Проверки на шофьори на частни наеми, които издържат на одит

Фирмите за частни наеми се нуждаят от софтуер за проверка на шофьори, който прави повече от това да предоставя резултат от лиценз. Той трябва да поддържа повторяем процес, да показва кой е проверил какво и кога, и да съхранява записите в форма, която можете бързо да предоставите, когато служител на общинската лицензираща служба, клиент, застраховател или Трафик Комисар (Traffic Commissioner) ги поиска. За много оператори това означава да се погледне отвъд основното търсене на лиценз и да се избере система, която може да задържи пълната картина на съответствието около всеки шофьор.

Тук много решения за покупка се оказват погрешни. Пакетът софтуер за проверки на лицензи на шофьори на частни наеми може да се справя с частта на DVLA от работата, но операторите на частни наеми често също се нуждаят от контрол на изтичането на документи, подписани записи, дати на превозни средства, доклади за дефекти и ясна следа от одит през целия флот. Ако управлявате смесени превозни средства за пътници и стоки, или се нуждаете от една система за шофьори и превозни средства, тази разлика има значение.

Какво е необходимо на фирмите за частни наеми от софтуер за проверки на шофьори

За оператор на частни наеми, ежедневните задачи по съответствие са сравнително последователни.

Първо, трябва да знаете, че всеки шофьор притежава правилното право, и че проверките се повтарят с разумна честота, основана на риска. Новият служител не трябва да се третира по същия начин като дългогодишен шофьор с чиста история, а шофьор с точки или скорошни промени обикновено трябва да бъде подложен на по-строга проверка. Софтуерът трябва да ни позволи да зададем интервали за проверки, автоматично да задейства следващата проверка и да запази резултата срещу файла на шофьора.

Второ, необходим ви е пълен запис на шофьора, а не само преминал или непреминал. На практика това означава съхраняване на резултата от проверката на лиценза, значката на шофьора или лиценза за частни наеми, където е уместно, статус на Driver CPC, изтичане на DQC, където е уместно, доказателства за правото на работа, медицински декларации, ако вашият процес изисква такива, и всякакви вътрешни индукции или одобрения на политики. Не всеки шофьор на частни наеми попада в същия регулаторен модел като шофьор на PSV или HGV, но операторите все още се нуждаят от едно място, където да видят какво е актуално и какво е дължимо.

Трето, системата трябва да се справя с изключенията правилно. Шофьор може да има правилното право, но документ може да е близо до изтичане. Общинската значка може да е изтекла. Името може да се различава в различни записи. Проверка може да се върне с одобрения, които задействат вътрешен преглед. Добър софтуер трябва да ни позволи да запишем решението, да зададем последващо действие и да запазим доказателствата.

Четвърто, известията имат значение. Имейл напомнянията са полезни, но трябва да бъдат достатъчно конкретни, за да действат. „Нещо изтича този месец“ не е много полезно, ако управлявате голям брой шофьори или агенции. Нуждаем се от напомняния, свързани с именувани шофьори, типове документи и дати на изтичане, с достатъчно време за следене на шофьора, преди да изпадне от съответствие. Покриваме това в повече детайли в нашето ръководство за флотен софтуер, който сигнализира за крайни срокове за съответствие по имейл.

Накрая, софтуерът трябва да работи оперативно. Транспортните мениджъри, офис служителите, мениджърите на шофьори и координаторите на агенции не се нуждаят от еднакви права. Някои потребители трябва само да виждат записи. Други трябва да качват документи, да одобряват проверки или да затварят действия. Ако системата е неудобна, хората поддържат странични електронни таблици, а това обикновено е мястото, където започват пропуските в одита.

Как се различават инструментите за проверка на лицензи на практика

На хартия много системи звучат подобно. На практика разликите се проявяват в пет области.

