Софтуер за проверка на лицензи, който отговаря на изискванията на DVSA

Ако управлявате камиони, ванове, автобуси или микробуси в Обединеното кралство, софтуерът за проверка на лицензи трябва да прави повече от просто да предоставя резултат от DVLA. Той трябва да показва, че имате работеща система за контрол, че проверките се извършват, когато трябва, че високорисковите шофьори се преглеждат по-често и че можете да предоставите подписани доказателства пред инспектор на DVSA или Комисаря по транспорта без да се налага да преглеждате имейли и електронни таблици.

Това е разликата между основен инструмент за проверка и софтуер, който отговаря на изискванията на DVSA. За операторите на транспорт, правилната система не е само за виждане на точки и категории. Става въпрос за свързване на проверки на шофьори, статус на Driver CPC, дати на DQC, съхранение на документи, записи на тахографи, крайни срокове за превозни средства и одитни доказателства в един файл, който е готов, когато вашият операторски лиценз бъде подложен на проверка.

Какво наистина имат нужда операторите на транспорт от софтуер за проверка на лицензи

За транспортен бизнес, началната точка е проста. Нуждаем се от надежден начин за проверка на правото на шофьор с DVLA, записване на резултата и доказване на времето, когато е извършена проверката и кой я е упълномощил. Но това е само основният слой.

На практика, транспортните мениджъри имат нужда от пет неща.

Първо, проверка на DVLA с правилно управление на съгласието. В Обединеното кралство, проверка на лиценз не трябва да се основава на устно споразумение или неформално съобщение от шофьора. Системата трябва да запише съгласието на шофьора, да запази датиран запис за него и да свърже това съгласие с всеки резултат от проверката. Ако шофьор оспори резултата или инспектор попита как са получени данните, доказателствата трябва да са налични.

Второ, дати за преглед, основани на риска. Не всеки шофьор трябва да бъде проверяван на един и същ цикъл. Нов служител с наскоро получени точки, история на одобрения или роля, свързана с дълги разстояния, може да оправдае по-кратък период за преглед от шофьор с дългогодишен опит и чиста история. Работещата система трябва да ни позволи да зададем честота на проверките по категория риск и след това автоматично да насрочи следващата дата за преглед. Плоският годишен цикъл за всички е лесен за администриране, но не винаги е това, което един одитор иска да види, ако профилът на риска сочи друго.

Трето, проследяване на Driver CPC и DQC. За флоти с товари и пътници, тук много основни системи спират. Шофьорът може да притежава правилните категории лиценз, но все пак да не е в съответствие с работата, защото Driver CPC е изтекъл или срокът на DQC наближава. Нуждаем се от едно място за записване на статуса на квалификацията, датата на изтичане, напредъка в обучението, където е уместно, и известия преди изтичане. Същата точка важи по различен начин в различни сектори, защото не всяка шофьорска роля в Обединеното кралство изисква Driver CPC по един и същи начин, а това разграничение е по-важно в контекста на лицензиране на оператори в Обединеното кралство, отколкото в обширни обобщения на ниво ЕС.

Четвърто, правилна одитна следа. Ако DVSA извърши разследване или ако трябва да удовлетворим Комисаря по транспорта на публично изслушване, бележка, казваща "проверявано месечно", не е достатъчна. Файлът трябва да показва датата и часа на всяка проверка, получения резултат, всяко последващо действие, кой го е прегледал и дали шофьорът е признал някакъв проблем. Подписаните доказателства имат значение. Също така е важно да можем да покажем, че несъответствието е предизвикало действие, а не е останало незабелязано в таблото за управление.

Пето, съхранение на поддържащи документи, които допълват файла на шофьора. Това може да включва резултата от проверката на лиценза, копие на DQC, доказателства за правото на работа, където е уместно, декларации от агенции, записи за въвеждане и потвърждения на вътрешни политики. Транспортният офис не трябва да се опитва да събира история на съответствието на шофьора от споделено хранилище, папки в пощенски кутии и хартиени файлове в различни депа.

