Къде да намерите номера на вашата шофьорска книжка с фотокарта

Ако ви е нужен номера на вашата шофьорска книжка с фотокарта, първото нещо, което трябва да знаете, е, че хората често имат предвид различни номера, когато използват тази фраза. На британската шофьорска книжка, номерът, за който най-често питат, е номерът на шофьора на лицевата страна на фотокартата. Това е дългият референтен номер, съставен от букви и цифри, и той обикновено се използва за проверки на лиценза, съвпадение на идентичността и записи на шофьори.

Има и по-малък номер на издаване на лицевата страна на картата, и там започва объркването. Ако форма, агенция или оператор питат за „номера на фотокартата“, проверете какво всъщност им е нужно. В повечето случаи, те искат номера на шофьора. Ако проверяват дали е издадена нова карта, те може да искат и номера на издаване.

Какво е номера на фотокартата и защо хората питат за него

В ежедневната употреба, „номер на фотокартата“ не е официален етикет на DVLA. Това е неформален термин, който хората използват, когато гледат пластмасовата шофьорска книжка и им е нужен „номерът на картата“. Това може да означава едно от трите неща:

• номер на шофьора
• номер на издаване
• по-рядко, друг печатан референтен номер на картата

За повечето оперативни цели, номерът, който има значение, е номерът на шофьора. Той идентифицира записа на шофьорската книжка и е детайлът, който обикновено е нужен при извършване на проверка на лиценза, съвпадение на шофьор с налични записи или потвърждаване, че представеният лиценз принадлежи на лицето пред вас.

Шофьорите питат за него, когато попълват заявления за работа, формуляри за застраховка, пакети за включване или формуляри за съгласие за проверка на лиценза. Операторите питат за него, когато извършват периодични проверки на шофьорските лицензи, включват агенции или наети шофьори, или коригират записи, които не съвпадат с данните на DVLA.

Терминът предизвиква объркване, защото британската фотокарта съдържа повече от един номер на лицевата страна. Шофьорът може да прочете грешния по телефона. Офисният екип може да запише само част от референцията. Транспортният мениджър може да получи изображение на лиценза, където номерът е видим, но след това да бъде въведен в системата в неправилното поле. Това е малка административна грешка, но може да доведе до неуспешни проверки, дублирани записи и слаби доказателства за одит.

За операторите, това е важно, защото записите на шофьорите не са просто администрация. Те са част от по-широката картина на съответствието. Ако бъдете помолени да покажете как проверявате правото, следите сроковете на изтичане, записвате статуса на Driver CPC или доказвате вашите контролни механизми за управление на шофьори на Трафик Комисаря, детайлите трябва да бъдат точни и проследими.

Къде да го намерите на британска шофьорска книжка

На актуалната британска шофьорска книжка с фотокарта, номерът на шофьора е отпечатан на лицевата страна на картата на позиция 5. Той се появява приблизително на половината от лявата страна на лиценза, под датата и мястото на раждане на шофьора на позиция 3, и близо до датите, показани на позиция 4.

Това е дълъг код от букви и цифри. Това е номерът, който повечето хора имат предвид, когато питат за номера на фотокартата.

За да го намерите:

1. Вземете фотокартата и погледнете лицевата страна, страната с снимката.
2. Намерете номерираните полета, отпечатани на картата.
3. Потърсете поле 5.
4. Прочетете целия номер на шофьора точно както е показан.

Не го бъркайте с поле 4b, което показва датата на изтичане на фотокартата, или поле 4c, което показва издаващия орган. Не го бъркайте и с номера на издаване, който е отделен и много по-кратък.

Номерът на издаване също е отпечатан на лицевата страна, обикновено до поле 5. Това е двуцифрен номер. Той се променя, когато DVLA издаде нова версия на лиценза. Това означава, че е полезен за проверка дали картата е била заменена от последния път, когато сте направили копие.

Ако проверявате изображение на лиценза, изпратено по имейл или приложение за съобщения, увеличете изображението и потвърдете, че четете поле 5, а не просто най-близкия видим номер. Често виждаме това да се обърква, когато шофьор изпрати изрязана снимка на картата и лицето, което я записва, няма пълното изображение на лицевата страна.

