Menținerea sub control a datelor de expirare pentru Driver CPC

Dacă încercați să mențineți sub control înregistrările Driver CPC și datele de expirare, software-ul trebuie să facă mai mult decât să trimită memento-uri. Pentru un operator din Marea Britanie, adevărata sarcină este să păstreze dovezile din spatele fiecărei date, să arate cine le-a verificat, să înregistreze ce acțiune a fost întreprinsă și să păstreze aceste informații alături de restul fișierului de licență al operatorului. Acest lucru contează atunci când un șofer trebuie să lucreze mâine, când o verificare a licenței descoperă o problemă și când DVSA sau Traffic Commissioner (Comisarul pentru trafic) cere să vadă înregistrările.

Pentru majoritatea managerilor de transport, problema nu este o dată în izolare. Este suprapunerea dintre Driver CPC, valabilitatea DQC, verificările licenței de conducere, problemele cu tahograful, înregistrările de inductie, inspecțiile vehiculelor, datele MOT sau de test anual și dovezile semnate care dovedesc că sistemul este utilizat corect. Aici un tabel începe să se descompună și unde o platformă de conformitate adecvată devine utilă.

Ce au nevoie managerii de transport de la acest tip de software

Managerii de transport au nevoie de un singur loc pentru a controla datele de conformitate ale șoferilor și înregistrările din spatele acestora. În practică, acest lucru înseamnă software care poate să ne spună rapid trei lucruri.

În primul rând, cine este conform astăzi. Trebuie să știm dacă un șofer deține dreptul corespunzător, dacă Driver CPC-ul său este actual, dacă data de expirare a DQC se apropie și dacă există verificări interne sau instruiri întârziate.

În al doilea rând, ce este dator următorul. Un sistem util nu doar listează datele. Le prioritizează, semnalează termenele limită care se apropie suficient de devreme pentru a acționa și clarifică cine deține sarcina. Un avertisment roșu în ziua expirării este prea târziu dacă turele sunt deja planificate.

În al treilea rând, ce dovezi susțin înregistrarea. Dacă un șofer spune că a reînnoit un card sau a finalizat o instruire, avem nevoie de un loc pentru a stoca documentul, a nota data verificată și a înregistra cine a verificat-o. În timpul unui audit sau a unei vizite DVSA, data în sine este doar o parte a răspunsului.

Pentru flotele din Marea Britanie, gestionarea Driver CPC se află, de asemenea, într-un cadru legal și operațional mai larg decât multe instrumente HR generice recunosc. Operatorii de vehicule de marfă și de pasageri nu doar urmăresc calificările angajaților. Gestionăm înregistrări care afectează siguranța rutieră, competența profesională și angajamentele de licență ale operatorului. De aceea, managerii de transport ajung adesea să caute software pentru a menține înregistrările Driver CPC și datele de expirare pentru șoferii flotei sub control, apoi își dau seama că au nevoie și de fișierul de conformitate înconjurător.

Un sistem funcțional ar trebui să reflecte, de asemenea, modul în care birourile de transport funcționează de fapt. Șoferii se alătură, pleacă, își schimbă depozitele, se mută între tipurile de vehicule și lucrează prin agenții. Unele înregistrări sunt verificate central, altele de personalul depozitului și altele de managerul de transport. Software-ul trebuie să facă față acestui lucru fără a pierde responsabilitatea.

În termeni practici, ne-am aștepta ca sistemul să ofere:

• profiluri de șoferi cu date cheie și stocare de documente
• alerte înainte de expirare, nu doar la expirare
• alocarea sarcinilor către utilizatori numiți
• un statut vizibil pentru elementele întârziate
• note, încărcări și înregistrări semnate
• raportare pe depozit, șofer, tip de dată sau nivel de risc
• o pistă de audit clară a cine a schimbat ce și când

Acest ultim punct contează mai mult decât se așteaptă mulți cumpărători. Dacă o dată este greșită, dacă unui șofer i s-a permis să lucreze după expirare sau dacă un document a fost încărcat târziu, trebuie să vedem istoricul. Un sistem care arată doar ultima intrare este slab atunci când înregistrările sunt contestate.

Ce înregistrări și termene limită ar trebui urmărite împreună

Datale Driver CPC rareori stau singure. Operatorii au de obicei nevoie de un set de înregistrări legate în același sistem, deoarece biroul de transport ia decizii pe baza tuturor acestora simultan.

