Păstrați înregistrările licenței de operator într-un sistem de lucru

Dacă doriți să știți cum să păstrați înregistrările O licenței într-un singur sistem, răspunsul este simplu. Puneți fiecare înregistrare care dovedește starea de funcționare, dreptul șoferului, întreținerea planificată, controlul defectelor și dovezile de urmărire într-un singur proces activ, nu în foldere, inboxuri și foi de calcul separate. Managerii de transport au nevoie de un loc unde pot vedea ce este pe licență, ce urmează, ce a fost finalizat, ce lipsește și cine a semnat-o.

Asta contează pentru că DVSA și Traffic Commissioner (Comisarul pentru trafic) nu evaluează conformitatea uitându-se la un document izolat. Ei caută o lanț de dovezi. O inspecție de siguranță ar trebui să fie legată de vehicul, dată, kilometraj, fișa de inspecție, defectele găsite, acțiunea de reparare, semnătura și următoarea dată limită. Același principiu se aplică pentru MOT, testul anual, verificările licenței șoferului, Driver CPC, statutul DQC, analiza tachografului și perioadele VOR. Dacă aceste înregistrări se află într-un singur sistem de lucru, lacunele devin vizibile înainte de a deveni probleme de reglementare.

Ce înregistrări trebuie să se afle într-un singur sistem

Setul complet de înregistrări ale licenței operatorului este mai larg decât cred mulți operatori la început. Nu este vorba doar de fișe de inspecție și date MOT. Pentru a controla conformitatea corect, trebuie să păstrăm înregistrarea completă pentru fiecare vehicul, remorcă și șofer.

Pentru vehicule, aceasta include de obicei:

• marca de înregistrare
• numărul flotei sau ID-ul intern al activului
• marca, modelul și tipul
• data primei utilizări și data de eliminare
• detalii despre plăcuțe, unde este relevant
• data limită MOT
• data limită a testului anual pentru vehiculele aplicabile
• programul de inspecție pentru întreținerea preventivă
• istoricul odometrului
• detalii despre taxe și asigurări, unde afacerea alege să le păstreze
• statutul VOR și istoricul VOR
• istoricul reparațiilor
• istoricul defectelor
• documentele și facturile de suport ale atelierului, unde sunt folosite ca dovezi

Pentru remorci, același principiu se aplică. Remorca trebuie să aibă propria identitate, istoricul inspecției, dovezile testului de frână, unde este cazul, istoricul testului anual, unde este necesar, raportarea defectelor și înregistrarea reparațiilor. Prea multe flote încă păstrează înregistrările remorcilor într-un folder separat de unitățile motorizate, deși remorca face parte din imaginea de risc a licenței operatorului.

Pentru șoferi, setul de înregistrări de bază ar trebui să includă:

• numele complet și ID-ul angajatului sau agenției
• categoriile de licență și datele de expirare
• istoricul verificărilor licenței șoferului cu DVLA
• statutul Driver CPC
• data de expirare DQC
• detalii despre cardul tachografului și expirarea acestuia
• recunoașterile de inducție și politică, unde este relevant
• istoricul infracțiunilor și urmărirea
• înregistrările de integrare a șoferilor agenției
• dovada dreptului de muncă și identitate, unde operatorul alege să le păstreze în același flux de lucru controlat

Apoi există înregistrările de conformitate operațională care se află pe active și persoane:

• verificările zilnice de inspecție
• defectele raportate
• rapoartele de defecte nule, unde procesul dumneavoastră le cere
• înregistrările de rectificare
• rapoartele de inspecție de siguranță
• dovezile performanței frânelor
• certificatele de trecere și eșec MOT
• înregistrările de trecere și eșec ale testului anual
• descărcările tachografului
• rapoartele de analiză a tachografului
• investigațiile infracțiunilor
• înregistrările planificatorului de întreținere
• justificările inspecției ratate
• declarațiile off-road și perioadele VOR
• verificarea asigurării, unde este necesar, inclusiv verificările prin askMID sau înregistrările legate de Motor Insurers' Bureau și dovezile MIB, dacă procesul dumneavoastră se bazează pe acestea

Asta este de ce un sistem contează. Un manager de transport ar trebui să poată deschide o înregistrare a vehiculului și să vadă nu doar ultima inspecție, ci și dacă defectul legat a fost închis, dacă unitatea a fost VOR, dacă MOT a fost trecut la timp și dacă datele tachografului pentru șoferul desemnat au fost revizuite. Dacă fișierul este împărțit între email, un folder de atelier, un drive partajat și două foi de calcul, acea imagine integrată se pierde.

Acoperim fișierul de conformitate mai larg în detaliu în ce înregistrări mențin licența operatorului dumneavoastră în siguranță.

