Инструменти за одобрение на тахографи, които издържат на проверки

Ако сравнявате софтуер за одобрение на тахографи за транспортни мениджъри, ключовият въпрос не е дали системата може да открива нарушения. Повечето могат. Истинското изпитание е дали тя ни помага да покажем ясно и по дата, че всеки проблем е бил прегледан, шофьорът е бил информиран, последващите действия са завършени и доказателствата са готови, ако DVSA поиска да ги види.

Това е важно, защото посещението на DVSA или публичното разследване рядко е свързано с един отчет в изолация. Става въпрос за това дали нашите системи са ефективни, дали управленският контрол е реален и дали нашите записи подкрепят това, което казваме, че се е случило. Добрата софтуерна система за одобрение на тахографи следователно трябва да прави повече от просто анализ на данни. Тя трябва да ни помогне да поддържаме защитен запис за съответствие сред шофьорите, превозните средства, депата и датите.

Какво наистина имат нужда транспортните мениджъри от софтуер за одобрение на тахографи

Основният анализ на тахографа ни казва какво се е случило. Процесът на пълно одобрение показва какво сме направили по въпроса.

Тази разлика често се пропуска. Стандартен инструмент за анализ може да импортира данни от шофьорски карти и единици на превозни средства, да идентифицира проблеми с часовете на шофьорите, да изброява липсващи километри, да показва неизвестни пътувания, да сигнализира за възможни проблеми с работното време и да представя изключения за почивка и прекъсвания. Полезно, да, но само първата стъпка.

За проверка от DVSA, транспортните мениджъри се нуждаят от процес, който записва управленските действия по отношение на тези изключения. На практика това означава:

• събитието или нарушението е видимо
• някой го преглежда
• прегледът е датиран
• резултатът е записан
• шофьорът може да бъде информиран или помолен да го признае
• всяко допълнително действие е записано
• поддържащите документи се запазват с делото

Ако шофьорът надвиши дневното шофиране, пропусне правилото за намалена седмична почивка, забрави ръчно записване или създаде повторно неизвестно разстояние, ние се нуждаем от повече от червен флаг на таблото. Трябва да покажем дали е прието като изолирана грешка, третирано като проблем с обучението, ескалирано до формален преглед или свързано с по-широк проблем с планирането.

Това е, което правилният софтуер за одобрение трябва да поддържа. Той трябва да ни позволи да изградим запис, който казва, например, прегледано на 14 март от транспортния мениджър, шофьорът е говорил на 15 март, получено обяснение, издадено обновление, следващите четири седмици наблюдавани. Това е разликата между анализа и доказателствата.

Датата на доказателствата е важна. Проверяващите от DVSA и Трафик комисарят не се интересуват дали мениджърът е имал намерение да се справи с проблема. Те искат да видят, че проблемът е бил действително прегледан и затворен или оставен отворен с причина. Добрата система следователно трябва да запази времеви печати, действия на потребителите, бележки, прикачени файлове и история на статуса.

Тук също е мястото, където най-добрият софтуер за одобрение на тахографи за транспортни мениджъри се отделя от инструмента за отчитане. Той не трябва просто да експортира PDF файлове. Той трябва да поддържа работен процес. Ако шофьорът не е признал прегледа, това трябва да остане видимо. Ако проблемът е в разследване, той трябва да бъде отворен, а не тихо загубен в пощенска кутия. Ако съществуват поддържащи доказателства, като инструкции за маршрута, резервации за фериботи, бележки за повреди или записи за VOR, те трябва да бъдат свързани с делото.

За смесени флоти, има и практическа точка относно правилата на Обединеното кралство и по-широката работа в ЕС. Ако работим само в Великобритания, нашите проверки може да са по-фокусирани върху вътрешните операции и контекста на прилагане в Обединеното кралство. Ако изпращаме превозни средства международно, се нуждаем от софтуер, който да се справя с приложимите правила и записи за тахографи по начин, който все пак произвежда ясна управленска следа в Обединеното кралство. Правната рамка не винаги е идентична между Обединеното кралство и ЕС като цяло, така че записът за одобрение трябва да бъде разбираем в контекста, в който сме регулирани тук.

