Избор на софтуер за записи на флота за работа с операторска лицензия

Ако избирате софтуер за работа с операторска лицензия, започнете с документите, които трябва да можете да представите под натиск. Транспортният мениджър не се нуждае от система, която е просто подредена. Нуждаем се от такава, която бързо и ясно показва какво е било планирано, какво е било направено, кой го е подписал, какво е пропуснато, какво е последвано и как знаем, че флота е останала в безопасно състояние и правилно контролирана.

Затова правилният избор обикновено не е общ пакет за флота. За операторите в Обединеното кралство, по-доброто решение е софтуер, изграден около доказателствата за операторска лицензия, планиране на поддръжка на превозни средства, записи на шофьори, последващи действия с тахографи и файлове, готови за одит. За много флоти това означава търсене на софтуер за операторска лицензия за записи на флота на ванове и HGV, който може да се справи както с ежедневните операции, така и с документацията, която инспекторът на DVSA или Комисарят по транспорта ще очаква да види.

Какво трябва да прави софтуерът за оператори в Обединеното кралство

За работа с операторска лицензия, софтуерът трябва да управлява много повече от списък на превозни средства и календар за услуги.

Минимумът, от който се нуждаем, са пълни записи за всяко превозно средство и, където е уместно, за всяко ремарке. Това включва регистрационни данни, информация за платиране, дати на MOT или годишен тест, честота на инспекциите, история на PMI, дефекти, ремонти, доказателства за тестове на спирачките, документи за безопасност и всякакви периоди извън пътя. Ако работим под лиценз за превоз на стоки, записите трябва да подкрепят ангажиментите, които дадохме, когато лицензът беше предоставен. Ако управляваме PSV превозни средства, доказателствата за годишен тест и поддръжка също трябва да бъдат лесни за представяне.

Флотите от ванове могат да подценят тази точка. Не всяка операция с ванове попада под операторска лицензия, но много от тях го правят, когато се вземат предвид теглото на превозното средство, употребата и комбинациите. Когато флотата включва HGV и ванове, или по-тежки ванове, работещи под същите контролни офиси за транспорт, стандартът за водене на записи обикновено се повишава до нивото, необходимо за операторската лицензия. На практика това означава поддържане на доказателства за поддръжка и шофьори в една контролирана система, а не в отделни електронни таблици, папки за работилници и имейл вериги.

Софтуерът трябва да ни позволява да планираме инспекции по дати и по ISO седмица, защото много планировчици на поддръжка работят по този начин. Той трябва да показва бъдещи резервации, просрочени събития и завършени инспекции с приложени подписани записи. Той също така трябва да поддържа ясна история на поддръжката, така че ако DVSA попита какво се е случило с превозно средство преди три месеца, или Комисарят по транспорта иска да види дали интервалите на инспекциите са били спазени, ние да не възстановяваме историята от хартия.

Проверките на шофьорите също са важни. Нуждаем се да записваме ежедневни проверки на обиколките, докладвани дефекти, дати на корекция, дали дефектът е направил превозното средство VOR и кой е разрешил връщането в експлоатация. Правилната система за съответствие трябва да различава между доклад за дефект, работа по поддръжка и изключение от съответствието. Те не са едно и също нещо и не трябва да изчезват в един общ списък на задачите за работилницата.

Доказателствата от тахографа също променят изискването. Ако работим в обхвата, трябва да покажем не само, че данните от тахографа съществуват, но и че се преглеждат, нарушенията се следят, а шофьорите се управляват. Система, която съхранява файлове за изтегляне, но не може да докаже разследване и действия, оставя пропуск в файла на оператора.

Същото важи и за администрацията на шофьорите. Проверки на шофьорски лицензи, дати на изтичане на Driver CPC, детайли за DQC, документи за право на работа, записи на агенции и бележки за обучение всички се нуждаят от подходящо съхранение и напомняния. Ако тези записи са извън основната система, сроковете се пропускат и одитите отнемат повече време, отколкото трябва.

Накратко, операторите в Обединеното кралство се нуждаят от софтуер, който създава одитна следа. Полезният въпрос не е: "Може ли да съхранява документ?". Той е: "Може ли да докаже контрол?"

Софтуер за операторска лицензия срещу общи системи за флота

Общата система за флота често изглежда силна в демонстрация, защото обхваща гориво, пробег, обслужване и списъци с активи. Инструментите за работилници могат да бъдат добри за карти на задачи, части и труд. Платформите за телематика могат да бъдат отлични за проследяване и използване. Нито едно от това не означава, че те са подходящи за работа с операторска лицензия.

