Как да сравним софтуер за проверка на лицензи за съответствие на флота

Ако сравнявате софтуер за проверка на лицензи за съответствие на флота, започнете с един въпрос. Ще ни помогне ли да управляваме оператора лиценз правилно, или само ще ни напомня, че наближава дата?

За оператор в Обединеното кралство, напомнянията са важни, но само напомнянията не са достатъчни. Нуждаем се от система, която обединява проверки на превозни средства, ремаркета и шофьори, създава работа, записва кой я е извършил, съхранява документите и оставя ясна следа за одит за DVSA и Трафик Комисаря. Това е разликата между инструмент за дневник и правилен софтуер за проверки и известия за лиценз на транспортен мениджър.

Какво трябва да прави софтуерът за транспортни мениджъри

Транспортните мениджъри не се нуждаят от още един списък с дати в електронна таблица. Нуждаем се от едно място за управление на записите, които стоят зад оператора лиценз и доказват непрекъснат и ефективен контрол.

Минимумът, който системата трябва да покрива, е:

• превозни средства по лиценза
• ремаркета, където е уместно
• шофьори, включително шофьори от агенции, ако се използват редовно
• дата на MOT и годишен тест
• планирани инспекции за поддръжка
• доклади за дефекти и записи за корекция
• проверки на шофьорски лицензи
• статус на Driver CPC
• изтичане на DQC
• изтегляния на тахографи, анализ и последващи действия при нарушения
• застраховка и свързани документи за флота
• разпределение на задачи, одобрение и съхранение на документи

За оператори на HGV и PSV в Обединеното кралство, основната структура е зададена от режима на лицензиране на операторите и ръководството на DVSA за поддържане на пътна годност. Вановете под стандартен национален или стандартен международен лиценз изискват същата дисциплина, дори когато някои детайли се различават от arrangements за тестове на HGV и PSV. Таксиметровите и частните наемни флоти имат различна регулаторна смес, но нуждата от пълен запис е същата.

Полезна точка за сравнение е дали софтуерът е построен около записи на операторите, или дали съответствието на флота е добавено към общ продукт за напомняне. Ако е построен за работа с операторски лиценз, той трябва да разбира интервалите на инспекциите, риска от забрана, контрола на VOR, доказателствата от тахографа и факта, че транспортният мениджър може да се наложи бързо да подготви файл за Трафик Комисаря.

Това е стандартът, на който работим в Operator Compliance. Тъй като OperatorCompliance е създаден от Fleeta Limited, и ние управляваме камиони сами под операторски лиценз, работният поток трябва да отразява как операторите всъщност се подготвят за одити, прегледи на поддръжката и проверки от публични разследвания.

Кои проверки и крайни срокове трябва да бъдат покрити?

Когато сравнявате системи, внимавайте за обхвата. Някои продукти казват, че обработват съответствие, но проследяват само няколко дати на изтичане. На практика, транспортните мениджъри се нуждаят от по-широк набор от крайни срокове и повтарящи се проверки.

За превозни средства и ремаркета, системата трябва да покрива дати на MOT или годишен тест, в зависимост от типа превозно средство и режима. Тя също така трябва да планира инспекции за безопасност на избрания от оператора интервал, с гъвкавост по отношение на превозното средство, ремарке, употреба и риск. Ригидно месечно напомняне не е достатъчно, ако някои активи са на шестседмични интервали, някои на осемседмични интервали, а някои изискват по-строг контрол поради възраст, пробег или условия на работа.

Тя трябва да обработва и:

• записи за тестове на спирачките и планирани дати, където се използват в режима на поддръжка
• дата на калибриране или сервиз за допълнително оборудване, където е уместно
• дата на подновяване на пътния данък и застраховка
• дата на връщане на наем или етапи на лизинг
• дата на LOLER или други специализирани инспекции, където флота ги изисква

За шофьорите, практичният списък е също толкова важен. Системата трябва да проследява:

• честота на проверка на шофьорския лиценз
• категории на лицензите и проблеми с правото
• крайни срокове на Driver CPC
• изтичане на DQC
• дата на медицински преглед на шофьора, където е приложимо
• записи за индукция и одобрение на политики
• право на работа или записи за включване на агенции, ако вашият процес ги изисква

Силната система не трябва само да съхранява следващата дата. Тя също така трябва да показва последната проверка, която е завършена, кой я е извършил, какво е било намерено и какво действие е последвало. Това е важно, когато шофьорът преминава от нисък риск към по-висок риск, когато се появят одобрения или когато шофьор от агенция е резервиран в кратък срок.

За оператори, използващи редовна работна сила от агенции, софтуерът трябва да ни позволи да съхраняваме записи по индивидуален шофьор, а не само по име на агенция. Ако агенцията казва, че лицензът е проверен, все пак трябва да знаем кога, на каква основа и къде се намира доказателството. Същото важи и за записите на Driver CPC и DQC.

