Избор на софтуер, който поддържа вашия файл за O-licence готов

Ако избирате софтуер, за да поддържате файла си за O-licence готов, започнете с един въпрос. Ще ни помогне ли да произведем записите, които един DVSA инспектор или Трафик Комисар (Traffic Commissioner) очаква да види, без да се налага да търсим в имейли, електронни таблици и хартиени папки? Ако отговорът е неясен, системата не върши основната работа.

За операторите в Обединеното кралство добрият софтуер не е просто дневник с напомняния. Той трябва да съдържа работните доказателства зад нашите задължения по операторски лиценз, да показва кой е направил какво и кога, и да улеснява транспортния мениджър да докаже контрол. Това е важно, когато превозното средство бъде спряно, когато започне разследване на поддръжката или когато трябва да покажем непрекъснато и ефективно управление на флота.

Какво трябва да сравнят операторите в Обединеното кралство първо

Когато операторите сравняват софтуер за съответствие с операторски лиценз в Обединеното кралство, първите проверки трябва да бъдат за обхвата на съответствието, качеството на доказателствата и ежедневната употреба.

Започнете с правните и оперативни основи. Софтуерът трябва да поддържа записите, които се очаква да поддържаме за годност за движение, управление на шофьори и контрол на лицензите. На практика това означава, че той трябва да обхваща:

• данни за превозни средства и списъци на флота
• записи за ремаркета
• дата на MOT и годишен тест
• планирани инспекции за поддръжка
• доклади за дефекти и одобрение
• проверки на шофьорски лиценз
• дата на Driver CPC и DQC
• анализ на тахографа и проследяване на нарушения
• записи за застраховка и политика
• предупреждения за изтичане на документи
• ясно отчитане за одити и разследвания

Транспортният мениджър не се нуждае само от напомняния. Нуждаем се от доказателства, че проверките са извършени, дефектите са докладвани, поддръжката е планирана и проследяването е извършено, когато нещо е пропуснато. Ако софтуерът само изпраща предупреждения, но не поддържа основния запис, все пак ще трябва да поддържаме втора система.

Следващият критерий за покупка е дали софтуерът отразява работата по операторски лиценз в Обединеното кралство правилно. Това е важно, защото един общ инструмент за флот често обработва графици за обслужване или списъци с активи, но не и записите, които се очакват по O-licence. Операторите в Обединеното кралство се нуждаят от система, изградена около практиките на DVSA, Ръководството за поддържане на годността за движение и документите, които може да се наложи да покажем при поискване. Ако доставчикът не може да обясни как неговата система поддържа този файл, струва си да се третира това като предупредителен знак.

Също така е важно да се провери дали софтуерът отговаря на нашия оперативен модел. Превозвач с артикули и ремаркета се нуждае от различен контрол от флот на куриерски услуги с ванове. Оператор на автобуси и микробуси може да се нуждае от по-силен контрол на документите на шофьорите и по-ясен статус на флота всеки ден. Собствениците на превозни средства често се нуждаят от прост контрол, без да губят следите от одит. Агенции за набиране и шофьори може да се фокусират по-силно върху записи, свързани с лиценз, CPC и правото на работа. Една система може да обслужва всички тях, но само ако структурата е правилна.

Накрая, сравнете колко бързо един транспортен мениджър може да отговори на практически въпроси в системата:

• Кои PMI са дължими този месец?
• Кои превозни средства са VOR?
• Кои шофьори имат просрочени проверки на лицензите?
• Кои DQC карти изтичат следващи?
• Кои дефекти все още са отворени?
• Кои нарушения на тахографа не са разрешени?
• Можем ли да произведем чист файл за посещение на DVSA днес?

Ако тези отговори изискват твърде много кликвания, твърде много експортиране или твърде много ръчно почистване, софтуерът няма да се справи добре в реална операция. Някои от тези проверки разглеждаме по-подробно в нашето ръководство за как да изберем софтуер за крайни срокове, който да отговаря на DVSA.

Може ли да поддържа пълен запис за съответствие в една система

Един от най-големите рискове в съответствието на операторите е фрагментацията. Дата може да седи в Outlook, лист за поддръжка в папка на работилницата, проверка на шофьорски лиценз в имейл и бележка за проследяване на тахографа в електронна таблица на работния плот на някого. Всеки елемент съществува, но записът за съответствие като цяло е слаб, защото е разпръснат.

По-добрият подход е една система, която поддържа пълен запис за превозни средства, ремаркета, шофьори и крайни срокове.

За превозните средства системата трябва да съхранява:

• регистрационен номер и номер на флота
• марка, модел и тип на превозното средство
• дата на дължимост на MOT и годишен тест
• данни за данък и застраховка
• интервали на инспекция
• история на обслужване и поддръжка
• доклади за дефекти и записи за корекция
• документи за наем или собственост
• статус на извън пътя и VOR

За ремаркетата, трябва да очакваме подобен контрол. Записите за ремаркета често са мястото, където операторите стават уязвими, защото флотът на ремаркетата се управлява по-слабо от моторизирани единици. Софтуерът трябва да проследява инспекциите на ремаркетата, датите на годишния тест, дефектите, записите за тестове на спирачките, ако са налични, и всякакви свързани документи.

