotyczące zakazów na drodze i zatrzymań PG9 są zgodne z tą samą zasadą.

Kontrole przed przyjęciem pojazdu z powrotem jako sprawnego do ruchu

Naprawa na drodze może uruchomić pojazd, ale operator nadal musi zdecydować, czy to wystarczy, aby przywrócić pojazd do eksploatacji. Decyzja powinna być oparta na dowodach, a nie na wygodzie.

Przed przyjęciem pojazdu z powrotem jako sprawnego do ruchu, oczekujemy praktycznych kontroli, takich jak:

• potwierdzenie pierwotnej usterki i dokładnie, jak została naprawiona
• ponowna kontrola przez kierowcę, gdzie to bezpieczne i istotne, aby potwierdzić, że objawy usterki zniknęły
• potwierdzenie, że żadne inne systemy krytyczne dla bezpieczeństwa nie zostały dotknięte
• jeśli były zaangażowane kontrolki ostrzegawcze lub kody błędów, potwierdzenie ich statusu
• gdzie to istotne, wydajność hamulców, odczucie kierownicy, ciśnienie powietrza, oświetlenie, stan opon, bezpieczeństwo kół i bezpieczeństwo sprzęgu
• potwierdzenie, że wszelkie problemy z zabezpieczeniem ładunku zostały rozwiązane
• jeśli usterka przyczepy spowodowała zatrzymanie, potwierdzenie, że zarówno ciągnik, jak i przyczepa zostały sprawdzone pod kątem uszkodzeń lub związanych usterek

Poziom kontroli zależy od usterki. Prosta wymiana żarówki nie jest tym samym co problem z hamulcami, kierowaniem, zawieszeniem lub końcem koła. Ostrożny operator będzie eskalował krytyczne dla bezpieczeństwa naprawy na drodze do inspekcji warsztatowej, zanim pojazd wznowi normalną pracę, nawet jeśli może legalnie poruszać się z pobocza.

Z tego powodu wielu operatorów używa trzech statusów zamiast prostego tak lub nie:

• naprawiony i gotowy do kontynuacji usługi
• naprawiony tylko do kontrolowanego ruchu, takiego jak powrót do bazy lub warsztatu
• nie naprawiony, tylko do odholowania

Ta wewnętrzna dyscyplina ma znaczenie. Jeśli praca na drodze była wystarczająca tylko do usunięcia pojazdu z jezdni, dokumenty powinny to jasno wskazywać. Nie powinno później wydawać się, że operator traktował tymczasową naprawę na drodze jako pełną naprawę.

Gdy usterki są poważne lub powtarzające się, menedżer transportu powinien również spojrzeć szerzej. Czy to była izolowana awaria, słabe codzienne raportowanie usterek, pominięta konserwacja prewencyjna, czy powracający problem z danym typem jednostki lub przyczepy? Pojedyncza awaria może ujawnić trend w konserwacji.

Rekordy tachografu, gdy kierowca czeka, pomaga lub jest odholowywany

Rekordy tachografu podczas awarii są często niechlujne, ponieważ dzień kierowcy przestaje przebiegać zgodnie z planem. Najbezpieczniejsze podejście to utrzymanie rekordu dokładnego do tego, co kierowca faktycznie robi na każdym etapie.

Jeśli kierowca po prostu czeka i ma swobodę dysponowania swoim czasem, przerwa lub odpoczynek mogą być odpowiednie w zależności od okoliczności. Jeśli kierowca musi pozostać z pojazdem, współpracować z pomocą drogową, zabezpieczyć miejsce, nadzorować ładunek, pomagać w dostępie lub w inny sposób pozostawać odpowiedzialnym za pracę, to bardziej prawdopodobne, że będzie to inna praca lub, w niektórych przypadkach, dostępność, a nie przerwa. Dokładny tryb zależy od faktów, dlatego doradzamy kierowcom i menedżerom, aby byli ostrożni i unikali zgłaszania przerwy, chyba że prawne warunki dla przerwy są rzeczywiście spełnione.

