Приложения за напомняне, които поддържат малкия флот готов за одит

Ако управлявате малък британски флот, приложение за напомняне може да помогне, но само ако прави повече от това да показва дати на телефона. За работа с операторска лицензия, задачата не е само да запомните, че нещо е дължимо. Трябва да докажете, че сте го планирали, завършили навреме, записали резултата и можете да покажете доказателствата, когато DVSA (Агенция за автомобилен стандарт) или Комисарят по транспорта го поиска.

Затова много оператори бързо надхвърлят основните напомняния в дневника. Правилното приложение за напомняне за операторска лицензия за малък флот трябва да свързва дати с превозни средства, ремаркета и шофьори, да съхранява документите зад всяка задача и да оставя ясен одитен след. Без това, напомнянията стават още един списък за преследване, а вашият файл за съответствие все още остава разпръснат между имейли, хартиени листове и електронни таблици.

Какво всъщност се нуждае малкият флот от приложение за напомняне

Малкият флот обикновено има по-малко хора, ангажирани, но не и по-малко задължения. Независимо дали управлявате HGV (тежкотоварни превозни средства), фургони под операторска лицензия, PSVs (публични превозни средства) или смесена операция, същият модел се появява. Има повтарящи се крайни срокове, повтарящи се инспекции и записи, които трябва да бъдат лесни за представяне.

Минимум, повечето оператори трябва да следят:

• дати на MOT, където се прилага MOT
• дати на годишен тест за превозни средства и, където е уместно, ремаркета
• графици за безопасност на инспекциите, базирани на обявените интервали за поддръжка
• профилактични инспекции и последващи ремонти
• записи за тестове на спирачките и подкрепящи доказателства за поддръжка
• проверки на шофьорски лиценз с DVLA (Агенция за шофьорски лиценз)
• статус на Driver CPC и изтичане на DQC
• изтегляния на тахограф, анализ, нарушения и последващи действия
• застраховка, данъци и други оперативни документи
• отчитане на дефекти, корекции и одобрение
• периоди на VOR (извън експлоатация) и доказателства за възстановяване в експлоатация
• дати на продължаване на операторската лицензия и свързана администрация чрез VOL

За много малки флоти, първата система е стенен планер, календар на Outlook, Google Calendar или електронна таблица с цветни клетки. Това може да работи за едно или две превозни средства, ако един човек знае всичко и нищо не се променя. Започва да не успява, когато:

• интервалите на инспекциите се променят в зависимост от използването на превозното средство
• ремаркето има собствен годишен тест и модел на инспекция
• превозното средство излиза от пътя и датите трябва да бъдат правилно нулирани
• шофьорът сменя агенция, депо или категория на лиценз
• документите се съхраняват на няколко места
• някой пита: “Можеш ли да ми покажеш последните шест инспекции, дефекти и ремонти за единица 12?”

Истинската слабост на напомнянията в дневника е, че те отговарят само на един въпрос: “Кога е дължимо това?” Работата по съответствие също се нуждае от отговори на “Какво беше направено?”, “Кой го направи?”, “Къде е подписаният запис?” и “Какво се случи, когато нещо се провали или беше пропуснато?”

Под режима на лицензиране на операторите в Обединеното кралство, това е важно. Комисарят по транспорта не се интересува дали сте имали намерение да направите проверката. Файлът трябва да показва, че системите са били подходящи и използвани на практика. За безопасност на пътя, еталонът, с който операторите работят, е оформен от Ръководството на DVSA за поддържане на безопасността на пътя. Напомняне без записи не ви води далеч.

Тук също малките флоти се различават от общ бизнес с напомняния за услуги. Вашите крайни срокове са свързани с правни задължения, системи за безопасност на пътя и съответствие на шофьорите. Пропуснато посещение при зъболекар е частно. Пропусната инспекция за безопасност или слаб файл на шофьора може да стане обществен регулаторен проблем.

Как се сравняват инструментите за напомняне за работа с операторска лицензия

Има три основни категории инструменти, които операторите обикновено сравняват.

Първо, основни приложения за календар. Те са прости, евтини и познати. Можете да зададете повтарящи се напомняния за MOT, годишен тест, Driver CPC и изтичане на DQC, и може би проверки на лиценз. За много малка операция, те са по-добри от паметта сама по себе си.

Но приложенията за календар имат очевидни ограничения за работа с операторска лицензия:

• не държат структурирани записи за превозни средства, ремаркета и шофьори
• не показват свързани доказателства срещу всяко напомняне
• не управляват дефекти, резултати от поддръжка или история на VOR
• не предоставят значителни отчети за подготовка на одит
• разчитат силно на един човек, който ръчно актуализира всяка промяна

Второ, общи инструменти за флот. Те обикновено предлагат записи за превозни средства, графици за услуги и малко съхранение на документи. Някои са напълно използваеми за планиране на услуги и работилници. Някои също покриват проверки на лиценз, застраховка и разрешения за потребители.