Пропускът обикновено се появява, когато зададем въпроси за съответствие.

Може ли системата да планира безопасностни инспекции на правилния интервал и да показва пропуснати инспекции отделно от завършените? Може ли да съхранява подписания лист за инспекция срещу записа на превозното средство? Може ли да поддържа история на ремаркета толкова подробно, колкото история на превозното средство? Може ли да показва периоди VOR, ескалация на дефекти и разрешение за връщане в експлоатация? Може ли да съхранява дати на проверки на шофьорски лицензи, крайни срокове на Driver CPC, записи на DQC и последващи действия с тахографи в същата структура на файловете? Може ли да произведе чист пакет за DVSA без да експортира данни от три системи и да търси липсващи PDF файлове?

Общите продукти често пропускат тези контроли, защото са изградени за администриране на флота, а не за операторска лицензия. Техните известия може да са широки напомняния, а не крайни срокове за съответствие. Съхранението на документи може да бъде не повече от прикачени файлове срещу актив. Отчетите им може да показват какво се е случило оперативно, но не и дали веригата на доказателствата би удовлетворила Комисаря по транспорта.

Това е разликата с специализирани системи. В Operator Compliance изградихме нашата платформа около записите, които операторите наистина трябва да защитават. Тъй като Fleeta Limited управлява камиони под операторска лицензия, софтуерът е оформен около практическата работа по съответствие и Ръководството на DVSA за поддържане на безопасността на пътя, а не около обща база данни за флота.

Това е и причината, поради която разделените системи създават проблеми. Един пакет съдържа поддръжка, друг управлява файлове на шофьори, бюро за тахографи съхранява доклади за нарушения, а проверките на лицензи се извършват на друго място. Всеки отделен компонент може да работи, но транспортният мениджър все пак носи риска, защото доказателствата са фрагментирани. Ако искате по-пълна картина на този проблем, вижте как да поддържате записи на операторска лицензия в една работеща система.

Характеристиките, които си струва да сравните първо

Когато сравнявате системи, игнорирайте полирания табло за момент и проверете основите.

Първо, сравнете записи на превозни средства и ремаркета. Правилната система за съответствие трябва да поддържа отделни, пълни файлове за задвижвани единици, ригиди, ванове, ремаркета и PSV, където е необходимо. Тя трябва да ни позволява да съхраняваме интервали на инспекции, дати на MOT или годишен тест, финансови или собственически данни, данни за платиране, записи за гуми, документи за услуги и поддържащи файлове без обходи.

След това сравнете планирането на инспекции. Очакваме планиране на базата на дати, напредваща видимост по седмици, флагове за просрочени и възможност за работа в ISO формат на седмици. Ако вашият доставчик на поддръжка планира по номер на седмица, софтуерът трябва да съответства на това. Той също така трябва да се справя с промени в честотата на инспекциите и да запазва историята на това, което първоначално е било планирано.

Контролът на VOR е друг раннен тест. Превозно средство, маркирано VOR, трябва да изпъква веднага. Трябва да можем да видим защо е извън пътя, какво действие остава, дали дефектът е бил коригиран и кой го е освободил обратно в експлоатация. Ако VOR е просто поле за бележки, системата е твърде слаба за сериозна работа с операторска лицензия.

Записите на шофьорите също са важни. Сравнете как всяка система обработва проверки на лицензи, изтичане на Driver CPC, детайли за DQC, записи за индукция, файлове на шофьори от агенции и бележки за обучение. Ако управлявате куриерски или ванови флоти с честа смяна на шофьори, това става критично много бързо. Обсъдихме това по-подробно в нашата статия за софтуер за проверки на шофьорски лицензи за куриерски флоти.

Съхранението на документи трябва да бъде контролирано, а не случайно. Нуждаем се от възможност да прикачваме листове за инспекции, доклади за тестове на спирачките, сертификати за MOT, резултати от годишен тест, документи за застраховка, снимки на дефекти и подписани декларации към правилния запис. Добри системи също така улесняват намирането на най-новата версия и запазването на по-старите за история на одита.

Подписите също са важни. Цифровите подписи на инспекции, доклади за дефекти и потвърждения са полезни само ако са ясно свързани със събитието, потребителя и времето. Написано име в поле за коментари не е същото.

