Ръчни записи в тахографа, които издържат на проверка от DVSA

Ръчният запис в цифровия тахограф е предназначен да допълни записа за активността на шофьора, когато картата не е била в главното устройство за част от деня или смяната. Ако това пропуснато време не е отчетено правилно, записът показва пропуск. При проверка на пътя от DVSA или посещение на оператор, необяснените пропуски са точно това, което привлича внимание.

Практическата точка е проста. Записът на ръчния тахограф трябва да разказва същата история като реалния ден на шофьора. Ако шофьорът е започнал работа далеч от превозното средство, е взел дневна почивка преди да се върне, е пътувал с ферибот или е имал друг период без карта, който трябва да се появи в хронологията, той трябва да бъде въведен точно и в ред, преди превозното средство да се движи.

Какво е ръчен запис и защо е важен

Ръчният запис е запис на активността, добавен от шофьора в цифровия тахограф, за да покрие период, когато картата на шофьора не е била поставена. Най-често се попълва, когато картата бъде поставена обратно в тахографа след период извън превозното средство или след като картата е била изтеглена в края на предишната смяна и следващата смяна започва на друго място.

Целта е да се създаде пълен запис на дейностите на шофьора съгласно правилата за работното време на шофьорите и правилата за работно време, където е уместно. За повечето превозни средства за товари и превозни средства за пътници в Обединеното кралство, това означава, че записът на тахографа трябва да показва, в последователност:

• управление
• друга работа
• наличност
• почивка или отдих

Пълният запис на активността е важен по три причини.

Първо, това е законен запис. Ако шофьорът е извършвал друга работа преди да достигне превозното средство или е взел дневна почивка преди да възобнови задълженията си, това време трябва да бъде отразено правилно. Период без запис не е неутрален. Това е непълен запис.

Второ, това е въпрос на прилагане. Проверяващите от DVSA на пътя или проверяващите на трафика и превозните средства по време на разследване на оператора ще търсят непрекъснатост. Ако картата на шофьора е била изтеглена последно в 18:10 в Бирмингам и е поставена на следващата сутрин в 07:00 в Бристол, те ще искат да видят как е записано времето между тях. Ако липсва, операторът може да има затруднения да покаже, че почивката е била взета правилно или че не е извършвана друга работа.

Трето, това е въпрос на лиценз за оператор. Комисарят по трафика очаква операторите да имат системи, които поддържат точни записи на часовете на шофьорите, прегледани и предприети действия. Записите на тахографа не са отделни от по-широката съответствие. Те са в съответствие с проверки на лицензи, записи на Driver CPC и DQC, дати на MOT или годишен тест, доказателства за инспекция и докладване на дефекти. Затова изградихме инструменти за анализ на тахографа, които поддържат проверки за съответствие на операторите в рамките на по-широката система за съответствие на операторите.

Където правилата се различават между Великобритания и по-широката рамка на ЕС, основната необходимост от пълен запис на активността остава същата. Точният режим на часовете на шофьорите може да се различава в зависимост от типа на операцията и географията, но записът на цифровия тахограф все още трябва да отчита времето на шофьора правилно.

Кога шофьорите трябва да направят ръчен запис

Шофьорите не се нуждаят от ръчен запис всеки път, когато докоснат тахографа. Те се нуждаят от такъв, когато има период, който трябва да бъде в хронологията на активността, но не е записан автоматично от главното устройство.

Чести ситуации включват следното.

Смяната започва далеч от превозното средство. Например, шофьорът започва деня в депото, натоварвайки, присъства на брифинг, извършва дейности в двора или пътува, за да вземе превозното средство. Ако картата на шофьора все още не е в тахографа, този период не се записва автоматично. След като картата бъде поставена, шофьорът трябва да въведе това пропуснато време, обикновено като друга работа или наличност, в зависимост от това, което наистина се е случило.

Шофьорът се връща след дневна или седмична почивка. Ако картата е била изтеглена в края на предишната смяна и шофьорът е взел почивка преди да се върне в превозното средство, този период на почивка често трябва да бъде въведен, за да бъде хронологията от последното изтегляне до текущото поставяне пълна.

