Как да проведем одит на автопарка без да пропуснем доказателства

Одитът на автопарка е структурирана проверка на записите, които доказват, че вашите превозни средства, ремаркета, шофьори и контролни системи се управляват правилно. За оператор в Обединеното кралство това означава повече от подреждане на файлове. Това означава да можете да покажете на DVSA и на Трафик Комисаря, че вашите системи са реални, актуални и следвани на практика.

Най-лесният начин да пропуснете доказателства е да третирате одита като упражнение с документи в края. По-безопасният подход е да го проведете като проверка на операторската лицензия от самото начало, с ясна обхват, фиксирана извадка, именувани документи, датирани находки и действия, които всъщност са затворени. Ако проверяващият попита как знаете, че инспекциите са извършени навреме, дефектите са отстранени, проблемите с тахографа са прегледани или проверките на Driver CPC и лицензите са завършени, вашият одитен файл трябва да отговори на това без догадки.

Какво означава одит на автопарка за оператор в Обединеното кралство

За оператор в Обединеното кралство одитът на автопарка е вътрешен преглед на съответствието с ангажиментите по вашата операторска лицензия и системите, очаквани съгласно ръководството на DVSA за поддържане на пътна годност. Това е начинът, по който тестваме дали нашите контролни механизми работят, преди някой друг да го направи.

За товарни превозни средства одитът обикновено се фокусира върху пътната годност, интервалите на поддръжка, безопасността на инспекциите, представянето на MOT, докладването на дефекти от шофьори, съответствието с тахографа, където е приложимо, и управленските контролни механизми зад тях. За автобусни автопаркове важи същият принцип, но доказателствата често трябва да обхващат планирането на годишния тест, превантивната поддръжка, ежедневните проверки, часовете на шофьорите и записите, свързани с експлоатацията на PSV. За смесени автопаркове рискът е, че една система отговаря на една част от бизнеса, но оставя пропуски в другата. Именно това одитът трябва да разкрие.

В термини на операторска лицензия, въпросът не е само дали едно превозно средство е било законно на пътя в определен ден. Въпросът е дали можем да докажем, че нашите системи биха поддържали целия автопарк в съответствие с времето. Трафик Комисарят се интересува от управленски контрол, а не само от изолирани решения. Перфектен лист за инспекция за едно превозно средство не компенсира за планировчик на работилница с пропуснати дати или процес на дефекти, който разчита на паметта.

Това е важно и за по-малките оператори. Собствениците на превозни средства и бизнесите с едно превозно средство често предполагат, че знаят къде е всичко. Това може да е вярно, докато не се появи неочаквано посещение от DVSA, публично разследване, смяна на доставчика на поддръжка или превозно средство, извадено от експлоатация, отбелязано като VOR без документирана следа за ремонт. Одитът на автопарка превръща предполагаемия контрол в доказателства.

Какви записи трябва да провери одитът на автопарка?

Правилният одит трябва да обхваща записите, които показват законна употреба, планирана поддръжка, компетентност на шофьорите, контрол на тахографа и управленски надзор. Точният списък ще варира в зависимост от операцията, но основните записи са предсказуеми.

За превозни средства и ремаркета, трябва да проверим:

• Списъци на превозни средства и ремаркета спрямо операторската лицензия и действителните активи в експлоатация
• Регистрационни номера, номера на автопарка и VIN или детайли на шасито
• Дати на MOT и годишни тестове, записи за резервации и резултати от преминаване или провал
• Графици за безопасност на инспекциите и завършени листове за инспекция
• Записи за превантивна поддръжка, или PMI
• Доказателства за тестове на спирачките, където е изисквано от вашия режим на поддръжка
• Записи за ремонти, работни карти, фактури и одобрение
• Сертификати за калибриране на тахографи, където е уместно
• Записи за застраховка и дати на полиците, с кръстосани проверки, където е необходимо, спрямо askMID, който разчита на данни от Бюрото на моторните застрахователи, или MIB
• Записи за VOR, показващи кога превозното средство е било извадено от пътя, защо и кога е върнато в експлоатация

За шофьорите, одитът трябва да провери:

• Проверки на шофьорски лиценз с дати и резултати, обикновено спрямо данни от DVLA
• Статус на Driver CPC, включително дати на изтичане и доказателства за завършено обучение
• Дати на изтичане на DQC и копия, където се съхраняват
• Записи за въвеждане на шофьори
• Подписани ежедневни доклади за дефекти, включително нулеви доклади за дефекти, ако това е вашият процес
• Нарушения на тахографа, бележки за обучение и последващи действия
• Записи за шофьори от агенции, където се използва труд от агенции

