Как контролът на флота намалява риска от несъответствие за операторите

Ако притежавате операторска лицензия, рискът от несъответствие обикновено не идва от едно драматично провал. Той идва от малки неща, които излизат извън контрол. Планирана проверка на превозно средство се пропуска с няколко дни. Резервацията за годишен тест на ремарке не е потвърдена. Изтичането на срок на Driver CPC седи в нечия поща. Превозно средство става VOR, но планът за замяна не е отразен в графика за поддръжка. Когато DVSA зададе въпроси, проблемът вече не е пропуснатата дата. Това е липсата на ясна система.

Тук е важно правилното управление на флота. За операторите в Обединеното кралство, контролът на флота и прозренията означават да имате едно надеждно място за управление на записите, датите, проверките и доказателствата, които подкрепят вашите ангажименти по операторската лицензия. Това е повече от проследяване на точки на карта и повече от електронна таблица с цветни клетки. Това е работеща система за съответствие, която помага на транспортните мениджъри да видят какво е дължимо, какво е просрочено, какво липсва и какво трябва да се направи днес.

Какво означава контрол на флота в ежедневното съответствие на операторите

В ежедневни термини, контролът на флота е дисциплината да се поддържат превозни средства, ремаркета, шофьори, събития за поддръжка и свързващи документи в ред, така че нищо, изисквано от вашата операторска лицензия, да не бъде оставено на паметта или на случайността.

За оператор на стоки или пътници в Обединеното кралство, това включва рутинни проверки за безопасност, дати за MOT или годишен тест, проверки на шофьорски лиценз, валидност на Driver CPC и DQC, застраховка, доклади за дефекти, записи на тахографи и доказателствата зад всеки един от тези елементи. За притежателите на ограничени, стандартни национални и стандартни международни лицензии, точната операция може да се различава, но нуждата от контрол не се променя.

Затова проследяването на превозни средства само по себе си не е достатъчно. Проследяването може да ви каже къде се намира превозното средство. То не ви казва дали интервалът за проверка е надвишен, дали файлът на ремаркето е завършен, дали последният запис за тест на спирачките е прикачен или дали DQC на шофьора изтича следващия месец. По същия начин, електронната таблица може да изброява дати, но зависи от ръчни актуализации, контрол на версиите и някой да забележи предупреждението навреме.

Транспортните мениджъри се нуждаят от система, която отразява как всъщност работи съответствието. Превозните средства влизат и излизат от флота. Ремаркетата се движат между депата. Шофьорите преминават между работа на агенция и нает труд. Документите пристигат като PDF файлове, снимки и сканирани листове. Работилниците пренареждат резервации. Превозно средство става VOR, след това се връща в експлоатация. Ако тази дейност се разпределя между имейли, архиви, стенни планери и отделни електронни таблици, рискът е очевиден.

Когато говорим за контрол на флота и прозрения, имаме предвид живо оперативно изображение. Не просто списък на активи, а структурирана записка за това какво представлява всеки актив, какво се отнася за него, какви доказателства се държат и какъв срок идва следващият. Това е важно независимо дали управлявате HGV, ванове, PSVs, таксита, превозни средства под наем или смесени флоти. То е също толкова актуално за собственик-шофьор, колкото и за по-голям оператор с множество обекти.

В Operator Compliance изградихме системата около практическото водене на записи, от което операторите се нуждаят, за да удовлетворят очакванията на DVSA и да подкрепят файла на Traffic Commissioner. Тъй като Fleeta Limited управлява камиони под операторска лицензия, ние не сме разглеждали съответствието като абстрактен софтуерен проблем. Ние сме го разглеждали като оперативен.

Кои записи трябва да останат под контрол

Записите, които имат най-голямо значение, са тези, свързани директно с вашите законови задължения, вашата система за поддръжка и вашата способност да докажете контрол.

