Alegerea software-ului pentru înregistrarea defectelor DVSA care

Dacă alegi software pentru înregistrările și defectele de inspecție DVSA, testul este simplu. Poate ajuta la gestionarea flotei corespunzător zi de zi și poate produce o înregistrare clară, semnată, cu dată și oră, atunci când DVSA sau Traffic Commissioner (Comisarul pentru trafic) solicită dovezi? Dacă răspunsul la oricare dintre aceste puncte este nu, nu este sistemul potrivit, oricât de ordonat ar arăta tabloul de bord.

Managerii de transport nu au nevoie de o altă aplicație care să colecteze formulare și să lase partea dificilă pe seama foilor de calcul, a lanțurilor de emailuri și a memoriei depozitului. Avem nevoie de un singur loc pentru a controla intervalele de inspecție, raportarea defectelor, rectificarea, deciziile de scoatere a vehiculului din circulație, expirarea documentelor și urma de audit din spatele acestora. Acesta este standardul pe care îl construim în Operator Compliance, deoarece Fleeta Limited funcționează sub o licență de operator și știe ce trebuie să reziste un dosar de conformitate real.

Ce au nevoie managerii de transport de la software-ul pentru defecte și inspecții

Cel puțin, sistemul ar trebui să dețină înregistrările care susțin gestionarea stării de roadworthiness (aptitudinea pentru circulație) conform Ghidului DVSA pentru menținerea roadworthiness. Asta înseamnă inspecții de siguranță planificate, rapoarte de defecte ale șoferilor, înregistrări de rectificare, datele MOT sau ale testului anual, dovezi de anvelope și frâne, acolo unde este relevant, și o istorie care leagă fiecare eveniment de un vehicul sau remorcă specifică.

Pentru majoritatea operatorilor, fluxul de lucru de bază arată astfel:

1. Stabilește un program de inspecție pentru fiecare vehicul și remorcă.
2. Înregistrează inspecția de siguranță finalizată, cu dată, kilometraj sau kilometri, constatări și semnătură.
3. Captură defecte zilnice sau bazate pe schimburi raportate de șoferi.
4. Decide dacă fiecare defect este minor, critic pentru siguranță sau necesită ca activul să fie marcat VOR.
5. Înregistrează lucrările de rectificare, cine le-a finalizat, când au fost finalizate și dacă activul a revenit în serviciu.
6. Păstrează documentele și semnăturile împreună, astfel încât înregistrarea să poată fi produsă ulterior fără reconstrucție.

Asta sună de bază, dar multe sisteme eșuează la detalii. Un depozit PDF nu este același lucru cu un sistem de înregistrare a inspecțiilor. O aplicație pentru șoferi care permite cuiva să bifeze "fără defecte" nu este suficientă dacă nu există un flux de lucru pentru reparare, revizuire și încheiere. Un jurnal de atelier nu este suficient dacă biroul de transport nu poate dovedi că inspecția a fost programată la intervalul corect și finalizată la timp.

O adevărată urmă de audit contează pentru că verificările DVSA nu se opresc la existența unei înregistrări. Ele se uită la credibilitatea înregistrării. Putem arăta când a fost programată inspecția, când a fost efectuată, cine a semnat-o, ce defecte au fost găsite, ce acțiune a urmat și dacă evenimentele ratate au fost identificate și abordate? Dacă un vehicul a avut defecte repetate la anvelope sau probleme de iluminare, putem vedea modelul? Dacă o remorcă a schimbat depozitele, putem vedea în continuare întreaga istorie fără a cere trei persoane să caute în dosare vechi?

Pentru operatorii din Marea Britanie, sistemul trebuie să reflecte realitatea licenței de operator, nu administrarea generică a flotei. Un interval de inspecție de siguranță ar putea fi bazat pe săptămâni, kilometraj, vârsta vehiculului, condițiile de operare sau un plan de întreținere documentat. Unele flote doresc programe după data calendaristică, altele după săptămâna ISO, mai ales acolo unde inspecțiile sunt planificate în jurul capacității atelierului și rutinelor biroului de trafic. Software-ul ar trebui să susțină metoda pe care o folosim de fapt și să păstreze raționamentul din spatele acesteia.