Jako praktyczna zasada:

• aktywny raport usterek, kontakt z władzami, organizowanie pomocy drogowej, pomoc w naprawie lub transferze ładunku oraz kontrole pojazdu powinny być rejestrowane jako inna praca
• czekanie, gdy czas jest znany z góry i kierowca nie jest zobowiązany do pracy, może być traktowane jako dostępność
• przerwa powinna być używana tylko wtedy, gdy kierowca jest rzeczywiście na kwalifikowanej przerwie i wolny od obowiązków służbowych
• jeśli kierowca jest odholowywany jako pasażer, należy zarejestrować okres zgodnie z tym, co kierowca faktycznie robi i prowadzić notatki, jeśli sytuacja jest nietypowa

Jeśli zapis nie może być poprawnie zarejestrowany na jednostce, mogą być potrzebne zapisy ręczne. Kierowcy powinni wykonać wydruk lub ręczny wpis tam, gdzie to konieczne, i zanotować powód, taki jak awaria, naprawa na drodze lub odholowanie. Notatka powinna zawierać datę, czas i miejsce, a kierowca powinien ją podpisać, jeśli w ten sposób jest tworzony zapis. Celem nie jest tworzenie dodatkowej dokumentacji dla samej dokumentacji. Chodzi o to, aby upewnić się, że każdy, kto później przegląda dzień, może zrozumieć, dlaczego ślad wygląda nieregularnie.

Dla flot mieszanych pamiętaj, że przepisy UK dotyczące godzin pracy kierowców i tachografów mogą różnić się szczegółami od ogólnych przepisów UE, szczególnie w zależności od typu pojazdu, trasy i reżimu prawnego. Gdzie stosują się przepisy UE, powinny być przestrzegane jako takie. Gdzie stosują się przepisy krajowe, prowadzenie dokumentacji nadal musi być wystarczająco jasne, aby wyjaśnić czas kierowcy. Jeśli awaria powoduje nieuniknione przedłużenie lub wyjątkową sytuację, kierowca powinien dokonać wymaganego pisemnego wpisu w rejestrze, a operator powinien go zachować.

To jeden z powodów, dla których operatorzy chcą, aby dowody tachografu i notatki incydentów były w tym samym miejscu. Często widzimy, że strona konserwacyjna jest trzymana w jednym systemie, a wyjaśnienie kierowcy gdzie indziej. To jest trudniejsze do obrony niż jeden spójny zapis.

Co zrobić, jeśli DVSA wyda zakaz na drodze

Jeśli DVSA wyda zakaz, pojazd, przyczepa lub oba zostały znalezione z usterką na tyle poważną, aby ograniczyć użycie. W praktyce oznacza to, że jednostka nie może po prostu wrócić do eksploatacji, ponieważ operator uważa, że problem został rozwiązany. Warunki zakazu kontrolują, co się dzieje dalej.

Zakaz może być natychmiastowy lub opóźniony. Natychmiastowy zakaz oznacza, że użycie jest natychmiast wstrzymane, z zastrzeżeniem wszelkich dozwolonych ruchów. Opóźniony zakaz pozwala na ograniczone dalsze użycie do określonego czasu, ale operatorzy powinni nadal traktować to poważnie i szybko naprawić usterkę.

Pierwszym krokiem jest zachowanie zawiadomienia o zakazie i zapisanie:

• jaką usterkę podano
• czy dotyczyła pojazdu, przyczepy, czy obu
• czy był to zakaz natychmiastowy, czy opóźniony
• jakiekolwiek warunki dotyczące ruchu
• imię egzaminatora, jeśli podano
• datę, czas i miejsce wydania

Usunięcie usterki oznacza więcej niż naprawienie usterki. Operator potrzebuje dowodów, że zakaz został spełniony, zanim pojazd zostanie ponownie użyty. W zależności od usterki i warunków zawiadomienia, może to obejmować dowody naprawy, dowody inspekcji i, w razie potrzeby, formalne zatwierdzenie przez upoważnionego egzaminatora lub proces stacji testowej. Operatorzy powinni przestrzegać instrukcji zawartych w samym zawiadomieniu oraz wszelkich towarzyszących wytycznych DVSA. Nie zakładaj, że sama faktura warsztatowa zawsze jest wystarczająca.

Dokumenty do zachowania powinny obejmować zakaz, arkusz roboczy naprawy, wszelkie zapisy części, wszelkie zatwierdzenia montera, wszelkie późniejsze wyniki inspekcji lub testów oraz własny zapis decyzji operatora dotyczący powrotu pojazdu ze statusu VOR. Jeśli zakaz spowodował pominięcie inspekcji, odwołanie trasy, problem z godzinami pracy kierowcy lub roszczenie klienta, zachowaj również te powiązane dokumenty.