Проблемът е, че общият софтуер за флот често е построен около удобството на обслужването, а не доказателствата за операторска лицензия. Може да ви напомни, че инспекция на превозно средство е дължима, но не помага да поддържате пълен след на съответствието по начина, по който се нуждае транспортният мениджър. Записите за ремаркета могат да бъдат слаби. Файловете на шофьорите могат да бъдат основни. Връзките с тахографа може да липсват или да са в отделна система без ясен мост обратно към управлението на шофьорите.

Трето, специализирани системи за съответствие. Те са изградени около действителните задължения, които операторите управляват всяка седмица. Това означава, че напомнянията са само един слой. Системата също трябва да поддържа записите зад напомнянето, включително завършени инспекции, подписани дефекти, проверки на лиценз, анализ на тахограф и история на документи.

За практическа работа на операторите, сравнете инструментите спрямо задачите, които всъщност извършвате:

За превозни средства и ремаркета:

• Можем ли да зададем отделни графици за MOT и годишен тест?
• Можем ли да проследим инспекциите по време, пробег, часове или фиксиран ISO седмичен модел?
• Можем ли да поддържаме записи за ремаркета правилно, а не като бележки срещу тракторна единица?
• Можем ли да запишем статус на VOR и доказателствата за възстановяване в експлоатация?

За шофьорите:

• Можем ли да планираме проверки на лиценз по риск или интервал на политика?
• Можем ли да съхраняваме доказателства за проверки на DVLA?
• Можем ли ясно да проследим датите на изтичане на Driver CPC и DQC?
• Могат ли агенционни или временни шофьори да бъдат добавени без да създават хаос?

За съответствие с тахографа:

• Може ли системата да се свърже с изтегляния и анализ на тахографа?
• Могат ли нарушенията и липсващият пробег да бъдат проследени спрямо записа на шофьора?
• Можем ли да видим дали липсващото изтегляне на карта или превозно средство е проблем с напомнянето или оперативен проблем?

За готовност за одит:

• Можем ли да произведем чист файл за превозно средство, ремарке или шофьор?
• Можем ли да покажем не само датата на дължимост, но и завършения запис и одобрението?
• Можем ли да докладваме за пропуснати събития, просрочени действия и повтарящи се дефекти?

Ние покрихме някои от тези точки за сравнение по-подробно в нашето ръководство за как да сравняваме системи за съответствие на флота за работа с O-licence и нашия преглед на най-добрия софтуер за анализ на тахографи за малки флоти.

Една точка, която си струва да се подчертае, е, че езикът на лицензиране на операторите в Обединеното кралство не винаги съвпада с по-широката терминология на ЕС. Часовете на шофьорите и правилата за тахографа имат европейски корени, но лицензиране на оператори, ролята на Комисаря по транспорта, процесите на VOL и много очаквания относно файловете за съответствие са специфични за рамките на Великобритания и Северна Ирландия. Така че инструмент за напомняне, създаден за „управление на флота в ЕС“, все още може да пропусне това, от което се нуждае транспортният мениджър в ежедневието.

Кои функции са най-важни за транспортния мениджър?

Транспортните мениджъри обикновено не се нуждаят от най-дългия списък с функции. Те се нуждаят от функции, които намаляват администрацията, докато подобряват доказателствата.

Повтарящите се графици са важни на първо място. Добра система трябва да ни позволи да задаваме повтарящи се събития по превозно средство или ремарке, с различни интервали, където е необходимо. Това звучи основно, но е там, където много настройки се провалят. Ако всяко напомняне трябва да бъде редактирано ръчно след промени в работилницата, престой или променено използване, графикът става ненадежден. Нуждаем се от повтаряща се логика, която отразява реалните операции.

Съхранението на документи е важно след това, но само ако е свързано с правилния запис. Сканирано удостоверение за годишен тест в споделена папка е по-добре от нищо, но все пак е бавно за извличане. Нуждаем се от документи, съхранявани срещу превозното средство, ремарке или шофьор, видими до датата на дължимост и историята на завършване.

Подписаното доказателство е основна разделителна линия между приложение за напомняне и система за съответствие. За дефекти, инспекции, ремонти и декларации, времевият печат за одобрение е важен. Ако шофьор докладва дефект и техник го отстранява, записът трябва да показва и двете фази. Ако PMI (периодичен технически преглед) е завършен, листът за инспекция и всякакви бележки за ремонт трябва да бъдат заедно. Ако Комисарят по транспорта попита какво се е случило след докладван проблем, се нуждаем от повече от „Напомнянето е завършено“.