La nivel de șofer, înregistrările de bază includ de obicei:

• verificări ale licenței de conducere
• data de expirare a Driver CPC sau DQC
• documente de drept de muncă, acolo unde este relevant pentru procesul intern
• inducția șoferului și recunoașterea politicilor
• data de expirare a cardului tahografului
• infracțiuni ale tahografului digital și acțiuni de urmărire
• date medicale acolo unde este aplicabil rolului sau dreptului
• aprobatările șoferilor agenți și re-verificările periodice
• înregistrări de accidente, incidente sau disciplinare legate de riscul de conducere

La nivel de vehicul și remorcă, aceeași operațiune urmărește de obicei:

• datele MOT
• datele de test anual pentru flotele aplicabile
• intervalele de inspecție de siguranță
• rezervările de întreținere preventivă
• raportarea defectelor și dovezile de rectificare
• inspecțiile anvelopelor
• datele de calibrare
• perioadele VOR și eliberarea înapoi în serviciu
• detalii despre asigurare și datele poliței
• termenele limită fiscale și alte termene de operare

Pentru operatorii de marfă și pasageri, menținerea acestor înregistrări separate creează riscuri evidente. Un șofer poate părea conform pe un tabel, în timp ce fișierul vehiculului spune o poveste diferită. Un depozit poate urmări o reînnoire DQC în timp ce pierde o rezervare de test anual. O verificare a licenței poate identifica o problemă, dar dacă rezultatul nu este legat de managementul sarcinilor, nimeni nu deține urmărirea.

Tabelele separate creează, de asemenea, probleme de control al versiunilor. O persoană actualizează data, alta stochează scanarea într-un folder partajat, a treia trimite un memento prin email și nimeni nu poate arăta o pistă de audit curată. Dacă un manager de transport este absent, procesul se oprește adesea deoarece cunoștințele sunt cu persoana, nu în sistem.

Aceasta este motivul pentru care mulți operatori doresc o platformă care să acopere înregistrarea șoferului și fișierul de licență al operatorului împreună. Beneficiul nu este doar comoditatea. Este capacitatea de a vedea conformitatea în context. Dacă verificarea licenței unui șofer este dator, putem revizui urmărirea tahografului în același timp. Dacă un vehicul este VOR, putem arăta înregistrările de întreținere și eliberare fără a căuta în mai multe sisteme. Articolul nostru despre cum să compari sistemele de conformitate pentru managerii de transport din Marea Britanie detaliază această comparație mai largă.

Există, de asemenea, un punct specific pentru Marea Britanie aici. Unele software-uri sunt construite având în vedere o piață largă de flote din UE și tratează datele de calificare ale șoferilor ca o problemă generică de acreditare. Operatorii din Marea Britanie au nevoie de înregistrări care se potrivesc fluxurilor de lucru din Marea Britanie, inclusiv verificarea DVLA, așteptările de întreținere DVSA și standardele de dovezi care contează dacă Traffic Commissioner revizuiește operațiunea. Acolo unde regulile diferă între Marea Britanie și UE în general, software-ul nu ar trebui să le estompeze într-un singur proces.

Cum să compari software-ul dincolo de memento-uri

Un sistem de memento-uri este ușor de cumpărat și ușor de depășit. Testul mai bun este să întrebăm ce se întâmplă după ce apare memento-ul.

Dacă un DQC urmează să expire în 30 de zile, software-ul ar trebui să ne permită să atribuim acțiunea, să înregistrăm contactul cu șoferul, să încărcăm dovezile de înlocuire atunci când sunt primite și să arate dacă sarcina a fost finalizată la timp. Dacă nu poate face asta, ajungem în continuare să ne bazăm pe lanțuri de email și note scrise de mână.

Când comparăm sistemele, sugerăm să ne uităm la cinci domenii practice.

În primul rând, stocarea dovezilor. Putem stoca scanări, fotografii, PDF-uri și alte fișiere împotriva înregistrării șoferului sau vehiculului? Este ușor să le recuperăm în timpul unui audit? O dată fără documentul de susținere este doar o jumătate de înregistrare.

În al doilea rând, pista de audit. Sistemul ar trebui să înregistreze cine a introdus data, cine a schimbat-o, când au fost generate memento-urile și când au fost adăugate dovezile. Dacă o dată limită este ratată, trebuie să înțelegem de ce. Dacă înregistrarea este contestată, trebuie să arătăm istoricul.

