Готови за одит за 4 стъпки: Телекомуникации за съответствие

Готови за одит за 4 стъпки: Телекомуникации за съответствие за мениджъри в Обединеното кралство

В тази статия телекомуникациите за съответствие означават софтуер за съответствие с операторски лиценз, който поддържа записи на превозни средства и шофьори готови за одит: изтегляния на тахографи, MOT, данъци, застраховки, PMI и проверки на лицензи и CPC. Това не е GPS проследяване или телекомуникации за поведение на шофьори. Резултатът, който има значение, е доказателство, което проверява DVSA инспектор или транспортен комисар, и OperatorCompliance е един продукт, създаден специално за тази работа.

TL;DR:

• Телекомуникациите за съответствие консолидират записи на превозни средства и шофьори в формат, готов за одит, без GPS проследяване и системи за поведение на шофьори.
• Графиците за изтегляне са строги: карти на шофьори на всеки 28 дни и единици на превозни средства на всеки 90 дни, с пропуски, които рискуват постоянна загуба на данни.
• Основната стойност се състои в производството на доказателства, които не могат да бъдат манипулирани, подписани и експортирани, а не само в табла за управление в реално време.
• Установяването на седмични рутинни проверки за преглед на експорти, затваряне на дефекти и подписване на доклади за нарушения предотвратява чести провали при одит.
• Цифровите записи трябва да демонстрират ясна проверка от управлението и активен надзор, а не само съхранение на данни.

Съдържание

• Какво се счита за телекомуникации за съответствие и какво не
• Правните основи, които транспортните мениджъри трябва да спазват
• Как телекомуникациите за съответствие превръщат ежедневните задачи в доказателства за одит
• Стъпка по стъпка рутина за поддържане на готовност за одит
• Как OperatorCompliance отговаря на тези изисквания
• Включване на данни от телекомуникации в съществуващите ви системи за съответствие
• Чести предизвикателства при въвеждане на телекомуникации за съответствие
• Регулаторни актуализации, които влияят на начина, по който използвате телекомуникации за съответствие
• Защо документацията не е проблемът, управлението е
• Подготовка за пробен период с OperatorCompliance
• Източници
• Често задавани въпроси

Какво се счита за телекомуникации за съответствие и какво не

Според това определение телекомуникациите за съответствие обхващат записи на превозни средства (MOT и годишен тест, пътен данък, застраховка, проверки за безопасност, калибриране на тахографи), записи на шофьори (проверки на шофьорски лиценз, Driver CPC, карти на тахографи, право на работа) и анализа на тахографа, който маркира нарушения на часовете на шофьорите. Те също така обхващат цифрови проверки на обиколки и одитни пакети, които транспортният мениджър събира преди инспекция.

Не обхваща GPS проследяване на превозни средства, оптимизация на маршрути или системи за оценка на поведението на шофьорите. Тези инструменти следят къде отива превозното средство и как се управлява; те не са създадени, за да докажат съответствие с лиценза и рядко произвеждат документацията, която одиторът иска.

Съобразени с задълженията на транспортния мениджър, функциите се подреждат удобно: задълженията за годност и непрекъснатост изискват проследяване на лицензи и CPC, задълженията за безопасност изискват записи за PMI и калибриране на тахографи, а задълженията за часовете на шофьорите изискват изтегляне на тахографи и управление на нарушения. Всяко задължение изисква свой собствен следа от доказателства, и това е, което този софтуер произвежда.

Правните основи, които транспортните мениджъри трябва да спазват

Няколко законови срока текат независимо от размера на флота, и пропускането им е един от най-бързите начини за провал на одит.

• Единиците на превозните средства трябва да бъдат изтеглени поне на всеки 90 дни, а картите на шофьорите поне на всеки 28 дни, защото единиците съхраняват приблизително година данни, докато картите съхраняват около 28 дни активност, преди по-старите записи да бъдат презаписани.
• Записите за проверки за безопасност трябва да се съхраняват поне 15 месеца, обхващащи всяко превозно средство, което е било на лиценза, дори и такова, което по-късно е било премахнато или разпоредено.
• Планировчик за поддръжка напред трябва да показва дати на проверки поне шест месеца напред, а DVSA отбелязва, че електронните планировчици могат да бъдат по-ефективни от статичен стенен график, защото се актуализират динамично.