Записите за дефекти и поддръжка са мястото, където много оператори откриват ограниченията на простите инструменти. Напомнянето, което казва „Инспекция дължима в петък“, не улавя:

• дали превозното средство е присъствало
• дали са открити дефекти
• дали те са критични за безопасността
• дали корекцията е завършена преди освобождаването
• кой е разрешил връщането в експлоатация

Затова третираме напомнянията като преден край на по-широк запис за поддръжка.

Връзките с тахографа също са важни, особено след като флотът нарасне над малко превозни средства. Ако анализът на тахографа е на едно място, а записите на шофьорите на друго, последващите действия стават ръчни. Искаме да свържем липсващите изтегляния, нарушенията, проблемите с работното време и действията на шофьорите с един и същ оперативен запис. Ако сравнявате опции за проверка на лиценз, нашата статия за софтуер за проверка на шофьорски лиценз за куриерски флоти обхваща практическите точки, които трябва да търсите.

Разрешенията за потребители стават по-важни по-рано, отколкото много оператори очакват. Дори флот от пет превозни средства може да има транспортен мениджър, планировчик, контакт в работилницата, администратор и шофьори, взаимодействащи с една и съща информация. Системата трябва да позволява на всеки да върши работата си, без да дава достъп на всички до всичко. Шофьорите може да трябва да подават дефекти. Административният персонал може да качва документи. Мениджърите може да одобряват или преглеждат. Разрешенията помагат да се поддържат записите чисти и отговорни.

Отчетността е важна, защото одитите рядко се обявяват по начина, по който хората биха предпочели. Нуждаем се от възможност да извлечем:

• предстоящи дати на дължимост
• просрочени задачи
• история на завършване на инспекции
• трендове на дефекти
• изтичания на документи на шофьори
• изключения на тахографа
• история на VOR

Транспортният мениджър не се нуждае от отчетност за суета. Нуждаем се от отчетност, за да открием пропуски, преди DVSA да го направи.

Къде малките флоти се оказват в затруднение

Най-честата грешка е да се предполага, че напомнянията равняват на съответствие. Те не.

Малкият флот често започва с една електронна таблица за превозни средства, един дневник за дати, една папка за сканирани документи и един файл за работилница за листове за инспекция. Това може да изглежда организирано от разстояние. Под натиск, пропуските бързо се проявяват.

Записите за ремаркета са често слаба точка. Операторите обикновено са внимателни с моторизирани единици, защото те са видими в ежедневното планиране. Ремаркетата се пропускат, защото се движат, прекарват време паркирани или се третират като работилнични елементи, а не като регулирани активи. Тогава дата на годишен тест, история на инспекции или запис за спирачки е непълна.

Често също така няма правилна одитна следа. Дата се променя в електронна таблица, но никой не може да види кой я е променил или защо. Напомнянето е маркирано като завършено, но няма подписан лист за инспекция, прикрепен. Дефект се докладва чрез текстово съобщение, ремонтира се в работилницата и никога не се свързва в един запис.

Разпръснатите електронни таблици причиняват друг проблем. Различни хора поддържат различни версии. Листът за администриране на шофьорите може да не съвпада с транспортния лист. Планировчикът на работилницата може да използва дати на услуги, които не съвпадат с обявените интервали за поддръжка. Резултатът не е само неефективност. Това е противоречиво доказателство.

Слабата подготовка за файл на Комисаря по транспорта е най-голям риск. Ако бъдете призовани да представите записи, операторите трябва да покажат контрол. Това означава ясна хронология на:

• планирана поддръжка
• завършени инспекции
• дефекти и корекции
• резултати от годишен тест и MOT
• проверки на шофьори
• управление на тахографа
• последващи действия, когато са открити проблеми

Настройките само с напомняния се затрудняват тук, защото са изградени да подтикват действия, а не да доказват системи. Когато въпросът стане „Покажете ни вашия процес и записите, които го доказват“, известието на телефона е незначително.

Малките флоти също се оказват в затруднение от растежа. При три превозни средства, ръчната система може да се справя. При десет, тя започва да поглъща времето за управление. При двадесет, тя създава слепи петна. Рискът от съответствие не нараства по права линия, защото повече превозни средства обикновено означават повече шофьори, повече ремаркета, повече отсъствия, повече подизпълнители за поддръжка и повече изключения от нормалните рутини.

Как да изберете система, която ще работи и при 20 превозни средства

Най-добрият начин да изберете е да започнете с утрешната операция, а не с днешния брой на служителите.

