Избор на система за напомняне за флот, която спазва сроковете

Ако избирате система за напомняне за UK флот, ключовият тест е прост. Ще ви информира ли само, че наближава дата, или ще ви помогне да докажете, че записите за превозното средство, ремаркето и шофьора зад тази дата са били управлявани правилно? За повечето оператори, това е разликата между инструмент за дневник и система за съответствие.

Правилната система за MOT, годишни тестове и безопасност трябва да прави повече от изпращане на известия. Тя трябва да съдържа графика за инспекции, да съхранява завършените записи, да показва кой ги е одобрил, да проследява дефекти до ремонта и да ви предоставя чист файл, ако DVSA или Трафик Комисар (Traffic Commissioner) поиска доказателства. Това е стандартът, по който работим в Operator Compliance, защото пропускането на дата е само част от риска. По-голямият проблем често е невъзможността да се покаже контрол.

Какво трябва да обхваща система за напомняне за UK оператори

UK операторите се нуждаят от система за напомняне, която отразява как наистина работи съответствието с операторската лицензия. Флот от стоки или пътници не управлява само датите за MOT. Той управлява свързани задължения за превозни средства, ремаркета, шофьори и записи.

За превозните средства, очевидните дати са MOT или годишен тест, в зависимост от типа на превозното средство и режима. Но те съществуват заедно с планирани инспекции за превантивна поддръжка, тестове на спирачките, където е необходимо по вашето споразумение за поддръжка, данъци, застраховки и всякакви вътрешни дати за преглед, които използвате за представяне на производителите на поддръжка. Ако работите под операторска лицензия, вашите интервали за инспекции и доказателствени следи са също толкова важни, колкото и датите на тестовете.

За ремаркетата, системата трябва да проследява графиците за инспекции, годишния тест, където е приложимо, и историята на ремаркето отделно от единицата, която го тегли. Тук основните инструменти за напомняне често се провалят. Ремаркето е лесно да бъде пропуснато, ако системата е изградена само около регистрационни номера. Операторите с смесени ремаркетни паркове се нуждаят от записи по актив, а не само по превозно средство.

За шофьорите, напомнянията обикновено трябва да обхващат проверки на лицензите с DVLA, изтичане на Driver CPC, изтичане на DQC, дати на картите на тахографа, паспорти или дати на правото на работа, където е уместно за вашия процес, и всякакви специфични за компанията обучения или изтичания на индукция. Напомнянето е полезно, но доказателствата са това, което ви защитава. Трябва да покажете, че проверката е била извършена, какво е било намерено и кога е настъпило последващото действие.

UK операторът също се нуждае от работен поток, а не само от дати. Ако безопасна инспекция е дължима следващата седмица, системата не трябва само да ви известява. Тя трябва да показва дали резервацията е направена, дали листът за инспекция е върнат, дали дефектите са записани, дали ремонтите са завършени и дали превозното средство трябва да бъде маркирано VOR в очакване на одобрение. Ако дата изтече без завършена документация, системата трябва да направи това очевидно.

Записите са важни, защото Трафик Комисарът обикновено не пита дали сте имали намерение да се съобразите. Те питат какви са били вашите системи, какво се е случило на практика и какви доказателства можете да предоставите. Това означава съхранение на документи, одитни следи, завършени формуляри за инспекция, журнали на дефекти, история на одобрения и способността бързо да извлечете файл.

За UK оператори на стоки и пътници, има и разлика от общия контекст на EU флота. Системата трябва да поддържа модела на операторска лицензия, използван тук, включително очаквания относно планирането на поддръжка, записи на инспекции и доказателства, които може да се наложи да представите чрез VOL или по време на разследване от DVSA. Генеричната платформа за флот, изградена за паневропейско планиране, може да покрие интервалите на обслужване достатъчно добре, но все пак да пропусне записите и доказателствата, очаквани в среда на операторска лицензия в UK.

Как основните напомняния се сравняват с системи за флот, водени от съответствие

Електронна таблица често е мястото, където флотите започват. Тя е позната, евтина и гъвкава. За много малка операция, тя може да работи за известно време. Можете да изброите дати, да кодиране в цветове просрочени елементи и да споделите файла вътрешно. Проблемът е контролът. Електронната таблица не налага процес. Тя не улавя завършените листове за инспекция, корекции на дефекти, подписи или надеждна одитна следа. Тя зависи от дисциплината и става крехка, веднага щом повече от един човек я актуализира.

