Избор на софтуер за поддържане на записи за автобуси и микробуси

Ако управлявате автобуси или микробуси с операторска лицензия в Обединеното кралство, правилният софтуер трябва да изпълнява една основна задача. Той трябва да улеснява поддържането на вашите записи, да ги прави лесни за преглед и да доказва, когато DVSA или Трафик комисар (Трафик комисар) поиска доказателства. Това означава повече от дневник на работилницата или обща база данни на флота. Нуждаете се от система, която следва реалната работа по съответствие на оператор на пътници, от проверки за безопасност и резервации за годишен тест до проверки на шофьори, доказателства от тахограф и подписани действия за последващи действия.

Добрата софтуерна система за съответствие на автобуси и микробуси намалява риска, като съхранява тези записи на едно място, с дати, документи, статус и одитна следа, която показва какво се е случило, кога и от кого. Ако системата не може да ви помогне да докажете управлението на годността за движение и контрола на транспортния мениджър по начин, който да устои на проверка, тя не изпълнява задачата.

Какво трябва да прави софтуерът за оператори на автобуси и микробуси

Операторите на автобуси и микробуси се нуждаят от софтуер, който отразява записите, които се очаква да контролират в рамките на режима на операторска лицензия. На практика това започва с записи на превозни средства.

За всеки PSV (пътнически превозни средства) ни е нужна ясна история на проверки за безопасност, проверки за превантивна поддръжка, дати на MOT или годишен тест, тестове на спирачките, където е приложимо, ремонтни работи, дефекти, корекции и периоди, когато превозното средство е VOR. Системата трябва да показва планирания интервал за проверка, завършената дата, резултата и всякакви пропуснати или преместени събития. Ако проверката е била пренасрочена, трябва да видим защо, кой я е одобрил и дали промяната е останала в рамките на нашата обявена система за поддръжка.

Планиращият е важен, защото операциите с автобуси и микробуси често работят около училищни договори, частни наеми, ангажименти за услуги, наличност на депо и инженерни капацитети. Календар, който просто изброява дати на падеж, не е достатъчен. Нуждаем се да виждаме предстоящи проверки по депо, превозно средство, механик, изпълнител или ISO седмица, за да можем да забележим претоварвания и пропуски, преди те да станат пропуснати събития.

Записите на шофьорите са втората основна област. Софтуерът трябва да съдържа категории на лицензите, дати на изтичане, статус на Driver CPC, изтичане на DQC, документи за право на работа, където е уместно, признания на вътрешни политики и история на проверките. За операции в Обединеното кралство, това означава работни потоци, които отговарят на проверките на лицензите от DVLA и периодичното наблюдение на Driver CPC. Ако вашата операция също използва шофьори от агенции, системата трябва да разделя наети, агенционни и случайни шофьори, като същевременно поддържа общ стандарт за доказателства.

Доказателствата от тахографа са още едно ключово изискване. Дори когато автобусната операция има вътрешни правила в части от бизнеса, много оператори на микробуси и смесени пътнически флоти все още се нуждаят от правилен анализ на тахографа, преглед на нарушенията и доказателства за последващи действия. Не е достатъчно да знаем, че е настъпило нарушение. Трябва да покажем, че е било идентифицирано, прегледано, обсъдено, ако е необходимо, и подписано. Този запис може да бъде също толкова важен, колкото и оригиналният анализ.

След това идва самата одитна следа. Съответстваща система трябва да записва кой е качил документ, кой е променил дата, кой е закрил дефект и кога са били изпратени напомняния. По време на разследване от DVSA или публично разследване, трудността често не е в това, че бизнесът не е направил нищо, а в това, че не може да докаже какво е направил. Софтуерът трябва да помогне за създаването на това доказателство като част от ежедневната работа, а не като ръчна реконструкция след това.

За много оператори един от най-полезните тестове е прост. Можем ли да експортираме или покажем пълен файл за едно превозно средство или един шофьор, включително предстоящи дати, исторически записи, поддържащи документи и подписани действия, без да преследваме документи през имейл папки, файлове на депото и системи на работилницата? Ако не, записите не са готови за одит.

Как софтуерът за съответствие на автобуси и микробуси се различава от общите системи за флот

Общата система за флот обикновено е изградена за управление на използването, горивото, разходите за обслужване, телематика или производителността на работилницата. Всички те могат да бъдат полезни, но не са същите като съответствието с операторската лицензия.

