Ręczne wpisy tachografu, które są ważne podczas kontroli DVSA

Ręczny wpis w cyfrowym tachografie służy do uzupełnienia rejestru aktywności kierowcy, gdy karta nie była w jednostce głównej przez część dnia lub zmiany. Jeśli ten brakujący czas nie jest odpowiednio uwzględniony, rejestr pokazuje lukę. Podczas kontroli drogowej DVSA lub wizyty operatora, niewyjaśnione luki są dokładnie tym, co przyciąga uwagę.

Praktyczny punkt jest prosty. Ręczny wpis w rejestrze tachografu musi opowiadać tę samą historię, co rzeczywisty dzień kierowcy. Jeśli kierowca rozpoczął pracę z dala od pojazdu, odbył dzienny odpoczynek przed powrotem do niego, podróżował promem lub miał jakikolwiek inny okres bez karty, który powinien pojawić się w harmonogramie, musi być on dokładnie wprowadzony i w odpowiedniej kolejności przed ruszeniem pojazdu.

Czym jest ręczny wpis i dlaczego ma znaczenie

Ręczny wpis to rejestr aktywności dodany przez kierowcę do cyfrowego tachografu, aby pokryć okres, w którym karta kierowcy nie była włożona. Najczęściej jest on uzupełniany, gdy karta zostaje ponownie włożona do tachografu po okresie nieobecności przy pojeździe lub po wyjęciu karty na koniec poprzedniej zmiany, gdy następna zmiana zaczyna się gdzie indziej.

Celem jest stworzenie pełnego rejestru aktywności kierowcy zgodnie z zasadami czasu pracy kierowców oraz zasadami czasu pracy, gdzie to ma zastosowanie. Dla większości pojazdów towarowych i pasażerskich w UK oznacza to, że rejestr tachografu powinien pokazywać, w kolejności:

• jazda
• inna praca
• dostępność
• przerwa lub odpoczynek

Pełny rejestr aktywności ma znaczenie z trzech powodów.

Po pierwsze, jest to rejestr prawny. Jeśli kierowca wykonywał inną pracę przed dotarciem do pojazdu lub odbył dzienny odpoczynek przed wznowieniem służby, ten czas musi być odpowiednio odzwierciedlony. Pusta okres nie jest neutralny. To niekompletny rejestr.

Po drugie, jest to kwestia egzekwowania przepisów. Egzaminatorzy DVSA na drodze lub egzaminatorzy ruchu i pojazdów podczas dochodzenia operatora będą szukać ciągłości. Jeśli karta kierowcy została ostatnio wyjęta o 18:10 w Birmingham i jest włożona następnego ranka o 07:00 w Bristolu, będą chcieli zobaczyć, jak został zarejestrowany czas pomiędzy. Jeśli brakuje, operator może mieć trudności z wykazaniem, że odpoczynek został prawidłowo wzięty lub że nie wykonano innej pracy.

Po trzecie, jest to kwestia licencji operatora. Komisarz Ruchu oczekuje, że operatorzy będą mieli systemy, które utrzymują dokładne rejestry godzin kierowców, które są przeglądane i podejmowane działania. Rejestry tachografu nie są oddzielone od szerszej zgodności. Siedzą obok kontroli licencji, rejestrów Driver CPC i DQC, dat MOT lub corocznych testów, dowodów inspekcji i raportowania usterek. Dlatego stworzyliśmy narzędzia analizy tachografu, które wspierają kontrole zgodności operatorów w ramach szerszego systemu Operator Compliance.

Gdzie zasady różnią się między Wielką Brytanią a szerszym ramami UE, podstawowa potrzeba pełnego rejestru aktywności pozostaje taka sama. Dokładny reżim godzin kierowców może się różnić w zależności od rodzaju operacji i geografii, ale rejestr cyfrowego tachografu nadal musi prawidłowo uwzględniać czas kierowcy.

Kiedy kierowcy muszą dokonać ręcznego wpisu

Kierowcy nie potrzebują ręcznego wpisu za każdym razem, gdy dotykają tachografu. Potrzebują go, gdy jest okres, który powinien być na harmonogramie aktywności, ale nie został automatycznie zarejestrowany przez jednostkę główną.