Няколко практически точки помагат да се избегнат грешки:

• Запишете номера на шофьора точно, включително буквите.
• Не вмъквайте интервали, освен ако вашата система не е проектирана да форматира по този начин.
• Проверете името на лиценза спрямо записа на шофьора в същото време.
• Проверете датата на изтичане на фотокартата отделно. Валидното право и изтеклата фотокарта са различни въпроси и и двете трябва да бъдат записани правилно.

Ако също ви е нужен по-малкият номер, вижте нашето ръководство за къде да намерите номера на издаване на шофьорската книжка.

Номер на фотокартата, номер на шофьора и номер на издаване

Тези термини често се използват взаимозаменяемо в разговор, но не са едно и също нещо.

Номерът на шофьора е основният идентификационен референт на лиценза. Той е свързан с индивидуалния запис на шофьора. На практика, това е номерът, използван за съвпадение на идентичността и процесите на проверка на лиценза. Това е ключовият референт за потвърждаване, че данните на лиценза в архива се отнасят до правилното лице.

Номерът на издаване е различен. Това е кратък номер, който показва коя версия на фотокартата е била издадена. Ако шофьор загуби карта, смени адреса, я поднови или получи замяна по друга причина, номерът на издаване може да се промени, въпреки че шофьорът остава същото лице с един и същ основен запис на лиценза.

Тази разлика е важна оперативно:

• Използвайте номера на шофьора, за да идентифицирате притежателя на лиценза.
• Използвайте номера на издаване, за да разберете дали самата карта е била повторно издадена.
• Използвайте датите на изтичане, за да управлявате действията по подновяване и доказателства за текущи проверки.

За правото, лицевата и задната страна на лиценза имат значение заедно. Категориите, показани на обратната страна, ви казват какво право има шофьорът да управлява и всякакви релевантни дати на начало и край за тези категории. Правилният номер на шофьора без проверка на категорията не е достатъчен за включване. Също така, проверка на категорията с неправилно написан номер на шофьора създава слаб запис, тъй като одитната следа вече не се свързва ясно с картата, която видяхте.

За водене на записи, препоръчваме да третирате тези като отделни полета във вашата система:

• пълен номер на шофьора
• номер на издаване
• дата на изтичане на фотокартата
• категории на лиценза
• всякакви кодове за ограничения, показани
• дата на проверка
• метод на проверка
• копие на изображение на лицевата и задната страна, където вашият процес го изисква
• доказателство за резултата от проверката

Тази структура прави по-късните прегледи много по-лесни. Ако подготвяте записи за одит, вътрешен преглед, запитване за застраховка или файл на Трафик Комисаря, можете да покажете не само, че лиценза е „видян“, но и точно какво е записано и кога.

Кога операторите и транспортните мениджъри се нуждаят от правилните данни за лиценза

Нуждата от точни данни за лиценза се появява много по-често, отколкото много флоти очакват.

Първата очевидна точка е включването. Преди шофьор да бъде поставен в превозно средство, операторите трябва да потвърдят идентичността, правото и всякакви временно ограничени елементи, като статус на Driver CPC или DQC, където е релевантно за ролята. За операции с товари и пътници, тази проверка трябва да бъде достатъчно ясна, така че друг мениджър да може по-късно да прегледа файла и да разбере точно какво е било проверено.

Това е важно и за периодичните проверки на лиценза. Много оператори задават честота на проверките на базата на риск, роля и предишни находки. Шофьор с професионално право, точки за наказание, скорошни промени или роля с високи километри може да оправдае по-близко наблюдение от шофьор с нисък риск. Каквато и честота да използвате, началната точка е същата, данните за лиценза в архива трябва да принадлежат на правилното лице.

Използването на агенции и наемане е друга обща точка на натиск. Временните шофьори често пристигат с документи, събрани бързо, понякога от повече от един офис. Ако номерът на шофьора, номерът на издаване и категориите права не се записват последователно, става трудно да се докаже какво е било проверено преди този шофьор да бъде назначен на работа. Това е особено важно, когато операторът и доставящата агенция притежават част от записа.