Споделените календари са още по-леки. Те могат да подобрят видимостта на резервациите за тестове и дати на обслужване, но всъщност са просто табла за обяви. Те не свързват събитието с историята на превозното средство, файла на ремаркето, записа на дефектите или доказателствата на шофьора. Ако някой напусне, промени запис в календара или забрави да прикрепи документи, следата на съответствието се разпада.

Софтуерът за работилница може да бъде по-силен в планирането на поддръжка и контрола на работата. Ако вашият доставчик резервира инспекции, записва извършената работа и издава фактури чрез една платформа, това може да помогне с видимостта на работилницата. Но системите за работилница обикновено са изградени около ремонтната дейност, а не около доказателствата за операторска лицензия. Те може да не обработват проверки на шофьори, записи на тахографи, съответствие на ремаркета, изтичане на DQC или отчетите, от които се нуждае транспортният мениджър за целия флот.

Система за флот, водена от съответствие, е различна, защото е проектирана около задълженията на оператора, а не само около дневника на работилницата. Тя трябва да показва какво е дължимо, какво е просрочено, какви доказателства липсват и какво е било одобрено. Тя трябва да свързва напомнянето с записа и записа с одитната следа.

Тук влиза система като OperatorCompliance. Ние я изградихме чрез Fleeta Limited около ръководството на DVSA за поддържане на пътна годност и практическите нужди на оператори, работещи под операторска лицензия. Това означава, че напомнянето е само част от контрола. По-важната част е да можете да покажете последователен процес за инспекции, дефекти, проверки на шофьори и подкрепящи документи.

Практичността в ежедневието също е важна. Система, водена от съответствие, трябва да намали дублирането на записи, а не да създава повече от него. Ако шофьор докладва дефект, това трябва да се отрази в записа на превозното средство. Ако превозното средство е маркирано VOR, плановиците и мениджърите трябва да могат да видят този статус. Ако инспекцията е завършена, подписаният лист трябва да бъде свързан с актива, без да се налага някой да търси в папките на имейла.

Ако сравнявате леки инструменти с платформи за пълно съответствие, полезно е да прочетете как приложенията за напомняне поддържат малкия флот готов за одит и как една система може да обедини инспекции, планировчици и доказателства за O-licence. Практическата разлика обикновено не е самото известие. Това е всичко, което трябва да се случи около него.

Характеристиките, които са най-важни за MOT, годишни тестове и инспекции

Когато сравнявате системи, започнете с планирането. Нуждаете се от повтарящи се графици за инспекции, които съответстват на вашите планирани интервали за поддръжка, с гъвкавост за различни типове активи. Някои оператори планират по календарна дата, някои по ISO седмица, а някои се нуждаят от двете в зависимост от флота и споразумението с работилницата. Системата трябва да се справя с единици, ремаркета и различни честоти на инспекции без неудобни обходи.

Напомнянията за дати трябва да обхващат MOT и годишен тест, но също така и дати за първа употреба, данъци, застраховки, калибриране или LOLER дати, където те са важни за вашата операция, и крайни срокове за вътрешен преглед. Трябва да можете да зададете периоди на предупреждение, които съответстват на начина, по който резервирате работа в реалния живот.

Управлението на дефекти е една от най-ясните разделителни линии между основни и сериозни системи. Добра платформа трябва да записва докладвани дефекти, да назначава отговорности, да проследява напредъка на ремонта и да съхранява доказателствата за корекция. Тя също така трябва да поддържа докладване на нулеви дефекти, където това е част от вашия процес. Ако дефектът засяга пътната годност, системата трябва да улесни маркирането на актива VOR и да поддържа този статус видим до освобождаването.

Одобрението е също толкова важно. Листове за инспекция и ремонти на дефекти не трябва да изчезват в папка за сканиране без собственост. Искате именувано одобрение, дати и времеви печати и ясна следа, показваща какво е било намерено, какво е било направено и кой е приел превозното средство обратно в експлоатация. Ако някога бъдете помолени да обясните пропусната инспекция или повторен дефект, тази история е важна.