În al treilea rând, proprietatea sarcinilor. Alertele trimise către o căsuță de email generală nu sunt suficiente. Un software bun ne permite să atribuim sarcini utilizatorilor numiți, să urmărim progresul și să escaladăm acțiunile întârziate. Acest lucru este deosebit de important în cazul mai multor depozite sau unde sunt implicați angajați ai agențiilor.

În al patrulea rând, raportarea. Ar trebui să putem vedea expirările viitoare pe perioadă, depozit, grup de șoferi sau tip de document. Este util dacă raportarea poate arăta, de asemenea, elementele întârziate, dovezile lipsă și tendințele în eșecurile repetate. Operațional, așa ne mutăm de la reacție la gestionare.

În al cincilea rând, înregistrările semnate. În conformitatea licenței operatorului, o înregistrare semnată sau recunoscută contează adesea la fel de mult ca data în sine. Aceasta ar putea fi o debriefing semnat, o recunoaștere a defectelor, o verificare finalizată sau o confirmare a politicii interne. Dacă software-ul nu poate captura acea dovadă, avem în continuare nevoie de un proces paralel pe hârtie.

Există, de asemenea, puncte tehnice demne de verificat. Poate sistemul să schimbe date printr-un REST API dacă avem nevoie să se conecteze la o altă platformă? Suportă webhooks pentru actualizări bazate pe evenimente? Poate să se integreze cu surse de date pentru flote, cum ar fi askMID prin Motor Insurers' Bureau sau MIB, unde acele verificări fac parte din procesul nostru? Acestea nu sunt primele întrebări pe care fiecare operator le pune, dar contează odată ce sistemul devine central pentru conformitate.

Pentru echipele de transport care doresc verificări ale licenței integrate în același flux de lucru, ghidul nostru despre software-ul de verificare a licenței de conducere pentru flotele de curierat arată tipul de caracteristici care fac diferența în utilizarea zilnică.

Când un instrument pentru înregistrarea șoferilor este suficient și când nu este

Un instrument simplu pentru expirarea șoferilor poate fi suficient dacă operațiunea este mică și cerința este restrânsă. De exemplu, dacă trebuie doar să monitorizăm Driver CPC, DQC, verificările licenței de conducere și câteva date de instruire interne pentru un număr limitat de șoferi, un sistem concentrat poate face treaba.

Asta tinde să funcționeze cel mai bine unde:

• există puține vehicule sau niciuna sub licența noastră de operator
• înregistrările de întreținere sunt gestionate în altă parte cu controale stricte
• baza de utilizatori este mică
• procesul este centralizat cu o persoană care deține actualizările
• există puțină nevoie de raportare încrucișată între înregistrările șoferului și vehiculului

Chiar și atunci, instrumentul are nevoie în continuare de stocarea dovezilor, memento-uri și o pistă de audit decentă. Un calendar de bază cu alerte prin email nu este același lucru.

O platformă de conformitate mai largă este de obicei alegerea mai bună atunci când înregistrarea șoferului afectează obligațiile mai largi ale licenței operatorului. Acesta este cazul pentru majoritatea flotelor de transport, operatorii de autobuze și autocare, flotele mixte de furgon și HGV, proprietarii de vehicule care cresc dincolo de câteva active și agențiile care au nevoie de verificări documentate pentru mai multe persoane și date.

Este mai probabil să aveți nevoie de platforma mai largă dacă:

• dețineți o licență de operator și aveți nevoie de înregistrări pregătite pentru DVSA
• gestionați datele MOT, testul anual, inspecțiile și defectele, precum și datele șoferilor
• aveți nevoie de analiza tahografului și dovezile de urmărire în același loc
• mai mulți utilizatori actualizează înregistrările în între depozite sau contracte
• aveți nevoie de dovezi semnate pentru o anchetă publică sau un fișier de audit
• doriți un sistem de înregistrare mai degrabă decât tabele plus foldere partajate
• aveți nevoie să arătați supravegherea managerului de transport, nu doar memento-uri

Asta este momentul în care un instrument dedicat șoferilor începe să creeze zone oarbe. Poate să ne spună că DQC-ul unui șofer expiră luna viitoare, dar nu va arăta dacă fișierul vehiculului este complet, dacă perioadele VOR au fost înregistrate corect, dacă defectele au fost semnate sau dacă managerul de transport poate demonstra un control eficient asupra întregii operațiuni.