Înregistrările ar trebui să distingă, de asemenea, între inspecțiile de roadworthiness și alte activități de întreținere. Un serviciu nu este automat o inspecție de siguranță. O foaie PMI scanată într-un dosar este utilă doar dacă este legată de activul corect, dată și semnatar, și dacă evenimentele ratate sau întârziate rămân vizibile în loc să fie ascunse de o încărcare ulterioară.

Asta este motivul pentru care preferăm sistemele construite în jurul muncii de licență a operatorului. În OperatorCompliance, structura înregistrărilor începe cu vehicule, remorci și șoferi, apoi construiește evenimentele de conformitate în jurul lor. Nu este un manager de sarcini generic cu o etichetă de transport.

Ce caracteristici reduc de fapt riscul de conformitate?

Caracteristicile care reduc riscul sunt rareori cele strălucitoare. Ele sunt controalele care împiedică pierderea muncii, fac excepțiile vizibile și forțează un proces de încheiere clar.

În primul rând, inspecțiile programate trebuie să fie fiabile. Ar trebui să putem stabili frecvența inspecției pentru fiecare vehicul și remorcă, să vedem următoarea dată de inspecție și să observăm imediat elementele întârziate. Sistemul ar trebui să facă față diferitelor tipuri de flote, inclusiv HGV-uri, furgonete, PSVs și operațiuni mixte. De asemenea, ar trebui să clarifice dacă următoarea dată de inspecție a fost calculată din data planificată sau din data efectivă de finalizare, deoarece acest lucru afectează controlul intervalului.

În al doilea rând, semnarea defectelor necesită structură. Un raport de defect nu ar trebui să dispară odată ce a fost trimis. Ar trebui să treacă printr-un proces definit, deschis, evaluat, atribuit, reparat, verificat, încheiat, cu nume, date și ore atașate. Dacă defectul a scos vehiculul din circulație, statutul VOR ar trebui să fie vizibil pentru birou, atelier și planificator. Dacă șoferul a raportat fără defecte, acel raport nul ar trebui să fie înregistrat, deoarece absența dovezilor este o problemă într-o auditare.

În al treilea rând, stocarea documentelor trebuie să fie integrată în fluxul de lucru de conformitate. Este util să stocăm foi de inspecție, rapoarte de teste de frână, certificate MOT sau de test anual, fotografii, facturi și note ale mecanicilor, dar doar dacă sunt atașate la evenimentul corect. Un mare dulap de arhivare cu PDF-uri nu ajută atunci când trebuie să arătăm dovezile de rectificare pentru un defect specific ridicat acum trei luni pe o remorcă specifică.

În al patrulea rând, alertele trebuie să fie operaționale, nu zgomotoase. Avem nevoie de memento-uri pentru inspecțiile viitoare, MOT, test anual, expirarea Driver CPC și DQC, verificările licenței, datele asigurării și termenele tachografului, dacă acestea sunt în domeniu. Dar sistemul ar trebui să alerteze și asupra excepțiilor care creează expunere reală, inspecții întârziate, defecte de siguranță deschise, defecte repetate pe același activ, semnături lipsă și documente care erau așteptate, dar nu au fost încărcate.

În al cincilea rând, raportarea ar trebui să ne ajute să intervenim devreme. Rapoartele utile includ inspecții întârziate, defecte pe activ, defecte pe categorie, articole VOR deschise, evenimente de inspecție ratate, statutul inspecției remorcii și conformitatea raportării șoferilor. Un raport de tendințe este adesea mai valoros decât o listă lungă, deoarece arată dacă un depozit, un contractor sau un tip de vehicul deviază de la control.

Aici este locul unde mulți cumpărători ar trebui să fie sceptici. Un furnizor poate arăta o aplicație de defecte lustruită, dar dacă raportarea nu poate separa defectele deschise de cele închise sau nu poate exporta o istorie completă a inspecției, riscul de conformitate rămâne cu noi. Același lucru se aplică unui sistem care stochează semnături, dar nu poate dovedi când au fost capturate.

