Какви записи да поддържате, за да защитите лицензa си?

Ако се питате какви записи са необходими за лицензия за превоз на стоки, краткият отговор е следният: поддържайте достатъчно доказателства, за да покажете, че управляваме нашите превозни средства, ремаркета, шофьори, поддръжка и спазване на правилата правилно, всеки ден, а не само когато е предвидена проверка. Комисарят по транспорта и DVSA не оценяват спазването на правилата на базата на обещания. Те търсят датирани записи, ясни системи и доказателства, че дефекти, поддръжка, проблеми с тахографа и задължения по лицензията се управляват.

За повечето оператори рискът не е един липсващ документ. Това е модел на пропуски. Проверка на превозно средство без доказателства за спирачки, доклад за дефект без корекция, файл на шофьор без актуална проверка на лицензията или преглед на транспортен мениджър без писмено последващо действие могат да сочат към слабо управление. Добри записи показват обратното. Те показват, че знаем какво трябва да се случи, кога трябва да се случи, кой го е направил и какво сме направили, когато нещо е тръгнало наопаки.

Кои записи са най-важни за лицензия за превоз на стоки?

Основните групи записи попадат в пет практически области.

Първо, записи за годност на пътя на превозните средства и ремаркетата. Те показват, че проверките, обслужването, ремонтите, събитията за MOT или годишния тест и превантивната поддръжка са планирани и завършени правилно. Те са централни за ангажиментите по лицензията.

Второ, записи за ежедневна отчетност на дефекти и корекции. Те доказват, че шофьорите проверяват превозните средства преди употреба, докладват за неизправности и че се справяме с тези неизправности преди превозното средство да бъде върнато в експлоатация, когато е необходимо.

Трето, записи за шофьори и тахографи. Те включват проверки на правото на шофьорите с DVLA, доказателства за Driver CPC, детайли за DQC, изтегляния от тахограф, анализи, разследвания на нарушения и записи за работно време, където правилата важат.

Четвърто, записи за операционния център и управление. Те показват, че самата лицензия се управлява правилно, с правилния брой упълномощени превозни средства и ремаркета, правилна употреба на операционния център, налична застраховка и активен надзор от транспортен мениджър.

Пето, кореспонденция и записи от одити. Ако DVSA посети, ако доставчикът на поддръжка се смени, ако бъде издадено забрана или ако комисарят по транспорта зададе въпроси, имаме нужда от файл, който показва какво се е случило и какво сме направили след това.

Това е практичният отговор на въпроса, който повечето оператори имат, когато питат какви записи са им необходими за лицензия за превоз на стоки. Стандартът не е просто да имате документи. Той е да можете да демонстрирате непрекъснато и ефективно управление.

Записи за поддръжка на превозни средства и ремаркета

Записите за поддръжка обикновено са първото място, на което проверяващият ще погледне. Нуждаем се от пълна история на поддръжката за всяко превозно средство и ремарке на лицензията, включително активи, които са извън пътя, наети или временно извън употреба.

Минимумът, който трябва да се запази за всяко превозно средство и ремарке, е следният:

• листи за проверка на безопасността
• графици за превантивна поддръжка
• записи за обслужване и ремонт
• история и резултати от MOT или годишния тест
• доказателства за тестове на спирачките
• показания на одометъра
• записи за непланирани ремонти
• периоди на VOR и доказателства за връщане в експлоатация

Записите за проверка на безопасността трябва да показват датата, регистрацията на актива или номера на флота, показанията на одометъра, използвания стандарт за проверка, откритите дефекти, необходимите ремонти и подписа на компетентно лице. Ако проверките са аутсорсвани, запазете работните листове и всеки доклад от изпълнителя в пълен обем, а не само фактура.

Графикът за проверка е толкова важен, колкото и самата проверка. Трябва да покажем планираната честота за всяко превозно средство и ремарке, на базата на употреба, пробег, възраст, тип работа и указания на производителя. Ако цикъл от шест седмици стане осемседмичен интервал, трябва да имаме ясна причина и запис за това какво се е случило. Повторните пропуски в интервалите за проверка са често срещан риск за лицензията.

Записите за спирачките заслужават специално внимание. Настоящият подход на DVSA очаква операторите да имат значими доказателства за производителността на спирачките, а не просто бележка, че спирачките са били проверени. Това може да включва доклади от тестове на спирачките с натоварване, резултати от декелометри, където е уместно, и детайли за проверките на спирачките в записа за превантивна поддръжка. Важното е да се покаже, че производителността на спирачките се измерва и се предприемат действия.

