Анализ на тахограф, който издържа на проверка от DVSA

Проверка от DVSA не се преминава само с наличието на данни на сървър. Тя се преминава, като покажем, че изтегляме записи от тахографи, преглеждаме ги навреме, идентифицираме рискове, разговаряме с шофьорите, коригираме лоши навици и запазваме доказателства за това, което сме направили. Именно за това служи анализът на тахограф в практиката.

За транспортните мениджъри, истинското изпитание е просто. Ако DVSA или Трафик комисарът попитат какво се е случило след нарушение, изключение в пробега, повтарящи се проблеми с ръчното въвеждане или необясними неизвестни периоди, можем ли да покажем доклада, разследването, последващите действия с шофьора и резултата? Ако не, анализът не е свършил работата си.

Какво е наистина предназначението на анализа на тахографа

В спазването на операторската лицензия в Обединеното кралство, анализът на тахографа не е просто акт на събиране на изтегляния от шофьорски карти и единици на превозни средства. Това е продължаващ преглед на тези данни, за да можем да управляваме часовете на шофьорите, въпросите за работното време, където е уместно, използването на превозни средства и стандартите за контрол, очаквани по операторската лицензия.

Това е важно, защото суровите файлове сами по себе си не обясняват нищо. Изтеглянето може да покаже очевидно намаление на почивката, липсващо ръчно въвеждане, движение на превозно средство без карта или пробег, който не съвпада с останалите записи на флота. Докато някой не го прегледа, не зададе въпроси и не запише отговора, това е само необработено доказателство.

Операторите използват анализа на тахографа по няколко практически причини:

• за ранно откриване на нарушения на часовете на шофьорите
• за идентифициране на повтарящо се поведение от страна на шофьора, депо или превозно средство
• за откриване на пропуски в използването на карти, ръчни записи и неизвестни периоди
• за съпоставяне на дейността с маршрути, работни места, гориво и пробег
• за подпомагане на последващите действия с шофьорите и повторното обучение
• за демонстриране на ефективен управленски контрол пред DVSA
• за изграждане на защитен файл за всяко публично разследване пред Трафик комисаря

За операторите на стоки и пътници в Обединеното кралство, това е част от по-широкото задължение по операторската лицензия да се управлява безопасно и в съответствие. Очакването не е перфектност. Очакването е контрол. Добре управляваната система показва, че знаем какво ни казват докладите, можем да различим единичен случай от модел и действаме преди малък проблем да се превърне в проблем с лицензията.

Има и практическа точка относно смесените флоти. Някои оператори управляват HGV или PSV в обхвата на тахографа заедно с фургони или помощни превозни средства, които са извън обхвата на тахографа. Анализът на тахографа все още е важен, защото дейността в обхвата трябва да бъде последователна в по-широкия запис на флота. Ако моделът на шофьора, превозното средство или маршрута изглежда неправилен, записът на тахографа трябва да помогне да го обясни, а не да създава повече въпроси.

Когато правилата на Обединеното кралство и ЕС се различават, трябва да работим по правилата, които важат за извършваната операция. За вътрешна работа в Обединеното кралство, транспортните мениджъри обикновено се фокусират върху позицията на прилагане в Обединеното кралство и очакванията по операторската лицензия. За международна работа, включително където важат правилата за часовете на шофьорите в ЕС, процесът на преглед трябва да отразява това. Ключовата точка е, че рутината на анализа трябва да съответства на правния режим, под който превозното средство и шофьорът са работили в момента.

Какво трябва да прегледа транспортният мениджър в докладите

Полезен доклад за тахограф не е този, който произвежда най-много страници. Това е такъв, който позволява на транспортния мениджър бързо да прегледа основните изключения и след това да се задълбочи в основните детайли.

Първата област за преглед е нарушенията. Това включва дневно шофиране, почивки, дневна почивка, седмична почивка и всякакви други изключения, отбелязани от пакета за анализ. Не трябва да спираме на основния брой. Един единствен доклад с десет ниско ниво записи може да е по-малко важен от едно сериозно събитие или по-малко от повтарящ модел през няколко седмици. Транспортният мениджър трябва да разгледа тежестта, честотата и дали проблемът е изолиран или обичаен.