За превозните средства, това обикновено означава:

• Регистрационен номер
• Марка, модел и номер на флота
• VIN или номер на шасито
• Данъчен и MOT статус, където е приложимо
• дати за годишен тест, където е приложимо
• Планиран график за проверки на поддръжката
• Показания на одометъра
• Записи за тест на спирачките
• Детайли за застраховка
• Детайли за финансиране или лизинг, ако са свързани с наличността
• Дати на влизане и излизане от експлоатация
• Статус VOR и причина
• История на дефектите
• Детайли за доставчика на поддръжка
• Поддържащи сертификати и документи от работилницата

За ремаркетата, същият принцип важи, дори когато операторите исторически поддържат по-слаби записи, отколкото за моторизирани единици. Файловете на ремаркетата трябва да включват идентификационни детайли, дати за годишен тест, графици за проверки, доказателства за производителност на спирачките, история на дефектите, записи на гуми, където се държат, и всички поддържащи документи. Липсващ запис за ремарке все още е слабост в съответствието, ако това ремарке се експлоатира под вашата лицензия.

За шофьорите, основните записи обикновено включват:

• Пълно име и контактни данни
• Номер на лиценз
• Категории на лиценз и проверки на правото
• Дати на проверки на лиценз и резултати от DVLA
• Статус на Driver CPC
• Дата на изтичане на DQC
• Детайли за тахографска карта и изтичане
• Записи за право на работа, където е приложимо
• Статус на агенция или подизпълнител
• Индукция и подписване на политика
• Записи за преглед на нарушения
• Дисциплинарни или повторни действия, свързани със съответствието

За пътническите операции, и за таксиметрова и частна наемна работа, може да има и записи за лицензиране от местните власти, значки, медицински прегледи и други документи, специфични за властите, които трябва да се наблюдават. Това е една от причините някои оператори да се нуждаят от по-широка система за записи, отколкото чист планировчик за поддръжка на HGV. Нашите страници за оператори, управляващи записи и крайни срокове за таксиметрови флоти и съответствие на ванове в смесени превозни средства показват как тези нужди се различават в практиката.

След това идва слойът от документи. Това често е мястото, където операторите са най-слаби. Дата в дневник не е доказателство. Нуждаете се от основния запис, прикрепен към правилното превозно средство, ремарке или шофьор, и лесен за извличане. Това включва листове за проверки, сертификати за MOT и годишен тест, графици за застраховка, записи за калибриране, декларации на шофьори, подписани политики, резултати от проверки на лиценз, фактури за поддръжка, когато се използват като поддържащо доказателство, и кореспонденция, която обяснява изключенията.

Добър контрол също означава записване на изключенията, а не само на рутината. Ако проверка е била преместена, защото превозното средство е било извън експлоатация, ако резервация е била забавена и е било използвано алтернативно превозно средство, или ако шофьор е бил временно отстранен поради проблем с лиценза, това бележка принадлежи на записа. Когато DVSA или Traffic Commissioner преглеждат файл, необяснените пропуски бързо създават съмнения.

Как прозренията ви помагат да действате преди да пропуснете срок

Датите сами по себе си не намаляват риска. Действието го прави. Тук е важно прозрението.

Правилната система за съответствие не трябва просто да съхранява дати на изтичане. Тя трябва да ги превръща в предупреждения, изгледи и отчети за изключения, които показват какво изисква внимание сега, какво приближава риск и какво вече е извън политиката.

Вземете датите за MOT и годишен тест. Ако знаете само, че тестът изтича след три седмици, това не е достатъчно. Трябва също да знаете дали резервацията е направена, дали превозното средство има дефекти, които вероятно ще повлияят на резултата, дали е необходимо заместващо превозно средство, ако не успее, и дали поддържащите документи вече са архивирани. Същото важи и за PM проверките. Дата за дължимо без планиране в работилницата е просто предупреждение без маршрут към съответствието.

Същият принцип важи и за записите на шофьорите. Ако Driver CPC или DQC изтича, транспортният мениджър се нуждае от повече от червен флаг. Те трябва да знаят кои шофьори са засегнати, дали обучението е резервирано, дали шофьорът все още може да бъде разпределен за работа и дали проблемът засяга едно депо или цялата операция.

Тук е полезно отчитането на тенденции. Ако едно депо постоянно отлага проверките до границата на толерантност, това не е единичен случай. Ако един офис за трафик има модел на късни качвания на документи, това не е изолирана административна проблема. Ако шофьорите от агенция генерират повтарящи се нарушения на тахографа, това е управленски проблем, а не само проблем на шофьора. Прозренията показват модели, които основните напомняния пропускат.