Има и ежедневни оперативни причини:

• решаване на неуспешни или несъответстващи проверки на лиценза
• актуализиране на записи след издаване на нова фотокарта
• проверка дали шофьор е подновил изтекла карта
• потвърждаване на правото преди прехвърляне на шофьор на различен клас превозно средство
• проверка на детайли след промяна на име или адрес
• поддържане на доказателства за застрахователи, клиенти и одити

За транспортните мениджъри, стандартът не е просто да извършват проверки, а да могат да покажат контролирана система. Това означава доказателства, че процесът е рутинен, записите са актуални, изключенията се следят и изтеклите или липсващи елементи не остават нерешени.

Това става особено важно, ако вашият бизнес бъде попитан да обясни своите механизми за управление на шофьори на Трафик Комисаря. В тази обстановка, неясни бележки като „лиценз проверен“ не са силно доказателство. Запис с дата, с точния номер на шофьора, дата на изтичане, прегледани категории и подкрепящи изображения или резултати от проверка е много по-силен.

Същият принцип важи и за смесени флоти. Флотите с ванове, куриери, оператори на автобуси и микробуси, собствени шофьори, таксиметрови и частни наемни фирми и оператори на товарни превозни средства всички печелят от наличието на един повторяем процес. Правният контекст може да се различава в зависимост от типа превозно средство и дейността, и където британските правила се различават от по-широката практика на ЕС, трябва да следвате британската позиция, която се прилага за вашата операция, но дисциплината за водене на записи е същата. Запишете правилните детайли веднъж, проверете ги правилно и запазете доказателствата.

Как да запишете данните за лиценза, без да създавате пропуски в съответствието

Най-сигурният подход е да използвате стандартен процес всеки път, когато лиценза бъде получен за първи път и всеки път, когато бъде проверен отново.

Започнете с източника на документа. Вземете ясно копие или изображение на лицевата и задната страна на фотокартата. Ако изображението е размито, изрязано или затъмнено от отблясъци, отхвърлете го и поискайте по-добро. Лошото изображение не е малко неудобство, то е началото на лоши данни.

След това запишете ключовите полета в записа на шофьора:

• пълно име на шофьора
• дата на раждане
• номер на шофьора
• номер на издаване
• дата на изтичане на фотокартата
• категории и техните дати на изтичане, където е приложимо
• кодове за ограничения или информация
• дата, на която документът е бил видян
• кой го е проверил
• какво подкрепящо доказателство е било получено

След това сравнете какво е било въведено с изображението, преди да запазите записа. Проверка от второ лице е полезна за нови служители и професионални шофьори. Отнема много малко време и улавя повечето грешки при транскрипция.

Където е възможно, запазете изображението на лиценза, прикрепено към записа на шофьора, а не в отделна имейл верига или споделена папка без индекс. По време на одит, скоростта на извличане е важна. Ако отнема двадесет минути да намерите изображението, което подкрепя проверка на лиценза, процесът не е под контрол.

Задайте дати за преглед за повече от един тригер. Не разчитайте само на датата на изтичане на фотокартата. На практика, операторите трябва да следят:

• следваща планирана дата на проверка на лиценза
• дата на изтичане на фотокартата
• дати на изтичане на категориите, където е приложимо
• дати на Driver CPC или DQC, където е релевантно
• всякакви вътрешни точки за проба или преглед с висок риск

Тук централната система помага. В Operator Compliance, изградихме структурата на записа около начина, по който операторите всъщност трябва да доказват съответствието, защото Fleeta Limited управлява камиони под операторска лицензия и се нуждаеше от практическа система, а не от архивиране. Резултатът е запис на шофьор, който седи до доказателства за превозно средство, ремарке, дефект, поддръжка и тахограф, вместо да оставя транспортните мениджъри да търсят детайли из електронни таблици и пощенски кутии. Ако искате по-подробна представа за начина, по който подхождаме към записите на флота, нашият фон като екип, ръководен от оператори обяснява това по-подробно.