Това е причината, поради която разглеждаме проверката на лицензи като част от контрола на операторския лиценз, а не като самостоятелна административна задача. Ако искате практическо резюме на това, което операторите трябва да записват и преглеждат, нашето ръководство за проверки на лицензи на шофьори за оператори го представя на прост език.

Как се различават основните типове системи

На пазара има три общи модела, всеки от които отговаря на различен тип операция.

Първият е самостоятелният инструмент за проверка на лицензи. Той обикновено е проектиран да поиска съгласие, да извърши проверка на DVLA и да съхрани резултата. За малък флот с ограничен брой наети шофьори и без по-широка нужда от софтуер за съответствие, това може да е достатъчно. Той също така може да е подходящ за бизнеси, които вече управляват друга система за превозни средства и искат само да решат проблема с проверката на лицензи.

Ограничението е, че самостоятелните инструменти често спират на етапа на проверката. Те може да не проследяват Driver CPC добре, може да не съхраняват по-широки документи на шофьори по структуриран начин и често са напълно отделени от инспекции на превозни средства, дати на MOT, резервации за годишни тестове, записи на VOR или управление на тахографи. За оператор на транспорт, това разделение създава работа. Транспортният мениджър все още трябва да изгражда пълната картина на съответствието на друго място.

Вторият модел е по-широката платформа за съответствие на флота. Тук проверките на лицензи стоят до записи за превозни средства, ремаркета и шофьори, повтарящи се крайни срокове, доклади за дефекти, графици за инспекции и доказателства от тахографи. За повечето транспортни компании, това е по-практичното решение, защото съответствието на операторския лиценз не е разделено на чисти софтуерни категории в реалния живот. Пропуснат срок на DQC, закъсняла инспекция, непроверено нарушение и изтекъл запис за застраховка могат да попаднат в един и същи разговор за операторски лиценз.

Третият модел е системата за управление на транспорта с добавени проверки. Това може да работи добре, когато основната система вече е централна за планиране, разпределение, фактуриране и контрол на работата, а операторът иска да добави функции за съответствие. Проблемът е, че модулите за съответствие в TMS често не са толкова задълбочени, колкото специализирания софтуер за съответствие. Те може да покриват основната задача, но не и одитните доказателства, логиката на риска или структурата на документите, които изисква разследването на DVSA. Някои са отлични за операции и сравнително леки по отношение на воденето на записи за операторски лиценз.

Така че къде всеки от тях се вписва?

Самостоятелният инструмент може да бъде приемлив за много малки или прости операции.

Добавката TMS може да подхожда на бизнеси, чийто основен натиск е планирането на трафика и които само се нуждаят от основна видимост на проверките.

Пълната платформа за съответствие има най-смисъл, когато транспортният мениджър е отговорен за поддържането на файла за O-licence готов по всяко време, за шофьори, превозни средства и ремаркета.

Това е моментът, в който обикновено бихме посъветвали да се погледне отвъд тесен инструмент за проверка и към софтуер, проектиран около реалните изисквания на операторския лиценз. Нашата статия за избор на софтуер, който поддържа файла за O-licence готов разглежда тази по-широка контролна рамка.

Какво да сравните преди да купите

Когато сравнявате системи, струва си да игнорирате търговските етикети и да погледнете оперативните детайли.

Започнете с графика. Може ли системата да задава автоматични дати за следваща проверка по ниво на риск, тип лиценз, депо или статус на заетост? Може ли да ускори проверка след инцидент, оплакване, тенденция на нарушения или уведомление от шофьора? Ако всичко, което прави, е да извършва ръчна проверка, когато някой си спомни, не е достатъчно.

След това погледнете управлението на съгласието. Улавя ли софтуерът и запазва ли съгласието на шофьора по начин, който може да бъде представен по-късно? Свързан ли е записът с индивидуалния шофьор и видим ли е в одитната следа? Това е основно, но често е мястото, където слабите системи разчитат на работа извън платформата.