За шофьорите системата трябва да съхранява:

• данни за шофьорски лиценз
• категории и проверки на правото
• дата на проверки от DVLA и резултати
• дата на Driver CPC
• дата на изтичане на DQC
• записи за индукция или вътрешно обучение
• записи за шофьори от агенции или подизпълнители, ако се използват
• подписани политики, декларации или бележки за проследяване

Крайният срок трябва да седи върху всичките тези данни, а не в отделно приложение за напомняния. Ако интервалът за инспекция на превозно средство се промени, графикът за дължимост трябва да се актуализира от самия запис. Ако DQC на шофьора бъде подновен, предупреждението за изтичане трябва да се премести автоматично. Ако единица бъде продадена или шофьор напусне, записът трябва да бъде архивиран правилно, а не просто да изчезне.

Това е важно, защото файлът на транспортния мениджър не е просто списък с дати. Това е свързан набор от записи, показващи контрол върху флота. Когато доказателствата са в една система, можем да преминем от дата на дължимост към основния документ, подписаното действие и историята зад него.

Разпръснатите електронни таблици и папки създават няколко специфични риска:

• дублирани данни, които излизат от синхрон
• пропуснати крайни срокове, защото един списък не е актуализиран
• няма единна версия на истината
• слаб преход при смяна на персонала
• лоша видимост за директорите и транспортните мениджъри
• време, загубено за подготовка за одити
• трудности при доказване на това, което е било известно на определена дата

Тази последна точка е по-важна, отколкото много оператори очакват. При разследване не е достатъчно да се каже, че процес съществува. Може да се наложи да покажем какво е показвала системата в момента, кой е бил уведомлен и дали действието е било завършено. Една електронна таблица рядко ни дава това.

Затова изградихме Operator Compliance, за да поддържа записа за операторски лиценз заедно, вместо да принуждаваме операторите да използват отделни инструменти за крайни срокове, документи, дефекти и доказателства от тахографа. Fleeta Limited изгради платформата от перспективата на бизнес, който оперира под O-licence, така че дизайнът започва с файла, който един транспортен мениджър наистина трябва да поддържа.

Ако преглеждате текущото си водене на записи, нашето ръководство за записи за поддръжка на операторски лиценз е полезен списък за проверка на това, което трябва да присъства.

Колко силна е следата на доказателствата, когато DVSA пита

Когато DVSA поиска записи, качеството на следата на доказателствата е толкова важно, колкото и фактът, че задача е била предполагаемо завършена. Тук софтуерът се различава рязко.

Първото нещо, което трябва да сравните, е следата на одита. Правилната система за съответствие трябва да записва:

• кога е създаден запис
• кой го е добавил
• кога е променен
• какво е променено
• кога е завършена задача
• кой я е одобрил
• дали са приложени поддържащи документи

Без тази история, може да останем с документ, но без надеждно доказателство за контрол около него.

Подписаните записи са следващата точка. За дефекти, инспекции, декларации на шофьори и действия за проследяване, попитайте дали системата може да улови ясно одобрение и да го запази срещу по-късни спорове. Ако шофьор докладва дефект и мениджърът го затвори, записът трябва да показва и двете фази. Ако резултатът от проверка на лиценз е прегледан, този преглед трябва да бъде видим. Ако се проведе среща за нарушение на тахографа, подписаната бележка трябва да бъде в записа за нарушението.

Съхранението на документи също изисква внимателно внимание. Софтуерът трябва да ни позволява да прикачваме и извличаме записите, които най-вероятно ще ни трябват по време на одит или публично разследване, включително:

• листи за инспекция
• PMI записи
• сертификати за MOT и годишен тест
• доклади за дефекти
• фактури за ремонт и бележки от работилницата
• сертификати за застраховка
• вътрешни прегледи, свързани с OCRS, ако са налични
• доказателства за проверки на шофьорски лиценз
• копия на Driver CPC и DQC
• записи за обучение
• потвърждения на политики

Практическият тест е прост. Можем ли да съберем поискан файл за едно превозно средство или един шофьор за минути, а не за часове?

Отчитането е друга област, в която слабите системи се разкриват. Трябва да можем да филтрираме по превозно средство, ремарке, шофьор, депо, времеви диапазон и статус, след което да експортираме отчет, който има смисъл за външен инспектор. Транспортният мениджър не трябва да изгражда ръчен отчет всеки път. Добро отчитане намалява риска от пропуски и несъответстваща презентация.

За инспекции и дефекти сравнете дали системата различава между отворени, коригирани и отложени елементи и дали записва причината за всяко забавяне. За проверки на лицензите, потърсете история на проверки, резултати и проследяване, а не само последния статус. Ако имате нужда от освежаване относно страната на оператора в този процес, вижте нашето ръководство за проверки на шофьорски лиценз за оператори.

За доказателства за Driver CPC, системата не трябва да спира на дата на изтичане. Тя трябва да съхранява доказателствата, че изискването е било изпълнено, независимо дали това е запис на DQC, качен материал на сертификат, където е уместно, или вътрешн