Typowe sytuacje obejmują następujące przypadki.

Zmiana zaczyna się z dala od pojazdu. Na przykład kierowca rozpoczyna dzień w magazynie, ładując, uczestnicząc w odprawie, wykonując obowiązki na placu lub podróżując, aby odebrać pojazd. Jeśli karta kierowcy nie jest jeszcze w tachografie, ten okres nie jest automatycznie rejestrowany. Po włożeniu karty kierowca powinien wprowadzić ten brakujący czas, zazwyczaj jako inną pracę lub dostępność, w zależności od tego, co faktycznie miało miejsce.

Kierowca wraca po dziennym lub tygodniowym odpoczynku. Jeśli karta została usunięta na koniec poprzedniej zmiany, a kierowca w międzyczasie odbył odpoczynek przed powrotem do pojazdu, ten okres odpoczynku często musi być wprowadzony, aby harmonogram od ostatniego wyjęcia do aktualnego włożenia był kompletny.

Był okres bez karty w ciągu dnia. Może się to zdarzyć, jeśli kierowca wyjmuje kartę, aby zmienić pojazdy, opuszcza jeden pojazd, a później odbiera inny, lub jest z dala od pojazdu w pracy, która nie jest automatycznie rejestrowana.

Była podróż promem lub pociągiem. W przypadku operacji korzystających z zasad przerwy promowej, rejestr musi odpowiadać temu, co faktycznie miało miejsce. Funkcja tachografu dla promu lub pociągu powinna być używana tam, gdzie to stosowne, a wszelkie okresy bez karty lub przerwy muszą być prawidłowo rejestrowane.

Tachograf nie mógł automatycznie zarejestrować aktywności. Może się to zdarzyć po awarii, uszkodzeniu karty kierowcy, utracie lub kradzieży karty, lub gdy oczekiwany jest zamiennik, a przepisy zezwalają na jazdę z zapisami wydrukowanymi. W takich przypadkach kierowca nadal musi stworzyć kompletny i wiarygodny rejestr, korzystając z wymaganych wydruków i ręcznych informacji.

Kierowcy muszą również być ostrożni po powrocie z choroby, urlopu rocznego lub okresu pracy, w której nie prowadzili. Nie każda nieobecność wymaga ręcznego wpisu tachografu w ten sam sposób, ale operator nadal potrzebuje jasnego rejestru wyjaśniającego lukę w aktywności jazdy. W zależności od okresu i operacji, mogą być potrzebne dokumenty wspierające, aby harmonogram kierowcy miał sens podczas późniejszego przeglądu.

Jakie informacje powinny być wprowadzone

Ręczny wpis powinien rejestrować aktywność, która faktycznie miała miejsce, a nie aktywność, która wydaje się najłatwiejsza do wybrania na ekranie.

W praktyce kluczowe typy aktywności to:

• inna praca, za ładowanie, rozładowanie, dokumentację, kontrole pojazdu, sprzątanie, szkolenie, obowiązki w magazynie lub jakąkolwiek pracę dla pracodawcy
• dostępność, gdy kierowca czeka i zna z góry prawdopodobny czas trwania, na przykład czekając na załadunek lub podróżując jako część operacji z wieloma kierowcami, gdzie nie pracuje
• przerwa lub odpoczynek, gdy kierowca jest rzeczywiście na kwalifikującej przerwie lub okresie odpoczynku
• jazda, która jest zazwyczaj rejestrowana automatycznie, gdy pojazd się porusza, ale może wymagać udokumentowania wydrukiem w wyjątkowych sytuacjach, takich jak usterki karty

Ręczny wpis powinien obejmować brakujący okres od ostatniego zarejestrowanego punktu do aktualnego czasu włożenia, w odpowiedniej kolejności i bez niewyjaśnionych nakładek lub luk.