Записите за MOT и годишния тест трябва да включват сертификати за преминаване, листи за провал, съветващи елементи и доказателства, че дефектите от провалите или съветите са били коригирани. За операторите на PSV терминологията за годишен тест е стандартна. За превозни средства за стоки операторите все още често казват MOT в ежедневната употреба, но записът за годишния тест е това, което е важно в файла.

Запазете записите за ремонти дори когато дефектът изглежда малък. Проблем с крушка, огледало, предупредително устройство или гума може да е малък в изолация, но повторните малки дефекти могат да покажат лош контрол на поддръжката. Пълната история ни помага да открием тенденции по превозно средство, ремарке, работилница или шофьор.

Показанията на одометъра често се пренебрегват. Те са важни, защото подкрепят планирането на проверки, интервалите за обслужване и достоверността на записите за поддръжка. Ако пробегът на листа за проверка не е логичен спрямо историята на обслужването, това ще повдигне въпроси.

Записите за VOR също са полезни доказателства. Ако превозно средство или ремарке е било извадено от пътя, файлът трябва да показва кога е станало VOR, защо, какво ремонтно действие е било предприето и кога е било разрешено обратно в експлоатация. Това е особено важно, когато дефектът е повлиял на годността за движение.

Ако искате по-подробен списък на това, което трябва да бъде зад всяко събитие за поддръжка, нашето ръководство за записи за поддръжка на операторска лицензия представя основните документи на едно място.

Доказателства за ежедневна отчетност на дефекти и корекции

Ежедневната отчетност на дефекти е мястото, където много системи за спазване или се задържат, или се провалят. Нуждаем се от доказателства, че шофьорите са извършили проверки преди първа употреба, че дефектите са били докладвани своевременно и че нито едно превозно средство или ремарке не е било използвано в небезопасно състояние.

Записът може да бъде на хартия или цифров, но винаги трябва да показва:

• дата и час на проверката
• име на шофьора
• идентификация на превозното средство и ремаркето
• намерени дефекти, ако има такива
• декларация за липса на дефекти, където нашата система изисква такава
• действие предприето по докладваните неизправности
• кой е оценил дефекта
• завършване на ремонта и подпис
• дали активът е останал в експлоатация, е ограничен или е направен VOR

Докладването на липса на дефекти не е задължително във всеки формат, но ако го използваме, трябва да го правим последователно. Системата за липса на дефекти помага да се покаже, че проверките са се случили, дори когато нищо не е било наред. Без нея все пак имаме нужда от друг надежден начин да документираме завършването на проверките.

Докладваните дефекти трябва да водят до управленско решение. Някои дефекти изискват незабавно изтегляне от експлоатация. Други могат да бъдат наблюдавани или ремонтирани при следващата подходяща възможност, в зависимост от годността за движение и правната безопасност. Ключовото е, че записът показва решението, лицето, което го е взело, и резултата от ремонта.

Неразрешените дефекти никога не трябва да изчезват в задължения. Ако дефектът е отложен, файлът трябва да показва защо отлагането е било приемливо, всяко приложено ограничение на експлоатацията и планираната дата за корекция. Ако няма бележка, проверяващият може да предположи, че дефектът е бил игнориран.

Тук също може да се намали рискът от забрана. Лошият процес на дефекти често стои зад PG9. Ако се занимавате с забрана или искате да разберете как доказателствата за дефекти и ремонти са свързани с риска от лицензия, нашата бележка за какво означава PG9 за вашето превозно средство и риск от лицензия обяснява практическите последици.

За наети превозни средства, шофьори от агенции и краткосрочна употреба на ремаркета важи същият принцип. Все още имаме нужда от доказателства за дефекти в нашата собствена система. Документацията на трета страна не премахва нашата отговорност като оператор.

Записи за шофьори, тахографи и работно време

Записите за шофьори трябва да показват, че всеки, който шофира под наш контрол, е упълномощен, квалифициран и наблюдаван правилно. Това започва с шофьорската лицензия.

Поддържайте файл за шофьора за всеки нает, агент или редовен подизпълнител, включително:

• пълно име, адрес и контактни данни
• детайли за шофьорската лицензия и проверки на правото
• кодове за проверка или доказателства за проверка на лицензията от DVLA
• документи за право на работа, където е уместно за спазване на трудовото законодателство
• статус на Driver CPC
• детайли за DQC и дата на изтичане
• потвърждения за обучение и политики
• записи за одобрения, ограничения или медицински уведомления
• детайли за предоставяне от агенция и дати на работа, където е уместно

Проверката на лицензията трябва да бъде основана на риск, но трябва да бъде редовна и документирана. Еднократна проверка при наемане не е достатъчна. Трябва да запишем датата на проверката, кой я е извършил, какво е било намерено и какво действие е последвало. Нашето ръководство за проверки на шофьорски лицензии за оператори обхваща доказателствата, които операторите обикновено трябва да запазят.