Трябва също така да проверите как системата обработва повтарящи се графици. Полезна система за съответствие може да работи по календарна дата и по ISO седмица, тъй като много планировчици на поддръжка и работилници управляват програми за инспекции седмично, а не в края на месеца. Ако вашето планиране на флота работи на цикли на ISO седмици, този малък детайл спестява време и намалява пропуснатите резервации.

Ако искате по-широк поглед върху това, което операторите трябва да проверяват за шофьорите, нашето ръководство за проверки на шофьорски лицензи за оператори очертава практическите точки за водене на записи.

Как известията стават доказателство за съответствие?

Едно известие доказва само едно нещо, че софтуерът може да изпрати известие. То не доказва, че проверката е извършена, че дефектът е ремонтиран или че транспортният мениджър е упражнил правилен контрол.

За да стане доказателство, системата се нуждае от верига от напомняне до завършен запис.

Обикновено това означава:

• известието създава задача
• задачата е възложена на определено лице
• работата е завършена по тази задача
• поддържащи документи са прикачени
• действието е одобрено
• системата запазва времево маркирана следа за одит

Например, ако инспекция на превозно средство е дължима, системата трябва да показва кога е станала дължима, кой е бил уведомлен, кога е направена резервацията, дали превозното средство е било свалено от пътя, ако е необходимо, и къде се съхранява завършената инспекционна листа или документ от работилницата. Ако са открити дефекти, последващото действие също трябва да бъде видимо, включително дата на корекция и освобождаване обратно в експлоатация.

Същият принцип важи и за съответствието на шофьорите. Напомнянето, че DQC изтича следващия месец, е полезно, но истинското доказателство е съхранената копие на подновената карта, записаната дата на проверка, потребителят, който я е потвърдил, и историята, показваща, че няма необяснима пропаст.

Тук е мястото, където основните инструменти за напомняне често не успяват. Те може да изпратят имейл с датата, но не създават файл за съответствие. Ако DVSA посети, или ако Трафик Комисарят поиска записи, трябва да покажем процес, действие и резултат.

Съхранението на документи е важно тук. Софтуерът трябва да съхранява записите срещу съответното превозно средство, ремарке или шофьор, а не в отделна папка, която някой трябва да търси ръчно. Той трябва да приема практическите доказателства, които операторите всъщност използват, като сканирани инспекционни листи, сертификати за MOT, известия за преминаване на годишен тест, фактури от работилницата, резултати от проверки на лицензи и отчети от тахографи.

Той също така трябва да запази историята. Презаписването на запис с най-новата дата не е достатъчно. Нуждаем се от възможността да покажем какво знаехме по времето, какво действие предприехме и кой го одобри. Това е, което превръща известията в доказателства.

Какво отделя основен инструмент за напомняне от система за оператори?

Най-простият начин да сравните продуктите е да попитате дали те управляват дати или управляват работните потоци на флота.

Основен инструмент за напомняне обикновено прави три неща. Той съхранява дата на изтичане, изпраща имейл преди тази дата и може би променя статусната светлина от зелена на жълта до червена. Това може да помогне за малки, нискорискови административни задачи, но не управлява операторски лиценз.

Системата за оператори трябва да обработва работния живот на актива или шофьора. Това включва:

• повтарящи се графици за поддръжка
• докладване на дефекти и корекция
• статус на VOR и контрол на освобождаването
• връзка между известията и прикачените доказателства
• изтегляния на тахографи и записи за анализ
• обработка на изключения, когато крайният срок е пропуснат или превозното средство е спряно
• управленска видимост на целия флот

Контролът на VOR е добър пример. Ако превозно средство не премине годишен тест, има неразрешен безопасен дефект или пропусне прозорец за инспекция, софтуерът трябва да поддържа ясно решение за VOR и да запише кога превозното средство е било върнато в експлоатация. Продукт само с напомняния може все още да показва датата в червено, но няма да демонстрира, че превозното средство е било контролирано правилно.

Доказателствата от тахографа са друга разделителна линия. За оператори на HGV и PSV, съответствието не спира на дати на лицензи и превозни средства. Ние също така трябва да управляваме доказателства за шофьорски часове, графици за изтегляне, резултати от анализи и последващи действия. Правилната система за оператори трябва да съхранява тези записи заедно с останалата част от файла за съответствие, а не в несвързан продукт, който оставя пропуски между записите на транспортния офис и записите на тахографа. Нашата статия за една система за проверки на лицензи и записи на тахографи разглежда този въпрос по-подробно.

Същото важи и за записите на дефекти. Ако софтуерът не може да покаже докладван дефект, оценка, ремонт и одобрение в една верига, ще бъде трудно да се защити процесът под наблюдение. Ние разглеждаме това в нашето ръководство за софтуер за записи на дефекти, който издържа на проверки.

Накратко, основен инструмент ни казва, че нещо е дължимо. Системата за оператори ни помага да управляваме флота по начин, който издържа на DVSA.

Кои интеграции си заслужават?

Интеграциите са полезни, когато премахват ръчната работа или намаляват риска от съответствие. Те не са полезни само защото изглеждат технически в списъка с функции.