Имало е период без карта през деня. Това може да се случи, ако шофьорът изтегли картата, за да смени превозни средства, напусне едно превозно средство и по-късно вземе друго, или е извън превозното средство за работа, която не е автоматично записана.

Имало е пътуване с ферибот или влак. За операции, използващи правилата за прекъсване с ферибот, записът трябва да съответства на това, което наистина се е случило. Функцията на тахографа за ферибот или влак трябва да се използва, където е уместно, и всякакви периоди без карта или прекъснати почивки трябва да бъдат записани правилно.

Тахографът не е могъл да запише активността автоматично. Това може да се случи след повреда, повредена карта на шофьора, загуба или кражба на карта, или когато се очаква замяна и правилата позволяват шофиране с печатни записи. В тези случаи шофьорът все още трябва да създаде пълен и достоверен запис, използвайки необходимите печатни документи и ръчно написана информация.

Шофьорите също трябва да бъдат внимателни след завръщане от болест, годишен отпуск или период на работа без шофиране. Не всяко отсъствие изисква ръчен запис в тахографа по същия начин, но операторът все пак се нуждае от ясен запис, обясняващ пропуска в шофьорската активност. В зависимост от периода и операцията, може да са необходими допълнителни записи, за да има смисъл хронологията на шофьора, когато бъде прегледана по-късно.

Каква информация трябва да бъде въведена

Ръчният запис трябва да отразява активността, която наистина е имала място, а не активността, която изглежда най-лесна за избор на екрана.

На практика основните видове активност са:

• друга работа, за натоварване, разтоварване, документация, проверки на превозното средство, почистване, обучение, задължения в депото или всякаква работа за работодателя
• наличност, когато шофьорът чака и знае предварително вероятната продължителност, например, чакайки да натовари или пътувайки като част от операция с много шофьори, когато не работи
• почивка или отдих, когато шофьорът наистина е в квалифициран период на почивка или отдих
• управление, което обикновено се записва автоматично, когато превозното средство се движи, но може да се наложи да бъде доказано с печат в изключителни ситуации, като например проблеми с картата

Ръчният запис трябва да покрива пропуснатия период от последната записана точка до текущото време на поставяне, в правилния ред и без необяснени припокривания или пропуски.

Шофьорите също трябва да въвеждат информация за страната точно. На много цифрови тахографи шофьорът е подканен за страната на начало и край или страната при поставяне и изтегляне. Грешното въвеждане на страната е често срещан и предотвратим проблем. Ако смяната е започнала в Англия, Шотландия или Уелс, правилната настройка за Обединеното кралство трябва да бъде избрана, както изисква устройството. Ако задължението е започнало в чужбина, то също трябва да бъде въведено правилно.

Записът трябва да съответства на реалната хронология. Ако шофьорът е завършил вчера в 17:30, е шофирал до дома с личен автомобил, е спал, е докладвал на клиентски обект в 06:00, е чакал до 07:00 и след това е поел управлението на превозното средство в 07:15, ръчният запис трябва да отразява тази последователност. Не трябва просто да маркира целия период като почивка, ако работа е била извършена преди поемането на управлението на превозното средство.

За операторите тестът е дали записът би имал смисъл за някой, който го вижда по-късно без допълнително обяснение. Ако отговорът е не, записа трябва да бъде подобрен или допълнителни доказателства трябва да бъдат запазени с него.

Как да завършите ръчните записи без да създавате пропуски

Най-сигурният навик е да завършите липсващия запис преди да преместите превозното средство. След като превозното средство е на пътя, става по-трудно да се коригират грешки и по-лесно да се забрави какво се е случило.

Практическият подход е:

1. Проверете последното време на изтегляне на картата.

Когато картата бъде поставена, погледнете последното записано изтегляне на екрана на тахографа. Това е точката, от която новият запис обикновено трябва да започне.

1. Работете напред във времето, а не назад от паметта.

Започнете от времето на изтегляне и идентифицирайте всеки период в ред. Например, почивка от 18:00 до 05:30, друга работа от 05:30 до 06:15, наличност от 06:15 до 06:45.