Gdy wydany zostanie zakaz, menedżer transportu powinien ocenić, czy wymaga to szerszych działań. Może to oznaczać sprawdzenie podobnych pojazdów, przegląd wydajności dostawcy konserwacji lub ocenę, czy usterka powinna być zgłoszona wewnętrznie jako problem z kontrolą konserwacji. Nasze praktyczne notatki dotyczące zakazów i zatrzymań PG9 szczegółowo omawiają stronę operacyjną.

Plik, którego oczekiwałby Komisarz Ruchu po incydencie

Po awarii na drodze, szczególnie takiej, która dotyczy poważnej usterki lub zakazu, Komisarz Ruchu oczekiwałby wyraźnego śladu audytowego. Nie stosu niepowiązanych dokumentów, ale jednego spójnego pliku pokazującego kontrolę.

Dobry plik po incydencie zazwyczaj zawiera:

• raport usterek kierowcy
• czas i metodę wewnętrznego powiadomienia
• czasy rozpoczęcia i zakończenia VOR
• szczegóły pomocy drogowej lub obecności przy odholowaniu
• arkusz roboczy naprawy przez stronę trzecią i fakturę
• wszelkie zdjęcia
• wszelkie wydruki tachografu lub ręczne zapisy wyjaśniające dzień
• wszelkie dokumenty dotyczące zakazu DVSA lub kontroli na drodze
• inspekcję warsztatową i zatwierdzenie naprawy
• decyzję zatwierdzającą powrót do eksploatacji
• wszelką notatkę przeglądową od menedżera transportu
• dowody wszelkich działań prewencyjnych podjętych później

Ten ostatni punkt ma znaczenie. Jeśli incydent ujawnił słaby proces, plik powinien pokazywać, co się zmieniło. Może to być zaktualizowana instrukcja dla kierowcy, nowa zasada eskalacji dla napraw tymczasowych lub decyzja, że pewne usterki na drodze muszą zawsze być widziane w warsztacie przed wznowieniem normalnego użytkowania.

Przygotowanie wcześniej jest proste, ale musi istnieć przed dzwonkiem telefonu. Zalecamy trzy rzeczy.

Po pierwsze, jeden uzgodniony proces. Kierowcy, pracownicy biura transportowego, pracownicy warsztatu i menedżerowie dyżurni powinni znać te same kroki. Kto odbiera pierwszy telefon, kto ogłasza VOR, kto zatwierdza naprawę na drodze, kto sprawdza notatki tachografu i kto podpisuje pojazd z powrotem do eksploatacji, nie powinno być improwizowane.

Po drugie, kontakty dostawców, które odpowiadają obszarom, w których flota faktycznie działa. Zachowaj aktualne dane dotyczące pomocy drogowej, wsparcia opon, mobilnych techników, specjalistów od przyczep i pokrycia warsztatowego w regionach, w których poruszają się Twoje pojazdy, oraz zachowaj prostą referencję, taką jak wyjaśnienie zakazów PG9 i S, gdzie biuro może je znaleźć. Jeśli działasz na poziomie krajowym, lokalny numer warsztatu w jednej szufladzie nie wystarczy.

Po trzecie, jedno miejsce do rejestrowania szczegółów incydentu. Nie pięć miejsc. Jeden zapis powinien zawierać usterkę, kontakty, dokumenty, zatwierdzenia i działania następcze. To różnica między zarządzalnym plikiem zgodności a chaosem przed publicznym przesłuchaniem. W Operator Compliance to standard, do którego dążymy, ponieważ Fleeta Limited działa na podstawie licencji operatora i zbudowała system wokół zestawu dokumentów, które operatorzy są faktycznie zobowiązani przedstawić.

Dla operatorów, którzy chcą zaostrzyć proces przed następnym incydentem, nasze oprogramowanie do zgodności z licencją operatora dla jednego zintegrowanego zapisu jest zaprojektowane, aby utrzymać dowody pojazdu, przyczepy i kierowcy razem, a nasz zespół może omówić przepływ pracy, który chcesz wdrożyć. Jeśli Twoja szersza struktura wymaga przesyłania danych między systemami, wspieramy również prace integracyjne przez REST API i webhooki, a Fleetalyse i Logivo.AI często są częścią szerszej rozmowy o zgodności.

Kiedy pojazd ulega awarii, szybkość ma znaczenie. Ale operator, który wychodzi z tego czysto, to ten, który może pokazać, w kolejności, co się wydarzyło, co zostało naprawione, dlaczego pojazd uznano za sprawny do ruchu, jak zarejestrowano czas kierowcy i co zrobiono później, aby zapobiec powtórzeniu. Tak wygląda prawidłowa zgodność po awarii HGV na drodze w praktyce.