Втората област е липсващият пробег. Големи необяснени пропуски между записаната дейност на тахографа и пробега на превозното средство могат да сочат към пропуснати изтегляния, използване без правилна карта, движение в сервиза, неправилно въведени данни за ферибот или влак, или основно несъответствие на данните. Липсващият пробег не доказва неправомерно поведение, но изисква обяснение. Ако обяснението е легитимно, то трябва да бъде записано.

Неизвестните периоди са важни по същата причина. Доклад, който показва редовни неизвестни периоди, може да индикира, че шофьорът не прави правилни ръчни записи, въвежда картата твърде късно или не отчитат правилно друга работа, наличност или почивка. При проверка от DVSA, повтарящите се неизвестни периоди без последващи действия могат да предполагат слаб управленски контрол.

Ръчните записи заслужават отделно внимание. Те често са точката, където иначе добри шофьори не успяват. Проблемът не е само дали съществува ръчен запис, а дали той има смисъл спрямо времето на смяната, предишната почивка, друга работа и следващата записана дейност. Ако видим повтарящи се грешки от същия шофьор, отговорът не е просто да отбележим нарушението. Той е да проведем последваща беседа с шофьора и да проверим дали шофьорът разбира какво трябва да бъде въведено и кога. Нашето ръководство за ръчни записи на тахограф, които издържат на проверка от DVSA обхваща практическите точки.

Моделите на почивка трябва да се преглеждат с времето, а не само събитие по събитие. Шофьор, който редовно работи близо до лимитите, взема почивки късно или намалява почивката по начин, който е технически възстановим, все още може да представлява риск за спазването. Транспортният мениджър трябва да търси модели, свързани с умора, натиск върху определени договори и всякакво планиране на маршрути, което прави законното спазване трудно в практиката.

Повтарящите се проблеми от страна на шофьора или превозното средство често са най-важният управленски сигнал в целия набор от доклади. Примери включват:

• същият шофьор, който многократно не прави ръчни записи
• същото превозно средство, което многократно показва движения без карта
• депо, където нарушенията се струпват около начални или крайни времена
• агент-шофьори, които генерират повече неизвестни периоди от наетите шофьори
• маршрут или график на клиента, който води до повтарящо се натиск за почивка или почивка

Тук анализът на тахографа става управленски инструмент, а не просто упражнение по архивиране. Ако същият проблем се появява месец след месец, въпросът вече не е какво се е случило. Въпросът е защо нашата система позволи да продължи.

Също така е полезно да се сравняват находките от тахографа с други записи. Ако шофьорът казва, че дефект или повреда на превозното средство е повлиял на записа за деня, трябва да можем да видим това в докладите за дефекти и историята на VOR. Ако времето в сервиза се посочва като причина за движението на пробега, записът за поддръжка трябва да го подкрепя. Ако шофьорът твърди, че е на обучение или извъншофьорски задължения, това трябва да съвпада с графика или записите за заплата.

Структурираният процес за прегледи на нарушения на тахографа и последващи действия с шофьорите прави това много по-лесно за доказване.

Колко често трябва да се изтеглят и проверяват данните от тахографа?

Правилната рутина е такава, която е достатъчно редовна, за да улови проблемите рано и достатъчно реалистична, че докладите да бъдат наистина преглеждани. График, който изглежда строг на хартия, но се пропуска в практиката, е по-слаб от рутина, която можем да докажем, че следваме всяка седмица.

Трябва да разделим три неща. Първо, изтеглянето на данни от шофьорски карти. Второ, изтеглянето на данни от единици на превозни средства. Трето, прегледът на докладите и ескалацията на изключенията. Те са свързани, но не са една и съща задача.

За повечето оператори, работещият подход е да се зададе фиксиран график за изтегляния и по-кратък вътрешен график за преглед на докладите. В практиката, това обикновено означава, че не чакаме следващия официален цикъл на изтегляне, преди да погледнем сериозни изключения. Ако изтеглянето на карта дойде и покаже значителен проблем, то трябва да бъде прегледано незабавно, а не оставено до края на месеца.