Отчитането на изключения е особено полезно, защото стеснява вниманието към това, което е неправилно или в риск. Транспортните мениджъри не трябва да отварят всеки файл всеки ден. Те трябва да виждат превозните средства с просрочени проверки, ремаркетата с липсващи доказателства за годишен тест, шофьорите без актуални проверки на лиценз и записите на тахографа, които трябва да бъдат прегледани. Така предотвратявате пропуснати крайни срокове, вместо да ги откривате по-късно.

Същата нужда виждаме и с планирането на напомняния. Операторите често започват, като търсят софтуер за предупреждения, защото датите за MOT и годишен тест са точката на болка, която усещат първо. Това е разумно, но напомнянията работят най-добре, когато са свързани с основните записи и доказателства, а не като отделен календар. Обсъдихме това по-подробно в нашето ръководство за софтуер за напомняния на флота, който поддържа датите за MOT и годишен тест на преден план.

Анализът на тахографа също принадлежи към тази картина. Той не е отделен от контрола на съответствието. Нарушения, липсващи километри, неотчетени дни, изтичане на карти и забавени изтегляния всички влияят на вашия риск профил. Ако вашата система може да изведе тези изключения заедно с крайни срокове за превозни средства и шофьори, транспортният мениджър получава един оперативен изглед вместо няколко несвързани.

Какво изглежда добро доказателство, когато DVSA го поиска

Когато DVSA поиска доказателство, стандартът не е сложен, но е изискващ. Те искат записи, които са пълни, четливи, атрибутивни, с дата и лесни за проследяване. Traffic Commissioner ще очаква същото, ако вашите системи бъдат проверени в публично разследване или друг регулаторен процес.

Добро доказателство започва с структура. Всяко превозно средство, ремарке и шофьор трябва да имат ясен запис. Всеки документ трябва да бъде прикрепен към правилния запис, датиран и идентифицируем без догадки. Ако някой отвори файла, те трябва да могат да видят какво се е случило, кога се е случило, кой го е подписал и какво действие е последвало.

За записите за поддръжка, това обикновено означава:

• Листове за проверки с ясно идентифицирано превозно средство или ремарке
• Дата на проверка и показание на одометъра
• Дефекти, записани ясно
• Детайли за корекция
• Подпис от лицето, извършващо работата
• Доказателства за преглед, където вашият процес го изисква
• Доказателства за тест на спирачките, съхранявани с историята на поддръжката
• Видим график, показващ планирани интервали и завършени събития

За записите на шофьорите, добро доказателство означава, че резултатът от проверката на лиценз не е просто отбелязан като "извършен". Реалният резултат или източник на записа трябва да бъде съхранен. Доказателствата за Driver CPC и DQC трябва да са актуални и прикрепени. Прегледите на нарушенията на тахографа трябва да показват, че въпросът е разгледан, обсъден, където е уместно, и последван.

За контрола на документите, подписаните и датирани записи имат значение. Ако потвърждение на политика, декларация за дефект или бележка за разследване е неподписана, нейното доказателствено значение е по-слабо. Ако документ е качен месеци по-късно без контекст, той все още може да помогне, но повдига въпроси. Организираното доказателство трябва да показва съвременен процес.

Това е особено важно, когато е имало изключение. Да предположим, че проверка е била забавена, защото превозното средство е било неподвижно. Файлът трябва да показва причината, датите, решението и точката на връщане в експлоатация. Да предположим, че превозно средство е провалило годишен тест. Файлът трябва да показва провала, корекцията, повторния тест и периода, през който превозното средство не е било използвано, ако е уместно. Записът трябва да разказва историята, без да разчита на паметта.

Затова насърчаваме операторите да мислят извън съхранението и да се фокусират върху възможността за извличане. По време на одит или разследване, времето има значение. Ако трябва да съберете доказателства от споделени дискове, имейли от работилницата, хартиени файлове и приложения за съобщения, слабостта в системата става очевидна. Ние изложихме практичен подход в нашето ръководство за провеждане на одит на флота без пропуски в доказателствата.

Където позицията на Обединеното кралство се различава от ЕС по принцип, операторите трябва да следват правилата на Обединеното кралство, които се прилагат за тяхната лицензия и операция. Очакванията за водене на записи за операторски лицензии, годишно тестване, прилагане на DVSA и проверка от Traffic Commissioner са специфични за Обединеното кралство, дори когато някои основни правила за шофьорски часове или тахографи произхождат по-широко.