Софтуерът за съответствие на автобуси и микробуси трябва да бъде изградена около стандартите за доказателства, които са важни в контекста на DVSA в Обединеното кралство. Това означава записи за годност за движение, записи на шофьори, доказателства от тахограф и управление на контрола. Широка платформа за флот може да бъде много силна в управлението на активи, но все пак да е слаба по детайлите, от които транспортният мениджър се нуждае за файл на Трафик комисар.

Разликите обикновено се проявяват в работния поток. В система, водена от съответствие, проверките не са просто събития за обслужване. Те са част от обявената система за поддръжка. Дефектите не са просто задачи. Те се нуждаят от статус, доказателства за корекция, одобрение и ясна връзка между доклада и ремонта. Проверките на шофьорите не са просто записи на HR. Те се нуждаят от повторяеми дати за преглед, документални доказателства и ескалация, когато нещо изтече или се промени.

Операторите на пътници също трябва да следят за терминология и структура. Доставчик на софтуер може да каже, че поддържа автобуси и микробуси, но ако продуктът е наистина проектиран около леки флоти или планове за обслужване на работилницата, той може да не разбира графика за годишен тест, структури на записи на PSV или начина, по който транспортните мениджъри преглеждат изключенията. Често виждаме това, когато пакетът е започнал живота си като инструмент за резервация на услуги и по-късно е добавил полета за съответствие.

Друга практическа разлика е как системата обработва доказателствата с времето. Пакет за работилница може да презапише текущ статус. Софтуерът за съответствие трябва да запази историческата следа. Ако превозното средство е преминало на VOR, ако проверка е била отложена или ако DQC на шофьора е изтекла и по-късно е била подновена, ни трябва времевата линия, а не само последната позиция.

Тук софтуерът, проектиран около Ръководството на DVSA за поддържане на годността за движение, е различен. В Operator Compliance, разработен от Fleeta Limited, ние се фокусираме върху записите и работните потоци, които поддържат работата с операторска лицензия, а не само върху администрирането на флота. Затова някои оператори четат нашето ръководство за софтуер за записи на флота за работа с операторска лицензия преди да сравнят системи.

Характеристиките, които си струва да сравните преди да купите

Когато сравнявате системи, започнете с планиращия. Препоръчваме да търсите планиращ, който показва проверки, MOT, годишен тест, проверки на лицензии, крайни срокове на Driver CPC, изтегляния или прегледи на тахографа и други повтарящи се задачи в един изглед. Той трябва да е лесен за филтриране по депо, клас на превозно средство, мениджър, изпълнител или времеви диапазон. Ако планиращият не може да покаже какво е дължимо следващата седмица и какво вече е просрочено, ще създаде ненужна администрация.

Докладването на дефекти е друга основна точка за сравнение. Проверете дали шофьорите могат бързо да докладват дефекти, дали нулевите дефекти се записват, ако това е част от вашия процес, дали могат да се прикачват снимки и дали корекцията е свързана обратно с оригиналния доклад. Най-добрите системи също показват дали дефектът е извадил превозното средство от пътя, кой е оценил годността за движение и кога превозното средство се е върнало от VOR.

Съхранението на документи изисква повече внимание, отколкото много купувачи му отделят. Попитайте дали системата съхранява листове за проверки, сертификати за годишен тест, документи за застраховка, копия на лицензии, доказателства за DQC, договори с доставчици на поддръжка и вътрешни записи на политики срещу правилния актив или лице. Документите трябва да бъдат версирани или свързани с дата, а не просто да бъдат натрупани в папка.

Функциите за проверка на шофьори трябва да включват планирани проверки на лицензии от DVLA, проследяване на Driver CPC и DQC и възможността да съхранявате одобрения, декларации и бележки за последващи действия. Ако записите на шофьорите са основен проблем за вашия бизнес, нашето ръководство за софтуер, който поддържа записите на шофьорите готови за одит си струва да се прочете заедно с всяка демонстрация на продукта.

Анализът на тахографа не трябва да се третира като допълнителна следа. Сравнете как системата импортира данни, маркира нарушения, записва прегледи и съхранява подписани потвърждения. Ако използвате друг специализиран анализатор, попитайте дали софтуерът все още може да съхранява получените доказателства в записа на шофьора.

Напомнянията трябва да бъдат конфигурируеми и постоянни. Едно единствено имейл съобщение на датата на падежа не е процес на съответствие. Търсим ескалиращи напомняния преди и след крайни срокове, с ясен статус относно това дали задачата е завършена. Това е особено важно за резервации за годишен тест, проверки и изтичащи документи. Правилният календар за съответствие, който поддържа крайните срокове видими може да предотврати много от провалите, които се разкриват само при одит.