Първата е честотата на проверките. Някои инструменти извършват само случайни проверки, когато потребителят си спомни. Други поддържат планирани проверки по профил на риска, тип лиценз или бизнес правило. За оператор на частни наеми, планирането обикновено е по-безопасният вариант, тъй като създава последователна рутина и намалява зависимостта от паметта. Ако управлявате смесен флот, може да искате и различни интервали за шофьори на частни наеми, шофьори на ванове и шофьори с O-licence.

Втората е съхранението на документи. Основен инструмент може да предостави резултат от DVLA, но да остави останалата част от файла на друго място. Това създава ненужна администрация. Когато клиент поиска доказателства или вътрешен преглед открие пропуск, не искате да търсите в имейл папки и споделени дискове. Обикновено препоръчваме софтуер, който съхранява поддържащи записи срещу шофьора, включително качвания, дати на изтичане и бележки.

Третата е известията и ескалацията. Някои системи изпращат едно напомняне и спират там. По-добрите системи ни позволяват да задаваме етапни предупреждения, да задаваме задачи и да показваме просрочени елементи на таблото. За оператори с няколко депа или разпръснат офисен екип, тази видимост има по-голямо значение от простото напомняне по имейл.

Четвъртата е правата. В една фирма за частни наеми, един потребител може да управлява наемането, друг може да се занимава с текущата администрация на шофьорите, а старши мениджър може да се нуждае само от отчет за изключения. Система, която дава на всички пълни права за редактиране, не е силен контрол. Трябва да можем да ограничим кой може да променя записи, кой може да одобрява действия и кой може да изтрива доказателства.

Петата е следата от доказателства. Това често е решаващият фактор, когато започне одит. Трябва да видим кога е била поисканa проверка, кога е получен резултатът, кой го е прегледал, какво действие е било предприето и дали шофьорът е бил отстранен, ако е необходимо. Ако системата показва само последния статус и не историята, тя е слаба при предизвикателства.

Тук също някои оператори бъркат услуга за проверка на шофьори с по-широк софтуер за съответствие. Инструмент за проверка на лицензи може да е подходящ за малко, еднопурпурно изискване. По-малко убедителен е, когато трябва да имате запис, който издържа на проверка през шофьори, превозни средства и управление на контрола. Нашата статия за проверки на лицензи на шофьори за оператори разглежда контролната страна в повече детайли.

Кога инструмент за проверка на шофьори не е достатъчен сам по себе си

Има няколко ситуации, в които инструмент за проверка на шофьори, сам по себе си, не е достатъчен.

Една е операторът на смесен флот. Ако управлявате превозни средства за частни наеми заедно с ванове, микробуси или работа с PSV, тежестта на съответствието е по-широка от лицензи на шофьори. Може да се наложи да следите дати на MOT, планиране на годишни тестове, записи от инспекции, доклади за дефекти, проследяване на VOR, записи на застраховки и доказателства за корекция. Разделянето на това между отделни системи може да работи, но често води до дублирани данни, пропуснати предавания и по-слаба следа от одит.

Друга е операторът, който се нуждае от подписани доказателства. Резултатът от проверката е полезен, но не замества декларации на шофьори, потвърждения на политики, проверки на превозни средства или доклади за дефекти. Ако вашият процес зависи от шофьорите да потвърдят състоянието на превозното средство, да докладват за дефекти или да подписват формуляри дистанционно, ви е необходима тази функция в същата картина на съответствието. Нашето ръководство за проверки на шофьори и доклади за дефекти обяснява какво представлява доброто доказателство на практика.

Третата е операторът, работещ по изисквания на клиенти. Някои договори изискват повече от доказателство за валидност на лиценза. Те могат да поискат доказателства за правото на работа, контрол на застраховките, записи на инциденти, история на индукция или месечни пакети за съответствие. Ако можете да предоставите само резултат от лиценз, все още имате проблем с отчитането.

