Как да видите вашия OCRS и какво означава той за спирането от DVSA

Ако искате да проверите вашия OCRS резултат, практичният начин е чрез VOL, където операторите могат да видят своя Оценка на Риска за Съответствие на Оператора като част от информацията за лицензите си. Тази оценка е важна, защото DVSA я използва, за да реши кои превозни средства и оператори е по-вероятно да се нуждаят от внимание на пътя. Лошият резултат сам по себе си не създава нарушение, но променя колко често ще бъдете спирани, инспектирани и разглеждани по-внимателно.

За транспортните мениджъри, OCRS не е нещо, което да оставят встрани. Той е в съседство с записите за поддръжка, докладите за дефекти на шофьорите, доказателствата от тахографа, резултатите от MOT или годишните тестове и по-широките системи, които показват дали правилно управлявате флота. Ако притежавате лиценз за оператор в Обединеното кралство за превоз на стоки или работа с PSV, това е част от ежедневното съответствие, а не абстрактна оценка.

Какво е OCRS и защо операторите го проверяват

OCRS означава Оценка на Риска за Съответствие на Оператора. Това е система за оценка на DVSA, използвана за оценка на вероятността операторът да представлява риск за съответствие. С прости думи, тя помага на DVSA да насочва дейността по прилагане на закона там, където историята предполага, че има по-голяма вероятност да се открият проблеми.

Оценката е важна за операторите на превозни средства за стоки и операторите на PSV в Обединеното кралство. Тя е част от регулаторната картина около лицензите на операторите, наред с ангажиментите, които давате на Комисаря по Трафика. Тези ангажименти включват поддържане на превозните средства в добро състояние и работоспособност, осигуряване на спазване на правилата от шофьорите и поддържане на правилни записи. OCRS не замества тези задължения. Това е един от начините, по които вашата история на съответствието става видима за страна, която прилага закона.

Операторите проверяват своя OCRS по три основни причини.

Първо, това е ранен предупредителен знак. Ако резултатът започне да се влошава, това обикновено отразява нещо реално в операцията, като забрани, лоши резултати от годишни тестове, повторни дефекти на пътя или нарушения на трафика, свързани с флота. Това може да покаже модел, преди публичното разследване да стане възможност.

Второ, това влияе на опита на пътя. Превозно средство от оператор с по-лош резултат е по-вероятно да бъде избрано за спиране, отколкото едно от оператор с по-добра история. Това означава повече прекъсвания, повече време за инспекция и повече излагане на последиците от всякакви слабости в записите ви.

Трето, това помага на транспортния мениджър да насочи усилията си там, където е важно. Повечето оператори не се нуждаят от нова табло за управление просто заради него. Те трябва да знаят дали планирането на инспекциите, проверките на шофьорите, обработката на дефекти, контролите на тахографа и доказателствата от работилницата наистина намаляват риска. OCRS е един от най-ясните външни сигнали за това.

Затова го третираме като част от основния файл за съответствие. Той принадлежи в същия разговор като интервалите за инспекция за безопасност, подготовката за MOT, процентите на преминаване на годишните тестове, PMI листовете, доказателствата за производителност на спирачките, проверките на шофьорските лицензи, коригирането на дефекти и обясненията за липсващи километри или ръчни записи в тахографските записи. Ако искате по-широк поглед върху връзката между OCRS и вниманието на прилагането на закона, нашето ръководство за OCRS и Спечелено Признаване на практика обхваща припокритията.

Къде да проверите своя OCRS резултат

За повечето оператори основното място за проверка на резултата е VOL. Това е системата за лицензиране на превозни средства, използвана за управление на детайлите на лицензите на операторите онлайн. Ако вашият лиценз е активен и вашите потребителски права са настроени правилно, VOL е мястото, където обикновено ще отидете, за да видите информацията за OCRS, свързана с лиценза.