Подписаните записи често са разликата между полезна система и защитима такава. Може ли механик да подпише запис за проверка? Може ли мениджър да подпише преглед на дефект? Може ли шофьорът да потвърди прегледа на тахографа? Може ли системата да покаже датата и потребителя зад всяко действие?

След това погледнете интеграциите. Честите изисквания включват връзки с системи за работилници, телематика, платформи за HR, заплати, инструменти за тахограф и услуги за данни. Възможността за API е важна тук. Доставчик, който предлага REST API и уебхукове, ви дава повече опции за автоматизиране на актуализации и поддържане на записите синхронизирани между системите. Някои оператори също искат връзки с данни от askMID от Бюрото на застрахователите на автомобили или проверки, свързани с MIB, в зависимост от начина, по който управляват валидирането на застраховка и записите на флота. Ако използвате инструменти като Fleetalyse или Logivo.AI на друго място в бизнеса, опциите за интеграция стават още по-важни.

Накрая, сравнете отчетността. Трябва да можете да извлечете просрочени елементи, предстоящи крайни срокове, пропуснати проверки, нерешени дефекти, пропуски в документите на шофьорите и изключения от тахографа, без да експортирате сурови данни в електронни таблици първо.

Къде системите често не успяват за транспортни мениджъри

Най-честият проблем е разделените записи. Една система съхранява събития от работилницата, друга съхранява документи, друга съхранява файлове на шофьори, а напомнянията живеят в Outlook или електронна таблица. Тази подредба може да функционира всеки ден, но става слаба в момента, в който някой поиска пълен запис.

Вторият пропуск е лошото улавяне на доказателства. Задача може да изглежда завършена, но няма подписан лист за проверка, няма качен сертификат, няма бележка, обясняваща пренасрочването, и няма запис за това, кой я е закрил. Това създава сериозен проблем по време на одит. Завършването без доказателства не е много по-добро от незавършването.

Докладването на изключения е друга слаба точка. Много системи могат да покажат какво е дължимо, но по-малко ясно показват какво е сгрешило. Транспортните мениджъри трябва да виждат пропуснати проверки, просрочени дефекти, изтекли записи на DQC, превозни средства, приближаващи се до годишен тест без резервация, и нерешени нарушения на тахографа. Табло, пълно с зелени отметки, не е полезно, ако крие изключенията.

Видимостта на шофьорите и ремаркетата също може да бъде ограничена. Смесените оператори или бизнеси, които комбинират работа с PSV с друга дейност на флота, често откриват, че системата управлява превозните средства добре, но третира шофьорите като следствие. Други не могат да проследят ремаркета правилно. Дори за оператори на пътници, това е важно, ако допълнителните активи, споразуменията за теглене или задълженията на смесен флот са под същата управленска структура.

Друг често срещан недостатък е доказателствата за последващи действия. Лесно е да запишете, че шофьор е имал нарушение, или че превозно средство е провалило тест, или че дефект е бил докладван. По-трудно е да се докаже какво се е случило след това. Разследвахме ли? Информирахме ли шофьора? Взехме ли превозното средство VOR? Одобрихме ли връщането в експлоатация? Системите, които не улавят тези стъпки, оставят транспортните мениджъри изложени.

Накрая, много продукти просто не са изградени на езика на операторската лицензия в Обединеното кралство. Ако доставчикът говори за интервали на обслужване, но не и за проверки за безопасност, или за подновяване на регистрации, но не и за годишен тест, или за общи лицензи, но не и за проверки на DVLA и Driver CPC, това обикновено сигнализира за лошо съответствие за реалната работа по съответствие.

Как да сравните доставчици за операция в Обединеното кралство

Започнете с настройката. Попитайте какво е необходимо на доставчика от вас, за да стартира, как се импортират превозни средства и шофьори и как се създават повтарящи се графици. Ако система изисква седмици ръчно въвеждане на данни, преди да стане полезна, рискът от внедряване е висок.

След това попитайте за миграцията на данни. Могат ли да импортират съществуващи истории на превозни средства, дати на проверки, журнали на дефекти, записи на шофьори и библиотеки с документи? В какъв формат се нуждаят? Ще бъдат ли запазени историческите дати и приложения? Чиста миграция е важна, защото софтуерът за съответствие не е само за бъдещи напомняния. Често ви е необходима и предисторията.

Поддръжката е следваща. Препоръчваме да попитате за кого е насочена поддръжката, транспортни мениджъри, екипи на работилницата, офис администратори или IT. Също така попитайте дали поддръжката разбира работата с операторска лицензия в Обединеното кралство или само екраните на софтуера. Разликата бързо се проявява, когато зададете въпрос относно интервалите на проверки, работните потоци за годишен тест или доказателствата за изслушване на Трафик комисар.