Dacă dorești o privire mai profundă asupra a ceea ce contează în controlul defectelor zilnice, ghidul nostru pentru înregistrările de defecte și întreținere care rezistă DVSA acoperă verificările practice pe care le sugerăm înainte de a cumpăra.

Cum ar trebui să gestioneze sistemul vehiculele, remorcile și șoferii?

Sistemul ar trebui să trateze vehiculele, remorcile și șoferii ca entități de conformitate separate cu istorii legate. Asta sună evident, dar aici este locul unde flotele mixte adesea întâmpină dificultăți.

Vehiculele au nevoie de propriul program de inspecție, date MOT sau de test anual, detalii despre taxe și asigurare, acolo unde sunt urmărite, și o istorie completă a defectelor și întreținerii. Pentru HGV-uri și PSVs, de obicei, dorim, de asemenea, legături clare cu dovezile testelor de frână, înregistrările inspecțiilor de siguranță și orice probleme recurente de roadworthiness. Pentru furgonete sub regimuri mai ușoare, același principiu se aplică, chiar dacă setul de înregistrări este mai simplu.

Remorcile necesită un tratament egal. Prea multe sisteme încă tratează remorcile ca active de rang secund, ceea ce cauzează lacune în planificarea inspecțiilor și istoria defectelor. O remorcă poate genera propriul risc de roadworthiness și propriile întrebări din partea DVSA, mai ales dacă se mută între unități, depozite sau subcontractori. Software-ul ar trebui să ne permită să atribuim intervale de inspecție, să înregistrăm defectele remorcii, să marcăm statutul VOR al remorcii și să producem o istorie completă a remorcii fără a ne baza pe unitatea tractor cu care a fost asociată în acea zi.

Șoferii au nevoie de mai mult decât un nume și un număr de telefon. Avem nevoie de detalii despre licență, datele verificărilor, categorii, avize unde sunt înregistrate, statutul Driver CPC, expirarea DQC și dovezi ale verificărilor efectuate împotriva datelor DVLA sau a înregistrărilor încărcate. Dacă sunt folosiți șoferi de agenție, sistemul ar trebui să păstreze în continuare o înregistrare structurată a celor care au verificat ce, când și în baza cărei autorități.

Raportarea defectelor de către șoferi este un punct major de testat. Aplicația sau formularul trebuie să fie suficient de ușor de completat corect de către șoferi, dar suficient de controlat pentru a crea dovezi utilizabile. Ne-am uita după:

• Raportarea defectelor nule, precum și raportarea defectelor
• Timpi și date de marcaj
• Selectarea vehiculului și remorcii
• Categorii de defecte cu text liber și fotografii
• Declarația sau semnătura șoferului
• Escalarea pentru defecte critice pentru siguranță
• Revizuirea și încheierea de către birou
• O înregistrare clară dacă același defect este purtat în așteptarea pieselor sau a slotului de atelier

Pentru operatorii de autobuze și autocare, precum și pentru firmele de taxi și închiriere privată, pot exista cerințe ale autorităților locale sau politici interne care se află alături de așteptările DVSA. Sistemul ar trebui să fie suficient de flexibil pentru a păstra și aceste verificări, dar nu în detrimentul controalelor de bază ale licenței de operator.

În cazul în care regulile din Marea Britanie diferă de practica mai largă a UE, păstrează standardul de dovezi din Marea Britanie în minte. Dosarul de licență a operatorului, verificările DVSA la marginea drumului și în incinte, și orice apel la o anchetă publică de către Traffic Commissioner sunt judecate în conformitate cu cerințele din Marea Britanie și înregistrările pe care le putem produce aici. Caracteristicile care au sens într-un pachet mai larg de flote europene nu sunt foarte utile dacă nu se aliniază cu verificările DVLA, dovezile Driver CPC și înregistrările de întreținere așteptate în Marea Britanie.