Kierowcy powinni również dokładnie wprowadzać informacje o kraju. Na wielu cyfrowych tachografach kierowca jest proszony o podanie kraju rozpoczęcia i zakończenia, lub kraju przy włożeniu i wyjęciu. Błędne podanie kraju to powszechny i unikany problem. Jeśli zmiana rozpoczęła się w Anglii, Szkocji lub Walii, należy wybrać odpowiednie ustawienie UK zgodnie z wymaganiami jednostki. Jeśli obowiązek rozpoczął się za granicą, również powinno być to prawidłowo wprowadzone.

Rejestr powinien odpowiadać rzeczywistemu harmonogramowi. Jeśli kierowca zakończył wczoraj o 17:30, pojechał do domu prywatnym samochodem, spał, zgłosił się na miejsce klienta o 06:00, czekał do 07:00, a następnie przejął pojazd o 07:15, ręczny wpis powinien odzwierciedlać tę sekwencję. Nie powinien po prostu oznaczać całego okresu jako odpoczynku, jeśli praca była wykonywana przed przejęciem pojazdu.

Dla operatorów testem jest, czy rejestr miałby sens dla kogoś, kto widzi go później bez dodatkowego wyjaśnienia. Jeśli odpowiedź brzmi nie, wpis wymaga poprawy lub należy zachować dokumenty wspierające.

Jak wypełniać ręczne wpisy bez tworzenia luk

Najbezpieczniejszym nawykiem jest uzupełnienie brakującego rejestru przed ruszeniem pojazdu. Gdy pojazd jest w ruchu, trudniej jest poprawić błędy i łatwiej zapomnieć, co się wydarzyło.

Praktyczne podejście to:

1. Sprawdź czas ostatniego wyjęcia karty.

Gdy karta jest włożona, spójrz na ostatnie zarejestrowane wyjęcie na ekranie tachografu. To jest punkt, od którego nowy wpis zazwyczaj musi się rozpocząć.

1. Pracuj w przód w czasie, a nie wstecz z pamięci.

Rozpocznij od czasu wyjęcia i zidentyfikuj każdy okres w kolejności. Na przykład, odpoczynek od 18:00 do 05:30, inna praca od 05:30 do 06:15, dostępność od 06:15 do 06:45.

1. Wybierz odpowiednią aktywność dla każdego okresu.

Nie używaj przerwy lub odpoczynku jako ogólnego terminu. Jeśli kierowca pracował, wybierz inną pracę. Jeśli kierowca czekał i spełnione są prawne warunki dostępności, wybierz dostępność.

1. Wprowadź lokalizacje lub kraje ostrożnie.

Potwierdź wpis kraju na początku i końcu obowiązku, gdzie tachograf tego wymaga. Błędny kod kraju to mały błąd, który często wskazuje na szerszą nieścisłość.

1. Potwierdź ręczny wpis w jednostce.

Większość cyfrowych tachografów daje końcowy ekran potwierdzenia. Kierowcy powinni go przeglądać przed zaakceptowaniem, zamiast klikać dalej, aby zaoszczędzić czas.

1. Przejrzyj wyświetlany harmonogram lub zrób wydruk, jeśli to konieczne.

Jeśli sekwencja wygląda na błędną, popraw ją przed jazdą. W przypadku niepewności, wydruk z ręcznym wyjaśnieniem może być przydatnym dowodem wspierającym, podpisanym przez kierowcę.

1. Przechowuj wszelkie dokumenty wspierające.

Bilety promowe, arkusze robocze, karty czasu, rejestry warsztatowe i dzienniki wejścia do magazynu mogą pomóc wyjaśnić ręczny wpis później, jeśli DVSA zapyta.

Ta rutyna jest szczególnie ważna dla kierowców agencji, kierowców zastępczych i kierowców przemieszczających się między pojazdami. Są bardziej narażeni na okresy bez karty i bardziej narażeni na wyzwania, jeśli rejestry są niespójne.

Dla biur transportowych pomocne jest szkolenie kierowców przy użyciu rzeczywistych modeli tachografów w flocie. Ścieżka menu różni się między producentami, mimo że cel prawny jest taki sam. Kierowca, który rozumie konkretną jednostkę główną, jest mniej narażony na stworzenie fałszywej luki przez błąd w naciśnięciu przycisku.

