Jak sprawdzić status DVS przed dostawą do Londynu

Jeśli wysyłasz pojazd do Wielkiego Londynu, sprawdź jego status w ramach Direct Vision Standard przed wysłaniem zlecenia, a nie gdy kierowca jest już w drodze. W praktyce oznacza to potwierdzenie oceny gwiazdkowej pojazdu, sprawdzenie, czy ważne zezwolenie na bezpieczeństwo HGV jest już w posiadaniu oraz upewnienie się, że wszelkie wymagane przez zezwolenie urządzenia Progressive Safe System zostały faktycznie zainstalowane i udokumentowane.

Większość operatorów poszukujących narzędzia do sprawdzania DVS stara się odpowiedzieć na jedno pytanie operacyjne. Czy ten pojazd może legalnie wjechać do strefy DVS w Londynie na tę dostawę w tym dniu? Najbezpieczniejszym sposobem na odpowiedź jest traktowanie DVS jako części kontroli przed przydzieleniem, obok MOT, testu rocznego, ubezpieczenia, licencji kierowcy, Driver CPC, DQC oraz wszelkich ograniczeń specyficznych dla trasy.

Czym jest sprawdzenie DVS i kiedy operatorzy go potrzebują

Sprawdzenie DVS to kontrola zgodności z zasadami Direct Vision Standard Transport for London dla ciężkich pojazdów towarowych działających w Wielkim Londynie. Operatorzy zazwyczaj poszukują narzędzia do sprawdzania DVS, gdy muszą potwierdzić, czy pojazd może zostać wysłany do strefy bez ryzyka naruszenia przepisów, odmowy zlecenia lub wymiany pojazdu w ostatniej chwili.

Dla operatorów w Wielkiej Brytanii ma to znaczenie głównie dla HGV o masie całkowitej powyżej 12 ton, które wjeżdżają lub działają w obszarze Wielkiego Londynu. To nie jest ogólnokrajowy program w Wielkiej Brytanii. To wymóg londyński, więc pojazd, który jest w pełni zgodny z krajowymi wymogami licencji operatora, może nadal być niezgodny z wymogami dostawy do Londynu, jeśli jego status DVS nie został sprawdzony.

Cel sprawdzenia jest prosty. Zasady DVS opierają się na ocenie gwiazdkowej pojazdu w zakresie bezpośredniej widoczności oraz, tam gdzie to ma zastosowanie, na tym, czy pojazd ma wymagane zezwolenie i sprzęt bezpieczeństwa. Pojazd może być zgodny, ponieważ ma wystarczającą ocenę gwiazdkową zgodnie z aktualnymi zasadami, lub ponieważ posiada ważne zezwolenie z warunkami. Jeśli żaden z tych warunków nie jest spełniony, nie powinien być przydzielany do zlecenia.

Dlatego menedżerowie transportu zazwyczaj sprawdzają status DVS przed:

• zaakceptowaniem dostawy lub odbioru w Londynie
• przydzieleniem pojazdu do trasy, która wjeżdża do Wielkiego Londynu
• używaniem pojazdów wynajętych lub podwykonawczych
• reaktywacją zapasowego pojazdu po okresie jako VOR
• zmianą numeru rejestracyjnego, typu nadwozia lub rekordu floty
• planowaniem nocnych transportów, które przekraczają strefę

Dla flot mieszanych sprawdzenia DVS są szczególnie ważne, ponieważ zasada ta dotyczy tylko niektórych klas pojazdów i wag. Furgonetki, autobusy i autokary mają swoje własne wymagania dotyczące zgodności, ale londyński system DVS jest szczególnie istotny dla kwalifikujących się HGV. Oznacza to, że planujący potrzebują jasnej listy floty pokazującej, które jednostki wymagają kontroli DVS, a które nie.

Gdy operatorzy pracują w różnych krajach, pomocne jest zachowanie jasności w tej kwestii. To nie jest ogólnoeuropejska zasada dotycząca bezpośredniej widoczności stosowana w ten sam sposób w państwach członkowskich. W Wielkiej Brytanii praktycznym problemem jest to, czy pojazd mieści się w londyńskim schemacie i czy spełnia aktualne warunki zezwolenia na tę podróż.