Проверете терминологията в целия продукт. Използва ли естествено термини от Обединеното кралство, включително MOT, годишен тест, Driver CPC, DQC, VOR и VOL, където е уместно? Ако езикът е общ или чужд за вашата операция, приемането от страна на персонала ще бъде по-бавно и грешките по-вероятни.

Оценете оперативната съвместимост в жива демонстрация. Помолете доставчика да покаже вашите реални сценарии, а не полирана обща демонстрация. Например, помолете ги да създадат график за проверка на PSV, да преместят дата с причина за одит, да качат завършения лист, да маркират превозно средство VOR от докладван дефект, да го възстановят в експлоатация след ремонт и след това да произведат пълния запис. Направете същото за шофьор с изтичащ DQC и преглед на тахографа.

Опциите за интеграция заслужават директни въпроси. Ако трябва да свържете други системи, попитайте дали доставчикът предлага REST API, дали уебхукове са налични, какви събития публикуват и как работи удостоверяването. Ако кажат, че интеграциите са възможни, попитайте за примери, които вече се използват.

Също така попитайте как продуктът обработва структури на оператори. Може ли да разделя депа, правни субекти или договори, като същевременно запазва централния надзор? Могат ли агенциите да управляват записи на шофьори, без да замъгляват границите на клиентите? Могат ли собствениците на превозни средства да използват същите основни контроли без ненужна сложност? Това са практични въпроси, а не крайни случаи.

Накрая, попитайте дали системата съответства на реалната работа с операторска лицензия. Това звучи очевидно, но е ключов тест. В Operator Compliance нашият подход е оформен от Fleeta Limited, която управлява камиони под операторска лицензия, и от изграждането около Ръководството на DVSA за поддържане на годността за движение. Тази оперативна основа е по-важна от дълъг списък с функции.

Кой тип оператор трябва да приоритизира кои функции

Малките фирми за микробуси обикновено се нуждаят от простота на първо място. Приоритетът е ясен планиращ, напомняния за годишен тест и проверки, записи на дефекти, проследяване на лицензите на шофьорите и Driver CPC и лесно съхранение на документи. Ако собственикът или транспортният мениджър извършва по-голямата част от администрацията, системата трябва да намали преследването и да направи файловете за одит бързи за производство. За тези оператори леснотата на използване често е по-важна от дълбоката интеграция.

По-големите оператори на автобуси трябва да се фокусират върху контрола в мащаб. Това означава изгледи на депото, докладване на изключения, силни потребителски разрешения, последователност на документите и отчитане, което позволява на централните екипи за съответствие да виждат какво прави всяко депо. Подписаните работни потоци и надеждните одитни следи стават по-важни, тъй като повече хора се занимават с записите.

Смесените флоти се нуждаят от гъвкавост. Ако управлявате пътнически превозни средства заедно с товарни превозни средства или фургони, софтуерът трябва да поддържа и двете, без да налага отделни системи. Тук по-широка платформа за съответствие с операторска лицензия може да помогне, при условие че все още обработва специфичните нужди на PSV правилно. Ключът е един стандарт за доказателства в целия флот.

Собствениците на превозни средства и много малките оператори обикновено се нуждаят от основни неща с минимална администрация. Видимост на крайните срокове, история на проверки, напомняния за годишен тест, документи на шофьори и доказателства от тахографа са приоритетите. Ако това е вашата позиция, нашето ръководство за най-добрия софтуер за съответствие за собственици на превозни средства в Обединеното кралство може да помогне за стесняване на списъка.

Агенции, управляващи записи на шофьори, трябва да приоритизират работните потоци на шофьорите пред работните потоци на превозните средства. Те се нуждаят от проверки на лицензии, проследяване на Driver CPC и DQC, напомняния за изтичане на документи, ясна разделеност на клиентите и лесен начин да докажат, че проверките са били извършени навреме. Ако шофьорите от агенции преминават през множество оператори, точността на записите и времевите марки са критични.

За всеки оператор на автобуси или микробуси, правилният избор се свежда до един въпрос. Когато DVSA пита как управляваме годността за движение и съответствието на шофьорите, може ли системата ясно да покаже отговора, с дати, документи и действия, които устояват на проверка? Ако може, тя изпълнява задачата. Ако не може, рискът остава, независимо колко модерен изглежда таблото.

Ако искате софтуер, проектиран за този стандарт на операторска лицензия, а не обща база данни на флота с добавено съответствие, вижте как поддържаме съответствието на операторите на автобуси и микробуси в една система.