Проверете дали вашият маршрут влиза в зоната на DVS

Ако изпращате превозни средства в Лондон, проверката на пощенския код е бърз начин да видите дали доставка, събиране, посещение на обект или движение на пътници попада в зоната на Директния Визионен Стандарт. Тя помага на плановиците и транспортните мениджъри бързо да отговорят на първия въпрос: докосва ли този маршрут зоната за прилагане на DVS?

Това е важно, защото проверката на местоположението е само една част от съответствието. Резултатът от пощенския код не прави превозното средство законно за влизане. Все още трябва да потвърдите дали превозното средство се нуждае от разрешително за безопасност, дали това разрешително е в сила и дали конкретното превозно средство, което се назначава, съответства на статуса на разрешителното, който имате в записа. На практика проверката на пощенския код работи най-добре, когато е част от по-широк процес за записи на превозни средства, планиране на маршрути и доказателства за одит, което е точно видът контрол, който изграждаме в Operator Compliance.

Какво всъщност прави проверката на пощенски код

Проверка на пощенски код за Директен Визионен Стандарт е предназначена да отговори на практическо планиращо запитване, а не на правен въпрос в изолация. Тя ви казва дали пощенският код, с който работите, вероятно попада в зоната на DVS, или дали планирането на маршрута изисква по-внимателен преглед, защото дестинацията, точката на събиране или спирката са на или близо до границата.

За ежедневните операции, това е полезно на няколко етапа.

Плановик може да го използва при ценообразуването на работа. Ако клиент поиска работа в Лондон, първата проверка често е пощенските кодове за събиране и доставка. Ако дестинацията е в зоната на DVS, работата може да изисква превозно средство с правилния статус на разрешителното. Ако събирането е извън, но маршрутът към обекта на клиента преминава в зоната, същият проблем важи.

Трафик офис може да го използва по време на разпределение на превозни средства. Ако едно превозно средство е разрешено, а друго не, резултатът от пощенския код помага на плановика да избере правилната единица преди работата да бъде освободена. Това е много по-добре, отколкото да откриете проблема, когато шофьорът вече е на пътя.

Това също помага при решения за подизпълнение. Ако предаваме работа на друг оператор, трябва да знаем дали движението влиза в зоната, за да можем да зададем правилния въпрос за съответствие в момента на резервацията, а не след като фактурата пристигне.

За автобусни флоти, същата логика важи. Движение на автобус, микробус, такси или частен наем може да започне извън зоната и все пак да влезе в нея по време на работата. Проверка на пощенския код дава на диспечерите ранно предупреждение, че маршрутът трябва да бъде съпоставен с статуса на превозното средство.

Използвана правилно, проверката на пощенския код е инструмент за филтриране. Тя ни дава бърз първи преглед, така че само работите, които изискват по-дълбок преглед за съответствие, да бъдат ескалирани. Това спестява време, но работи само ако всички разбират какво доказва и какво не доказва резултатът.

Ако вашият екип се нуждае от визуална проверка, както и от търсене на пощенски код, нашата карта на зоната DVS за Лондон за планиране на маршрути е полезна за гранични работи и трудни обекти.

Какво може и какво не може да ви каже проверката

Проверка на пощенски код може да ви каже дали местоположението изглежда, че е в зоната на DVS. Тя може да помогне за идентифициране на работи, които вероятно ще изискват съответстващо превозно средство и правилните разрешителни преди влизане в зоната.

Тя не може да потвърди, че превозното средство е съответстващо.

Тази разлика е важна. Съответствието зависи от превозното средство, а не само от местоположението. Две работи до един и същ пощенски код могат да имат различни резултати, ако едно превозно средство има правилния статус на разрешителното, а другото не. Също така, един флот може да има смесен статус на превозни средства, така че да се предполага, че всеки камион, ван или превозно средство за пътници е покрит по един и същи начин създава очевиден риск.

Проверка на пощенски код също има практични ограничения, защото пощенските кодове не са перфектни инструкции за маршрут. Някои обхващат по-широка зона, отколкото операторите очакват. Някои обекти са близо до границата. Някои работи се резервират на пощенски код на главен офис, докато действителната точка на доставка е двор, вход на депо или строителна врата на друго място. Ако екипът по резервации проверява само адреса на фактурата, резултатът може да не отразява реалното движение.

Друго ограничение е, че проверката обикновено се фокусира върху дестинацията или въведената точка, а не върху всяка улица, която превозното средство може да използва. Маршрутът може да влезе в зоната, дори когато основният пощенски код на клиента не е. Затова плановиците трябва да мислят в термини на цялото движение, а не само на именуваната спирка.

Съществува и разлика между проверка на зоната на DVS и проверка на изискванията за разрешителни. Проверка на зоната пита: влиза ли това движение в зоната? Проверка на разрешителното пита: може ли това конкретно превозно средство законно да влезе? Това са отделни стъпки и трябва да бъдат записани отделно.