След това има средата на O-licence. Фирма за частни наеми може да не мисли винаги в тези термини, но много бизнеси оперират в сферата на работа с пътници и стоки или имат свързани субекти с задължения за операторски лиценз. В тези случаи, самостоятелният пакет софтуер за проверки на лицензи на шофьори на частни наеми може да стане друга изолирана система за управление. Обикновено виждаме по-добър контрол, когато записите на шофьорите и превозните средства са в една платформа, с дати, действия и доказателства, свързани помежду си.

Това е една от причините, поради които Operator Compliance се използва извън една единствена задача. Ние го изградихме около практическото водене на записи, от което операторите се нуждаят, информирано от начина, по който Fleeta Limited казва, че управлява камиони под операторски лиценз и от ръководството на DVSA за поддържане на пътна безопасност. Това е важно, когато операторът иска един процес за шофьори, превозни средства и крайни срокове, вместо пъстър набор от приложения.

Какво да търсите в отчети, следи от одит и записи

Ако системата ще издържи на одит, отчетността трябва да прави повече от това да изглежда подредена на екрана.

Започнете с файла на шофьора. Трябва да можем да отворим един запис и да видим текущия статус на лиценза, предишни проверки, дати на изтичане на документи, качени доказателства, бележки, действия и одобрения. Ако шофьорът е бил временно отстранен от работа в очакване на документ, това решение също трябва да бъде видимо. Пълната хронология е по-силна от колекция от отделни файлове.

След това, погледнете отчета за изключения. Транспортните мениджъри и операторите се нуждаят от ясна списък на това, което е дължимо, просрочено или неуспешно. Той трябва да бъде филтруем по депо, екип, тип документ или времеви диапазон. Ако отчетът не може бързо да покаже кои шофьори се нуждаят от действие тази седмица, той не помага на операциите.

След това проверете историческите отчети. Одитите често питат каква е била позицията в определен момент, а не само днес. Може ли системата да покаже какви проверки са били завършени миналия месец, кой е пропуснал крайни срокове и кога са били затворени просрочените елементи? Това е особено полезно за вътрешен контрол, клиентски прегледи и подготовка за файл на Трафик Комисар.

За оператори под наблюдение на O-licence, стандартът обикновено е по-висок от „мислим, че сме го проверили“. Трябва да можем да предоставим датирани доказателства, да идентифицираме отговорния потребител и да покажем последващи действия. Същото важи, ако бъдете помолени за файлове чрез VOL или ако записи трябва да бъдат събрани за публично разследване или друг официален преглед.

Добър набор от отчети също трябва да поддържа рутинно управление. Месечните пакети са чести. Някои оператори все още ги изграждат ръчно от електронни таблици и имейл вериги. Това отнема време и е лесно да се сбърка. Предпочитаме системи, които могат да генерират повторяем месечен преглед по календарен месец или ISO седмица, в зависимост от начина, по който бизнесът управлява своя цикъл на преглед. Нашият материал за избор на месечен пакет за флот, който издържа на DVSA описва какво трябва да съдържат тези пакети.

Ако вашата операция също проследява статус на застраховка, струва си да проверите дали по-широката система може да съхранява дати на полиците и поддържащи доказателства. В някои случаи операторите също проверяват застраховката на превозните средства чрез askMID, което е публичната услуга за разследване, свързана с Бюрото за застрахователи на автомобили, или MIB. Това не е заместител на вашите собствени записи, но може да поддържа обработката на изключения, когато покритие е под съмнение.

Как да сравнявате цена, усилия за настройка и интеграция

Цената има значение, но структурата има по-голямо значение.

Някои системи таксуват на проверка на шофьор, някои на активен шофьор, някои на потребител и някои като част от по-широк пакет за флот. Най-евтиният вход не винаги е с най-ниски разходи за работа. Ако плащате отделно за проверки на лицензи, съхранение на документи, допълнителни потребители и отчети, реалната цена може да бъде по-висока от по-широка система с по-малко добавки.

