Избор на месечен пакет за флота, който отговаря на DVSA

Ако избирате месечен пакет за автопарк, за да удовлетворите DVSA, не започвайте с таблото. Започнете с документа, който трябва да представите пред проверяващ от DVSA или пред Комисаря по транспорта утре сутрин. Месечният пакет е полезен само ако обединява записите, които доказват контрола върху превозните средства, ремаркетата, шофьорите и последващите действия, и ако тези записи са подписани, датирани и лесни за извличане.

За повечето оператори в Обединеното кралство това означава система, която прави повече от просто изпращане на напомняния. Тя трябва да организира инспекции, дати за MOT или годишни тестове, проверки на шофьори, доказателства от тахографи, доклади за дефекти и одобрение на документи в един защитен запис. Това е стандартът, който изграждаме в Operator Compliance, защото работим от гледна точка на операторската лицензия, а не като общ инструмент за администриране на автопарка.

Какво трябва да докаже месечният пакет за автопарк

Когато операторите говорят за месечен пакет за автопарк, обикновено имат предвид редовен пакет за съответствие, който показва, че автопаркът е под контрол. Това не е лъскаво резюме. Това е работен запис за транспортния мениджър и, ако е необходимо, доказателство за DVSA, публично разследване или файл на Комисаря по транспорта.

За оператор на стоки или PSV в Обединеното кралство, пакетът трябва да обедини записите, които показват, че спазвате задълженията на операторската лицензия и очакванията, изложени в ръководството на DVSA за поддържане на пътна годност. На практика това обикновено включва:

• списък на превозните средства и списък на ремаркетата
• дата на изтичане на MOT или годишен тест
• график за безопасност и завършени записи от инспекции
• докладвани дефекти и записи за корекция
• доказателства за тестове на спирачките, когато е приложимо
• документация за PMI и одобрение
• дата на проверка на шофьорската книжка и резултати
• статус на Driver CPC и дати на изтичане на DQC, когато е уместно
• записи от анализ на тахографи, нарушения и последващи действия
• дата на застраховка и данъци, когато ги проследявате
• записи за превозни средства, които не са в движение, продадени, наети или поставени VOR
• предприети, назначени и закрити действия
• преглед на управлението или одобрение от транспортния мениджър

За по-малки автопаркове месечният пакет често е единственият практичен начин да се покаже, че рутинният контрол наистина се осъществява. За по-големи автопаркове той става управленски слой над ежедневните събития. В двата случая въпросът е същият. Ако някой попита защо е използвано превозно средство, защо е преместена инспекция или дали шофьорът е бил проверен преди да му бъде възложена работа, можете ли да покажете отговора от системата, без да търсите в имейли и хартиени файлове?

Тук много продукти не успяват. Те могат да съхраняват документи, но не създават последователен месечен запис. Правилната настройка на софтуера за месечен пакет за съответствие на автопарка трябва да ни позволи да видим не само какво е било дължимо, но и какво е било направено, кой го е направил, кога е било направено и какво се е случило, ако нещо е пропуснато.

Това е важно в Обединеното кралство, защото операторската лицензия е свързана с непрекъснат и ефективен контрол. Инструментите за автопаркове в ЕС често се справят с обслужването достатъчно добре, но не винаги са изградени около доказателствата за операторската лицензия в Обединеното кралство, очакванията на VOL, планирането на годишни тестове или начина, по който транспортните мениджъри трябва да представят записи на DVSA.

Кои проверки са най-важни при сравняване на системи

При сравняване на системи, фокусирайте се първо върху проверките, които създават най-много риск, ако бъдат пропуснати. Списък с напомняния не е достатъчен. Системата трябва да разбира оперативната логика зад датите.

Дати на превозни средства и ремаркета

Всяка система трябва да проследява основните дати за превозни средства и ремаркета, но важният момент е дали ги обработва отделно и ясно. Ригидно, тракторна единица и ремарке не споделят същия профил на съответствие. Трябва да видите:

• дата на MOT или годишен тест
• интервали за безопасност
• дата на калибриране или оборудване, ако ги управлявате
• дата на данъка и застраховката, ако са включени в същия процес
• дата на начало и край на наем за временно имущество

За автопаркове с ремаркета, уверете се, че софтуерът не третира ремаркетата като по-нисши. При одит, липсващите записи за ремаркета са често срещана слабост. Ако вашата операция използва наети ремаркета, краткосрочен наем или споделени активи, системата все още трябва да произвежда чист запис по ID на ремаркето.

Планиране на инспекции

Планирането на инспекции изисква повече от просто следваща дата. Проверете дали системата може да планира по календарна дата и по ISO седмица. Много оператори провеждат инспекции по модел на ISO седмица, защото планирането на работилницата, маршрутите и покритията по време на ваканции са по-лесни за управление по този начин. Ако софтуерът не може да работи с логиката на ISO седмица, графиците често се отклоняват.

Също така проверете какво се случва, когато инспекцията бъде преместена напред или назад. Може ли системата да запази историята? Може ли да покаже причината? Може ли да сигнализира дали отклонението е останало в рамките на вашата политика? Транспортният мениджър трябва да вижда както съответствието, така и изключенията.