След това погледнете известията. Важният въпрос е дали известията могат да се конфигурират около крайни срокове за съответствие, а не дали системата може да изпрати напомняне по имейл. Нуждаем се от предупреждения за предстоящи инспекции, изтичане на MOT или годишен тест, подновяване на застраховка, крайни срокове на Driver CPC, изтичане на DQC, дати на проверки на лицензи и нерешени дефекти. Нуждаем се и от тези известия да отиват до правилните хора, защото пропуснато напомняне, изпратено до обща поща, все още е пропуснат срок.

Накрая, сравнете отчетите. Добри отчети трябва да ни позволят да извлечем история на поддръжката на превозни средства, история на ремаркета, отворени дефекти, просрочени инспекции, статус на файловете на шофьорите и списъци с изтичащи документи без ръчна работа. Ако искате практическа отправна точка, нашето ръководство за записи за поддръжка на операторска лицензия описва какви доказателства операторите трябва да могат да представят.

Как тахографът и записите на шофьорите променят решението

Тахографът и администрацията на шофьорите често решават дали една система е достатъчна.

Много оператори започват, като купуват софтуер за поддръжка, след което по-късно добавят анализ на тахографа от друг доставчик. На хартия това изглежда управляемо. На практика обаче често означава, че транспортният мениджър влиза в две или три системи, за да отговори на един въпрос за съответствие.

Ако шофьорът има повторни нарушения, трябва да видим цялата картина. Проверено ли е шофьорското удостоверение? Актуален ли е Driver CPC? Валиден ли е DQC? Прегледани ли са докладите за нарушения? Завършен ли е дебрифинг? Записано ли е допълнително обучение? Ако тези записи са на отделни места, последващите действия стават непоследователни и одитната следа отслабва.

Това е важно, защото DVSA не търси само сурови данни от тахографа. Инспекторите може също да искат да видят какво сме направили с информацията. Система, която може да показва изтегляния, анализ, преглед на нарушения, бележки, потвърждения и мониторинг на повторни тенденции, ни дава много по-силна позиция от тази, която просто съхранява файлове.

Това е особено важно за смесени флоти и операции с много агенции. Флот, управляващ HGV, ванове и временно наети шофьори, може да има различни правни обхвати в цялата операция, но управленското бреме все още пада в един офис. Колкото по-фрагментирани са системите, толкова по-лесно е файлът на шофьора да стане непълен или проблем с тахографа да бъде обработен, без да бъде свързан с по-широкия запис на лицето.

Затова съветваме да сравнявате анализа на тахографа и администрацията на шофьорите заедно с поддръжката, а не след нея. Ако софтуерът не може да се справи добре с двете страни, може да спестите пари при покупката и да загубите контрол по-късно. Нашата статия за една система за проверки на лицензи и записи на тахографи обяснява къде обикновено се провалят тези свързвания.

Какво да попитате доставчик преди да смените

Добра демонстрация трябва да отговори на оперативни въпроси, а не просто да показва екрани.

Започнете с миграцията на данни. Попитайте точно как ще бъдат преместени записите на превозни средства, ремаркета, шофьори и документи. Може ли доставчикът да импортира текущи графици за инспекции, минала история на поддръжка, регистри на дефекти и дати на изтичане? Как се предотвратяват дублираните записи? Какво става с остарелите PDF файлове и подписаните формуляри?

След това попитайте за потребителските разрешения. Транспортните мениджъри, персоналът на работилницата, шофьорите, координаторите на агенции и администраторите не трябва да имат същото ниво на достъп. Нуждаем се от контрол върху това кой може да създава, редактира, одобрява и изтрива записи. Нуждаем се и от одитна следа, показваща какво се е променило и кога.

Форматът на планирането е важен за проверка рано. Ако вашата операция работи с номера на ISO седмици, уверете се, че системата също го прави. Много продукти твърдят, че поддържат планиране на поддръжка, но стават неудобни, веднага щом планировчикът каже: "Покажете ми инспекциите за седмица 42 и седмица 43."

Попитайте за интеграции. Някои флоти се нуждаят от връзки с заплати, телематика, доставчици на работилници, приложения за дефекти, инструменти за тахографи или вътрешни BI платформи. Ако това е важно за вас, попитайте дали системата поддържа REST API и дали може да изпраща или получава уебхукове за актуализации, базирани на събития. Не приемайте неясни твърдения за "отворена интеграция" без примери.