Jakie informacje są potrzebne przed rozpoczęciem

Przed sprawdzeniem statusu DVS, miej przed sobą odpowiednie informacje o pojeździe i zezwoleniu. Większość zmarnowanego czasu pochodzi z prób weryfikacji zgodności przy niekompletnych zapisach, szczególnie gdy jednostka zmieniła operatora, miała zmieniane nadwozie lub została niedawno dodana do floty.

Co najmniej chcielibyśmy mieć gotowe następujące informacje:

• numer rejestracyjny pojazdu
• marka i model
• masa całkowita pojazdu
• kategoria pojazdu i typ nadwozia
• numer VIN lub numer podwozia
• numer floty, jeśli używany wewnętrznie
• aktualne dane operatora
• oczekiwana data podróży do Londynu
• dowód posiadania jakiegokolwiek istniejącego zezwolenia na bezpieczeństwo HGV
• szczegóły dotyczące wszelkiego zamontowanego sprzętu Progressive Safe System

Numer rejestracyjny to oczywisty punkt wyjścia, ale nie zawsze wystarcza sam w sobie. Jeśli pojazd został nabyty z drugiej ręki, przeniesiony między podmiotami lub miał zmiany rejestracyjne, sprawdź podstawowe dane tożsamości w porównaniu do V5C i własnego rejestru aktywów.

Powinieneś również mieć sam zapis zezwolenia, jeśli taki istnieje. Oznacza to odniesienie do zezwolenia, datę wydania, szczegóły dotyczące wygaśnięcia, jeśli to istotne, oraz wszelkie warunki do niego dołączone. Zachowaj kopię w teczce pojazdu i w centralnym rejestrze zgodności, a nie tylko w skrzynce odbiorczej planisty.

Dokumenty wspierające mogą obejmować:

• certyfikat rejestracji V5C
• informacje od producenta lub dowód oceny gwiazdkowej
• potwierdzenie zezwolenia od organu wydającego
• zapisy instalacji kamer, czujników, sygnałów dźwiękowych i oznakowania, gdzie to wymagane
• arkusze robocze warsztatu lub certyfikaty montażu
• wewnętrzną listę kontrolną zgodności pojazdu
• instrukcje dotyczące trasy lub klienta potwierdzające, że pojazd wjedzie do Wielkiego Londynu

Jeśli sprawdzasz pojazdy obsługiwane przez kierowców agencji, podwykonawców lub właścicieli pojazdów pracujących pod twoją kontrolą, poproś o ten sam standard dowodów. Pojazd wynajęty lub podwykonawczy wjeżdżający do Londynu w ramach twojej pracy nadal wymaga odpowiedniego sprawdzenia przed wysłaniem. Nie polegaj na ustnym zapewnieniu, że zezwolenie jest „załatwione”.

To również tutaj centralny system zgodności pomaga. W Operator Compliance strukturyzujemy zapisy pojazdów, aby menedżerowie transportu mogli zobaczyć terminy, dokumenty i status w jednym miejscu, zamiast sprawdzać oddzielne foldery, e-maile i arkusze kalkulacyjne. Ta sama dyscyplina, którą stosujesz do zapisów MOT, testów rocznych i inspekcji, powinna być stosowana do dowodów DVS.

Jeśli dane twojej floty są już zdigitalizowane, warto uczynić DVS zdefiniowanym polem w głównym rejestrze pojazdów, obok klasy podatkowej, dat testów, danych ubezpieczyciela i wszelkich ograniczeń trasowych. To unika powtarzającego się ręcznego sprawdzania i daje planistom prosty status zgodności lub wstrzymania w momencie przydzielania. Jeśli chcesz zobaczyć, jak organizujemy te zapisy, nasze funkcje zgodności pojazdów i kierowców pokazują rodzaj kontroli, które stosujemy do zarządzania licencjami operatorów.

Jak sprawdzić, czy pojazd spełnia zasady DVS

W praktyce sprawdzenie składa się z trzech części. Po pierwsze, potwierdź, czy pojazd jest objęty zakresem. Po drugie, potwierdź ocenę gwiazdkową pojazdu lub status zezwolenia. Po trzecie, potwierdź, czy wymagany sprzęt bezpieczeństwa jest zamontowany i udokumentowany.

Zacznij od zakresu. Zapytaj:

• czy to HGV o masie całkowitej powyżej 12 ton?
• czy wjedzie lub będzie działać w Wielkim Londynie?
• czy data podróży mieści się w aktualnym okresie egzekwowania DVS?

Jeśli odpowiedź brzmi tak, przejdź do potwierdzenia zgodności.