Cum să structurați sistemul astfel încât înregistrările să rămână complete

O structură funcțională începe cu trei ancore: activ, șofer și dată. Fiecare înregistrare ar trebui să se atașeze la cel puțin unul dintre acestea și adesea la două sau trei dintre ele împreună.

În primul rând, structurați după activ. Fiecare vehicul și remorcă ar trebui să aibă o înregistrare principală. Acea înregistrare ar trebui să arate statutul curent în partea de sus, inclusiv dacă este activ, VOR, vândut, off-road sau eliminat din flotă. Sub aceasta, păstrați un istoric datat al inspecțiilor, MOT, testului anual, defectelor, reparațiilor și documentelor. Punctul nu este doar stocarea. Punctul este de a face dovezile lipsă evidente. Dacă o inspecție de siguranță este înregistrată pentru săptămâna 22, dar nu există o fișă de inspecție atașată, sistemul ar trebui să arate că este incomplet.

În al doilea rând, structurați după șofer. Un profil de șofer ar trebui să arate dreptul, istoricul verificărilor și termenele de conformitate într-o singură cronologie. Dacă DQC-ul unui șofer expiră luna viitoare, acest lucru trebuie să fie vizibil alături de ultima verificare DVLA și cea mai recentă revizuire a infracțiunii tachografului. Pentru șoferii agenției, aceeași regulă se aplică. Nu este suficient să ne bazăm pe o confirmare de rezervare de la o agenție. Trebuie să avem dovezile că persoana din spatele volanului a fost verificată și aprobată conform procesului nostru.

În al treilea rând, structurați după dată, folosind o vedere corectă a planificatorului. Cei mai mulți manageri de transport se gândesc în săptămâni. Un planificator bazat pe datele calendaristice sau pe săptămâna ISO face mai ușor să vedem dacă inspecțiile au fost distribuite corect și dacă vreun activ este în afara ciclului. Dacă o flotă lucrează pe inspecții de șase săptămâni, sistemul ar trebui să calculeze următoarea dată limită de la ultima inspecție finalizată sau de la programul planificat, conform regulii pe care o aplicați. Ceea ce contează este consistența și vizibilitatea.

O structură bună separă, de asemenea, statutul de dovezi. De exemplu:

• statutul ne spune că MOT este dator pe 14 noiembrie
• dovezile ne spun că confirmarea rezervării este atașată
• finalizarea ne spune că certificatul de trecere a fost încărcat
• urmărirea ne spune că orice recomandări au fost revizuite și atribuite

Asta sună de bază, dar aici este locul unde sistemele dispersate eșuează. O foaie de calcul ar putea spune "finalizat", în timp ce certificatul de trecere stă încă într-un inbox. Într-un sistem, sarcina nu este completă până când dovezile nu sunt atașate și semnate.

Asta este, de asemenea, locul unde integrările ajută. Dacă atelierul dumneavoastră, furnizorul de telematică sau instrumentul de analiză a tachografului pot schimba date printr-un API REST sau webhook-uri, putem reduce reintroducerea manuală și reduce riscul ca înregistrările să fie lăsate în urmă. Același lucru se aplică acolo unde afacerile rulează produse conectate, cum ar fi Fleetalyse sau Logivo.AI și doresc ca evenimentele sau documentele să fie integrate într-o singură vedere de conformitate. Integrarea este utilă, dar doar dacă sistemul păstrează în continuare un traseu de audit clar și nu devine o altă sursă de date deconectată.

Dacă doriți o vedere practică despre cum ar trebui să se integreze inspecțiile, planificatorii și dovezile, consultați un sistem pentru inspecții, planificatori și dovezi de O-licență.

Cum să gestionați termenele limită și sarcinile recurente de conformitate

Termenele limită ar trebui să fie dictate de reguli, nu de memorie. În practică, sarcinile recurente de conformitate se împart în patru grupuri.

Primul grup este munca recurentă bazată pe active. Aceasta include inspecțiile de întreținere preventivă, MOT, testul anual, testele de frână unde sunt programate, datele de calibrare și orice ciclu de revizuire intern pe care îl desfășurați. Fiecare activ ar trebui să aibă propriul său model de recurență și timp de alertă. De exemplu, putem stabili o inspecție la fiecare șase săptămâni, cu alerte la 21 de zile, 14 zile și 7 zile înainte de termen. MOT și testul anual necesită adesea o avertizare mai timpurie, deoarece sloturile de rezervare pot fi limitate.

Al doilea grup este munca recurentă bazată pe șoferi. Aceasta include verificările licenței DVLA, monitorizarea Driver CPC, expirarea DQC, expirarea cardului tachografului și recunoașterile periodice ale politicii. Frecvența ar trebui să reflecte riscul. Un șofer HGV cu un kilometraj mare și probleme anterioare de aprobat poate necesita verificări mai frecvente ale licenței decât un rol cu risc mai scăzut. Sistemul ar trebui să sprijine acest lucru fără a crea foi de calcul separate pentru excepții.