Известията за изключения са също толкова важни, колкото и самите проверки. Трябва да можете да задействате известия за точки, дисквалификации, изтекли категории, предстоящи изтичания на DQC, пропуснати прегледи и липсващи документи. Тези известия трябва да отиват при правилните хора, а не просто да седят в общо табло, което никой не отваря.

Съхранението на документи е още един практичен тест. Можем ли да съхраняваме изображението на DQC, подписването на въвеждане, декларации от агенции, медицински записи, където е уместно, и вътрешни бележки срещу записа на шофьора? Ако отговорът е не, офисът ще трябва да поддържа паралелни файлове.

Отчетността е мястото, където системите често се разделят. Нуждаем се от възможност да генерираме списък с просрочени проверки, предстоящи изтичания, високорискови шофьори, нерешени изключения и завършени проверки по депо или оперативен център. Ако управлявате множество депа, контролите за достъп на ниво депо стават важни. Локален мениджър може да се нуждае от достъп до собствените си шофьори, без да има достъп до цялата група.

Мобилната употреба също е важна. Шофьорите и мениджърите все по-често трябва да преглеждат или качват документи извън работния плот. Това не означава, че цялата система трябва да бъде насочена към приложения, но трябва да работи правилно на телефон или таблет за задачите, които хората всъщност извършват в двора, в кабината или у дома.

Интеграцията е друга разделителна линия. Ако вече използвате други системи, попитайте дали има REST API и дали са налични уебхукове за ключови събития. Без това, прехвърлянето на данни между системите обикновено означава работа с CSV и ръчни актуализации. Когато проверките на лицензи трябва да задействат действия на друго място, интеграцията става повече от приятно допълнение.

Може също да искате да знаете как системата обработва свързани данни за флота. Например, ако вашият процес на съответствие включва проверка на записи за застраховка срещу askMID или съгласуване на детайли за превозни средства с данни от Бюрото на моторните застрахователи, MIB, тази по-широка способност може да е важна. Същото важи, ако се опитвате да свържете записи за съответствие с анализ на тахографи, инструменти за планиране или отчетни слоеве като Fleetalyse или Logivo.AI.

Накрая, попитайте как софтуерът се справя с дати и повтарящи се задачи в реални оперативни условия. Могат ли инспекциите да бъдат насрочени по ISO седмица, ако това е как вашата работилница ги планира? Може ли превозното средство да бъде маркирано VOR с свързани действия? Могат ли сроковете за MOT и годишни тестове да се показват в същия календарен изглед като изтичания, свързани с шофьорите? Тези детайли ви показват дали продуктът е бил създаден за контрол на операторския лиценз или е адаптиран за него по-късно.

Къде по-евтините инструменти често не успяват

Системите с по-ниска цена не винаги са лоши системи, но често са тесни системи. Проблемът обикновено се появява, когато операторът се нуждае от доказателства, а не просто от информация.

Обща слабост е оскъдното одитно доказателство. Системата може да показва текущия статус на лиценза, но не запазва надежден исторически запис за това, какво е било проверено, кога е било проверено, какво се е променило и какво действие е последвало. Това става проблем, веднага щом някой поиска доказателство, че вашият процес е активен, а не просто номинален.

Агенционните шофьори са друга слаба точка. Много бизнеси разчитат на временна или подизпълнителска работна сила в пикови периоди, но основните инструменти често са изградени само около постоянни служители. Те не обработват добре краткосрочното съгласие, не отделят ясно записите на агенцията от индивидуалните записи на шофьорите и не улесняват доказването, че проверката е завършена преди началото на смяната. За операторите на транспорт, този пропуск е сериозен.