Następnym krokiem jest ocena gwiazdkowa DVS pojazdu. Dla wielu operatorów to kluczowa informacja, ponieważ określa, czy zezwolenie jest potrzebne i na jakich zasadach. Ocena gwiazdkowa nie jest czymś, co można zgadywać na podstawie wieku lub wyglądu. Użyj informacji od producenta i oficjalnej ścieżki zezwolenia, a dowody wspierające trzymaj w aktach.

Następnie sprawdź, czy ważne zezwolenie na bezpieczeństwo HGV jest już w posiadaniu dla tej rejestracji. Jeśli tak, upewnij się, że zezwolenie dotyczy dokładnie pojazdu, który jest wysyłany, i że nie było żadnych zmian, które mogłyby wpłynąć na ważność. Zapis zezwolenia dotyczący niewłaściwej rejestracji lub poprzedniej tożsamości floty nie jest wystarczający.

Jeśli pojazd kwalifikuje się do działania tylko dlatego, że zamontowano dodatkowy sprzęt bezpieczeństwa, zweryfikuj, że sprzęt jest faktycznie obecny i udokumentowany. W zależności od obowiązujących wymagań DVS, może to obejmować takie elementy jak:

• systemy monitorowania kamer
• systemy informacji o martwych punktach
• systemy informacji o ruszaniu
• systemy ostrzegawcze o skręcie w lewo
• oznaczenia ostrzegawcze

Nie zatrzymuj się na „zamówione” lub „zarejestrowane”. Jeśli sprzęt jest wymagany do zgodności, pojazd nie powinien być traktowany jako dostępny, dopóki montaż nie zostanie zakończony i udokumentowany.

Solidny proces warsztatowy i zgodności powinien obejmować:

1. Wydanie instrukcji montażu do warsztatu lub zatwierdzonego instalatora.
2. Zakończenie instalacji i podpisanie arkusza roboczego.
3. Zdjęcia lub dowody montażu przesłane do rejestru pojazdu.
4. Złożenie wniosku o zezwolenie lub aktualizację, gdzie to wymagane.
5. Zmiana statusu pojazdu na zgodny dopiero po przeglądzie.

To ma znaczenie, ponieważ decyzja o wysyłce często podejmowana jest poza biurem zgodności. Planista widzący jednostkę jako dostępną może ją przydzielić, chyba że system wyraźnie pokazuje wstrzymanie, brak zgodności lub VOR. DVS powinno być częścią tej samej kontroli dostępności.

Dla operatorów korzystających z zintegrowanych systemów istnieje silny argument, aby traktować DVS jako kolejny twardy przystanek w przepływie pracy. Jeśli już śledzisz ubezpieczenie poprzez kontrole askMID, dowody polisy z Motor Insurers' Bureau lub MIB, uprawnienia kierowców poprzez kontrole DVLA oraz terminy tachografu, to DVS powinno być w tym samym zestawie kontroli operacyjnych. Nie powinno znajdować się w oddzielnym arkuszu kalkulacyjnym prowadzonym przez jedną osobę.

To również tutaj połączone systemy mogą pomóc. Niektóre floty używają REST API lub webhooków do przenoszenia zmian statusu między narzędziami planowania, warsztatem i zgodności. Inne eksportują zapisy do wewnętrznych narzędzi raportowych lub BI, takich jak Fleetalyse lub Logivo.AI. Ważny jest nie etykieta technologii. Chodzi o to, aby planista mógł zobaczyć przed wysyłką, czy pojazd do Londynu jest zgodny.

Jeśli potrzebujesz szybkiego wizualnego sprawdzenia, czy trasa wchodzi do strefy, nasza mapa strefy DVS w Londynie jest przydatna dla planistów i pracowników biura ruchu.

Co oznacza wynik dla planowania i wysyłki

Po zakończeniu sprawdzenia wynik musi przekształcić się w jasną decyzję o wysyłce. Wynik DVS jest użyteczny tylko wtedy, gdy zmienia to, co biuro ruchu robi dalej.

Jeśli pojazd przechodzi, co oznacza, że spełnia zasady DVS dla zamierzonej podróży do Londynu i jakiekolwiek zezwolenie jest ważne, jednostka może pozostać dostępna do przydzielenia. Rejestr pojazdu powinien pokazywać status zgodności, a planista może go przydzielić w normalny sposób.