Cum se integrează Operator Compliance într-un flux de lucru al licenței operatorului din Marea Britanie

Operator Compliance este construit pentru operatorii care au nevoie de înregistrări ale șoferilor legate de restul fișierului de conformitate, nu păstrate într-un siloz administrativ separat. Îl folosim în modul în care flotele de marfă și pasageri din Marea Britanie funcționează de fapt, cu obligațiile șoferilor, vehiculelor și remorcilor gestionate împreună și susținute de dovezi.

Asta contează deoarece sarcina managerului de transport nu este să mențină o listă de date. Este să conducă un sistem conform. Într-un flux de lucru al licenței operatorului din Marea Britanie, o dată Driver CPC poate duce la o verificare a licenței, o conversație cu șoferul, o încărcare de documente, o notă semnată și o decizie de programare. Același birou gestionează, de asemenea, inspecțiile, rezervările MOT sau teste anuale, perioadele VOR, problemele cu tahograful și înregistrările de întreținere. OperatorCompliance este proiectat în jurul acestui proces integrat.

Platforma a fost construită de Fleeta Limited, iar acest fundal contează. Produsul reflectă așteptările de păstrare a înregistrărilor cu care operatorii se confruntă în viața reală, inclusiv structura stabilită în Ghidul DVSA pentru menținerea stării de funcționare. Nu este o aplicație generică de memento HR cu etichete de transport adăugate ulterior.

În practică, operatorii folosesc Operator Compliance pentru a menține:

• înregistrările licenței de conducere și Driver CPC
• datele de expirare DQC și alte date
• programările de întreținere pentru vehicule și remorci
• termenele limită MOT și teste anuale
• dovezile defectelor și rectificărilor
• istoricul VOR
• înregistrările analizei tahografului și acțiunile de urmărire
• documente semnate și fișiere de suport pregătite pentru audit

Asta este util zi de zi și este util atunci când înregistrările trebuie produse rapid. Dacă DVSA vizitează, dacă un client auditează flota sau dacă Traffic Commissioner cere dovezi, fișierul nu este dispersat între tabele, căsuțe de email și foldere de depozit.

Operator Compliance se potrivește, de asemenea, rutinei mai largi de management în jurul responsabilităților licenței operatorului. Managerii de transport trebuie adesea să revizuiască termenele limită viitoare pe depozit, să confirme că inspecțiile au fost finalizate la timp și să verifice că acțiunile șoferilor întârziate au fost urmărite. Acestea sunt sarcini operaționale, nu doar sarcini de introducere a datelor. Pagina noastră pentru managerii de transport care au nevoie de un singur loc pentru conformitatea șoferilor, vehiculelor și remorcilor explică acest flux de lucru în detaliu.

Pentru operatorii care construiesc un fișier de conformitate mai puternic, sistemul se integrează, de asemenea, natural cu procese precum gestionarea înregistrărilor VOL, revizuirea tahografului și supravegherea întreținerii. Dacă îngrijorarea dumneavoastră include dacă înregistrările VOR ar rezista la verificare, articolul nostru despre menținerea înregistrărilor VOR pregătite pentru o vizită DVSA merită citit de asemenea.

Unii operatori vor dori, de asemenea, conectivitate a sistemului. Acolo unde este necesar, Operator Compliance poate face parte dintr-un stivă tehnologică mai largă pentru flote, iar termeni precum REST API și webhooks contează acolo. Alții pur și simplu doresc o înregistrare clară și utilizabilă a conformității fără complexitate tehnică. Ambele abordări sunt valide, cu condiția ca fluxul de lucru de bază să rămână puternic.

De asemenea, recunoaștem că unele afaceri vor compara sisteme de transport specializate cu instrumente sau produse de date adiacente, inclusiv Fleetalyse sau Logivo.AI. Întrebarea corectă nu este dacă o platformă poate trimite un alertă. Este dacă susține obligațiile reale ale unui operator din Marea Britanie, cu înregistrări care au sens pentru DVSA, pentru Traffic Commissioner și pentru managerul de transport care trebuie să stea în spatele lor.

Dacă procesul dumneavoastră actual pentru Driver CPC și datele de expirare se bazează încă pe tabele separate, unități partajate și memento-uri prin email, riscul nu este doar că o dată este ratată. Riscul mai mare este că pista de dovezi este incompletă atunci când aveți cea mai mare nevoie de ea. Un sistem adecvat de conformitate ar trebui să reducă acel risc prin legarea datelor, documentelor, sarcinilor și responsabilității împreună într-un singur loc. Aceasta este lacuna pe care Operator Compliance este construit să o umple.