За тахографи и часовете на шофьорите, одитът трябва да обхваща:

• Графици за изтегляне на единици на превозни средства и шофьорски карти
• Доказателства, че изтеглянията са завършени навреме
• Анализни доклади
• Доклади за нарушения
• Бележки за разследване на повторни или сериозни проблеми
• Липсващи километри, неотчетени дни и проверки на ръчни записи
• Записи за Директивата за работното време, където вашата операция ги изисква

За контрол на съответствието, трябва също да прегледаме:

• Планировчика на поддръжка и дали датите са зададени правилно
• Напомняния за ескалация за предстоящи тестове и инспекции
• Процедури за резервация на MOT или годишни тестове
• Работни потоци за докладване на дефекти и разрешаване на ремонти
• Бележки за преглед на управлението, транспортни срещи или прегледи на одита
• Записи за обучение на служители в транспортния офис и транспортни мениджъри
• Съхранение на документи и контрол на версиите

Сроковете са важни. Запис, който съществува, но е създаден късно, все пак може да покаже провал на системата. Ако безопасна инспекция е била дължима на всеки шест седмици, одитът трябва да провери действителния интервал, а не само наличието на лист. Ако проверка на шофьорски лиценз е била дължима месечно за шофьор с висок риск, на тримесечие за друг или на определена вътрешна дата, одитът трябва да тества това правило спрямо доказателствата.

Как да проведете одит на автопарка стъпка по стъпка?

Започнете с определяне на обхвата. Решете дали одитът обхваща цялата система на операторската лицензия или една област, като поддръжка, шофьори, тахографи или ремаркета. Определете периода на преглед, например последните три месеца, шест месеца или 12 месеца. Ако бизнесът има множество обекти, посочете кой депо или лиценз е в обхвата.

След това задайте извадката. За малък автопарк, извадката може да бъде всяко превозно средство и всеки шофьор. За по-големи автопаркове, изберете разпространение, което отразява риска. Включете различни типове превозни средства, поне една група ремаркета, ако е уместно, нови и стари активи и шофьори с различни модели, като агенции, на пълен работен ден, трампове или на непълен работен ден. Включете всеки актив или шофьор с предишни проблеми. Ако превозното средство наскоро е било VOR, включете го.

След това съберете изходните документи, преди да започнете проверките. Изтеглете планировчика на поддръжка, листовете за PMI, сертификатите за MOT или годишни тестове, докладите за дефекти, записите за ремонти, проверките на лицензите, записите за Driver CPC и DQC, докладите за тахографа и бележките за управление. Избягвайте одитирането само от резюмета. Таблата са полезни, но доказателствата са в основните записи.

Сега тествайте всеки елемент спрямо контролен списък. За превозни средства и ремаркета, попитайте:

• Беше ли завършена всяка инспекция в срок?
• Беше ли интервалът правилен за посочения график на поддръжка?
• Дали листът за инспекция е пълен и четлив?
• Дали дефектите са категоризирани ясно?
• Има ли доказателства за корекция?
• Има ли одобрение, показващо, че превозното средство е годно за връщане в експлоатация?
• Бяха ли направени резервации за MOT или годишни тестове навреме?
• Ако имаше провал, има ли повторно тестване и следа за ремонт?

За шофьорите, попитайте:

• Беше ли проверката на лиценза извършена навреме?
• Бяха ли прегледани и оценени одобренията?
• Дали Driver CPC е актуален?
• Дали DQC е в срок?
• Дали докладите за дефекти са подадени правилно и подписани?
• Бяха ли прегледани и последвани нарушенията на тахографа?

За тахографите, тествайте както времето, така и реакцията. Доклад, който изглежда съответстващ, не е достатъчен, ако никой не го е прегледал. Одитът трябва да намери доказателства, че нарушенията са били видени, обяснени, където е уместно, и коригирани чрез обучение или дисциплинарни мерки, ако е необходимо.

Записвайте находките в последователен формат. Всяка находка трябва да посочва актива или шофьора, проверения документ, датата, проблема, риска и необходимото действие. Избягвайте неясни формулировки като "поддръжката се нуждае от внимание". Запишете действителния провал, например "Превозно средство AB12 CDE имаше PMI дължимо на 14 март, завършено на 20 март, без документирана причина за удължаване".