Видимостта на Driver CPC също често е ограничена. Някои системи записват поле за дата и малко друго. Те не предоставят полезни известия, не разграничават между правото на лиценз и статуса на квалификацията и не помагат на офиса да идентифицира кои шофьори приближават до проблем с DQC, който може да ги изключи от пътя.

Друга често срещана недостатък е липсата на връзка с по-широки крайни срокове за операторски лиценз. Транспортният мениджър рядко се занимава с проверки на шофьори в изолация. Същият офис следи и инспекции, резервации за MOT, дати за годишни тестове, изтегляния на тахографи, прегледи на нарушения, подновявания на застраховки и изтичания на документи. Ако инструментът за проверка на лицензи не може да се свърже с този по-широк график, офисът в крайна сметка поддържа множество проследяващи системи, което увеличава шанса нещо да бъде пропуснато.

Някои евтини системи също имат проблеми с разрешенията и структурата на депото. Единен национален изглед може да звучи удобно, но ако местните мениджъри не могат да управляват правилно собствените си файлове за шофьори или ако могат да виждат записи, които не трябва, процесът става тромав.

Накрая, има въпросът за готовността на файловете. Основен проверяващ може да е достатъчен, когато всичко, от което се нуждаете, е днешният резултат от DVLA. Много по-малко полезен е, когато трябва да съберете последователен пакет за DVSA, кореспонденция с VOL, вътрешен одит или изслушване на Комисаря по транспорта. Това е моментът, в който "имаме данните някъде" спира да бъде достатъчно добро.

Кога система за съответствие с всичко в едно има повече смисъл

Система с всичко в едно има повече смисъл, когато транспортният офис се опитва да контролира риска в целия операторски лиценз, а не само в една задача.

Това обикновено означава някое от следните неща.

Управлявате множество превозни средства или ремаркета и се нуждаете от един календар за инспекции, MOT, годишни тестове и други повтарящи се крайни срокове.

Искате проверки на лицензи на шофьори, записи за Driver CPC, дати на DQC и съхранение на документи на същото място като анализ на тахографи и проследяване на нарушения на шофьорите.

Трябва бързо да произвеждате доказателства за DVSA, одит на клиент, разследване на поддръжка или Комисаря по транспорта.

Работите в повече от едно депо или оперативен център и се нуждаете от последователни процеси с местна видимост.

Използвате наети, агенционни и случайни шофьори и се нуждаете от един и същи стандарт на записи за всички трима.

Искате офисът да спре да дублира данни между електронни таблици, папки с имейли и отделни приложения.

Точно затова изградихме Operator Compliance като по-широка система за съответствие на операторски лиценз, а не като тесен инструмент за проверка. Тъй като управляваме камиони под операторски лиценз сами чрез Fleeta Limited, знаем, че въпросът не е дали проверка на шофьор може да бъде извършена. Въпросът е дали резултатът е в система за контрол, която отразява как DVSA очаква операторите да управляват превозни средства, ремаркета и шофьори заедно.

В Operator Compliance проверките на лицензи стоят до записи за превозни средства и ремаркета, графици за инспекции, дати на MOT и годишни тестове, статус на VOR, доклади за дефекти и доказателства от тахографи. Целта е проста. Когато някой поиска историята на съответствието, трябва да можем да я произведем от една система, с дати, действия, документи и подписвания непокътнати.

За собствени шофьори и по-малки флоти, същият принцип все още важи, дори и да е различен мащаб. Ако искате да видите как изглежда това в по-проста операция, нашата страница за поддържане на записи за съответствие на собствени шофьори на едно място е полезна отправна точка.

Ако сравнявате софтуер за проверка на лицензи на шофьори за транспортни компании, ключовият въпрос не е само дали системата може да запитва DVLA. Повечето могат. Истинският въпрос е дали помага да управляваме защитим процес на съответствие, с ясни цикли на преглед, видимост на Driver CPC и DQC, подписани доказателства и пълен запис на операторския лиценз, който да устои на проверките на DVSA. Това е стандартът, който изграждаме.