Няколко контрола правят реална разлика:

Използвайте фиксирани имена на полета

Не създавайте едно поле за свободен текст, наречено „данни за лиценза“. Отделните полета налагат последователност. Ако един човек напише „новата карта е видяна“, друг пише „фотокартата е актуализирана“ и трети качва само изображение, нямате структурирани записи.

Запишете метода на проверка

Ако сте използвали визуална проверка, запишете това. Ако сте използвали онлайн процес на проверка, запишете датата и резултата. Ако сте получили актуализирано доказателство след издаване на нова карта, запишете какво се е променило. По-късният преглед трябва да може да проследи последователността.

Запазете отменените детайли, не презаписвайте сляпо

Ако номерът на издаване се промени, това може да бъде полезна история. Същото важи и когато се промени дата на изтичане на категория или се издаде подновена карта. Запазете новия запис, но запазете следата на доказателствата, показваща какво е било преди и кога е било актуализирано.

Свържете проверките на лиценза с статуса на шофьора

Ако проверката на лиценза не успее, ако фотокартата е изтекла или ако липсва необходим документ, записът на шофьора трябва да показва това ясно. Много пропуски в съответствието се случват, защото доказателствата са на едно място, а оперативният статус е на друго.

Активно преглеждайте изключенията

Извършвайте редовен преглед на шофьори с липсващи полета, изтекли фотокарти, предстоящи дати на категории или нерешени резултати от проверки. Това трябва да бъде част от същия управленски ритъм като MOT, годишен тест, инспекция и последващи действия по дефекти. Провалите в съответствието често идват от незавършени изключения, а не от липса на процес.

Дръжте доказателствата готови за проверка

Ако някога трябва бързо да представите файл на шофьор, трябва да можете да покажете текущите данни за лиценза, предишните актуализации, копия на картата и датите, на които са извършени проверките. Това е стандартът, по който операторите трябва да работят.

За екипи, които се опитват да съберат това в няколко депа, агенционни шофьори или смесени операции, е полезно да имате една система, която поддържа сроковете и доказателствата на едно място. Нашият софтуер за съответствие на операторските лицензи за записи на шофьори и флоти е създаден за такъв контрол, а ако трябва да свържете записи с други системи, ние също предлагаме възможности за интеграция на данни за флота чрез нашето REST API и уебхукове.

Практическата точка е проста. Ако някой поиска номера на фотокартата, не гадайте кой номер имат предвид. Проверете картата, идентифицирайте поле 5 и запишете номера на шофьора точно. След това запишете номера на издаване и датите на изтичане отделно. Тази малка разлика предотвратява много избегаеми административни грешки, а за операторите укрепва следата на доказателствата, на която може да се наложи да разчитате по-късно.

Номерът на фотокартата същ ли е като номера на шофьора?

Не. Хората често използват термините взаимозаменяемо, но не винаги са едно и също нещо на практика. Проверете точното поле, което се изисква, и използвайте номера, показан на правилното място на лиценза.

Къде е номерът на лицевата страна на лиценза?

Той е на лицевата страна на британската фотокарта, сред номерираните полета. Шофьорите трябва да гледат внимателно отпечатаните етикети, за да не копират грешния референт.

Нуждаят ли се операторите да запазят копие на фотокартата?

Много оператори запазват копие или сканирано изображение като част от записите на шофьорите, заедно с проверки на лиценза и дати на изтичане. Ключовата точка е, че записите са точни, актуални и лесни за представяне, ако е необходимо.

Какво, ако шофьорът даде грешен номер?

Операторът трябва отново да провери физическата шофьорска книжка и бързо да коригира записа. Грешните данни за лиценза могат да доведат до неуспешни проверки, дублирани записи или липсващи доказателства в файловете за съответствие.

Променя ли се номерът на фотокартата, когато лиценза бъде подновен?

Някои детайли на лиценза могат да се променят, когато бъде издадена нова карта. Операторите не трябва да предполагат, че старите записи остават верни и трябва да актуализират съхраняваната информация за лиценза след подновяване.