Оценете находките. Пропусната дата за годишен тест или дефект, който не е годен за движение, без доказателства за корекция, е критичен. Липсващ подпис на един завършен запис може да е незначителен, но ако се появи в цялото депо, става проблем с контрола. Оценяването ни помага да решим какво трябва да спре превозното средство да излезе и какво може да бъде коригирано чрез обучение по процеса.

Назначете действия на именувани лица с крайни срокове. Намирането без собственик е само бележка. Транспортният мениджър, контролерът на работилницата, администраторът на автопарка или външният доставчик на поддръжка трябва да знаят какво трябва да поправят и до кога. Препроверете действията след крайния срок и запишете затварянето.

Накрая, запазете одитния пакет заедно. Ако DVSA посети или Трафик Комисарят попита как следим съответствието, одитният доклад, пробата от доказателства, регистърът на действията и бележките за затваряне трябва да са налични на едно място. Това е една от причините много оператори да преминат от отделни електронни таблици и папки към софтуер за записи на пътна годност, който издържа на одит.

Къде обикновено се провалят одитите на автопарка

Повечето провалени одити не се провалят, защото никой не се е интересувал. Те се провалят, защото доказателствата са разпределени между пощенски кутии, работилници, хартиени файлове и памет.

Най-честата пропусната част е непълният файл за PMI. Листът може да е наличен, но една страница липсва, техникът не го е подписал, показанието на одометъра липсва или няма запис за ремонт, свързан с откритите дефекти. Ако по-късно се появи проблем с забрана, тази липсваща връзка е важна.

Пропуснатите дати за MOT или годишни тестове са друг редовен проблем. Операторите често имат сертификат за преминаване, но не и следа от резервации, или разчитат на стенен календар без ескалация, ако някой е в отпуск. За растящите автопаркове, напомнянията трябва да бъдат систематични. Обхващаме това в ръководство за избор на система за напомняне на автопарка, която поддържа тестовете навреме.

Докладването на дефекти често е по-слабо, отколкото мениджърите мислят. Шофьорите могат да докладват проблеми устно, да изпращат снимки по съобщение или да предават хартиени листове късно. Ремонтът може да е извършен, но веригата е прекъсната. Одитът трябва да може да покаже доклада, решението за пътната годност, ремонта и одобрението за връщане в експлоатация. Ако някоя част липсва, доказателствата са слаби.

Неподписаните доказателства са друга честа точка на провал. Контролен списък без подпис на шофьора, без одобрение от техника или без дата на преглед от мениджър може да бъде оспорен. В работата с операторска лицензия в Обединеното кралство, документът е по-силен, когато показва кой какво е направил, кога го е направил и кой го е проверил.

Записите за ремаркета често се пренебрегват, особено в смесени операции, където ремаркетата преминават между депа или подизпълнители. Одитът трябва да потвърди интервалите на инспекциите, статус на MOT, където е приложимо, записи за тестове на спирачките и корекция на дефекти по същия начин, както за моторизирани превозни средства.

Друг провал е, че не се проверяват изключения. Ако превозно средство е било VOR в продължение на три седмици, одитът трябва да попита защо, каква работа е била извършена, дали планировчикът е актуализиран и дали някоя резервирана инспекция е трябвало да бъде пренасрочена. Пропуските често се крият в изключенията, а не в рутинните случаи.

Контролите на тахографа също се провалят, когато има анализ, но няма управленска реакция. Файл, пълен с доклади за нарушения, не е добро доказателство, ако същият шофьор повтаря същия проблем в продължение на месеци без бележка за обучение, без разследване и без ескалация.

Колко често трябва да се провежда одит на автопарка?

Няма единен законов интервал, който да подхожда на всеки оператор, но трябва да има определена честота на одитите, основана на риска и задълженията по лицензията. За някои оператори, тримесечно е подходящо. За други, месечни проверки на основните контролни механизми плюс по-дълбок тримесечен или шестмесечен преглед е по-безопасният модел.

Определяме честотата, като разглеждаме пет неща.

Първо, размер на автопарка. По-голям автопарк създава повече срокове, повече шофьори и повече точки на провал. Повече превозни средства обикновено означава по-кратки цикли на преглед.

Второ, профил на риска. Автобусните автопаркове, операции с високи пробези, нощни превози, използване на шофьори от агенции и операции с много ремаркета оправдават по-близки проверки. Същото важи и когато нарушенията на тахографа или срещите на пътя са по-вероятни.