На практика, трябва да имате готово:

• вашите данни за вход в VOL
• достъп до правилния акаунт за лиценз на оператор
• правомощия за преглед на информацията за съответствие за този лиценз
• достатъчно вътрешен контекст, за да разберете какво гледате, като например последни спирания на пътя, забрани, резултати от MOT или годишни тестове и всякакви открити проблеми с поддръжката

Ако сте транспортен мениджър, работещ с повече от един лиценз, уверете се, че гледате на правилния субект. OCRS е свързан с оператора и историята на неговите превозни средства, а не с паметта на мениджъра на депото за това, което се е случило през последното тримесечие. Звучи очевидно, но объркването често започва, когато хората сравняват опита на един флот с друг и предполагат, че резултатът трябва да се движи по същия начин.

Когато проверявате резултата, не спирайте на заглавния цвят или категория. Погледнете го заедно с вашите собствени записи. Ако имате последни срещи с DVSA, провалени тестове, забавена корекция или пропуски в доказателствата, този контекст е по-важен от етикета на екрана.

Също така е полезно да направите прегледа на OCRS част от рутината. Месечно работи за много оператори, а след всяко голямо събитие трябва да се провери отново. Големите събития включват забрана с маркировка S, повторни провали на годишни тестове, клъстър от дефекти на пътя или значителна промяна в профила на флота. Ако сте добавили превозни средства бързо, сменили доставчици на поддръжка или наели шофьори от агенции в обем, това е още една добра точка за преглед.

Където операторите се затрудняват, обикновено не е в намирането на VOL. Проблемът е в неспособността да свържат това, което VOL показва, с документацията и цифровите доказателства, които го обясняват. Ако вашите системи са разпределени между електронни таблици, книги за дефекти на хартия, файлове от работилницата и имейл кореспонденция, може да е трудно да се работи назад от влошаващия се резултат. Това е една от причините много оператори да искат едно място за съхранение на инспекции, дати, доказателства и одобрения.

Как DVSA изгражда резултата

DVSA изгражда OCRS от историята на съответствието. Точната тежест не е нещо, което операторите могат да контролират директно, но широките входове са добре разбрани. Резултатът отразява това, което DVSA е видяла във връзка с превозните средства на оператора и, в трафикен смисъл, начина, по който тези превозни средства се използват.

Основните съставки са събития, свързани с превозни средства, и събития, свързани с трафика.

Събитията, свързани с превозни средства, включват инспекции на пътя и резултатите от тези инспекции. Ако превозно средство бъде спряно и бъдат открити дефекти, това влиза в историята на оператора. По-сериозните дефекти имат по-голямо значение от незначителните. Забраните са особено важни, защото показват ниво на дефект, достатъчно сериозно, за да ограничи използването, докато проблемът не бъде решен, било то незабавно или в отложен вид.

Годишното тестване също допринася за картината. За HGV това обикновено се разглежда в термини на флота като MOT, въпреки че официалният режим на тестове на DVSA и терминологията варират в зависимост от типа и използването на превозното средство. За операторите на PSV, резултатите от годишните тестове са основен индикатор за съответствие. Лошото представяне при първоначално преминаване, повторните провали или доказателствата, че превозните средства пристигат за тест в слабо състояние, могат да посочат недостатъци в контрола на поддръжката.

Събитията, свързани с трафика, обхващат начина, по който превозното средство се управлява на пътя. Това може да включва часовете на шофьорите и нарушенията на тахографа, претоварването и подобни немеханични проблеми, идентифицирани по време на дейността по прилагане на закона. Транспортната операция може да има механически здрави превозни средства и все пак да изгражда риск чрез лош контрол на шофьорите, записите или товаренето.

Историята е важна толкова, колкото и отделните събития. OCRS е проектиран да отразява модели с времето, а не само един лош ден. Чистият поток от инспекции и тестове поддържа по-добра позиция. Серия от дефекти, забрани или нарушения натиска резултата в обратната посока. Затова операторите трябва да устоят на изкушението да третират всяко спиране или тест като единично събитие. DVSA вижда натрупаната история.

Профилът на флота също влияе на начина, по който резултатът трябва да се чете вътрешно. По-голям флот естествено има повече възможности за срещи и дефекти в сурови числа. Важно е моделът и сериозността, а не дали един оператор с петдесет превозни средства има повече общи събития от собственик-шофьор с едно. Работата на транспортния мениджър е да нормализира това вътрешно и да пита дали скоростта и типът на находките сочат към проблем с контрола.