Jeśli pojazd jest niezgodny, natychmiast usuń go z pracy w Londynie. To niekoniecznie oznacza, że pojazd jest nieużyteczny do wszystkich zleceń. Może nadal być odpowiedni do pracy poza Wielkim Londynem. Ważne jest, aby twoje kontrole planistyczne uniemożliwiły jego wysłanie do strefy przez pomyłkę.

Jeśli wynik pokazuje, że zezwolenie jest brakujące, wygasłe, niezweryfikowane lub warunkowe na sprzęcie, który nie został udokumentowany, traktuj pojazd jako niedostępny do pracy w Londynie, dopóki problem nie zostanie rozwiązany. W terminach operacyjnych zazwyczaj prowadzi to do jednej z czterech akcji:

• przydzielenie zlecenia do zgodnego pojazdu
• zamiana trasy z inną jednostką już na planie
• podwykonanie transportu do zgodnego przewoźnika
• opóźnienie lub odmowa zlecenia, dopóki zgodność nie zostanie zapewniona

To jest miejsce, gdzie dobre biuro transportowe unika kosztownych błędów. Zła decyzja o 16:30 może oznaczać nieudany nocny transport, utracony termin dostawy, skargę klienta i narażenie na zgodność, które powinno zostać wychwycone na etapie przydzielania.

Rekomendujemy użycie prostego wewnętrznego modelu statusu dla pojazdów wrażliwych na DVS, na przykład:

• Zgodny z Londynem
• Zgodny z zezwoleniem
• Oczekujący na dowody
• Niezgodny z Londynem
• Poza zakresem

Te etykiety są łatwiejsze do działania dla planistów niż długie notatki w polu dokumentu.

Zespoły wysyłkowe powinny również rozumieć, że status DVS jest wrażliwy na daty. Pojazd może być zgodny dzisiaj i niedostępny jutro, jeśli zmieni się warunek zezwolenia, system bezpieczeństwa zostanie usunięty do naprawy lub pojazd zostanie przywrócony do służby po VOR bez koniecznej kontroli sprzętu. Dlatego DVS powinno być przeglądane jako część kontroli powrotu do służby, a nie tylko przy pierwszej aplikacji.

Dla wynajętych pojazdów i podwykonawców, sprawdzenie powinno być częścią onboardingu i wydania zlecenia. Nie czekaj, aż kierowca dotrze do bramy. Traktowalibyśmy to w ten sam sposób, jak sprawdzanie uprawnień do licencji operatora, ubezpieczenia, MOT, testu rocznego i dokumentów kierowcy. Jeśli zapisy nie są obecne, pojazd nie dostaje zlecenia do Londynu.

Jakie dokumenty powinny być przechowywane przez operatorów po sprawdzeniu DVS

Po sprawdzeniu, zachowaj wystarczająco dużo dowodów, aby pokazać, co zostało sprawdzone, kiedy to zostało sprawdzone, jaki wynik osiągnięto i kto na to zareagował. To podstawowa kontrola operatora. Jeśli później dojdzie do sporu z klientem, wewnętrznego przeglądu incydentu lub szerszej analizy twoich systemów, potrzebujesz datowanego zapisu, a nie ustnego opisu.

Podstawowe dokumenty do zachowania to:

• datowany wynik sprawdzenia DVS
• imię lub rolę osoby przeprowadzającej sprawdzenie
• szczegóły rejestracji i tożsamości pojazdu
• dowód oceny gwiazdkowej lub potwierdzenie od producenta
• kopię zezwolenia lub odniesienie do zezwolenia
• zapisy montażu sprzętu bezpieczeństwa
• wewnętrzny status przypisany do pojazdu
• wszelkie ograniczenia wysyłki zastosowane
• komunikacja wysłana do planistów, kierowców lub podwykonawców

Zachowaj te dokumenty w teczce pojazdu i w centralnej liście floty. Centralna lista ma znaczenie, ponieważ pozwala menedżerom transportu na audyt całej floty zdolnej do działania w Londynie na pierwszy rzut oka, zamiast przeglądać jedną jednostkę na raz.

Dobry zapis kontroli DVS powinien pokazywać:

• które pojazdy są objęte zakresem
• które są zgodne
• które polegają na zezwoleniu
• które czekają na montaż lub dowody
• które są zablokowane przed przydzieleniem do Londynu

Jeśli twoja operacja działa w cyklach planowania tygodniowego, może być przydatne przeglądanie floty objętej zakresem według tygodnia ISO, aby planiści wiedzieli, które jednostki są oczyszczone do nadchodzących kontraktów. To jest szczególnie pomocne, gdy pojazdy rotują między pracą regionalną a londyńską.