Трето, промяна. Нов транспортен мениджър, нов доставчик на поддръжка, преместване на депо, преструктуриране на работилницата или ново внедряване на софтуер трябва да предизвикат по-ранен одит. Промяната е мястото, където контролите се отклоняват.

Четвърто, предишни находки. Ако последният одит е открил просрочени инспекции, слабо докладване на дефекти или лошо затваряне на ремонти, следващият одит трябва да бъде по-скоро и по-тесен, за да потвърди, че корекцията е работила.

Пето, експозиция на лицензията. Ако имаме ангажименти да докладваме промени, специфични споразумения за поддръжка или история, която може да привлече вниманието на Трафик Комисаря, графикът на одитите трябва да отразява това.

За много малки оператори, пълен преглед всеки тримесец може да е достатъчен, ако седмичните проверки на контрола са дисциплинирани. За по-големи или по-сложни бизнеси, месечни прегледи на съответствието с формален одит на автопарка всеки тримесец често са по-реалистични. Важно е интервалът да бъде документиран, следван и коригиран, когато рискът се променя.

Ако вашите системи все още са изградени около отделни календари и хартиени файлове, дори малка операция може да установи, че прегледите се пропускат. В такъв случай е полезно да се използват приложения за напомняне, които поддържат малкия автопарк готов за одит.

Какво представлява доброто одитно доказателство

Добро одитно доказателство е специфично, датирано, пълно и лесно за проследяване. То трябва да позволява на външен читател да разбере какво се е случило, без да е необходимо лицето, което го е създало, да обяснява.

На ниво документ, доброто доказателство има:

• Правилното превозно средство, ремарке или шофьор, идентифицирани
• Дата на проверката или събитието
• Датата на дължимост, където времето е важно
• Името или подписа на лицето, което го е завършило
• Името или подписа на прегледника, където е необходим преглед
• Ясни описания на дефекти, а не неясни формулировки
• Свързан запис за ремонт или последващо действие
• Бележка за затваряне, показваща, че действието е завършено

На ниво файл, доброто доказателство показва контрол. Ако интервалът на инспекцията е шест седмици, планировчикът, завършеното PMI, всички ремонти и следващата резервация трябва да съвпадат. Ако шофьор има нарушение, анализният доклад, бележката за обсъждане и всяко повторно обучение трябва да са в последователност.

Контролът на документите е по-важен, отколкото много оператори очакват. Трябва да можем да кажем коя версия на политика е била в сила по време на проверката, дали контролният списък е актуален и дали записът е добавен по-късно. Това е по-лесно, когато системата времево маркира действията и съхранява подписаните доказателства централизирано.

Кредибилното одитно доказателство също показва управленски преглед. Бележка от транспортния мениджър, която казва "прегледах седмичните дефекти и просрочените елементи в ISO седмица 32, преследвах работилницата по проблема със спирачките на ремарке T18, потвърдих, че превозно средство XY23 ABC остава VOR в очакване на части" е много по-силна от общо изявление, че "поддръжката се наблюдава".

За бизнеси, интегриращи данни за съответствие в по-широки системи, същият стандарт важи. Ако записите преминават през REST API или уебхукове в собствени отчети, изходният запис все още трябва да бъде непокътнат, приписуем и възстановим. Интеграцията не трябва да отслабва веригата на доказателствата. Когато операторите се нуждаят от тази връзка, ние я обясняваме в как уебхуковете вписват съответствието на автопарка в собствените ви системи.

Последна точка относно правилата на Обединеното кралство спрямо ЕС като цяло. Някои оператори използват шаблони или софтуерни модели, валидни в ЕС. Това може да бъде полезно, но стандартът на одита все още трябва да отговаря на очакванията на операторската лицензия в Обединеното кралство, практиките на DVSA и това, което Трафик Комисарят би очаквал да види. Условията, интервалите и изискванията за доказателства трябва да отразяват действителния режим на работа в Обединеното кралство, включително MOT, годишен тест, проверки от DVLA и записите, които бихме произвели чрез VOL или при посещение на място.

В Operator Compliance, създаден от Fleeta Limited, ние оформяме нашите записи около тези практични изисквания в Обединеното кралство. Независимо дали управлявате камиони, фургони, автобуси, микробуси или смесени активи, целта на одита на автопарка е проста. Трябва да можем да докажем, че нашата система за съответствие работи, навреме, в писмен вид, с доказателства, които издържат на тест.