1. Изберете правилната активност за всеки период.

Не използвайте почивка или отдих като обобщение. Ако шофьорът е работил, изберете друга работа. Ако шофьорът е чакал и законовите условия за наличност са изпълнени, изберете наличност.

1. Въведете местоположения или страни внимателно.

Потвърдете въвеждането на страната в началото и края на задължението, където тахографът го изисква. Грешен код на страната е малка грешка, която често показва по-широка неточност.

1. Потвърдете ръчния запис на устройството.

Повечето цифрови тахографи дават финален екран за потвърждение. Шофьорите трябва да го прегледат преди да приемат, вместо да кликват, за да спестят време.

1. Прегледайте показаната хронология или вземете печат, ако е необходимо.

Ако последователността изглежда грешна, коригирайте я преди шофиране. В случаи на несигурност, печат с ръчно написано обяснение може да бъде полезно допълнително доказателство, подписано от шофьора.

1. Запазете всички допълнителни документи.

Билети за ферибот, работни листове, работни часове, записи от работилницата и дневници за влизане в депото могат да помогнат да се обясни ръчният запис по-късно, ако DVSA попита.

Тази рутина е особено важна за шофьори на агенции, резервни шофьори и шофьори, които преминават между превозни средства. Те са по-склонни да имат периоди без карта и по-склонни да бъдат предизвикани, ако записите са несъответстващи.

За транспортните офиси е полезно да обучават шофьорите, използвайки реалните модели на тахографи в автопарка. Менюто се различава между производителите, въпреки че законовата цел е същата. Шофьор, който разбира конкретното главно устройство, е по-малко вероятно да създаде фалшив пропуск поради грешка при натискане на бутон.

Чести грешки при ръчните записи, които причиняват проблеми

Най-честият проблем е необяснен пропуск между последното изтегляне на картата и следващото поставяне. Дори когато шофьорът не е направил нищо нередно в действителност, липсващ период в записа създава предотвратим риск.

Друга честа грешка е използването на грешна активност. Шофьорите понякога записват всичкото липсващо време като почивка, защото това изглежда по-безопасно. Не е. Ако шофьорът е посетил депото, натоварил е превозното средство, завършил е документацията или е пътувал, за да вземе превозно средство като част от работа, това не е почивка.

Грешни дати и часове също причиняват проблеми. Простата грешка в деня, месеца или времето на начало може да накара да изглежда, че шофьорът е имал припокриващи се задължения или недостатъчна почивка. Тези грешки лесно могат да бъдат пропуснати, ако никой не провери записа навреме.

Грешките в страната са по-чести, отколкото много оператори осъзнават. Въвеждането на грешна страна на начало или край може да изглежда незначително, но подкопава доверието в останалата част от записа, особено при международна работа.

Друг проблем е разчитането на паметта дълго след събитието. Ако шофьорът се опита да реконструира няколко дни от паметта, вероятността за неточност рязко нараства. Затова ръчните записи трябва да се правят незабавно, когато картата бъде поставена, и защо всяко необичайно събитие трябва да бъде подкрепено с печат или писмена бележка в момента.

Също така наблюдаваме проблеми, когато операторите не следят повторни грешки. Един лош ръчен запис може да е проблем с обучението на шофьора. Същият проблем, появяващ се седмица след седмица, става проблем за управлението. Анализът на тахографа трябва да подчертае повторно липсващи километри, липсващи дейности, конфликти с картите и подозрително чести изменения, за да може да се проведе и запише обратна връзка. Нашето ръководство за нарушения на тахографа и обратна връзка с шофьорите обхваща страната на последващите действия, която често е също толкова важна, колкото и оригиналната грешка.

Какво трябва да проверят и запазят транспортните мениджъри

Транспортните мениджъри не трябва да разчитат само на наличието на ръчен запис. Въпросът е дали записът е правдоподобен, пълен и подкрепен.