Пропускането на прозорец за изтегляне не само рискува глоба. То унищожава доказателства, които не могат да бъдат възстановени, и одиторите третират пропуските като знак, че часовете не се управляват, а не като административна грешка.

Как телекомуникациите за съответствие превръщат ежедневните задачи в доказателства за одит

Стойността на този софтуер не е самата табла, а това, което таблата произвежда, когато одитор поиска да я види.

Централният изглед с автоматизирани известия обхваща повтарящите се срокове: дати на MOT и годишен тест, пътен данък, подновяване на застраховка, калибриране на тахографи, изтичане на Driver CPC и проверки на лицензи. Вместо транспортен мениджър да проследява тези данни в електронни таблици, системата маркира какво е дължимо и кога.

• Автоматизираното извличане на цифрови файлове .DDD от тахографи заменя ръчните изтегляния с планиран процес, който улавя нарушенията, когато се случват.
• Работните потоци за електронен подпис на шофьори позволяват на всеки шофьор да признае и подпише своя собствен доклад за нарушения, създавайки документиран отговор, а не мълчалив запис.
• Приложението за шофьори поддържа ежедневни проверки на обиколки и докладване на дефекти на множество езици, полезно, когато работната сила включва говорители на не-роден английски.
• Записите носят следи от одити, които не могат да бъдат манипулирани, с дати и времеви печати, а целият комплект може да бъде експортиран като пакет, готов за одит, вместо да бъде събран в последния момент.

Ръководството на DVSA е ясно, че цифровите системи трябва да показват кой е проверил запис и кога, с възможност за производство на хартиени копия при поискване. Система, която не може да покаже тази верига на собственост, не отговаря на стандарта, независимо колко добре изглежда таблата й.

Съвет за професионалисти: Настройте напомняния за изтегляне на тахографа си седмица по-рано от законовия срок, така че пропуснатото известие все пак да остави време за корекция, преди записът да бъде загубен.

Стъпка по стъпка рутина за поддържане на готовност за одит

Готовността за одит е рутина, а не еднократно упражнение преди пристигането на писмо за инспекция. Следната последователност работи като седмичен навик и като спринт преди одит.

1. Потвърдете графика си за изтегляне: кой извлича данни от карти на шофьори и единици на превозни средства, къде се архивират файловете и каква конвенция за имена се използва, така че нищо да не зависи от паметта.
2. Проверете доказателствата за PMI и тестове на спирачките за последните няколко планирани проверки и потвърдете, че всички открити дефекти са били затворени с записано коригиращо действие.
3. Експортирайте проба от докладите за нарушения на шофьорите и проверете всеки да има подписан отговор от управлението, а не само система, генерирана маркировка.
4. Съберете пълен пакет за съответствие: MOT и история на превозното средство, документи за застраховка, анализи на тахографи, подписани проверки на обиколки и бележки за одобрение от управлението.

Практическа версия на тази рутина, извлечена от ръководството на DVSA за лицензиране на оператори, е да експортирате шест месеца анализи на тахографи и подписани нарушения, да произведете планировчик за напред, показващ следващите четири проверки, да съберете доказателства за MOT и застраховка и да подпишете всичко в кратка бележка за преглед от управлението.

Повечето провали при одит се свеждат до една пропусната точка: операторите могат да покажат, че данните съществуват, но не и че мениджър е прегледал активно и е действал. Ръководството на DVSA за одит на съответствието на операторите посочва, че одиторите търсят доказателства, които не могат да бъдат манипулирани, и ясни доказателства за активно управление, а не пасивно съхранение.

Как OperatorCompliance отговаря на тези изисквания

OperatorCompliance импортира цифрови файлове .DDD от тахографи и произвежда анализ на нарушения, като всеки шофьор подписва своя собствен доклад в приложението, вместо мениджър да преследва документацията. Приложението за шофьори поддържа английски, полски, румънски, литовски и български, полезно за шофьорски екипи с различна националност, извършващи ежедневни проверки на обиколки.