Dacă remorcile sunt o parte mare a operațiunii tale, articolul nostru despre software-ul de inspecție a remorcilor pentru înregistrările DVSA prezintă punctele pe care le spunem operatorilor să le verifice înainte de a se angaja.

Ce dovezi vei avea nevoie dacă DVSA sau Traffic Commissioner întreabă?

Când DVSA vizitează sau când Traffic Commissioner dorește înregistrări, problema rar este că nu s-a făcut muncă. Problema este că dovezile sunt incomplete, dispersate sau imposibil de prezentat rapid.

Sistemul ar trebui să ne permită să producem un pachet curat pentru orice vehicul, remorcă sau șofer. Asta înseamnă de obicei:

• Înregistrări semnate ale inspecțiilor de siguranță
• Planificator de inspecție care arată datele datorate și datele finalizate
• Istoricul complet al defectelor, inclusiv rapoarte nule dacă sunt utilizate
• Dovezi de rectificare, cu date, piese, note ale mecanicilor, facturi sau fișe de lucru unde sunt păstrate
• Înregistrări ale inspecțiilor ratate sau întârziate
• Dovezi ale revizuirii și acțiunii corective după orice eveniment ratat
• Istoricul MOT sau al testului anual
• Dovezi ale licenței șoferului și ale Driver CPC, acolo unde este relevant
• Rapoarte exportabile pentru o perioadă definită

Înregistrările semnate contează. Un nume tastat într-un câmp de note nu este același lucru cu o semnătură sau declarație structurată legată de eveniment. Timpii de marcaj contează, de asemenea. Dacă un șofer a trimis un defect la 05:40 și vehiculul a părăsit locația la 06:00, trebuie să arătăm ce decizie a fost luată și de cine. Dacă o inspecție de siguranță a fost finalizată târziu, trebuie să arătăm că am recunoscut-o, am evaluat riscul și am corectat problema de programare.

Evenimentele ratate nu ar trebui să fie ascunse. Un sistem care suprascrie liniștit data datorată sau arată doar cea mai recentă inspecție finalizată poate să ne facă să arătăm mai rău, nu mai bine, deoarece sugerează că urma de audit a fost netezită. Un software mai bun păstrează excepția și ne permite să notăm motivul și acțiunea corectivă.

Exportul este un alt test practic. Dacă singura modalitate de a răspunde la o solicitare este să facem capturi de ecran, sistemul nu este pregătit. Ar trebui să putem exporta istorii de inspecție, jurnale de defecte și pachete de documente într-un format pe care o altă persoană să-l poată revizui fără a avea nevoie de loginul nostru sau de explicația noastră.

Aici este, de asemenea, locul unde calitatea datelor se arată. Înregistrările vehiculelor, numerele flotei, ID-urile remorcilor și numele șoferilor ar trebui să fie suficient de consistente încât același activ să nu apară sub mai multe versiuni. Dacă înregistrările tale actuale sunt dezordonate, întreabă cum îi ajută furnizorul să le curețe și să le migreze.

Pentru operatorii care construiesc pachete de revizuire lunare, sugerăm, de asemenea, să ne uităm dacă software-ul poate susține dovezi de management de rutină, nu doar recuperarea în criză. Articolul nostru despre un pachet lunar de flotă care rezistă DVSA explică ce credem că ar trebui să fie vizibil înainte ca un examinator să ceară acest lucru.

Cum să compari furnizorii fără a cumpăra sistemul greșit

Începe cu modelul de operare, nu cu demonstrația. Cere furnizorului să arate exact cum este configurat un vehicul, cum este atribuit un interval de inspecție, cum raportează un șofer un defect, cum este înregistrată rectificarea și cum este exportată întreaga istorie. Dacă rămân la nivelul tabloului de bord, împinge mai adânc.

Un cadru de comparație practică ar trebui să acopere cinci domenii.

În primul rând, configurarea. Poate sistemul să importe vehicule, remorci și șoferi în vrac? Poate gestiona flote mixte? Poate stabili intervale de inspecție diferite în funcție de tipul de activ sau de modelul de operare? Poate stoca termenele legate de MOT, testul anual, asigurare și licență într-un singur loc? Dacă lucrezi după săptămâna ISO, poate susține asta fără soluții alternative?