Typowe błędy ręcznych wpisów, które powodują problemy

Najczęstszym problemem jest niewyjaśniona luka między ostatnim wyjęciem karty a następnym włożeniem. Nawet jeśli kierowca nie zrobił nic złego w rzeczywistości, brakujący okres w rejestrze stwarza niepotrzebne ryzyko.

Innym powszechnym błędem jest użycie niewłaściwej aktywności. Kierowcy czasami rejestrują cały brakujący czas jako odpoczynek, ponieważ to wydaje się bezpieczniejsze. To nie jest prawda. Jeśli kierowca był w magazynie, załadował pojazd, wypełnił dokumentację lub podróżował, aby odebrać pojazd w ramach pracy, to nie jest odpoczynek.

Błędne daty i czasy również powodują kłopoty. Prosty błąd w dniu, miesiącu lub czasie rozpoczęcia może sprawić, że wydaje się, że kierowca miał nakładające się obowiązki lub niewystarczający odpoczynek. Te błędy są łatwe do przeoczenia, jeśli nikt nie sprawdzi rejestru na czas.

Błędy w kraju są bardziej powszechne, niż wielu operatorów zdaje sobie sprawę. Wprowadzenie niewłaściwego kraju rozpoczęcia lub zakończenia może wydawać się drobne, ale podważa zaufanie do reszty rejestru, szczególnie w przypadku pracy międzynarodowej.

Innym problemem jest poleganie na pamięci długo po zdarzeniu. Jeśli kierowca próbuje odtworzyć kilka dni z pamięci, szansa na nieścisłość znacznie wzrasta. Dlatego ręczne wpisy powinny być dokonywane natychmiast po włożeniu karty, a wszelkie nietypowe zdarzenia powinny być poparte wydrukiem lub notatką w czasie.

Widzimy również problemy, gdy operatorzy nie śledzą powtarzających się błędów. Jeden zły ręczny wpis może być problemem szkoleniowym kierowcy. Ten sam problem pojawiający się tydzień po tygodniu staje się problemem zarządzania. Analiza tachografu powinna ujawniać powtarzające się brakujące przebiegi, brakujące aktywności, konflikty kart i podejrzanie częste poprawki, aby można było przeprowadzić debriefing i zarejestrować go. Nasz przewodnik po naruszeniach tachografu i debriefingach kierowców obejmuje stronę follow-up, która często ma znaczenie równie mocno jak pierwotny błąd.

Co menedżerowie transportu powinni sprawdzić i zachować

Menedżerowie transportu nie powinni polegać tylko na obecności ręcznego wpisu. Pytanie brzmi, czy wpis jest wiarygodny, kompletny i poparty.

W analizie tachografu sprawdź:

• luki między wyjęciem a włożeniem karty
• aktywności, które nie pasują do reszty wzoru zmiany
• powtarzające się użycie odpoczynku tam, gdzie oczekiwana byłaby inna praca
• wpisy krajowe, które nie pasują do pracy
• konflikty między ręcznymi wpisami a ruchem pojazdu
• powtarzające się błędy tego samego kierowcy lub na tej samej trasie lub kontrakcie

Warto również porównać ręczne wpisy z innymi rejestrami, w tym:

• harmonogramy i plany zmian
• karty czasu
• rejestry załadunku i dostawy
• rezerwacje warsztatowe
• rezerwacje promów lub pociągów
• potwierdzenia rezerwacji agencji
• podpisane deklaracje kierowców, gdzie to stosowne

Jeśli wystąpiła nietypowa lub wyjątkowa sytuacja, zachowaj dowody z rejestru kierowcy. Podpisany wydruk, notatka o usterce karty lub dokumentacja pokazująca, dlaczego kierowca był z dala od pojazdu, mogą decydować o wiarygodnym wyjaśnieniu i nierozwiązanej niezgodności.