Zachowaj również wewnętrzną komunikację. Jeśli pojazd został oznaczony jako niezgodny, zachowaj e-mail, notatkę zadania lub alert systemowy wysłany do planowania i zarządzania kierowcami. Jeśli kierowca został poinstruowany, aby nie wjeżdżać do Wielkiego Londynu w konkretnym pojeździe, zachowaj tę instrukcję w aktach. Chodzi o to, aby pokazać, że sprawdzenie doprowadziło do kontroli operacyjnej, a nie tylko pasywnego przechowywania zapisów.

Aby być gotowym do audytu, zachowaj również:

• zrzuty ekranu lub eksporty listy statusu DVS floty
• kopie wszelkich złożonych wniosków o zezwolenie
• potwierdzenie warsztatu dla sprzętu bezpieczeństwa
• logi wyjątków, gdzie planowany pojazd do Londynu został zmieniony
• notatki przeglądu zarządzania, gdzie znaleziono powtarzające się problemy

To naturalnie wpisuje się w resztę dowodów zgodności operatora. Ta sama dyscyplina plików, która wspiera dochodzenie Traffic Commissioner lub wizytę DVSA, powinna mieć zastosowanie tutaj. Jeśli twoje systemy już rejestrują podpisane inspekcje, analizy tachografów, kontrole licencji kierowców i daty wygaśnięcia dokumentów, zapisy DVS powinny być przechowywane na tym samym poziomie.

To jeden z powodów, dla których zbudowaliśmy Operator Compliance wokół rzeczywistej kontroli floty, a nie ogólnych zapisów w stylu CRM. Fleeta Limited prowadzi ciężarówki na podstawie licencji operatora, więc znamy różnicę między dokumentem przechowywanym gdzieś a menedżerem transportu, który może udowodnić kontrolę w danym dniu. Jeśli potrzebujesz systemu, który utrzymuje te zapisy widoczne i użyteczne, możesz porównać narzędzia zgodności i kontrole operatorów lub skontaktować się z nami w sprawie konfiguracji floty.

Sprawdzenie DVS przed dostawą do Londynu nie jest skomplikowane, ale musi być świadome. Potwierdź zakres, potwierdź ocenę gwiazdkową lub zezwolenie, potwierdź wszelkie wymagane urządzenia, a następnie zarejestruj wynik w sposób, w jaki biuro ruchu może działać. Zrobione prawidłowo, to zapobiega nieuniknionym naruszeniom i utrzymuje odpowiednie pojazdy dostępne do właściwej pracy.

Co oznacza DVS w kontekście zgodności floty?

DVS oznacza Direct Vision Standard. Jest używane w Londynie do oceny, jak dużo kierowca HGV może zobaczyć bezpośrednio przez okna kabiny oraz jakie środki bezpieczeństwa mogą być wymagane.

Czy sprawdzenie DVS jest tym samym co MOT lub test roczny?

Nie. Sprawdzenie DVS dotyczy londyńskiej bezpośredniej widoczności i zgodności zezwolenia dla odpowiednich HGV. Nie zastępuje MOT, testu rocznego ani żadnych wymagań dotyczących utrzymania licencji operatora.

Czy wszystkie pojazdy floty potrzebują sprawdzenia DVS?

Nie. Jest to istotne, gdy typ pojazdu i podróż mieszczą się w zasadach londyńskiego schematu. Operatorzy powinni sprawdzić każdy pojazd używany do pracy objętej tymi zasadami, a nie zakładać, że cała flota jest objęta.

Czy menedżer transportu może przechowywać dowody DVS w tym samym systemie co inne zapisy zgodności?

Tak. Wielu operatorów przechowuje dowody DVS obok dat inspekcji, zapisów MOT lub testów rocznych, dokumentów kierowców i innych plików zgodności, aby plik Traffic Commissioner był łatwiejszy do utrzymania.

Czy kierowcy powinni polegać na pamięci w kwestii statusu zezwolenia DVS?

Nie. Status zezwolenia powinien być sprawdzany i rejestrowany przez operatora, a następnie jasno komunikowany planistom i kierowcom, aby właściwy pojazd został wysłany do właściwego zlecenia.