În al doilea rând, suportul. Cine ajută cu implementarea, structura înregistrărilor și desfășurarea personalului? Suportul este bazat în Marea Britanie și familiarizat cu conformitatea licenței de operator sau este un suport software generic? Întreabă cine înțelege un dosar de întreținere DVSA, nu doar cine poate reseta o parolă.

În al treilea rând, migrarea datelor. Cei mai mulți operatori au deja înregistrări în foi de calcul, unități partajate, sisteme de atelier sau produse mai vechi de flotă. Întreabă ce poate fi importat, ce necesită curățare manuală și cum vor apărea inspecțiile și defectele istorice odată migrate. Dacă un furnizor spune că migrarea este ușoară, cere să vezi un exemplu cu date istorice atașate corect vehiculelor și remorcilor.

În al patrulea rând, integrarea. Dacă folosești deja software de atelier, sisteme HR, telematică sau instrumente de tachograf, întreabă dacă furnizorul oferă un API REST sau webhook-uri. Acestea nu sunt cuvinte la modă dacă ai nevoie cu adevărat ca sistemele să schimbe evenimente sau documente. Ele contează dacă vrei ca statutul defectului să curgă în planificare sau dacă vrei ca înregistrările șoferilor să fie actualizate dintr-o altă sursă. Dar dacă furnizorul promovează integrarea și nu poate explica structura evenimentului, autentificarea sau punctele finale disponibile, tratează asta cu precauție.

În al cincilea rând, potrivirea produsului. Este software-ul construit în jurul muncii de licență a operatorului sau a fost adăugat un conformitate de transport pe o platformă mai largă de flotă? Pune întrebări directe despre inspecțiile DVSA, încheierea defectelor, înregistrările remorcilor, Driver CPC, DQC și pachetele de dovezi pentru Traffic Commissioner. Un furnizor care vorbește doar despre eficiența flotei s-ar putea să nu fie cel pe care îl dorești atunci când problema este conformitatea legală.

De asemenea, merită să verifici dacă sistemul se bazează foarte mult pe surse de date terțe pentru înregistrările cheie. De exemplu, pentru verificările de asigurare, unii operatori întreabă despre askMID, Biroul Asigurătorilor de Automobile și datele MIB. Aceste servicii pot fi utile în context, dar nu înlocuiesc obligația noastră de a păstra înregistrări corecte ale operatorului. Același lucru se aplică datelor despre licențe și dovezilor de atelier. Fluxurile externe pot susține dosarul, nu îl pot înlocui.

În cele din urmă, compară produsul cu munca pe care biroul tău o face de fapt în fiecare săptămână. Poate înlocui tabloul alb, foaia de calcul partajată, dosarul de PMIs scanate și inboxul plin de fotografii cu defecte? Poate arăta ce este dator, ce este întârziat acum și ce dovezi sunt complete? Acesta este un test de cumpărare mai bun decât o listă lungă de caracteristici.

Există multe nume pe piață, inclusiv Fleetalyse și Logivo.AI, iar unii operatori vor avea deja sisteme mai largi în vigoare prin alți furnizori. Decizia corectă este cea care ne oferă o înregistrare de roadworthiness de încredere, nu cea cu cea mai largă broșură.

Dacă compari opțiunile față în față, ghidul nostru despre cum să compari software-ul de roadworthiness pentru dovezi DVSA este un pas bun următor.

Alegerea cea mai sigură este software-ul care ne ajută să gestionăm flota corect înainte ca cineva să pună întrebări, apoi să o dovedească clar când o face. Asta înseamnă înregistrări complete, programe de inspecție controlate, defecte închise corect și dovezi care pot fi exportate fără grabă. În opinia noastră, software-ul pentru înregistrările de inspecție DVSA și defecte ar trebui să facă exact asta, deoarece munca de conformitate este la fel de puternică precum înregistrarea pe care o putem pune pe masă.