Записите за Driver CPC и DQC са прости, но важни. Запазете копия или проверени детайли за статус на квалификация и дати на изтичане и се уверете, че всяко завършено обучение е записано в файла на шофьора. Ако шофьорът е бил отстранен, защото DQC е изтекъл, това решение трябва да бъде документирано.

Записите за тахографи изискват повече от изтегляния, съхранявани в папка. Трябва да можем да покажем:

• дати на изтегляне на картата на шофьора
• дати на изтегляне на устройството на превозното средство
• че изтеглянията са се случили в необходимите интервали
• резултати от анализи
• идентифицирани нарушения
• разследване и последващи действия
• дебрифинги на шофьорите или писма
• коригиращо обучение, където е необходимо

Точната честота на изтегляне зависи от операцията и използваната система, но принципът е прост. Не трябва да позволяваме на пропуски в данните да се натрупват и трябва да преглеждаме какво показват данните. Файл, пълен с нарушения без управленско действие, е лошо доказателство. По-малък брой нарушения с документирано разследване, обучение и повторно наблюдение е много по-силен.

Записите за Директивата за работното време също могат да важат, особено за мобилни работници в пътния транспорт. Където важат, запазете изчисления за работно време, записи за отказ, където законно е уместно извън правилата за мобилни работници, и доказателства за почивки, оценки за нощна работа и мониторинг на средното седмично работно време. Това е област, в която специфичните за Обединеното кралство правила за пътния транспорт имат по-голямо значение от общите резюмета на ЕС, така че използвайте правилата, които важат за действителната операция.

За международни и ЕС правила, не забравяйте, че изискванията за работно време на задържаните шофьори от ЕС все още влияят на операторите в Обединеното кралство, използващи тахографи. Практическото задължение за водене на записи остава почти същото, дори и след като Обединеното кралство вече не прилага правото на ЕС като държава членка.

Свързана система прави това по-лесно. Нашата статия за поддържането на проверки на лицензии и записи на тахографи в една система обяснява защо отделни електронни таблици и пощенски кутии толкова често създават пропуски.

Записи за операционния център, управление и лиценз

Файлът за операторската лицензия трябва да показва правната и управленската структура около флота, а не само превозните средства и шофьорите.

Поддържайте следните записи актуални и достъпни:

• детайли за диска на операторската лицензия и резюме на лицензията
• брой на упълномощените превозни средства и ремаркета
• тип на лицензията и всякакви условия или ангажименти
• детайли за всеки операционен център
• доказателства за контрол на превозните средства, използвани под лицензията
• застрахователни документи
• споразумения с доставчици на поддръжка, ако са аутсорсвани
• детайли за назначаване и договор на транспортен мениджър
• вътрешни политики за спазване
• одитни доклади и последващи действия
• кореспонденция с DVSA, Офиса на комисаря по транспорта и записи на VOL, където е уместно

Трябва да можем да покажем по всяко време кои превозни средства са посочени в лицензията, кои са в употреба, кои са VOR и дали оперираме в рамките на упълномощаването. Ако е настъпила промяна във флота, записът на VOL трябва да съвпада с реалната ситуация на терен.

Надзорът на транспортния мениджър изисква доказателства. Не е достатъчно да се посочи транспортен мениджър на хартия. Запазете бележки от срещи, прегледи на спазването, доклади за KPI, проверки на производителността на поддръжката, резюмета на нарушения и дневници на действията. Ако транспортният мениджър е идентифицирал проблем, файлът трябва да показва какво е било направено по него.

Записите за застраховка трябва да включват актуални сертификати и графици. Много оператори също поддържат проверки срещу askMID чрез Бюрото на автомобилните застрахователи, или MIB, особено когато става въпрос за наети или ново добавени превозни средства. Това не замества документите на полицата, но може да подкрепи оперативните проверки.

Когато използваме софтуер, интеграциите могат да помогнат с одитни следи. Operator Compliance поддържа контрол на записите за превозни средства, ремаркета и шофьори, а някои оператори също свързват околни системи чрез REST API или уебхукове. Важното не е технологията сама по себе си. Важно е да имаме един надежден, датиран запис за това какво се е случило и кога.

