Доклади за посещения, които издържат на проверки за поддръжка

Докладът за посещение за поддръжка има една задача в разследването. Той трябва ясно и без догадки да показва какво е било инспектирано, кога е било инспектирано, кой е извършил работата, какви дефекти са били намерени, какви действия са били предприети и дали превозното средство или ремаркето са годни за връщане в експлоатация. Ако DVSA поиска доказателства, докладът не е просто бележка от работилницата. Той става част от записа на оператора за лиценз.

За операторите в Обединеното кралство това означава, че докладът трябва да издържи на проверка спрямо останалата част от файла за поддръжка. Чисто изглеждащ лист сам по себе си не е достатъчен. По време на разследване за поддръжка, DVSA ще търси последователност между интервалите на инспекция за безопасност, докладите за дефекти от шофьори, историята на ремонтите, датите на MOT или годишния тест и всякакви периоди, в които единицата е била VOR. Ако докладът за посещение не съвпада с тези записи, той бързо започва да губи стойност.

Какво трябва да докаже докладът за посещение за поддръжка

В британския флот, докладът за посещение за поддръжка трябва да докаже три неща.

Първо, той трябва да докаже, че планираната система за поддръжка се спазва. Ако превозното средство е настроено на интервал от шест седмици за инспекция за безопасност, докладът трябва да покаже, че инспекцията е извършена в този график, или ако не е, защо не. Ако интервалът е удължен или пропуснат, трябва да има причина в записа и тя трябва да бъде изключителна, а не рутинна. Това е важно, защото DVSA и Трафик комисарят ще разгледат дали операторът спазва обявените условия за поддръжка зад лиценза.

Второ, той трябва да докаже, че самата инспекция е била значима. Доклад, който просто казва "проверено" или "услугата е завършена", не прави това. Той трябва да съдържа достатъчно детайли, за да покаже, че инспекцията е обхванала съответните елементи в Ръководството за поддържане на пътна годност. За превозно средство, това обикновено включва спирачки, управление, окачване, гуми, колела, светлини, отражатели, състояние на каросерията, защита от подбягване, където е монтирана, огледала, стъкло, чистачки, предупредителни устройства, изпускателна система, течове, съединения и всякакви други елементи, свързани с безопасността. За ремаркета, докладът трябва да обхваща специфичните за ремаркето елементи с същото ниво на дисциплина, включително производителността на спирачките и оборудването за сигурност на товара, където е уместно.

Трето, той трябва да докаже какво се е случило след това. Ако са намерени дефекти, те ли са били отстранени незабавно, отложени законно или е било обявено VOR? Имаше ли резултат от теста на спирачките? Извършен ли е тест на пътя, където е необходимо? Кой е подписал превозното средство за връщане в експлоатация? Това са точките, които често решават дали един доклад помага на оператора в разследването или повдига повече въпроси.

Тук докладите за посещения за поддръжка или подкрепят оператора, или разкриват слабости. DVSA не се интересува само от това дали съществува форма. То иска да види дали документът демонстрира правилен контрол на пътната годност. Доклад, който идентифицира дефекти, но не показва действия за ремонт, не е подписан и няма връзка с времето на неработоспособност, може да бъде по-вреден от липсата на доклад, защото предполага, че дефектът е бил известен и не е управляван.

За оператори, работещи под ограничен, стандартен национален или стандартен международен лиценз, принципът е същият. Точният профил на флота се променя, но стандартът на доказателствата не. Операторите на автобуси и автобуси също ще се нуждаят от записи, които отговарят на режима на PSV и изискванията за годишен тест. Флотите от ванове, които работят под лиценз за оператори на товарни превозни средства, също се нуждаят от същата дисциплина, след като превозните средства попаднат в обхвата. Където правилата се различават между рамките на Обединеното кралство и ЕС, разследването за поддръжка се ръководи от практиките на правоприлагане в Обединеното кралство, ангажиментите на лиценза и очакванията на DVSA.

Каква информация трябва да има във всеки доклад?

Всеки доклад за посещение за поддръжка трябва точно да идентифицира актива. Това означава регистрационен номер, номер на флота, ако се използва вътрешно, VIN или номер на шасито, където е уместно, показание на одометъра за моторни превозни средства и номер на ремаркето за ремаркета. Датата на инспекцията е очевидна, но времето на влизане и времето на излизане също могат да имат значение, когато по-късно има разногласия относно това дали ремонтите са били завършени преди превозното средство да бъде върнато в употреба.