Dla zgodności z licencją operatora, przechowywanie i zatwierdzanie mają znaczenie równie mocne jak zbieranie. Rejestry muszą być pobierane, przeglądane i podejmowane działania w ramach jasnego systemu. Obejmuje to dokumentowanie debriefingów, szkolenia naprawczego i powtarzających się problemów. Oznacza to również przechowywanie dowodów tachografu obok reszty pliku zgodności, a nie w izolacji.

To jeden z powodów, dla których wielu operatorów odchodzi od arkuszy kalkulacyjnych i oddzielnych dzienników. Problemy z tachografem nie istnieją same. To samo biuro transportowe śledzi również daty MOT lub corocznych testów, inspekcje PMI, kontrole licencji kierowców z DVLA, daty wygaśnięcia Driver CPC i DQC, kontrole ubezpieczenia pojazdów, które mogą obejmować askMID, oraz dowody polityki związane z Biurem Ubezpieczycieli Motoryzacyjnych lub MIB. Pracę łatwiej kontrolować, gdy jeden system przechowuje terminy, dokumenty, wyjątki i zatwierdzenia razem. Przedstawiamy to zintegrowane podejście w jednym systemie do kontroli licencji i rejestrów tachografu.

W Operator Compliance zbudowaliśmy platformę wokół sposobu, w jaki operatorzy muszą rzeczywiście przedstawiać dowody, ponieważ Fleeta Limited prowadzi ciężarówki na podstawie licencji operatora. Dlatego system jest zaprojektowany, aby utrzymywać podpisane rejestry, śledzenie terminów i przegląd tachografu w jednym miejscu, zgodnie z praktycznymi oczekiwaniami, które operatorzy znają z wizyt DVSA i kontroli Komisarza Ruchu. Dla flot integrujących dane z innych systemów, wspieramy również zorganizowane przepływy pracy przez REST API i webhooks, a połączone produkty, takie jak Fleetalyse i Logivo.AI, mogą być częścią szerszego obrazu zgodności.

Proces ręcznego wpisu tachografu, który jest ważny podczas kontroli DVSA, nie jest skomplikowany, ale wymaga dyscypliny. Kierowcy muszą wprowadzać brakujące okresy od razu, w odpowiedniej kolejności, używając właściwej aktywności. Menedżerowie transportu muszą przeglądać te wpisy, kwestionować słabe rejestry i zachować wystarczające dowody, aby wyjaśnić harmonogram. Gdy to stanie się normalną praktyką, kontrole drogowe są łatwiejsze, analizy są czystsze, a plik operatora jest silniejszy, gdy ktokolwiek prosi o jego zobaczenie.

Czy kierowcy zawsze potrzebują ręcznego wpisu, jeśli karta była wyjęta?

Jeśli kierowca wykonywał pracę lub miał odpowiedni okres do zarejestrowania, gdy karta była wyjęta, brakująca aktywność zazwyczaj musi być wprowadzona, aby rejestr był kompletny.

Czy kierowca może dokonać ręcznego wpisu po ruszeniu pojazdu?

Najlepiej zrobić to przed jazdą, aby harmonogram aktywności był kompletny od początku zmiany. Zostawienie tego na później zwiększa ryzyko błędów lub luk.

Co powinien zarejestrować kierowca, jeśli wykonywał pracę w magazynie przed jazdą?

Ten okres zazwyczaj rejestruje się jako inną pracę, a nie odpoczynek. Wpis powinien odzwierciedlać to, co faktycznie miało miejsce i pasować do pełnego harmonogramu zmiany.

Czy ręczne wpisy są sprawdzane na drodze?

Tak. DVSA może przeglądać rejestr kierowcy i szukać niewyjaśnionych luk, nieprawidłowych aktywności lub niespójności między danymi tachografu a relacją kierowcy.

Jakie dowody powinni zachować operatorzy, aby wspierać ręczne wpisy?

Przechowuj dokumenty, które pomagają wyjaśnić dzień, takie jak arkusze robocze, czasy, aktywność w magazynie, informacje o harmonogramie i wszelkie wydruki tachografu lub notatki używane do rozwiązania luki.