Al treilea grup este munca bazată pe evenimente. O defectare raportată ar trebui să declanșeze un flux de lucru, nu doar o înregistrare de log. Dacă o defectare critică pentru siguranță este raportată, vehiculul poate necesita să fie marcat VOR imediat, să fie atribuit pentru reparație, verificat de o persoană autorizată și apoi returnat în serviciu doar când dovezile sunt complete. Același lucru se aplică pentru infracțiunile tachografului. Un raport de infracțiune ar trebui să declanșeze revizuirea, discuția cu șoferul, unde este necesar, și o notă semnată a acțiunii întreprinse.

Al patrulea grup este revizuirea dovezilor. Conformitatea nu se termină când evenimentul are loc. Se termină când dovada este în fișier. Asta înseamnă stabilirea sarcinilor pentru încărcarea documentelor, revizuirea managementului și semnarea.

În Marea Britanie, operatorii trebuie să lucreze conform regulilor care se aplică tipului lor de licență și clasei de vehicule. Cerințele pentru bunuri și PSV nu sunt identice, iar unele obligații diferă de practica mai largă a UE. De exemplu, regulile tachografului și orele șoferilor au păstrat o aplicare specifică pentru Marea Britanie în unele domenii după Brexit, așa că operatorii nu ar trebui să se bazeze pe orientările generice ale UE acolo unde regulile interne sau practica de aplicare din Marea Britanie diferă. Sistemul trebuie să reflecte regulile sub care operăm efectiv.

Un proces puternic de termene limită ar trebui să includă:

• calcularea automată a următoarei date limită
• reminder-uri configurabile pentru persoanele potrivite
• escaladarea atunci când o dată limită trece
• o distincție între rezervat, finalizat și dovedit
• o blocare sau avertizare acolo unde un activ sau un șofer nu ar trebui să fie alocat
• raportarea excepțiilor pentru articolele întârziate și documentele lipsă

Aici este locul unde un proces activ bate un jurnal partajat. O dată limită este utilă doar dacă duce la acțiune și dovadă. Pentru cititorii care se concentrează în special pe verificările șoferilor și înregistrările tachografului împreună, am stabilit asta în un sistem pentru verificările licenței și înregistrările tachografului.

Cum să păstrați dovezile pregătite pentru o vizită DVSA sau o audiere a Comisarului pentru trafic

Când DVSA vizitează sau când un Comisar pentru trafic cere înregistrări, presiunea vine de obicei din viteză și completitudine. Problema rareori este dacă un certificat există undeva. Problema este dacă putem produce întreaga poveste, rapid, într-un mod care să reziste la examinare.

Fiecare înregistrare cheie ar trebui, prin urmare, să aibă dovezile sale de susținere. Pentru o inspecție de siguranță, asta înseamnă fișa de inspecție, constatările, înregistrarea rectificării, orice piese sau notă de atelier care susține reparația și semnătura care arată cine a revizuit munca și când. Pentru MOT sau testul anual, atașați înregistrarea de trecere sau eșec, orice recomandări, rezultatul re-testului, dacă este relevant, și orice acțiune internă întreprinsă din rezultat.

Pentru defecte, păstrați:

• raportul original
• cine l-a raportat
• data și ora
• dacă defectul a fost critic pentru siguranță
• dacă vehiculul a fost marcat VOR
• detalii despre reparație
• cine a autorizat returnarea în serviciu
• orice fotografii sau fișiere de susținere

Pentru înregistrările șoferilor, păstrați rezultatul fiecărei verificări a licenței DVLA, data revizuirii, orice aprobat identificat, acțiunea întreprinsă, dovezile Driver CPC, valabilitatea DQC și notele de urmărire acolo unde a existat o preocupare.

Pentru înregistrările tachografului, păstrați descărcarea sau rezultatul analizei, revizuirea infracțiunii, explicația șoferului, unde este necesar, și semnătura managerului. Un raport de tachograf fără dovezi de urmărire este doar o jumătate de fișier.

Semnătura contează pentru că arată control, nu doar stocare. Recomandăm semnătura bazată pe rol. O defectare poate fi închisă de un utilizator al atelierului, dar returnată în serviciu de un manager autorizat. O infracțiune a șoferului poate fi revizuită de un administrator, dar semnată oficial de managerul de transport. Sistemul ar trebui să înregistreze cine a făcut ce și când, și nu ar trebui să suprascrie istoricul anterior.