Ако имате пет превозни средства сега, но очаквате да достигнете 20, попитайте дали системата може да се справи с:

• смесени типове превозни средства, като HGV, фургони и ремаркета
• отделни модели на поддръжка по активи
• множество потребители с ясни разрешения
• записи на шофьори, които включват проверки на лиценз, Driver CPC и DQC
• данни от тахографи заедно с поддръжка на превозни средства и шофьори
• съхранение на документи, което остава търсимо
• отчетност, която работи за целия флот

Оперативната сложност е по-важна от чистия размер на флота. Операция с шест превозни средства PSV с ротационни шофьори и стриктно планиране на годишен тест може да се нуждае от повече структура, отколкото операция с десет фургони с просто използване. Също така, собственик-шофьор с едно превозно средство може все още да се нуждае от пълен запис за съответствие, ако целта е готовност за одит, а не удобство.

Внимателно разгледайте интеграциите. Ако вече използвате отделни системи за управление на работилници, телематика, анализ на тахографи или записи за човешки ресурси, попитайте как данните се движат между тях. Правилният REST API или поддръжка за уебхукове може да спести много повторно въвеждане и да намали грешките. Ако платформа не може да обменя данни, растежът обикновено означава дублираща администрация.

За проверки на застраховка и статус на превозни средства, някои оператори също искат връзки с източници като askMID, който е публична услуга, управлявана от името на Бюрото на автомобилните застрахователи, често съкратено до MIB. Това е полезно в контекста, но не трябва да отвлича вниманието от основната работа, която е да се поддържат записите на операторската лицензия пълни и използваеми.

Задайте практични въпроси по време на избора:

• Колко време отнема да добавите ново превозно средство, ремарке или шофьор?
• Можем ли да импортираме съществуващи записи чисто?
• Какво се случва, когато превозното средство бъде продадено, заменено или поставено VOR?
• Можем ли лесно да прикрепим листове за инспекция, сертификати за годишен тест и доказателства за дефекти от телефон или настолен компютър?
• Можем ли да експортираме записи, ако трябва да представим файл външно?
• Системата изградена ли е около изискванията на операторите в Обединеното кралство, а не само около общи задачи на флота?

Също така е полезно да проверите дали софтуерът е създаден от хора, които разбират работата на операторите отвътре. Operator Compliance е създаден от Fleeta Limited и ние го оформяме около Ръководството на DVSA за поддържане на безопасността на пътя, защото знаем, че напомнянията сами по себе си не са достатъчни. Целта не е да се създава повече администрация. Целта е администрацията да произвежда защитим запис за съответствие.

Ако все още сте в началото на процеса, нашето ръководство за заявления за операторска лицензия и какво носи лицензът и проверки на шофьорски лиценз за оператори могат да помогнат да се определи какво трябва да покрие системата.

Някои оператори също сравняват по-широки имена на софтуер, като Fleetalyse или Logivo.AI, докато съставят списъка. Това е разумно, но тестът винаги трябва да се върне към ежедневните задачи на операторите. Може ли системата да поддържа превозни средства, ремаркета и шофьори в график? Може ли да съхранява доказателствата? Може ли да покаже последователен файл, когато бъде поискано?

Това е стандартът, който използваме в OperatorCompliance. Приложение за напомняне за малък флот не трябва да спира на датите. То трябва да ни помогне да управляваме флота правилно сега и все още да има смисъл, когато флотът е по-голям, записите са по-дълбоки и въпросите от DVSA са по-трудни.

Достатъчно ли е приложение за календар за напомняния за операторска лицензия?

Обикновено не само по себе си. Календарът може да предупреждава за дати, но рядко съхранява история на инспекциите, подписани доказателства, записи на шофьори и одитна следа, които операторите трябва да покажат.

Какво трябва да проследява приложение за напомняне за малък флот?

Минимум, то трябва да проследява дати на MOT или годишен тест, инспекции за безопасност, проверки на шофьорски лиценз, изтичане на Driver CPC, DQC, дефекти, събития за поддръжка и подкрепящи документи.

Нуждаят ли се собствениците-шофьори от специализиран софтуер за съответствие?

Много започват с електронни таблици, но специализираният софтуер става полезен, когато записите трябва да се съхраняват заедно, напомнянията да се повтарят надеждно и доказателствата да се произвеждат бързо за проверки или одити.

Защо напомнянията за ремаркета са важни за малките флоти?

Ремаркетата често се пропускат, когато операторите разчитат на отделни списъци. Правилната система трябва да планира инспекции, да съхранява записи и да показва съответствието на ремаркетата заедно с записите на превозните средства.

Трябва ли софтуерът за напомняне да включва записи за тахограф?

За много оператори, да. Напомнянията са по-силни, когато са свързани с анализ на тахографа и записи на шофьори, защото транспортните мениджъри могат да видят крайни срокове и проблеми с съответствието на едно място.