Планиране на MOT и годишен тест

Превозните средства и PSV трябва да имат ясна тестова планиране, но не всяка система се справя добре с разликата. Някои просто обозначават всичко като MOT. В термини на операторската лицензия в Обединеното кралство, много автопаркове се нуждаят от планиране на годишен тест, което отразява реалната дейност по резервация и подготовка на теста, а не просто дата в дневника.

Полезни точки за сравнение са:

• поля за дата на резервация и дата на тест
• запис на преминаване, провал и повторно тестване
• свързани действия за дефекти или ремонти, произтичащи от теста
• видимост на превозни средства, приближаващи се до тестови прозорци
• подкрепа за както стоки, така и пътнически автопаркове

Проверки на шофьорска книжка и Driver CPC

Записите на шофьорите често са мястото, където смесените автопаркове се провалят. Месечният пакет трябва да показва кога е била проверена всяка книжка, какво е било проверено и какъв е бил резултатът. За Driver CPC, той трябва да показва съответния статус на изтичане или квалификация и, когато е уместно, статус на DQC.

Попитайте дали системата записва:

• дата на проверка от DVLA
• категории на книжката
• допълнения или точки, ако са записани
• правото да управлява зададения тип превозно средство
• дата на изтичане на Driver CPC или DQC
• проверки на шофьори от агенции и временно наемане на шофьори

Ако използвате външни услуги за проверка или вътрешни ръчни проверки, записът все още трябва да бъде извлечен на едно място. За агенции и оператори, използващи временно работна ръка, една липсваща проверка на книжката може да подкопае останалата част от файла.

Доказателства от тахографи

Анализът на тахографи не е само проблем на трафик офиса. Той принадлежи към месечния пакет, защото показва активно управление на часовете на шофьорите и риска от работно време. Системата трябва или да включва анализ на тахографи, или да извлече доказателствата достатъчно чисто, така че транспортният мениджър да може да го прегледа като част от един процес.

Важно е не само да се виждат резултатите от нарушенията. Трябва да видите дали е имало последващи действия, дали шофьорът е бил обсъден и дали повтарящите се проблеми са били ескалирани. Ние разглеждаме това по-задълбочено в нашето ръководство за анализ на тахографи за малки автопаркове.

Одобрение на документи

Накрая, проверете как се одобряват документите. Месечен пакет, който всеки може да редактира без следа, е слабо доказателство. Нуждаете се от одобрение, което показва:

• кой е качил записа
• кой го е прегледал
• дата и час на прегледа
• дали записа е бил променен след това
• дали е било предприето действие от него

Това е една от основните разделителни линии между архив с известия и система за съответствие.

Как да оцените доказателствата, а не само таблото

Чистото табло може да скрие слаби доказателства. Винаги предлагаме да поискате примерен месечен пакет, след което да го прегледате, сякаш се подготвяте за посещение от DVSA.

Ключовият тест е дали софтуерът произвежда записи, които са подписани, датирани и извлечими без ръчна реконструкция. Ако инспекцията е завършена, можете ли да отворите точния запис, да видите превозното средство, датата на инспекцията, детайлите на механика или инспектора, всички открити дефекти, детайли за корекция и следите от одобрението? Ако шофьорът е имал нарушение, можете ли да видите анализа, обсъждането и всякакви повтарящи се модели?

Търсете тези практични функции.

Неизменна история

Нуждаете се от одитна следа. Ако дата на изтичане се променя, системата трябва да показва оригиналната дата, изменената дата, кой я е променил и кога. Ако документът бъде заменен, предишната версия не трябва просто да изчезне. Във всеки спор историята е важна.

Подписани и датирани записи

Месечният пакет трябва да произвежда датирани записи от източника, а не да разчита на някой да напише бележка по-късно. Електронното одобрение е полезно само ако е свързано с потребител, време и документ. PDF експортирането е полезно, но основният запис в системата е по-важен.

Извличане по автопарк, актив и период

При одит може да ви е необходим целият месец, едно превозно средство, едно ремарке или един шофьор. Софтуерът трябва да извлича записи по регистрационен номер, номер на автопарка, номер на ремаркето, име на шофьора и диапазон от дати. Ако можете да експортирате само всичко и да го сортирате по-късно, системата кара транспортния офис да извършва трудната част.

Видимост на изключенията

Добър месечен пакет не прави вид, че нищо не е било сгрешено. Той трябва да показва просрочени елементи, пропуснати инспекции, провалени тестове, нерешени дефекти, периоди на VOR и непостигнати действия. Скриването на изключенията създава фалшиво чувство за контрол. Показването им, с доказателства за действия, е това, което издържа.

Преглед на управлението

Последният слой е преглед от транспортния мениджър. Това може да бъде месечно одобрение, бележки за изключения или формален запис на преглед. Важно е системата да помага да се докаже активното управление. Комисарят по транспорта се интересува от контрол, а не само от съхранение.

Ако искате по-широк списък с проверки за тази точка, нашата статия за софтуер, който