Типичният поток преминава от шофьор, който записва дефект в приложението, през работилница, която го поправя, до записа, който попада в експортиран пакет заедно с анализи на тахографи и проверки на лицензи, съобразени с структурата, която DVSA и транспортните комисари очакват да видят при одит. Страницата за транспортни мениджъри описва как таблата, известията и експортирането се свързват за роля на съответствие с един човек.

Включване на данни от телекомуникации в съществуващите ви системи за съответствие

Повечето оператори вече използват нещо: електронна таблица за дати на MOT, архив за листове за проверки за безопасност, отделен инструмент за анализ на тахографи. Телекомуникациите за съответствие не са предназначени да заменят всеки процес за една нощ, а да консолидират записите, които в момента живеят на различни места, в един експортиран комплект.

Практическата точка на интеграция е самият одитен пакет. Каквато и система да съхранява данни за MOT и застраховка, анализ на тахографи и записи за PMI, крайният продукт, който одиторът иска, е един единствен, четим комплект файлове, обхващащ периода на лиценза. Дистанционната одитна рамка на DVSA потвърджа, че дистанционните одити са приети, когато операторите могат да предоставят пълни, лесни за четене електронни доказателства, което прави консолидирания експортиране по-полезен от няколко несвързани системи, всяка от които държи част от картината.

Когато флотът вече използва система за управление на транспорта за планиране на работа или фактуриране, практическото решение обикновено е процедурно, а не техническо: решете коя система е източник на истина за всеки тип запис (данни от тахографи, PMI, проверки на лицензи) и поддържайте тази дисциплина последователна, вместо да позволявате същия факт да живее на две места с две различни стойности. Например, цифрово изтегляне на тахограф и хартиен лист за проверка на безопасността не трябва да се нуждаят от ръчно съгласуване при всеки одит.

Чести предизвикателства при въвеждане на телекомуникации за съответствие

Най-честата пречка не е софтуерът, а историческите данни. Операторите често започват нова система с пропуски в архива на тахографа или липсващи записи за PMI от предишни месеци, и тези пропуски не изчезват в деня на стартиране.

Ръководството на DVSA за спечелено признание предлага самоодит и поправяне на исторически пропуски, преди да се разчита на записите на новата система, което е разумен съвет дори за оператори, които не кандидатстват за тази схема. Вторият често срещан проблем е приемането от страна на шофьорите: цифрова проверка на обиколки или работен поток за електронен подпис произвеждат доказателства само ако шофьорите наистина го използват, така че кратко обяснение за шофьорите защо проверката е важна обикновено работи по-добре от политика, която никой не чете.

Третото предизвикателство е да се третира софтуерът като завършена работа. Табла, пълна с зелени отметки, не означава нищо за одитора, ако никой не може да покаже, че мениджър е прегледал жълтите и червените елементи и е действал по тях. Решението е процедурно: фиксиран седмичен слот за преглед на маркираните елементи, с кратка бележка, записваща какво е проверено и какво е решено.

Регулаторни актуализации, които влияят на начина, по който използвате телекомуникации за съответствие

Правилата, по които работи транспортният мениджър, не са статични, а Оценката на риска за съответствие на операторите е най-ясният пример за това къде вътрешният мониторинг сега е по-важен, отколкото преди. OCRS се изчислява от срещи на пътя, история на MOT и комбинирани оценки на риска, а операторите могат да използват собствените си вътрешни данни за съответствие, за да открият проблеми, преди да се появят в тази оценка.

Схемата за спечелено признание на DVSA също продължава да оформя какво изглежда „добро“ доказателство, с одитни стандарти, изградени около документирано планиране напред, процеси за калибриране на тахографи и надеждно докладване на нарушения. Операторите, които не са в схемата, все пак печелят от съответствието с този стандарт, защото той е в голяма степен това, което стандартният одит проверява също.

Посоката на движение е към по-лесно приемане на цифрови доказателства, при условие че са четими, пълни и проверими, както показва приемането на дистанционни одити. Това прави доказателствата, които не могат да бъдат манипулирани, с дати и печати, по-устойчив избор от хартиени файлове, които трябва да бъдат сканирани или копирани преди одит.