За много оператори, най-практичната интеграция е с проверка на лицензи от DVLA. Ако системата може да извлича или записва резултати от проверки на лицензи ефективно, това намалява дублирането на записи и улеснява поддръжката на файловете на шофьорите. Стойността е най-висока, когато има много шофьори, чести резервации от агенции или програма за повторна проверка на базата на риск.

REST API е полезен, ако вече използвате други системи за флота и искате записите да се преместват между тях надеждно. Например, може да искате записи на шофьори, превозни средства или ремаркета да се синхронизират от основна база данни на флота, или статус на съответствие да се предава на друга оперативна платформа. Ако управлявате смесени системи, API може да спре същата информация да бъде актуализирана на три места.

Webhook-овете са полезни, когато събитие в една система трябва да задейства действие на друго място. Завършена инспекция, неуспешна проверка или променен статус на шофьор могат да предизвикат друг работен поток без да чакат ръчно експортиране.

Казано това, не всеки оператор се нуждае от дълбоки интеграции от самото начало. По-малък флот с един транспортен мениджър може да получи повече стойност от силни вградени работни потоци, отколкото от дълъг списък с интеграции. Правилният тест е дали връзката спестява офис време, подобрява точността или укрепва доказателствата.

Има също така външни данни, които могат да помогнат в ежедневния контрол на флота. askMID, който е свързан с Бюрото на автомобилните застрахователи и данни от MIB, може да бъде релевантен, където проверките на статус на застраховка са част от процеса. Това не е заместител на задържането на собствени записи за застраховка, но може да бъде полезно в специфични работни потоци.

Ако използвате инструменти като Fleetalyse или Logivo.AI на друго място в бизнеса, попитайте как системата за съответствие се свързва с тях на практика. Може ли да обменя записи чисто, или служителите все още ще копират дати и файлове на ръка? Отговорът е по-важен от списъка с марки на страница за продажби.

За много оператори, добра стратегия за интеграция е проста. Започнете с връзките, които влияят на текущата работа по съответствие, като проверки на DVLA, поток на данни от тахографи и основни записи на шофьори или превозни средства. Добавете по-широки връзки по-късно, ако те подкрепят реален процес.

Как да изберете правилния вариант за вашия флот

Правилната система зависи от формата на флота и начина, по който е персоналът на операцията.

Ако сте собственик-шофьор или много малък оператор, основната нужда обикновено е контрол и видимост. Искате всяко MOT, годишен тест, инспекция, дефект, запис на шофьор и елемент от тахографа на едно място, без да изграждате собствен административен процес около електронни таблици и споделени папки.

Ако управлявате растящ флот за превоз на товари, приоритетът обикновено е повторяем работен поток. Различни хора резервират инспекции, качват листи, преследват ремонти и преглеждат записи на шофьори. Софтуерът се нуждае от ясни задачи, разрешения, одобрение и отчети, така че транспортният мениджър да може да види какво е направено и какво изостава.

За оператори на автобуси и микробуси, и за по-големи флоти на PSV, планирането на инспекции, контрол на дефекти и доказателства от тахографи обикновено са централни. Системата трябва да се справя с обема и с необходимостта да представя чиста история на поддръжката и съответствието на шофьорите.

За ванове, въпросът често е дали операцията попада под лицензиране на оператори и, ако да, дали бизнесът се опитва да управлява отговорности в стил HGV с инструменти за леки превозни средства. Ако флотът е на лиценз за оператор на товарни превозни средства, софтуерът трябва да отразява задълженията на оператора, а не само напомняния за услуги.

За таксиметрови и частни наемни фирми, или агенции, предоставящи шофьори на регулирани флоти, контролът на файловете на шофьорите може да бъде решаващ фактор. Може да се наложи да имате по-силни записи за включване, по-чести проверки на лицензи и по-добра видимост на това, кой всъщност е одобрен да работи.

Използването на шофьори от агенции е особено важна точка за сравнение. Ако вашата операция разчита на работна сила от агенции, попитайте дали системата може да:

• съхранява записи за шофьори, които не са на заплата
• проследява специфични проверки на шофьори и дати на изтичане
• съхранява доказателства, предоставени от агенцията
• записва вашата собствена проверка и одобрение
• показва кой е шофирал какво и кога

Накрая, помислете за файла на Трафик Комисаря. Ако трябваше да представите записите си утре, би ли позволил софтуерът да произведе ясен файл по превозно средство, ремарке и шофьор, с дати, документи и история на действията в ред? Това е един от най-добрите тестове за това дали системата е подходяща за работа с операторски лиценз.

Ако обмисляте опции, нашето ръководство за избор на софтуер за записи на флота за работа с операторски лиценз е полезна следваща стъпка, а нашата страница за транспортни мениджъри, които се нуждаят от един поглед за съответствие през шофьори, превозни средства и записи показва как структурирахме това на практика.

Най-добрият избор не е системата с най-дългия списък от функции. Това е тази, която ни помага да поддържаме контрол всеки ден, запазва доказателствата там, където им принадлежи, и улеснява показването на DVSA, записи на VOL, където е уместно, и Трафик Комисаря, че операторският лиценз се управлява правилно.