Докладът трябва също да посочва какъв вид посещение е извършено. Инспекция за безопасност, услуга, тест на спирачките, PMI, годишна подготовка, посещение за ремонт, подготовка за MOT, подготовка за годишен тест, повторна инспекция след дефекти или друга определена категория. Ако работилницата използва собствена терминология, тя все пак трябва да бъде достатъчно ясна, за да може разследващият да разбере целта на посещението.

Съдържанието на инспекцията трябва да бъде изброено, а не подразбирано. Най-малкото очакваме да видим:

• раздели на списъка за инспекция, обхващащи съответните елементи за безопасност
• ясни резултати от преминаване, наблюдение или дефект спрямо тези елементи
• описания на дефекти, които са достатъчно конкретни, за да се предприемат действия
• детайли за оценка на спирачките, включително измерени резултати, където е записан тест на спирачките с натоварен валяк или резултат от декелометър
• състояние на гумите и оценка на протектора
• доказателства за всякакъв тест на пътя, където е необходимо
• бележки за дефекти, свързани с емисиите, където е уместно за готовността за MOT или годишен тест
• проверки на свързването на ремаркето, крака за кацане, линии и проверки на сузите, където е уместно

Формулировката на дефектите е важна. "Износена гума от лявата страна" е слаба. "Гума NSF 315/80 R22.5, външният ръб под законовия лимит" е много по-добре. "Проблем със спирачките" е слабо. "Несъответствие в спирачките на ос 2 на ремаркето, проучете и коригирайте" е по-добре. Специфичната формулировка показва, че е извършена реална инспекция и помага да се свърже докладът с записа за ремонт.

Всеки доклад трябва да показва кой е извършил инспекцията. Това обикновено означава името и подписа на техника или инспектора, независимо дали е електронен или ръкописен, плюс идентичността на работилницата. Ако работата е аутсорсвана, доставчикът трябва да бъде идентифицируем по име на фирмата и място. Ако операторът използва вътрешна работилница, вътрешното одобрение все пак трябва да идентифицира отговорното лице. Мениджър по транспорта, който преглежда файла, никога не трябва да остава в неведение кой всъщност е инспектирал актива.

Одобрението изисква два етапа, когато се открият дефекти. Единият е откритие от инспекцията. Другият е решението за корекция или освобождаване. Ако дефектите са били ремонтирани, докладът или свързаният запис за ремонт трябва да покажат какво е било направено, от кого и кога. Ако дефектите не са били критични за безопасността и са били отложени, файлът трябва да показва категорията на дефекта, планираната дата на завършване и защо отлагането е било приемливо. Ако дефектът е направил превозното средство негодено за движение, превозното средство трябва да бъде маркирано VOR и този статус трябва да се появява последователно в останалата част от системата.

За превозни средства и ремаркета, представени за задължителен тест, докладът за посещение трябва също да подкрепя историята на тестовете. Ако е била годишна подготовка, докладът трябва да покаже какво е било проверено в подготовка за годишния тест. Ако единицата е провалила MOT или годишния тест, последващият доклад трябва да се свърже с елементите на провала и тяхната корекция.

Ако преглеждате собствените си формуляри спрямо Ръководството за поддържане на пътна годност, нашето ръководство за записи за поддръжка на операторски лиценз е добро мерило за това какво трябва да присъства във файла.

Как докладите за посещения се свързват с останалата част от записа за съответствие

Докладът за посещение е само един документ в верига. В разследване, DVSA често ще тества веригата, а не документа в изолация.

Започнете с планирача на инспекцията. Ако графикът за поддръжка казва, че инспекциите са на всеки 8 седмици, датите в докладите трябва да го подкрепят. Те трябва да се подреждат последователно, без необясними пропуски. Ако превозното средство е влязло по-рано поради висока пробег, докладван дефект или работа преди тест, това обикновено е лесно за оправдание. Ако е влязло късно, трябва да има причина и причината не трябва да става модел.

След това свържете доклада с ежедневното докладване на дефекти. Ако шофьор е подал доклад за нулеви дефекти всеки ден в продължение на две седмици, но работилницата след това е записала множество очевидни дефекти за безопасност, които не биха могли да се развият за една нощ, DVSA може да постави под въпрос ефективността на системата за обиколка на шофьорите. Проблемът не винаги е нечесност. Може да е лошо обучение на шофьорите, бързи проверки, липсващи напомняния за дефекти или слабо наблюдение. Но несъответствието все пак ще трябва да бъде обяснено.