Усилията за настройка са следващият проблем. Попитайте какво трябва да бъде импортирано, какво може да бъде качено на едро и какво трябва да бъде въведено ръчно. Ако вече имате записи на шофьори в електронни таблици или друга платформа, миграцията на данни може да бъде разликата между гладка смяна и проект, който е наполовина реализиран за шест месеца. Обикновено съветваме да картографирате съществуващия файл на шофьора първо, включително типове документи, дати на изтичане, депа, ръководители на линии и исторически бележки.

Достъпът на потребителите също трябва да бъде тестван рано. Решете кой се нуждае от пълни права за администриране, кой се нуждае от достъп само за четене и дали самите шофьори трябва да подават записи или да подписват формуляри. Агенции и операции с много подизпълнители често се нуждаят от по-строги граници от малък вътрешен флот.

Интеграцията има значение само ако решава реален проблем в процеса. Ако вече използвате системи за заплати, HR, телематика, тахограф или работилница, попитайте дали REST API или уебхукове ще намалят дублирането на данни. Ако не, не купувайте интеграционна способност заради самата интеграция. Но ако имате нужда статусът на шофьорите да преминава между системи или искате записи да задействат действия на друго място, тогава тези опции стават важни.

Тук също купувачите трябва да разделят имената на продуктите от реалния работен процес. Платформа може да говори за свързаност с инструменти като Fleetalyse или Logivo.AI, но практическото питане е просто. Кои полета данни се преместват, колко често, в коя посока и какво се случва, когато записите не съвпадат? Същото важи и за всяка връзка с HR системи, платформи за резервации или персонализирани приложения.

За оператори, сравняващи тесен инструмент за проверка на шофьори с по-широка платформа за съответствие, нашето ръководство за как да сравнявате системи за съответствие на флота за работа с O-licence е полезен списък за проверка.

Кой тип оператор подхожда най-добре на всяка опция

Основен инструмент за проверка на шофьори може да подхожда на малък флот за частни наеми с умерен брой шофьори, прост набор от документи и без нужда от управление на съответствието на превозните средства в същата система. Ако основното изискване е редовни проверки на DVLA и прост дневник за изтичане, това може да е достатъчно, при условие че следата от одит е солидна.

По-способна система за шофьори и документи подхожда на по-големи оператори на частни наеми, таксиметрови фирми и агенции за шофьори, които обработват често наемане, множество типове документи и постоянен поток от подновявания. Тук правата, известията, действията на едро и пълните файлове на шофьорите стават по-важни от самата проверка.

По-широка платформа за съответствие на флота подхожда на смесени флоти и оператори, които се нуждаят от една система за шофьори и превозни средства. Това включва бизнеси, които извършват работа с частни наеми заедно с ванове, микробуси, PSV или стоки, и тези, които се нуждаят от един запис за MOT, годишен тест, инспекции, дефекти, Driver CPC, DQC, статус на VOR и поддържащи доказателства. Тя също така подхожда на оператори, които искат една рутинна процедура за вътрешни прегледи, клиентски одити и всякакво бъдещо наблюдение от DVSA или Трафик Комисар.

Това е пропастта, която Operator Compliance е проектиран да запълни. Ние не се опитваме да бъдем единствено целенасочен проверител с прикрепена папка за документи. Ние сме изградени за оператори, които се нуждаят от работеща система за съответствие, с записи, дати, действия и доказателства, съхранени на едно място. За фирми за частни наеми, които се нуждаят само от проста проверка на лиценз, това може да е повече от необходимо. За тези, които се нуждаят от контрол, готов за одит, през по-широкия флот, обикновено е по-устойчивият вариант.

Основната точка е да купите за процеса, който наистина трябва да управлявате. Ако рискът ви е само в валидността на лиценза, тесен инструмент може да свърши работа. Ако рискът ви е в доказването на контрол над шофьори, превозни средства и крайни срокове, изберете софтуер, който може да докаже този контрол правилно.