Ако използвате външни източници на данни, попитайте как те се вписват. За проверки на застраховки и превозни средства, някои оператори използват данни от askMID от Бюрото на моторните застрахователи, също наричано MIB. За работни потоци на шофьори или съответствие, може вече да имате инструменти като Fleetalyse или Logivo.AI в бизнеса. Ключовият въпрос е дали софтуерът може да се интегрира безпроблемно с тези процеси или принуждава към ръчно повторно въвеждане.

Трябва също да попитате как системата ви помага да произвеждате записи за DVSA или Комисаря по транспорта. Може ли да генерира файл на превозно средство с история на инспекции, доказателства за MOT или годишен тест, дефекти и ремонти? Може ли да произведе файл на шофьор с проверки на лицензи, записи на Driver CPC, детайли за DQC и последващи действия с тахографи? Може ли да покаже какво е било дължимо на определена дата, а не само как изглежда записът днес?

За администрация на операторска лицензия, попитайте дали системата помага за организиране на информация около самата лицензия, включително записи на оперативния център и връзки с процеси на VOL, където е необходимо. Не е нужно да замества VOL, но трябва да подкрепя работата, която стои около управлението на лицензите.

Накрая, попитайте кой е изградил системата и за кого. Има реална разлика между софтуер, проектиран около практиките за съответствие в Обединеното кралство, и софтуер, адаптиран от по-широк продукт за флота. OperatorCompliance беше изградена от Fleeta Limited с предвидена работа с операторска лицензия и това личи в детайлите, които транспортните мениджъри наистина използват.

Кой тип оператор се нуждае от какво ниво на система

Не всеки оператор се нуждае от същата дълбочина на система, но повечето се нуждаят от повече от основен проследяващ инструмент.

Собственик-шофьор с едно превозно средство може да успее с по-лека настройка, при условие че инспекциите, датите на MOT, дефектите, записите на лицензите и доказателствата от тахографа все още се контролират правилно. Тестът е прост. Ако DVSA поиска файла утре, можем ли да го представим в ред, без да търсим из телефоните и жабките?

Малка флот от ванове може да мисли, че електронна таблица и дневник за услуги са достатъчни. Понякога са, за известно време. Но веднъж щом флотата има множество шофьори, аутсорсвана поддръжка, чести подновявания на документи или каквито и да било задължения по операторска лицензия, административното бреме бързо нараства. Обикновено това е моментът, когато специализираният софтуер за операторска лицензия за записи на флота на ванове и HGV започва да има смисъл, особено ако бизнесът очаква растеж.

Смесените оператори на ванове и HGV обикновено печелят най-много от специализирана система. Те се нуждаят от един метод на контрол за различни типове превозни средства, различни изисквания за поддръжка и често различни популации на шофьори. Общ пакет за флота може да се справи добре с използването, но често се затруднява да поддържа доказателствата за съответствие на същото ниво в цялата флота.

Автобусните и автобусните флоти се нуждаят от силно планиране, контрол на годишния тест, обработка на дефекти и администрация на шофьори. Те също така обикновено се нуждаят от ясна координация на работилниците и операциите, тъй като превозните средства са публично достъпни, критични по време и подложени на висока проверка. Тук стойността на подписаните доказателства и пълната история на поддръжката е очевидна.

Бизнесите за набиране на персонал, куриерските агенции и агенциите за шофьори имат различно предизвикателство. Тяхното излагане често е в файловете на шофьорите, а не в записите на работилниците. Те се нуждаят от надеждни проверки на лицензи, проследяване на Driver CPC и DQC, съхранение на документи и ясни доказателства за това кой е бил проверен, кога и от кого. Ако те също управляват превозни средства директно, аргументът за една свързана система става още по-силен.

Таксиметровите и частните наемни фирми могат да стоят извън класическия модел на операторска лицензия, в зависимост от операцията, но много от тях все още се нуждаят от дисциплинирано водене на записи за превозни средства и шофьори. Правилното ниво на софтуер зависи от това дали имат нужда от контрол в стил транспортен офис, отчети за съответствие и интегрирани записи на шофьори, или просто местна администрация и вътрешно управление на флота.

Практическото правило е следното. Ако вашият бизнес разчита на способността да доказва контрол на безопасността на пътя, управление на срокове и надзор на шофьори, изберете система, водена от съответствието, първо, а общ инструмент за флота - второ. Това е пропускът, който Operator Compliance беше изградена да запълни.