Записите за ремонт са друга ключова връзка. Докладът за посещение за поддръжка може да идентифицира дефекти, но фактурата за ремонт, картата за работа или работният лист на работилницата трябва да покажат корекцията. Части, монтирани, извършени трудови дейности, регулировки на спирачките, замени на гуми, замени на лампи, проверки на въртящия момент на колелата, повторни тестове и тестове на пътя трябва да бъдат проследими. Ако докладът казва "ремонт при необходимост" и няма доказателства за това, което се е случило, файлът е непълен.

Историята на тестовете също е важна. Датите на MOT и годишния тест трябва да имат смисъл спрямо записа за поддръжка. Ако превозното средство е преминало годишния тест в понеделник, но докладът от предишния петък е изброил неразрешени дефекти, които обикновено биха провалили теста, трябва да има ясен запис за корекция между тях. Ако единицата е провалила теста, докладите след провала трябва да покажат корекционната работа и всяко повторно представяне.

Доказателствата от тахографа могат да станат релевантни, когато се оспорва употребата на превозното средство, пробега или времето. Например, ако превозното средство е показано като инспектирано и извън пътя в работилницата, но данните от тахографа предполагат, че е било в употреба, този конфликт трябва да бъде разрешен. Същото важи, ако превозното средство е маркирано VOR, но се появява в записи за маршрутна активност. За флоти, които искат едно място за свързване на инспекции, дефекти и подкрепящи доказателства, ние изградихме софтуер за записи на дефекти и поддръжка за съответствие с DVSA около тези връзки, а не около изолирани формуляри.

Записите за застраховка и идентичност на превозното средство също могат да подкрепят по-широкия файл. Ако регистрацията, VIN или датата на разпореждане е грешна на едно място, това обикновено създава грешки на други места. Инструменти, които се свързват с DVLA, askMID и Бюрото на моторните застрахователи, или MIB, могат да помогнат за поддържане на точен основен запис на превозното средство, но принципът остава същият, дори ако записите се управляват ръчно. Докладът за посещение трябва да съвпада с основния запис на превозното средство.

В Operator Compliance, ние също виждаме оператори, които се опитват да свържат данни от работилницата от системи на трети страни чрез REST API или уебхукове, или да синхронизират записи с Fleetalyse или Logivo.AI. Това може да работи добре, но само ако полетата за данни са стандартизирани. Ако една система записва инспекция за безопасност като завършена, а друга записва същата единица като просрочена в същата ISO седмица, мениджърът по транспорта все още притежава противоречието.

Чести слабости, които причиняват проблеми в разследванията

Най-честата слабост е неяснотата. Доклад, който използва обща формулировка, отбелязва полета без коментари или записва "всичко е наред" по страницата, не носи много тежест, когато по-късно нещо се обърка. Разследващите искат да видят доказателства за реална инспекция, а не шаблон, попълнен по навик.

Друг често срещан проблем е липсата на доказателства за спирачките. Производителността на спирачките е основна област в разследванията за поддръжка. Ако докладите казват, че спирачките са били проверени, но няма резултати от теста, измерени стойности и обяснение как е оценено състоянието на спирачките, файлът може да изглежда оскъден. Не всяко посещение ще изисква същото ниво на тестове на спирачките, но записът трябва да показва какво е било направено и защо това е било подходящо.

Неподписани или недатирани доклади все още са изненадващо чести. Също така са доклади, които идентифицират дефекти, но никога не показват корекцията. Мениджър по транспорта може да знае, че работата е била извършена, защото превозното средство е излязло обратно, но знанието не е доказателство. Ако записът не може да покаже завършване, DVSA може да третира дефекта като неразрешен в момента на освобождаване.

Лошата хронология също причинява проблеми. Доклади, подадени извън ред, дублирани доклади с различни дати, показания на одометъра, които се движат назад, и дати на инспекция, които не съвпадат с планирания график, всички подкопават доверието. След като се появи едно несъответствие, разследващият е по-склонен да провери останалата част от файла внимателно.

Друга слабост е неспособността да се различи между сервизна работа и работа по инспекция за безопасност. Фактура за рутинна услуга не е автоматично доклад за инспекция за безопасност. Работата с масло и филтри може да е била извършена правилно, но освен ако записът не показва и елементите на инспекцията за пътна годност, той може да не отговаря на изискването на системата за поддръжка. Операторите не трябва да предполагат, че всяко посещение в работилницата автоматично създава правилните доказателства за съответствие по подразбиране.