Тук също става важна подкрепящата документация. Ако дефект се появи на пътя, можете ли да покажете последната инспекция за безопасност, историята на ремонта, проверката на шофьора, следите от докладите за дефекти и дали превозното средство е трябвало да бъде поставено VOR по-рано? Ако се повдигне проблем с тахографа, можете ли да покажете анализа, последващите действия за нарушения, ръчните записи и консултирането на шофьора? Нашата статия за ръчните записи на тахографа, които издържат на проверка от DVSA разглежда една от общите области, където трафик историята ненужно се влошава.

Какво означава висок OCRS в ежедневната работа

Висок OCRS, означаващ по-лоша позиция на риска, обикновено означава повече внимание от DVSA. Най-непосредственият ефект е по-голямата вероятност за спирания на пътя. Автоматичното разпознаване на номера и други методи за насочване са там, за да помогнат на прилагането да използва ресурсите ефективно. Ако профилът на вашия оператор предполага по-висок риск, вашите превозни средства е по-вероятно да бъдат избрани.

Това има практически последици.

Шофьорите губят време на пътя. Товарите и графиците се нарушават. Пътническите услуги могат да бъдат забавени. Ако бъдат открити дефекти или нарушения, непосредственият оперативен ефект може да бъде сериозен, особено когато бъде издадена забрана. Превозно средство може да бъде неподвижно или ограничено, докато проблемът не бъде коригиран. Ако дефектът е трябвало да бъде уловен в рутинна поддръжка или при ежедневната проверка, това спиране бързо става управленски проблем.

Лош OCRS може също да означава по-подробни инспекции, когато се случат спирания. Офицерите могат да разгледат по-внимателно годността за движение, товаренето, часовете на шофьорите, записите на тахографа и общия стандарт на контрол. Ако вашите системи са слаби, едно спиране може да разкрие няколко недостатъка наведнъж.

Извън пътя, влошаващият се резултат може да допринесе за по-широко регулаторно внимание. Сам по себе си, OCRS не е цялото дело. Но в комбинация с оплаквания, представяне на годишни тестове, проблеми с поддръжката, липсващи записи или информация, той може да формира част от картината, която води до допълнителен контакт, проверки на флота или проверка на лиценза. Тук влиза в действие Комисарят по Трафика. Операторите обикновено не преминават от лош резултат направо към публично разследване, но лошият резултат често отразява същите слабости, които по-късно причиняват такова.

Търговският ефект също не трябва да се игнорира. Повече спирания означават по-малко продуктивно време. Повече дефекти означават повече непланирано време за престой. Повече внимание от прилагането означава повече натиск върху транспортния офис да произвежда записи бързо и точно. Дори когато не последва формално действие, лошият OCRS обикновено разкрива неефективност.

По тази причина, съветваме да третирате OCRS като оперативно условие, а не просто като метрика за съответствие. Ако резултатът е лош, предположете, че флотът ще бъде виждан по-често. След това попитайте дали всеки файл на превозно средство, всеки запис на ремарке, всяка проверка на шофьорски лиценз и всяко разследване на тахографа биха издържали, ако бъдат поискани днес. Нашето ръководство за проверки на шофьорски лицензи за оператори е част от тази по-широка контролна структура.

Как да подобрите OCRS чрез записи и рутинен контрол

Не подобрявате OCRS, като преследвате резултата директно. Подобрявате го, като намалявате събитията, които го увреждат, и като изграждате записи, които показват правилен контрол. На практика, това означава дисциплинирана поддръжка, дисциплинирано управление на дефекти, дисциплинирано управление на шофьорите и дисциплинирано съхранение на доказателства.

Започнете с планирането на поддръжката.

Определете реалистични интервали за инспекции за безопасност, базирани на използването на превозното средство, пробега, товара, терена и указанията на производителя, и ги поддържайте в съответствие с Ръководството на DVSA за Поддържане на Годността за Движение. Планирайте инспекциите предварително, а не реактивно. Записвайте резервираните дати, завършените дати, показанията на одометъра и всякакви отклонения от графика. Ако инспекцията се забави, документирайте защо и каква власт я е одобрила. Ако превозното средство не е годно за експлоатация, направете го VOR и запишете решението.