Acel traseu de audit este ceea ce face diferența la o audiere. Trebuie să putem arăta:

• care a fost problema
• când am știut despre ea
• ce acțiune am întreprins
• cine a aprobat acea acțiune
• ce s-a întâmplat mai departe

Dacă înregistrările pot fi editate fără urmă, sau dacă documentele pot fi detașate de evenimentul la care aparțin, fișierul devine mai greu de apărat. Un motiv pentru care am construit Operator Compliance prin Fleeta Limited în jurul nevoilor practice ale operatorilor este că știm că fișierul trebuie să funcționeze sub presiune, nu doar să arate ordonat pe un tablou de bord. Trebuie să producă o cronologie credibilă pentru DVSA, pentru Comisarul pentru trafic și pentru controlul nostru intern.

Articolul nostru despre păstrarea înregistrărilor VOR pregătite pentru o vizită DVSA se aprofundează într-o zonă care este adesea solicitată în timpul investigațiilor.

Cum să treceți de la înregistrări dispersate la un singur proces activ

Trecerea de la hârtie, email și foi de calcul într-un singur sistem este în principal o muncă de proces, nu o muncă de software. Cea mai sigură abordare este migrarea etapizată cu o proprietate clară.

Începeți prin a lista fiecare sursă de înregistrare pe care o utilizați în prezent. Aceasta include de obicei fișierele atelierului, folderele șoferilor, inboxurile de email, drive-urile partajate, foile de calcul, cărțile de defecte pe hârtie, portalurile tachografului, planificatorii de întreținere și înregistrările păstrate în VOL sau în afara acestuia. VOL rămâne important pentru administrarea licenței operatorului, dar nu este fișierul dumneavoastră de conformitate zilnic, așa că nu-l tratați ca un substitut pentru un sistem de management activ.

Apoi, definiți datele dumneavoastră principale. Acordați lista unică de vehicule, remorci și șoferi activi. Curățați duplicatele, confirmați mărcile de înregistrare, atribuiți ID-uri interne și marcați activele inactive clar. Dacă lista de bază este greșită, fiecare import ulterior devine mai greu.

Apoi, stabiliți categoriile de înregistrare și câmpurile necesare. Decideți ce trebuie păstrat pentru fiecare activ și șofer, ce documente sunt obligatorii, cine poate încărca și cine poate semna. Păstrați acest lucru practic. Dacă faceți fiecare câmp obligatoriu din prima zi, migrarea se va bloca. Concentrați-vă mai întâi pe înregistrările care dovedesc conformitatea actuală și termenele limită viitoare.

După aceea, migrați în această ordine:

1. active și șoferi activi
2. datele limită viitoare și programele recurente
3. dovezile de conformitate curente, cum ar fi ultima inspecție, MOT, testul anual, verificările licenței, Driver CPC și DQC
4. defectele deschise, înregistrările VOR și acțiunile nerezolvate
5. înregistrările istorice necesare pentru traseul de audit și revizuirea tendințelor

Această ordine contează. Trebuie să avem procesul activ funcționând mai întâi, apoi arhiva în spatele lui.

Rulați o perioadă paralelă, dacă este necesar, dar păstrați-o scurtă. În acea perioadă, numiți o sursă ca sistemul de înregistrare. Dacă foaia de calcul rămâne activă în timp ce noul sistem este de asemenea activ, oamenii vor continua să folosească ambele și niciunul nu va fi complet. Mai bine să înghețați vechile tracker-e pentru noi intrări și să le folosiți doar ca referință în citire în timpul migrației.

Atribuiți proprietari. Un manager de transport ar trebui să dețină regulile de conformitate. Personalul atelierului ar trebui să dețină dovezile de întreținere. Administrația șoferilor ar trebui să dețină intrările de licență și CPC. Cineva ar trebui să dețină calitatea documentelor, ceea ce înseamnă că verifică dacă încărcările sunt lizibile, corect datate și atașate activului sau persoanei corecte.

În cele din urmă, testați fișierul așa cum ar face DVSA. Alegeți un vehicul, o remorcă și un șofer la întâmplare. Cereți ultimele trei inspecții, cel mai recent MOT sau test anual, orice defecte deschise, ultima verificare DVLA a șoferului, statutul DQC și dovezile de urmărire a tachografului. Dacă asta durează mai mult de câteva minute, procesul nu este încă sub control.

Asta este răspunsul practic la cum să păstrați înregistrările O licenței într-un singur sistem. Nu tratați înregistrările de conformitate ca pe o problemă de stocare. Tratați-le ca pe un singur proces operațional integrat, cu active, șoferi, date, dovezi și semnături toate conectate în același loc. Asta este cum păstrăm fișierul complet, cum reducem termenele limită ratate și cum rămânem pregătiți atunci când DVSA sau Comisarul pentru trafic cere să vadă dovezile.