В анализа на тахографа проверете за:

• пропуски между изтеглянето и поставянето на картата
• дейности, които не съответстват на останалата част от модела на смяната
• повторна употреба на почивка, където би се очаквала друга работа
• входове на страната, които не съответстват на работата
• конфликти между ръчните записи и движението на превозното средство
• повторни грешки от същия шофьор или по същия маршрут или договор

Също така е полезно да се проверят ръчните записи спрямо други записи, включително:

• графици и смени
• работни часове
• записи за натоварване и доставка
• резервиране на работилници
• резервиране на ферибот или влак
• потвърждения за резервации на агенции
• подписани декларации на шофьори, където е уместно

Ако има необичайна или изключителна ситуация, запазете доказателствата с записа на шофьора. Подписан печат, бележка за дефект на картата или документация, показваща защо шофьорът е бил извън превозното средство, може да направи разликата между правдоподобно обяснение и нерешена несъответствие.

За съответствие с лицензите на операторите, запазването и подписването са толкова важни, колкото и събирането. Записите трябва да бъдат изтеглени, прегледани и предприети действия в рамките на ясна система. Това включва документиране на обратна връзка, коригиращо обучение и повторни проблеми. Това означава също така да се запазят доказателствата от тахографа заедно с останалата част от файла за съответствие, а не в изолация.

Това е една от причините много оператори да се откажат от електронни таблици и отделни дневници. Проблемите с тахографа не съществуват сами по себе си. Същият транспортен офис също проследява дати на MOT или годишен тест, PMI инспекции, проверки на шофьорски лицензи с DVLA, дати на изтичане на Driver CPC и DQC, проверки на застраховка на превозни средства, които могат да включват askMID, и доказателства за политика, свързани с Бюрото на моторните застрахователи или MIB. Работата е по-лесна за контрол, когато една система държи сроковете, документите, изключенията и подписванията заедно. Ние изложихме този свързан подход в една система за проверки на лицензи и записи на тахографа.

В Operator Compliance изградихме платформата около начина, по който операторите наистина трябва да представят доказателства, защото Fleeta Limited управлява камиони под лиценз за оператор. Затова системата е проектирана да поддържа подписани записи, проследяване на срокове и преглед на тахографа на едно място, в съответствие с практическите очаквания, които операторите знаят от посещенията на DVSA и проверките на Комисаря по трафика. За автопаркове, интегриращи данни от други системи, ние също поддържаме структурирани работни потоци чрез REST API и уебхукове, а свързани продукти като Fleetalyse и Logivo.AI могат да се впишат в по-широката картина на съответствието.

Процесът на ръчен запис в тахографа, който издържа на проверка от DVSA, не е сложен, но изисква дисциплина. Шофьорите трябва да въвеждат липсващите периоди незабавно, в правилния ред, използвайки правилната активност. Транспортните мениджъри трябва да преглеждат тези записи, да предизвикват слаби записи и да запазват достатъчно доказателства, за да обяснят хронологията. Когато това стане нормална практика, проверките на пътя са по-лесни, анализът е по-чист и файлът на оператора е по-силен, когато някой поиска да го види.

Нуждаят ли се шофьорите винаги от ръчен запис, ако картата е била извън?

Ако шофьорът е извършвал работа или е имал съответстващ период за запис, докато картата е била извън, липсващата активност обикновено трябва да бъде въведена, за да бъде записът пълен.

Може ли шофьорът да направи ръчен запис след като превозното средство се е движило?

Най-добре е да се направи преди шофиране, за да бъде хронологията на активността пълна от началото на смяната. Оставянето на късно увеличава риска от грешки или пропуски.

Какво трябва да запише шофьорът, ако е извършвал работа в склад преди шофиране?

Този период обикновено се записва като друга работа, а не почивка. Записът трябва да отразява това, което наистина се е случило и да отговаря на пълната хронология на смяната.

Проверяват ли се ръчните записи на пътя?

Да. DVSA може да прегледа записа на шофьора и да търси необяснени пропуски, неправилни дейности или несъответствия между данните на тахографа и разказа на шофьора.

Какви доказателства трябва да запазят операторите, за да подкрепят ръчните записи?

Запазете записи, които помагат да се обясни деня, като работни листове, времена, дейности в депото, информация за графика и всякакви печатни документи от тахографа или бележки, използвани за разрешаване на пропуск.