Как да изберем софтуер за срокове на O-лиценз, който отговаря на DVSA

Изборът на софтуер за проследяване на сроковете на O-licence не е просто за по-добър дневник. Става въпрос за осигуряване на контрол от страна на транспортния мениджър. Ако DVSA (Управление на автомобилния транспорт) се свърже, или ако случай достигне до Трафик комисаря, въпросът не е само дали някой е получил напомняне. Важно е дали операторът може да докаже, че превозните средства, ремаркетата, шофьорите и записите са били активно управлявани, проверявани, одобрявани и съхранявани.

Най-добрите системи изпълняват две задачи едновременно. Те ви предупреждават преди нещо да стане просрочено и създават надежден запис за съответствие след приключване на работата. Това е разликата между приложение за напомняне и система, която издържа на проверка.

Какво трябва да покрива добрият софтуер за срокове за оператор в Обединеното кралство

Оператор в Обединеното кралство се нуждае от софтуер, който отразява реалните задължения по лиценза и ежедневния контрол, очакван от DVSA. Това започва с основите, но не трябва да спира там.

За превозните средства софтуерът трябва да проследява дати за MOT или годишен тест, профилактични инспекции, тестове на спирачките, когато са планирани, интервали за безопасност, събития за обслужване, дати за данъци и застраховки, и дати за калибриране или сертификация, когато е уместно. Той също така трябва да съхранява ключовите доказателства зад тези дати, а не само следващата дата за изпълнение. Зелено напомняне не е достатъчно, ако съответният лист за инспекция, резултат от теста на спирачките или одобрението от работилницата не могат да бъдат намерени.

За ремаркетата важи същият принцип. Твърде много системи са насочени към превозните средства и третират ремаркетата като следствие. Това бързо създава проблеми за товарни флоти, смесени флоти и оператори, използващи наети или ротационни ремаркета. Датите за годишни тестове на ремаркетата, истории на инспекции, дефекти, периоди на VOR и записи за поддръжка трябва да имат собствен профил и одитна следа.

За шофьорите системата трябва да обхваща проверки на лицензи, статус на Driver CPC, изтичане на DQC, дати на картите за тахограф, когато е уместно, записи за наемане на агенции или временно назначени шофьори, обучения, декларации и всякакви специфични за компанията дати на изтичане. От страна на лиценза, операторите в Обединеното кралство също трябва да помислят за практическите отношения с данните на DVLA (Управление на автомобилния транспорт). Важно е дали софтуерът просто съхранява дата, въведена от потребител, или дали поддържа правилен процес за редовна проверка на шофьорските лицензи и записване на резултатите. Ако искате да се освежите относно това, което операторите трябва да проверяват, това ръководство за проверки на шофьорски лицензи за оператори е полезен фон.

За файловете с доказателства добрият софтуер за срокове трябва да съхранява записите, които подкрепят вашите задължения по лиценза и системите за поддръжка. Това включва листове за инспекция, сертификати за MOT и годишен тест, доклади за дефекти, записи за корекция, застрахователни документи, споразумения за наем, доказателства, свързани с OCRS, ако е необходимо, записи за обучение, документи с политики и кореспонденция. Ако транспортният мениджър напусне, тези записи трябва да останат достъпни и разбираеми.

Тук важи специфичен за Обединеното кралство момент. Някои софтуерни продукти са създадени за обща администрация на флота в различни държави. Те могат да се справят с обслужването и документите достатъчно добре, но не и със структурата на задълженията по операторски лиценз в Великобритания. Системата за оператор в Обединеното кралство трябва да съответства на очакванията относно планирането на поддръжката, съхранението на записи и доказателствата за контрол на управлението. Тя трябва да отразява начина, по който операторите наистина се подготвят за оценка от DVSA, посещение на място или публично разследване, а не просто общ календар на флота. За повече информация относно основните задължения, полезно е да прегледате задълженията по операторски лиценз и какво означават те на практика.

Сравняване на инструменти за напомняне с пълни системи за съответствие

Инструмент за напомняне обикновено прави едно нещо. Той съхранява дата и изпраща известие преди да настъпи тази дата. Това може да бъде полезно, особено за много малка операция, но оставя очевидни пропуски.

Първо, инструментите за напомняне рядко управляват свързани действия. Поддръжката не приключва, когато настъпи датата. Работата трябва да бъде резервирана, завършена, дефектите оценени, корекцията организирана, записите качени и често одобрени. Ако превозното средство не е налично, планът може да се наложи да се промени и причината трябва да бъде записана. Ако ремаркето е извън обекта, отговорността все още трябва да бъде ясна. Просто напомняне не може да управлява тази верига.

Второ, инструментите за напомняне обикновено имат слабо управление на доказателствата. Те може да ви позволят да прикрепите файл, но не създават правилен запис за това кой го е качил, дали задачата е завършена навреме, дали е имало дефекти, кой е прегледал резултата и дали е затворено последващо действие. Това е точно такъв вид детайл, който е важен, когато някой пита как операторът осигурява съответствие на практика.