Ако бизнесът използва свързани инструменти като Fleetalyse или Logivo.AI в по-широкия флот, същото правило важи. Данните са полезни за целите на операторската лицензия само ако станат ясни, проверими доказателства в записа за спазване.

Колко дълго трябва да се съхраняват записите и как трябва да бъдат организирани?

Правилата за съхранение варират в зависимост от типа записи, но най-сигурният практичен подход е да се съхраняват записите за операторската лицензия достатъчно дълго, за да покажат последователна история на спазването, и никога толкова свободно, че ключовите доказателства да не са налични, когато DVSA ги поиска.

За записите за поддръжка обичайната очакване е поне 15 месеца за документация за проверка на безопасността. На практика много оператори поддържат по-дълги истории, тъй като анализът на тенденции и подготовката за публични разследвания често изискват повече от минималното. Записите за тахографи и работните часове на шофьорите обикновено се съхраняват поне 12 месеца, като записите за работно време често се запазват за две години, където тези правила важат. Записите за заетост и застраховка може да изискват по-дълго съхранение по други правни причини.

Точният период е важен, но организацията е също толкова важна. Записите трябва да бъдат:

• пълни
• датирани
• приписуеми на определено лице
• лесни за търсене по превозно средство, ремарке или шофьор
• защитени от промяна без одитна следа
• резервирани
• достъпни бързо по време на разследване или посещение

Добрата структура е да организирате по актив и по шофьор, с отделен файл за управление на лицензията над тях. Например:

• файл за превозно средство, проверки, ремонти, MOT, годишен тест, тестове на спирачките, VOR
• файл за ремарке, проверки, ремонти, работа по спирачките, VOR
• файл за шофьор, проверки на лицензии, Driver CPC, DQC, последващи действия с тахографа
• файл за операторска лицензия, упълномощавания, политики, одити, кореспонденция

Форматите на датите трябва да бъдат последователни. Ако планирате по ISO седмица, запазете този метод в целия план за поддръжка и доклади, за да няма объркване относно сроковете. Ако документът е преработен, запазете контрол на версиите. Ако дефектът е закрит, запазете оригиналния доклад и доказателствата за закриването заедно.

Готовността за одит означава да можете да отговорите на основни въпроси без забавяне. Кои превозни средства пропуснаха дата за проверка? Кои шофьори имат неплатени нарушения? Кои ремаркета са VOR? Кога последно транспортният мениджър е прегледал спазването? Ако не можем да отговорим на тези въпроси за минути, системата за записи вероятно е твърде слаба.

В Operator Compliance, създадена от Fleeta Limited, проектирахме структурата на записите около начина, по който операторите всъщност се изисква да доказват спазването на правилата съгласно ръководството на DVSA за поддържане на годността за движение. Това е важно, защото добрите записи за спазване не са просто архив. Те са работното доказателство, че управляваме лицензията правилно, всяка седмица, всяко превозно средство, всеки шофьор.

Ако искате да останете в безопасност с операторска лицензия, поддържайте записи, които разказват цялата история. Не само какво е било планирано, а какво е било проверено, какво е било намерено, какво е било ремонтирано, кой го е прегледал и кога. Това е, което защитава лицензията, когато DVSA се обади, и е това, което дава на комисаря по транспорта увереност, ако файлът бъде тестван.

Нуждая ли се от отделни записи за ремаркета?

Да. Ремаркетата трябва да имат свои собствени записи за проверки, ремонти, дефекти и годишен тест. Те са част от системата за годност за движение и трябва да бъдат проследими по същия начин като моторизирани превозни средства.

Трябва ли да запазвам доклади за липса на дефекти?

Ако вашата система използва докладване на липса на дефекти, запазете тези доказателства последователно. Важно е да можете да покажете, че проверките са се случили и че докладваните дефекти са били контролирани и коригирани.

Кои записи на шофьорите най-вероятно ще бъдат проверявани?

Проверки на шофьорски лицензии, статус на Driver CPC и DQC, записи от тахографи, последващи действия по нарушения и доказателства, че шофьорите от агенции или временно наети са били проверени преди шофиране.

Мога ли да запазвам записи за операторска лицензия цифрово?

Да, при условие че записите са пълни, сигурни, лесни за извличане и могат да бъдат показани ясно по време на посещение на DVSA или разследване от комисаря по транспорта.

Достатъчна ли е система за напомняния сама по себе си?

Не. Напомнянията помагат с датите, но операторите също се нуждаят от основните доказателства: извършени проверки, докладвани дефекти, завършени ремонти, прегледани проверки и подписани действия.