Как да изберете система, която работи за транспортните мениджъри

Системата за съответствие трябва да работи за хората, управляващи флота, а не само за финансовия екип или отчета на борда. За транспортните мениджъри тестът е прост. Можем ли да видим какво е дължимо, да докажем какво е направено и да действаме бързо, когато нещо се промени?

Започнете с структура на записите. Системата трябва да ви позволи да управлявате превозни средства, ремаркета и шофьори поотделно, с техните собствени дати, документи и статуси. Смесените флоти се нуждаят от гъвкавост. Флотът на ванове не е точно същият като флот на HGV. Операторът на PSV има различни нужди за годишен тест и надзор на шофьорите.

След това, погледнете планирането и графика. Планирането на проверки трябва да има смисъл в оперативни термини, включително изгледи по ISO седмици, където планировчиците и работилниците работят по този начин. Ако вашият доставчик на поддръжка резервира по ISO седмица, софтуерът не трябва да ви принуждава обратно в отделен планировчик.

Контролът на документите е критичен. Трябва да можете да прикрепяте сертификати, листове, сканирания и PDF файлове към правилния запис, с ясни дати и категории. Търсенето трябва да бъде бързо. Експортът трябва да бъде прост. Действията на потребителите трябва да бъдат атрибутивни, така че да можете да видите кой е качил или променил запис.

Достъпът на потребителите е важен повече, отколкото много купувачи очакват. Транспортните мениджъри, персоналът на работилницата, администраторите по съответствие, мениджърите на депа и директорите не се нуждаят от същите разрешения. Добра система трябва да ви позволи да контролирате кой може да вижда, редактира, одобрява или изтрива записи. Това намалява както случайните грешки, така и споровете за доказателства.

За съответствието на шофьорите, оценете как системата обработва проверки на DVLA, проследяване на Driver CPC и DQC и анализ на тахографа. Ако работата с тахографа е в отделен инструмент, попитайте дали данните за изключенията се връщат в изгледа за съответствие. Знаем, че много оператори също използват специализирани инструменти и свързани системи, така че интеграцията е важна.

Това води до технически критерии. Ако вече управлявате софтуер за транспорт, работилница или HR, попитайте дали платформата поддържа REST API и уеб хук. REST API улеснява прехвърлянето на основни данни, като превозни средства, шофьори и статуси между системите. Уеб хук помага да се задействат актуализации, когато нещо се промени, вместо да чакате ръчен експорт. За оператори, изграждащи по-свързана система за съответствие, това е практично изискване, а не лукс.

Може също да искате връзки към външни източници на данни и проверки. В зависимост от вашия процес, това може да включва работни потоци за проверка на застраховка или превозно средство, използващи askMID, който се управлява от Бюрото на моторните застрахователи, също наричано MIB. Ако тези проверки са част от вашия контролен процес, уверете се, че доказателствата могат да бъдат записани правилно.

Накрая, попитайте дали софтуерът отразява работата по операторска лицензия конкретно, или дали е обща база данни за флота с добавени напомняния по-късно. Това разграничение е важно. Съответствието с операторската лицензия има своя собствена логика, записи и изисквания за доказателства. Обсъдихме точките за избор по-подробно в нашето ръководство за избор на софтуер за записи на флота за работа с операторска лицензия.

В Operator Compliance изградихме OperatorCompliance за точно този случай на употреба. Това е софтуер за съответствие, оформен около ръководството на DVSA за поддържане на пътна годност, с практичен контрол на записите за оператори, които се нуждаят от повече от проследяващо устройство, архив и електронна таблица. Той може да работи заедно с по-широки системи за флота, включително инструменти като Fleetalyse и Logivo.AI, когато операторите ги използват за други оперативни нужди, но работата му е ясна. Той поддържа записа за съответствие организиран, видим и готов, когато DVSA, VOL записи или процесът на Traffic Commissioner го изискват.

Когато контролът на флота се извършва правилно, рискът от несъответствие намалява, защото системата не разчита на паметта. Крайният срок е видим. Доказателствата са прикрепени. Изключенията са обяснени. И транспортният мениджър може да покаже, по всяко време, че операцията е под контрол.