Защо документацията не е проблемът, управлението е

Софтуерът рядко проваля одит. Това, което проваля, е отсъствието на доказателства, че някой е прегледал това, което е произвел. Система, пълна с непрочетени известия и неподписани доклади за нарушения, изглежда идентична на система, която изобщо не съществува, от стола на одитора.

Решението е малко и поведенческо: фиксиран седмичен преглед, подписана бележка за всяко коригиращо действие, кратко обсъждане с шофьорите, които предизвикват повторни нарушения. Нищо от това не изисква нов софтуер, а навик.

- Витаутас

Подготовка за пробен период с OperatorCompliance

Ако искате да видите дали този подход отговаря на вашата операция, практическото изпитание е да преминете собствените си записи през него, вместо да четете още един списък с функции. Опитайте да импортирате партида от .DDD файлове, за да видите анализа на нарушенията, генерирайте експортиран пакет, проведете проверка на обиколки чрез приложението за шофьори и проверете многоезичния интерфейс, ако имате екип с различна националност.

Няколко действия, които си струва да направите тази седмица, независимо от софтуера, който изберете:

• Извършете предварителен одитен експорт на последните шест месеца от анализите на тахографи и докладите за нарушения.
• Потвърдете, че графикът ви за изтегляне отговаря на законовите ограничения от 28 и 90 дни и го назначете на определено лице.
• Поканете малка пилотна група шофьори да изпробват приложението, преди да го разширите на целия флот.

Плановете започват от £9 на месец за Starter tier, с стандартни и професионални нива, които се увеличават за по-големи флоти, а пълните детайли са на страницата с цени.

Често задавани въпроси

Какво означава телекомуникации за съответствие за O лиценз?

Това означава софтуер, който проследява записите, от които зависи операторският лиценз: MOT и данък, застраховка, проверки за безопасност, изтегляния на тахографи и проверки на шофьорски лиценз или CPC. Това е различно от GPS или телекомуникации за поведение на шофьорите, които не произвеждат доказателствата, които проверява одитът на DVSA.

Колко често трябва да изтеглям данни от тахографа?

Картите на шофьорите трябва да бъдат изтегляни поне на всеки 28 дни, а единиците на превозните средства поне на всеки 90 дни, тъй като данните, съхранявани на картата и единицата, в крайна сметка се презаписват. Пропускането на който и да е срок рискува загуба на записи завинаги, а не само забавяне на изтеглянето.

Колко дълго трябва да съхранявам записи за проверки за безопасност?

Записите за проверки за безопасност трябва да се съхраняват поне 15 месеца, обхващащи всяко превозно средство, което е имало запис в лиценза. Това важи дори за превозни средства, които по-късно са били премахнати от лиценза или разпоредени.

Колко струва OperatorCompliance?

OperatorCompliance предлага планове Starter, Standard и Professional от £9 на месец при опцията за месечно фактуриране, с налични и годишни цени, плюс ниво Enterprise, чиято цена е по запитване. Пълните детайли и разбивка на функциите са на страницата с цени.

Какво трябва да съдържа пакетът за съответствие, готов за одит?

Той трябва да включва MOT и история на превозното средство, текуща застраховка, анализи на тахографи с доклади за нарушения, подписани проверки на обиколки и подписани бележки за преглед от управлението. Ръководството на DVSA за одит на съответствието на операторите посочва, че одиторите очакват доказателства, които не могат да бъдат манипулирани, с ясни доказателства, че мениджър е прегледал и е действал по тях.

Препоръчано

• Софтуер за анализ на тахографи за флоти в Обединеното кралство: Практическо ръководство
• Ръководство за дистанционно изтегляне на тахографи за флоти в Обединеното кралство
• Софтуер за съответствие за превозвачи
• Съответствие за собствени шофьори от £9/месец

Тази статия е общо ръководство за оператори и транспортни мениджъри в Обединеното кралство, а не правен или професионален съвет. Регулациите се променят, така че винаги потвърдете текущите изисквания с GOV.UK, DVSA и вашия транспортен комисар преди да действате.