За операторите в Обединеното кралство, това е въпрос на съответствие в Лондон, а не общо правило на ЕС. Ако работите и в Европа, не предполагайте, че процес, създаден за DVS в Лондон, отговаря на местните правила за достъп в други държави. Не е така. Същото важи и в обратна посока. Проверка за ниски емисии или достъп до град в Европа не е същото като проверка на DVS в Лондон.

Където операторите понякога се оказват в затруднение, е като третират резултата от пощенския код като окончателно доказателство. Това не е окончателно доказателство за прилагане, преглед на управлението или файл на Трафик Комисаря. Това е оперативно доказателство, че местоположението е било проверено и маркирано. По-силното доказателство е пълната верига: детайлите на работата, резултатът от пощенския код, назначеното превозно средство, провереният статус на разрешителното и записът, показващ кой е взел решението и кога.

Кога операторите трябва да извършат проверка на пощенски код

Най-доброто време за извършване на проверка на пощенски код е преди работата да стане спешна.

На етапа на оферта, това ни помага да разберем дали работата може да изисква превозно средство с определен статус. Това е важно, когато наличният флот е смесен, когато превозните средства с разрешителни са ограничени или когато може да е необходим подизпълнител. Това също избягва обещаването на времеви интервал, който може да бъде спазен само с използването на превозно средство, което не трябва да влиза в зоната.

На етапа на резервация, проверката трябва да бъде повторена, ако детайлите на работата са се променили или ако оригиналното запитване е използвало различен адрес. Това е често срещано, когато клиентът първо даде пощенски код на главен офис и по-късно предостави действителната точка на доставка, вход на обект или място на събитие.

На етапа на планиране на маршрута, това трябва да бъде част от процеса на освобождаване на плановика. Преди да бъде назначено превозно средство, плановикът проверява дали някоя спирка по маршрута влиза в зоната на DVS. Ако да, плановикът потвърджа статуса на разрешителното на назначеното превозно средство, преди работата да бъде изпратена на шофьора.

При подизпълнение, трябва да извършим проверката преди инструкциите да бъдат изпратени. Ако движението влиза в зоната, подизпълнителят трябва да потвърди, че превозното средство, което възнамерява да използва, е допустимо за влизане. Това е особено важно, когато подизпълнителят може да смени превозни средства след приемането на резервацията.

За последни промени в работата, свежа проверка е от съществено значение. Отклонение в същия ден, променен пощенски код за доставка, пропуснат времеви интервал, изискващ различен вход на обект или връщане на събиране, добавено към маршрута, могат да променят позицията по отношение на съответствието. Това са точно моментите, когато хората разчитат на паметта и предположенията.

Нощната работа и уикендната работа изискват същата дисциплина. Провалите в съответствието често се случват, когато обичайният офис екип не е на място и решенията се вземат бързо от дежурния персонал. Ако процесът зависи от един опитен плановик, който помни границата от паметта, това не е надежден процес.

Собствениците на превозни средства и по-малките оператори все още трябва да следват същия принцип. Дори ако един човек се занимава с офериране, планиране и шофиране, проверката трябва да бъде извършена в момента, когато работата бъде приета и след това потвърдена, ако детайлите се променят.

Ако искате разрешителната страна да бъде изложена ясно, нашето ръководство за проверка на изискванията за разрешителни за безопасност на DVS за HGV движения обхваща следващата стъпка след резултата от пощенския код.

Как да използвате резултатите от пощенския код в процеса на съответствие

Резултатът от пощенския код става полезен, когато бъде превърнат в повторяем работен поток.

Простият процес изглежда така.

Първо, запишете пощенския код на работата или пощенските кодове в файла на работата. Ако има повече от едно релевантно местоположение, точка на събиране, точка на доставка, изход от депо, място на събитие, вход на обект, всички трябва да бъдат изброени достатъчно ясно, за да може друг човек да разбере движението.

Второ, извършете проверката на пощенския код и запишете резултата. Този запис трябва да показва какво е проверено, кой го е проверил и датата. Ако вашата система позволява прикачени файлове или бележки, запазете екранна снимка или записан резултат, където е практично. Важното е не бюрокрацията за самата себе си. Важното е, че мениджърът по-късно може да види, че проверката е била извършена преди движението на превозното средство.

Трето, ако резултатът показва, че движението влиза или може да влезе в зоната на DVS, плановикът трябва да провери статуса на назначеното превозно средство. Тук записите на флота имат значение. Трафик офисът трябва да може да види точно кое превозно средство се използва, какъв статус на разрешителното е записан за него и дали има ограничения или висящи въпроси.

Четвърто, ако назначеното превозно средство не е подходящо, преразпределете преди изпращане. Ако няма подходящо превозно средство, работата трябва да бъде пренасрочена, подизпълнена или ескалирана. Това, което не трябва да се случва, е плановик да изпрати най-близкото налично превозно средство и да се надява, че маршрутът може да бъде коригиран в деня.