Използвайте дати за годишни тестове и MOT като управленски крайни срокове, а не напомняния в дневника. Подготовката трябва да се случи достатъчно рано, за да се коригират дефектите преди тестовия слот. Повторните провали при първоначално преминаване често сочат към слаб контрол в работилницата или лоши стандарти преди теста. Същото важи и за ремаркетата. Записите за ремаркета често са слабата точка в иначе добри системи.

След това, затегнете докладването на дефекти.

Шофьорите трябва да извършват проверки на превозните средства правилно, с дефекти, докладвани в писмен вид или цифрово и подписани. Нулевите дефекти също трябва да бъдат записани. Докладите трябва да бъдат прегледани, решения за корекция взети и ремонтите документирани. Ако дефектът е критичен за безопасността, превозното средство не трябва да излиза. Ако може да бъде забавен законно, причината и времевият график трябва да бъдат ясни. Когато DVSA открие нещо на пътя, един от първите въпроси е дали вашият собствен процес е трябвало да го открие първо. Нашето ръководство за проверки на шофьорите и докладването на дефекти определя стандарта, който очакваме операторите да спазват.

След това се заемете с контрола на тахографа и часовете на шофьорите като рутинен управленски процес, а не като месечно изтегляне.

Изтегляйте навреме. Анализирайте последователно. Следвайте нарушенията. Записвайте обясненията на шофьорите. Съхранявайте доказателства за консултиране и действия срещу повторни нарушители. Липсващите ръчни записи, необяснените проблеми с почивките и лошото последващо действие могат да превърнат управляем проблем в част от вашата трафик история. Същото важи и за шофьорите от агенции и случайни шофьори. Ако те шофират под вашия операторски лиценз, имате нужда от същия стандарт на контрол.

Администрацията на шофьорите също е важна. Проверките на лицензите трябва да бъдат актуални и базирани на риск. Датите за Driver CPC и DQC трябва да се проследяват преди изтичането на срока, а не след това. Правото на работа, въвеждането и потвърждението на политиката може да не променят OCRS директно, но те са част от по-широката дисциплина за съответствие, която предотвратява разпространението на лоши практики в флота. В Обединеното кралство, рамката на лицензите на операторите и подходът на DVSA за прилагане са специфични за Великобритания, въпреки че някои правила за часовете на шофьорите и тахографа произтичат от запазеното законодателство на ЕС или рамката AETR за съответните пътувания. Операторите, работещи международно, трябва внимателно да разделят тези режими.

Накрая, поддържайте одитна следа, която може да бъде представена бързо.

Това означава едно място за записи на превозни средства, записи на ремаркета, записи на шофьори и крайни срокове за съответствие. Това означава да можете да покажете какво е било дължимо, какво е било направено, кой го е одобрил и какво се е случило, когато нещо е тръгнало наопаки. Това също означава свързване на доказателствата, така че дефект на пътя да може да бъде проследен обратно до инспекции, ремонти и доклади на шофьорите, без да се търсят пет системи.

Това е оперативната причина, поради която изградихме Operator Compliance по начина, по който го направихме. В OperatorCompliance искахме система, оформена около действителните записи, които операторът трябва да притежава под лиценз за оператор, защото ние също спазваме същите стандарти чрез Fleeta Limited. За флоти, които се нуждаят от свързани данни, съществува и възможност за внасяне на информация чрез REST API и уебхукове, където това отговаря на по-широкия бизнес процес. Някои оператори също искат проверки на застраховки и референции на превозни средства, наред с документите за съответствие, например чрез данни от askMID от Бюрото на застрахователите на моторни превозни средства, също наричано MIB. Други се нуждаят от контроли, свързани с OCRS, да стоят до маршрутизиране, телематични или инструменти за отчитане като Fleetalyse или Logivo.AI.

Каквото и софтуерно решение да използвате, принципът е същият. Ако искате по-добър OCRS, контролирайте основите безмилостно. Поддържайте превозните средства в добро състояние. Поддържайте шофьорите проверени и наблюдавани. Поддържайте доказателствата от тахографа пълни. Подгответе файла за DVSA, не само за себе си. Когато тези рутинни практики са стабилни, резултатът обикновено следва.