Разумната рутина обикновено включва:

• определена честота за изтегляне на шофьорски карти
• определена честота за изтегляне на данни от единици на превозни средства
• точка за преглед на нови доклади за нарушения и изключения
• определено лице, отговорно за първоначалния преглед
• определен транспортен мениджър, отговорен за ескалацията
• целеви времеви график за последващи действия с шофьорите и потвърждения
• процес за спешно действие, когато шофьор не трябва да бъде планиран, докато проблемът не бъде прегледан

Трябва също така да предвидим изтегляния, предизвикани от събития. Ако шофьор напусне, превозно средство бъде продадено, настъпи сериозен инцидент или DVSA поиска записи, чакането на следващия рутинен цикъл не е достатъчно. Същото важи и когато агент-шофьор е работил само за кратък период, но е генерирал притеснения.

За оператори с множество депа, собствени шофьори или интензивна употреба на агенции, последователността е по-важна от сложността. Най-добрата система обикновено е такава, която предоставя един и същ път за преглед за всяко изтегляне на карта и превозно средство, независимо от това кой я е качил или откъде е дошла.

Това е една от причините, поради които много оператори се отдалечават от отделни електронни таблици, имейл напомняния и локални папки. Централната система ни помага да видим какво е изтеглено, какво е прегледано, какво е просрочено и какво все още чака потвърждение. Нашите инструменти за анализ на тахограф за спазване на операторите са изградени да се интегрират с останалата част от файла на оператора, вместо да оставят записите на тахографа в отделен сандък.

Не даваме правен съвет относно интервалите за изтегляне тук, и операторите трябва да работят по правилата, които важат за техните превозни средства и операции. Практическата точка е, че какъвто и график да приемем, трябва да можем да покажем, че е разбран, следван и наблюдаван.

Какви доказателства трябва да се запазят за DVSA и Трафик комисаря?

Ако DVSA посети или случай достигне до Трафик комисаря, не е достатъчно да се каже, че докладите са били налични. Трябва да покажем ясна следа от одит от получаване на данни до управленско действие.

Минимумът, който трябва да запазим, са основните записи от изтегляне и анализираните доклади, генерирани от тях. Но това е само началото. По-силното доказателство е всичко, което показва какво сме направили след това.

Това обикновено включва:

• доклади за нарушения по шофьор и по превозно средство
• доклади за изключения за липсващ пробег, неизвестни периоди и проблеми с ръчните записи
• записки от прегледа на транспортния мениджър
• формуляри за последващи действия с шофьорите или записи от срещи
• потвърждения от шофьорите, независимо дали са подписани цифрово или на хартия
• копия на бележки за повторно обучение или разговори за безопасност
• записи за ескалация на повтарящи се или сериозни нарушения
• доказателства за всякакви дисциплинарни действия, когато е уместно
• записи, показващи, че проблемът е бил проверен отново след това
• управленски резюмета, показващи тенденции в целия флот

За проверка от DVSA, яснотата е важна. Проверяващият трябва да може да избере шофьор, диапазон от дати или превозно средство и да види последователността. Изтегляне получено. Доклад генериран. Изключение идентифицирано. Шофьорът е говорил. Обяснението е прието или отхвърлено. Предприето е допълнително действие. Последващото действие е завършено.

Когато обяснението зависи от друг запис, трябва да запазим тази връзка. Например:

• доклад за дефект или повреда, свързан с период на VOR
• документация от сервиза, свързана с движение на превозното средство
• записи за график или задължения, свързани с извъншофьорска работа
• детайли за движение с ферибот или влак, свързани с модела на почивка за деня
• записи за резервации на агенции, свързани с дейността на временно шофьор

Тук правилната следа от одит помага с достоверността. Ако докладът е бил прегледан два месеца късно, променен без следа или не е бил потвърден от никого, той няма да издържи на проверка. Напротив, пълен запис с дати, действия и именувани потребители е много по-лесен за защита.