Трето, те рядко предоставят чист файл за Трафик комисаря. Ако възникне публично разследване, операторът може да се наложи да представи истории на поддръжка, обяснения за пропуснати инспекции, проверки на шофьори, последващи действия с тахографи, решения за VOR и управленски отчети за определен период от време. Събирането на всичко това от напомняния, електронни таблици, имейл нишки и споделени папки е бавно и рисковано.

Пълната система за съответствие трябва да бъде изградена около записи, действия и доказателства. В практически смисъл, това означава, че всеки срок може да доведе до работен поток. Инспекцията на PM може да задейства работа, да изисква попълнен лист, да записва дефекти, да показва статус на корекция и да съхранява подписаното доказателство. Изтичането на Driver CPC или DQC може да задейства преглед и искане за документи. Пропуснатият срок може да бъде ескалиран и обяснен, вместо просто да стане червен на таблото.

Тук продуктите като Operator Compliance се позиционират по различен начин от общия софтуер за напомняне. OperatorCompliance е разработен от Fleeta Limited, която твърди, че оперира камиони под операторски лиценз. Това е важно, ако софтуерът е наистина оформен около Ръководството на DVSA за поддържане на пътна безопасност, тъй като дизайнът на системата трябва да следва реалните процеси на операторите, а не абстрактното управление на задачи.

Характеристиките, които са най-важни за транспортните мениджъри в ежедневието

Транспортните мениджъри не купуват софтуер за списък с функции. Те го купуват, защото имат нужда от по-малко слепи петна в 16:30 в петък. Правилното сравнение не е кое система има най-много модули. То е коя система улеснява ежедневния контрол.

Започнете с планирането на MOT и годишния тест. Системата трябва ясно да разделя категориите превозни средства и режимите на тестване. Товарни превозни средства, PSVs, ремаркета и леки типове флоти могат да имат различни нужди. Календарът трябва да показва какво е дължимо, какво е резервирано и какви доказателства са върнати. Той също така трябва да се справя с повторни тестове и провали, без да нарушава историята.

Профилактичните инспекции са също толкова важни. Търсете гъвкаво планиране на интервалите по време, разстояние или модел на използване, с възможност за задаване на различни честоти в целия флот. За много оператори, планирането по ISO седмица е полезно, тъй като графиците на работилниците, наличността на шофьорите и ротацията на наетите превозни средства често следват седмични оперативни модели, а не просто месечни дати. Ако вашият доставчик на поддръжка планира по ISO седмица, софтуерът също трябва да го прави.

Контролите на шофьорите изискват подобна практичност. Проверки на Driver CPC и DQC не трябва да седят в отделен HR сандък, ако влияят на това дали шофьорът може законно или безопасно да бъде назначен на работа. Записите на шофьорите трябва също да включват категории лицензи, одобрения, история на проверки и всякакви вътрешни одобрения. За флоти, използващи работна сила от агенции, системата трябва да се справя с краткосрочни шофьори, без да създава постоянен хаос или да губи възможността за одит.

Анализът на тахографа е друга разделителна линия. Някои системи просто записват, че анализът е направен на друго място. По-добрите системи интегрират процеса в записа за съответствие, показвайки графици за изтегляне, доклади за нарушения, последващи действия и потвърждения. Ако сравнявате опции в тази област, тази статия за софтуер за анализ на тахографи за малки флоти дава полезен поглед върху това, което трябва да търсите.

Докладването на дефекти и контролът на VOR са ежедневни основи. Правилната система за съответствие трябва да позволява бързо докладване на дефекти, свързани с конкретно превозно средство или ремарке, прегледани от правилния човек и проследени до корекция. Тя трябва да различава критичните за безопасността дефекти от малките проблеми и да прави статуса на VOR видим в цялата операция. Ако превозното средство или ремаркето е VOR, този статус не трябва да бъде погребан в поле за бележки. Той трябва да бъде очевиден за плановиците, персонала на работилницата и транспортното управление.

Съхранението на документи също е по-важно, отколкото много купувачи очакват. Тестът не е дали документите могат да бъдат качени. Важно е дали могат да бъдат намерени, филтрирани и разчитани по-късно. Търсенето по превозно средство, ремарке, шофьор, тип документ, диапазон от дати и статус трябва да бъде лесно. Контролът на версиите е полезен за политики и застрахователни документи. Съхранението трябва да бъде последователно. Именуването не трябва да зависи от един човек, който помни как е запазил PDF преди шест месеца.

Някои оператори също искат по-широки данни за флота на едно място. Това може да включва валидиране на застраховка, проверки на MID чрез askMID, или връзки с данни от Бюрото на автомобилните застрахователи или MIB, когато е уместно за администрацията на флота. Те не са заместители на контрола на операторския лиценз, но могат да намалят дублирането на работа, ако системата е проектирана разумно.

Как да оценим одитната следа, отчетността и подписаните доказателства

Ако две системи изпращат напомняния и съхраняват PDF файлове, одитната следа е мястото, където се появява истинската разлика.

Попитайте какво записва системата автоматично. Искате да знаете кой е създал задача, кой е променил дата за изпълнение, кой я е маркирал като завършена, кога е каче