Проследяването на ремаркета изисква подходящо внимание. Системата трябва да третира ремаркетата като активи от първокласен клас, с техните собствени графици, инспекции, документи и история на тестовете. Операторите с общи ремаркетни паркове знаят колко лесно съответствието се пропуска, когато всичко е организирано само около моторни превозни средства.

Съхранението на документи трябва да бъде вградено, а не добавено. Трябва да можете да съхранявате листове за инспекция, сертификати за MOT, документи за годишен тест, договори за поддръжка, застрахователни документи, записи на шофьори и кореспонденция срещу съответния актив или лице. Търсенето и извличането трябва да бъдат бързи, защото целта на съхранението не е само архивиране. Става въпрос за способността да предоставите доказателства, когато е необходимо.

Характеристиките за съответствие на шофьорите също влияят на това колко полезна е системата за напомняне. Ако същата платформа може да проследява проверки на лицензите с DVLA, изтичане на Driver CPC и DQC, записи на анализ на тахографа и потвърждение на нарушения, избягвате разделянето на доказателствата си между множество инструменти.

Отчетността е важна за транспортните мениджъри. Трябва да можете да видите предстоящи дължими елементи, просрочени записи, повторни дефекти, липсващи документи и статус на активите с един поглед. Най-добрите системи също така улесняват подготовката на доказателства за файл за поддръжка, вътрешен одит или пакет за изслушване на Трафик Комисар.

Интеграцията също може да бъде важна. Ако вашият бизнес вече има вътрешни системи, попитайте дали платформата предлага REST API или уебхукове, така че събитията за съответствие да могат да захранват други работни потоци. Ние разглеждаме това по-подробно в нашето ръководство за интегриране на съответствието в собствените ви системи с уебхукове.

Накрая, проверете дали системата поддържа практическите проверки на данни, които са свързани със съответствието. Например, някои оператори искат валидиране на застраховката спрямо данните от askMID от Бюрото на моторните застрахователи, известно също като MIB, като част от процеса на контрол на флота. Това може да не е първата характеристика, която сравнявате, но може да е важна в смесени или подизпълнителски операции.

Как да сравнявате системи за различни типове флоти

Не всеки флот се нуждае от същата настройка, дори когато основните принципи на съответствието са същите.

Превозвачите обикновено се нуждаят от най-силния контрол на ремаркетата, планиране на поддръжка и доказателства от тахографа. Те често имат множество доставчици на инспекции, наети активи, шофьори от агенции и променящи се разпределения на ремаркета. За тях системата трябва да обработва единици и ремаркета отделно, да поддържа организирани доказателства от работилницата и да показва ясна история на поддръжката в целия флот.

Флотите от ванове често започват с по-леки изисквания, особено под праговете на операторската лицензия, но все пак се нуждаят от контрол върху инспекциите, обслужването, гумите, дефектите и проверките на шофьорите. Ако управлявате по-тежки ванове или работите под лиценз за оператор на товарни превозни средства, нуждата става много по-близка до модела на превозвач. Ние описваме основните разлики в нашето ръководство за сравняване на системи за съответствие на ванове в UK и на нашата страница за нуждите за съответствие на ванове.

Операторите на автобуси и микробуси се нуждаят от същата дисциплина по отношение на поддръжката и годишния тест, но често с по-тесни връзки с надеждността на услугата, проверки на обиколките и процесите за безопасност на пътниците. Системата трябва да поддържа записи на пътническия флот правилно, а не просто да адаптира шаблон за превозвач.

Собствениците на превозни средства обикновено искат нещо по-просто за управление, но не и нещо по-слабо. На практика, те често се нуждаят от система, която е лесна за актуализиране от телефон, съхранява всички доказателства за съответствие на едно място и им дава чист запис, ако бъдат повикани да обяснят системите си. За операция с едно превозно средство или малък флот, леснотата на използване е критична. Ако системата е твърде тежка, записите се разминават.

Смесените флоти са мястото, където слабите системи обикновено се провалят. Ако имате HGV, ванове, ремаркета и може би някои пътнически превозни средства, ви трябват гъвкави типове активи, отделни графици и отчетност, която все пак да предоставя единен управленски изглед. Това е особено вярно, ако една част от флота е на операторска лицензия, а друга част не е. Системата трябва да отразява различните задължения, без да ви принуждава да използвате отделни бази данни.