Операторите трябва също така да запазят доказателства за самата управленска рутина. Това може да включва вътрешни календари за спазване, назначени отговорности, дневници на прегледите и доказателства, че просрочените елементи са били преследвани. Ако Трафик комисарят попита как работи системата, трябва да можем да покажем не само отделни случаи, но и рамката около тях.

В Operator Compliance, виждаме най-силните файлове като тези, които комбинират доказателства от тахографа с останалата част от записа на оператора. Това означава, че прегледът на тахографа не е отделен от проверките на лицензите, сроковете за поддръжка, резервациите за MOT, датите на годишните тестове, застраховките и записите за квалификация на шофьорите.

Къде се вписва анализът на тахографа в по-широкото спазване на оператора

Анализът на тахографа е част от управленския контрол. Той става много по-полезен, когато е свързан с останалата част от системата за спазване.

Започнете с шофьорите. Ако шофьорът показва повтарящи се проблеми с тахографа, трябва да можем да проверим статуса на шофьорската му лицензия, предишните дати на проверки от DVLA, позицията на Driver CPC и изтичането на DQC, без да отваряме три различни системи. Транспортният мениджър, който разглежда тенденция на нарушения, често се нуждае от по-широката картина веднага. Това новопридобит шофьор ли е? Агенционен работник? Някой, чийто курс по CPC е предстоящ? Някой, който вече е под преглед?

След това погледнете превозните средства и ремаркетата. Изключение на тахографа може да има повече смисъл, когато се разглежда спрямо графиците за инспекции, резервациите за MOT, датите на годишните тестове, дефектите и периодите на VOR. Ако превозното средство е било извън пътя, в сервиза или чака на части, записът трябва да го подкрепя. Ако не, докладът на тахографа може да е първият знак, че по-широкият файл не се поддържа правилно.

Тази по-широка гледна точка също е важна за задълженията по операторската лицензия. Трафик комисарят няма да разглежда контрола на тахографа изолирано, ако има и пропуски в планирането на поддръжката, записите за инспекции или администрацията на шофьорите. Слабост в една област често предизвиква въпроси в друга. Затова препоръчваме да се запази единна файлова система за спазване, независимо дали флотът е от пет превозни средства или петдесет.

За много оператори, този файл сега трябва да обхваща повече от класическия запис на HGV или PSV. Смесените флоти могат да включват фургони, ремаркета, превозни средства за поддръжка на PHV или специализирани активи. Проверките на застраховката могат да включват данни от askMID от Бюрото на моторните застрахователи или записи от MIB, използвани за потвърждаване на покритие. Екипите за поддръжка и планиране може да се нуждаят от данни, предадени чрез REST API или уебхукове. Някои оператори също искат връзки с инструменти като Fleetalyse или Logivo.AI. Важното е да не се създава технологичен стек за самата него. Важно е да се запази доказателството за спазване свързано.

Същото важи и за официалния запис на операторската лицензия. Ако се нуждаем от документи за VOL, проверка на място или изслушване, не трябва да търсим в пощенските кутии, споделените дискове и папките на депото за последния подписан доклад. Трябва да знаем къде се намира записът и кой го е затворил.

Това е практическата разлика между наличието на данни от тахографа и наличието на контрол върху тахографа. Добрата анализа ни казва какво казват данните. Добрата управленска практика гарантира, че находката е прегледана, предприето е действие и е запазена като доказателство.

OperatorCompliance беше изградена около тази ежедневна реалност. Fleeta Limited управлява камиони под операторска лицензия, така че системата е проектирана около записите, които транспортните мениджъри наистина трябва да произвеждат, когато DVSA задава въпроси. Целта е проста, да се запази анализът на тахографа, записите на шофьорите, сроковете за превозни средства и подписаните доказателства на едно място, в формат, който издържа на проверка.

Ако текущият ви процес все още разчита на отделни експорти, имейл напомняния и ръчно архивиране, рискът не е само пропуснати нарушения. Това е невъзможността да се докаже, че проблемът е бил управляван. Обикновено това е мястото, където рутинната проверка от DVSA става по-широк разговор за спазването.