Също така виждаме проблеми, когато периодите на VOR не са записани правилно. Ако единицата е имала забранителен дефект, докладът за посещение трябва да съвпада с периода, в който е била недостъпна. Ако транспортният офис е продължил да разпределя работа или ако няма запис за това кога единицата е била върната в експлоатация, разследването може да премине от лоша документация към лош контрол.

Аутсорсваната поддръжка създава свои собствени рискове. Някои външни работилници са отлични в ремонтите, но слаби в документацията за операторски лиценз. Ако форматът на доклада е твърде олекотен, ако листовете за инспекция липсват, или ако работилницата не връща подписани копия навреме, операторът все още носи риска от съответствие. Затова съветваме мениджърите по транспорта да се споразумеят за стандарта на докладите с доставчиците на поддръжка предварително, а не след като постъпи искане от DVSA.

Ако вече се подготвяте за проверка, нашият списък за подготовка за разследване на поддръжка от DVSA помага да се идентифицират тези пропуски преди файлът да бъде тестван под натиск.

Как мениджърите по транспорта трябва да преглеждат и архивират докладите

Мениджърите по транспорта трябва да преглеждат всеки доклад веднага щом се върне от работилницата, а не в края на месеца. Първата проверка е основна пълнота. Идентифицирано ли е правилното превозно средство или ремарке? Датата ли е правилна? Показанието на одометъра ли е правдоподобно? Подписан ли е докладът? Присъстват ли всички страници?

Втората проверка е технически смисъл. Съответстват ли описаните дефекти на възрастта, пробега и употребата на актива? Ако докладът многократно показва същия проблем, адресиран ли е основният проблем? Ако износването на спирачките или гумите се ускорява, трябва ли интервалът на инспекцията да бъде съкратен? Ръководството за поддържане на пътна годност очаква операторите да преглеждат ефективността на системата си за поддръжка, а не просто да събират документация.

Третата проверка е проследяване. Всеки дефект трябва да има записан един от трите резултата. Ремонтиран, отложен с обосновка или VOR. Ако е ремонтиран, трябва да има свързани доказателства. Ако е отложен, трябва да има дата в дневника и основание, основано на риска. Ако е VOR, записът за наличността на превозното средство трябва да отразява това. Тук софтуерът помага, защото може да принуди следващото действие, вместо да разчита на паметта.

Архивирането трябва да бъде просто и извличането бързо. Съхранявайте докладите по превозно средство или ремарке, по ред на датата, с свързани доклади за дефекти, записи за ремонти, резултати от тестове на спирачките, резултати от MOT или годишни тестове и всяка подкрепяща кореспонденция. Цифровите записи са приемливи, ако са четливи, сигурни и лесно производими. Ключовият тест е практичен. Ако DVSA поиска последните 15 месеца записи за единица, можем ли да ги произведем бързо и в последователност?

Периодите на съхранение трябва да отразяват очакванията на оператора за лиценз и необходимостта от доказване на историята. Като работно правило, записите за инспекция за поддръжка трябва да се съхраняват достатъчно дълго, за да покрият текущия период на преглед и всякакви вероятни погледи назад по време на разследване. Много оператори държат поне 15 месеца лесно достъпни, защото това е общ хоризонт за правоприлагане на записи за поддръжка, но където има съдебни дела, риск от публично разследване или вътрешни политически причини, по-дългото съхранение може да бъде разумно.

Добър процес на архивиране включва и периодичен одит. Изберете няколко единици всеки месец. Проверете дали интервалите на инспекцията са били спазени, докладите са били подписани, дефектите са били закрити и историята на задължителните тестове съвпада с файла. Ако използвате OperatorCompliance, тези проверки могат да се извършват заедно с проверки на шофьорски лицензи, изтичане на сроковете на Driver CPC и DQC, анализ на тахографа, записи на VOL и подкрепящи доказателства на едно място. Важното е да не се създава повече администрация. Целта е да се уверите, че докладът за посещение за поддръжка никога не остава като несвързан документ.

Когато Трафик комисар пита как знаем, че системата ни за поддръжка е под контрол, това е отговорът. Можем да покажем доклада за посещение, следите от дефекти, доказателствата за ремонт, историята на тестовете и процеса на преглед, който ги свързва. Това е, което прави един доклад да издържи на разследване.