Таксиметровите и частните наемни фирми, както и агенциите за набиране на шофьори, може да не се нуждаят от всяка функция за поддръжка, използвана от флота на превозвачите, но често все пак се нуждаят от силен контрол на документите на шофьорите, проверки на лицензите и напомняния за изтичане. Правилната платформа зависи от това дали основният риск е свързан с превозните средства, шофьорите или и двете.

Когато сравнявате продукти, погледнете зад заглавния секторен етикет. Система може да казва, че поддържа флоти, но истинският въпрос е дали поддържа структурата на вашия флот, изискванията за доказателства и ежедневната ви работна натовареност.

Въпроси, които да зададете преди да смените системи

Преди да преминете, попитайте какво всъщност включва настройката. Можете ли да импортирате превозни средства, ремаркета, шофьори и дати на дългове на едро, или някой ще трябва да ги въвежда един по един? Ако преминавате от електронни таблици, софтуер за работилница или друга платформа, миграцията на данни често е моментът, в който проектите спират.

Попитайте какви записи могат да бъдат пренесени. Датите сами по себе си не са достатъчни. Можете ли да внесете история на инспекциите, съхранени документи, записи на дефекти и потребителски бележки? Ако не, как ще запазите старите доказателства по начин, който все още е използваем?

Проверете достъпа на потребителите внимателно. Транспортните мениджъри, служителите на работилницата, шофьорите, служителите по съответствие и външните доставчици на поддръжка може да се нуждаят от различни разрешения. Система, която дава на всички пълен достъп, не е контролирана. Система, която е твърде ограничителна, става непрактична и хората работят около нея.

Попитайте как платформата обработва доказателствата. Ако DVSA поиска записи за инспекция за превозно средство или Трафик Комисар поиска вашите системи за поддръжка и последващи действия по дефекти, можете ли бързо да експортирате ясен файл? Можете ли да покажете кой е подписал какво, кога са били издадени напомняния и как са били ескалирани просрочените елементи?

Отчетността е още един практичен тест. Можете ли да генерирате отчети за предстоящи и просрочени записи по превозно средство, ремарке, депо или сегмент на флота? Можете ли да видите повторни дефекти или пропуснати инспекции? Можете ли да изтеглите отчет, подходящ за среща за преглед на поддръжката, а не само скрийншот на таблото?

Ако имате друг софтуер на място, попитайте за интеграции рано. Някои оператори се нуждаят от връзки с телематика, HR системи, системи за работилница, анализ на тахографи или вътрешни бази данни. Ако това е важно за вас, попитайте дали доставчикът поддържа REST API, уебхукове или и двете. Също така попитайте дали интеграцията е документирана и поддържана, или само възможна в теорията. Ако сравнявате опции в детайли, нашата статия за как да сравнявате системи за флот с REST API е полезен списък за проверка.

Попитайте как системата обработва правни и оперативни крайни случаи. Какво се случва, ако активът е продаден, нает, извън пътя или временно VOR? Можете ли да запазите историята непокътната, без да запълвате активните графици? Можете ли да запишете промени в политиката, като например преразгледан интервал за инспекция, и да покажете кога е влязла в сила промяната?

Струва си да попитате как доставчикът разбира работата с операторска лицензия в UK. Знаят ли разликата между напомняне за услуга и доказателства, подходящи за VOL или файл за публично разследване? Разбират ли планирането на годишни тестове за пътнически флоти, записи на ремаркета и практическите очаквания, които произтичат от ръководството на DVSA за поддържане на пътна годност?

Точката е важна за нас. Operator Compliance беше изградена от Fleeta Limited с тези изисквания на UK предвид, защото ние управляваме камиони под операторска лицензия. Целта не е само да ви напомня, че наближава дата. Целта е да ви помогне да поддържате записите, действията и доказателствата зад тази дата в ред.

Ако избирате система за напомняне за MOT, инспекция и обслужване на флот от HGV, това е стандартът, който трябва да използвате. Не дали изпраща известия, защото повечето системи могат да го направят. Дали помага да управлявате процеса правилно, да съхранявате доказателствата заедно и да показвате контрол, когато някой поиска да го види.