Пето, запазете доказателствата с останалата част от транспортния запис. В добре управлявана операция, това седи до MOT, годишен тест, инспекция, дефект, застраховка и доказателства за шофьори. За смесени флоти, също е полезно да свържете статуса на съответствието на превозното средство с оперативната наличност, така че непозволеното превозно средство да може да бъде третирано много подобно на ограничение VOR за определени видове работа.

Това е една от причините, поради които изградихме Operator Compliance около действителни транспортни контролни механизми, а не около общ списък със задачи. Ако плановик, транспортен мениджър или мениджър по съответствие трябва да покаже какви проверки са били извършени, отговорът трябва да бъде на едно място с записите на превозните средства и работата, а не погребан в имейли или тетрадка.

В практическите термини, добър процес също се нуждае от именувана отговорност. Екипът по резервации може да събира пощенския код. Плановикът може да извърши проверката. Транспортният мениджър може да прегледа изключенията. Но някой трябва да носи окончателното решение за освобождаване на превозното средство. Ако това остане неясно, пропуски се появяват веднага щом офисът е зает.

За по-големи оператори, помага да се стандартизира проверката в същия седмичен управленски ритъм, който вече използвате за годността за движение и съответствието на шофьорите. Някои флоти работят по структура на ISO седмица за отчитане. Това може да улесни одита на колко работи в Лондон са били проверени, колко са изисквали ескалация и дали някои са били променени след планирането.

Доказателствата имат значение извън вътрешното управление. Ако въпрос бъде прегледан от клиент, застраховател, DVSA или Трафик Комисаря, датираният запис на процеса на вземане на решение е много по-силен от това да се каже, че офисът обикновено проверява тези неща. Същата нагласа вече важи за записи на Driver CPC, проверки на DQC, проверки на лицензите на DVLA, анализ на тахографи и проверка на застраховка чрез askMID или Motor Insurers' Bureau, известен също като MIB. Проверката на зоната DVS трябва да се третира със същата рутинна дисциплина.

Където бизнесите искат системите да обменят данни автоматично, това също може да бъде вградено в по-широки работни потоци чрез REST API или уебхукове, в зависимост от начина, по който са настроени системите за планиране и съответствие. Важният момент не е техническият метод. Важно е, че резултатът трябва да стане част от транспортния запис, а не да остане отделно, непроверено действие.

Чести грешки, които създават избегаем риск

Най-честата грешка е разчитането на паметта.

Някой в офиса смята, че знае дали пощенският код е в зоната, защото е планирал работи там преди. Това може да е вярно повечето от времето, но паметта не е контрол. Тя се проваля, когато пощенският код е близо до границата, когато работата използва различен вход или когато нов член на персонала поема резервацията.

Друга честа грешка е проверката само на пощенския код на депото или само на основния адрес на клиента. Нито едно от тях не ви дава достатъчно информация, ако действителното движение отива на друго място. Строителни обекти, търговски паркове, индустриални зони и места за събития са често срещани проблемни области, защото търговският адрес и точката за достъп на превозното средство не винаги са едни и същи.

Граничните местоположения създават собствен риск. Ако пощенският код е близо до ръба на зоната на DVS, не третирайте първия резултат като край на въпроса. Проверете точното място и планирания маршрут по-внимателно. Визуалният преглед на карта често е разумен тук.

Допълнителна грешка е да се предполага, че всяко превозно средство във флота има същия статус. Смесените флоти са нормални. Превозните средства се променят. Нови единици пристигат. По-стари единици напускат. Някои са назначени на един договор, а не на друг. Ако офисът работи на базата на предположения, а не на актуален запис на превозното средство, плановиците в крайна сметка ще назначат грешната единица.

Подизпълнението е още една слаба точка. Операторите понякога проверяват пощенския код сами, но не успяват да потвърдят, че действителното превозно средство на подизпълнителя е това с правилния статус. Подизпълнител, който казва „покриваме Лондон“, не е същото като потвърждаването на конкретното превозно средство, което се използва за това движение.

Последните промени са моментите, когато добрите процеси често се провалят. Плановик може да извърши оригиналната проверка правилно, след което клиентът променя пощенския код, добавя друга спирка или иска различна врата след назначаването на превозното средство. Ако никой не повтори проверката, оригиналният запис става подвеждащ, защото вече не съответства на движението.

Лошото водене на записи е по-тих, но сериозен проблем. Ако проверката е извършена, но не е записана, мениджърите не могат да докажат, че е била извършена. Това затруднява вътрешния преглед и отслабва вашата позиция, ако последва оплакване, разследване или одит.

Отговорът не е сложен процес. Това е последователен. Проверете действителното местоположение. Запишете резултата. Съответствайте на действителното превозно средство. Проверете отново, ако работата се променя. Запазете доказателствата с останалата част от файла за съответствие.

Това е подходът, който следваме в Operator Compliance, защото транспортното съответствие работи най-добре, когато рутинните проверки са вградени в същата система като останалите задължения на оператора. Ако искате да видите как структурирахме записите и отговорността в различни флоти, шофьори и превозни средства, прочетете повече за как нашата платформа за съответствие е изградена от оператори за оператори.