Кои функции са най-важни при сравняване на системи

Когато сравняваме системи, най-полезният въпрос е прост. Можем ли да запазим цялата история заедно?

Функциите, които са най-важни, обикновено включват следното.

Признаване от шофьора. Ако шофьорът е информиран за нарушение или повторен модел, системата трябва да позволи ясен процес на признаване. Това може да бъде цифров подпис, потвърдена разписка или действие в портала на шофьора. Важно е да можем да покажем, че шофьорът е видял това и кога.

Преглед от мениджър. Трябва да има явен етап на преглед, а не просто предположение, че отчетът е прочетен. Нуждаем се от именувани потребители, дати на преглед, коментари и резултати.

Аудитна следа. Всяко значимо действие трябва да бъде проследимо. Ако е добавена бележка, статусът се променя или делото е затворено, трябва да можем да видим кой го е направил и кога. Без това записите са по-трудни за защита.

Съхранение на документи. Проблемите с тахографа рядко стоят сами. Може да се наложи да прикрепим сканирани писма, бележки за обучение, екранни снимки, планове за маршрути, доказателства за фериботи, записи от сервизи или дисциплинарни документи. Ако те живеят на друго място, следата на одобрението отслабва.

Обработка на изключения. Не всяко предупреждение заслужава същото отношение. Проблем с ръчно записване не е същото като повторно надвишаване на шофиране. Софтуерът трябва да ни позволи да класифицираме, приоритизираме и обработваме изключенията разумно.

Отчитане. Нуждаем се от отчети, които да подкрепят ежедневното управление и формалния преглед. Това обикновено означава тенденции на шофьорите, тенденции на депата, незавършени прегледи, нерешени случаи, повторни нарушители и доказателства за намеса на мениджъра за определен период.

Много депа. За оператори с повече от едно място, системата трябва да позволява местни действия с централен надзор. Главният офис може да иска групови отчети, докато мениджърите на депата се справят с първоначалния преглед. Разрешенията и видимостта са важни тук.

Лесно съхранение на доказателства. Това често е решаващият фактор. Ако все още трябва да използваме споделени дискове, имейл вериги и електронни таблици, за да завършим картината, софтуерът не върши наистина работата по одобрението.

Затова насърчаваме транспортните мениджъри да погледнат отвъд самия отчет за нарушения. В нашето ръководство за как да сравняваме системи за съответствие за транспортни мениджъри в Обединеното кралство, разглеждаме разликата между списък с функции и процес на съответствие.

Има и практическа точка относно удобството за ползване. Системата може да има всяко възможно поле и все пак да се провали, ако мениджърите не могат бързо да обработват изключенията. Одобрението трябва да бъде достатъчно ефективно, за да се случва всяка седмица, а не само преди одит. Софтуерът трябва да ни помогне да преминем от предупреждение към действие без ненужна администрация.

За по-малки оператори правилният баланс може да бъде по-прост. За по-големи флоти с шофьори на агенции, множество депа и смесени видове превозни средства, контролът на работния процес става по-важен. Във всеки случай, софтуерът трябва да улесни отговора на основния въпрос на DVSA, покажете ми какво сте идентифицирали, какво сте направили и къде е записът.

Как одобрението се вписва в съответствието с операторската лицензия

Одобрението на тахографа не трябва да бъде изолирано от останалата част на файла за операторската лицензия.

Отговорностите на транспортния мениджър обхващат часовете на шофьорите, годността на превозните средства за движение, воденето на записи, планирането на поддръжка и управленския контрол. Ако нашият процес за тахографи е силен, но планирането на MOT, записите от инспекции или проверките на шофьорите са фрагментирани, все още имаме слабост в съответствието.

На практика, одобрението трябва да се свързва с:

• графици за инспекции за безопасност
• дата на MOT и годишни тестове
• история на поддръжка на превозни средства и ремаркета
• периоди на VOR
• проверки на шофьорски лиценз с DVLA
• мониторинг на Driver CPC
• записи за изтичане на DQC
• отчети за дефекти
• записи за застраховка и политика
• документация на оператора, съхранявана за проверка от VOL и Трафик комисаря

Вземете прост пример. Шофьорската карта показва липсващи километри през период, когато превозното средство уж е било извън движение. Ако нашият софтуер също държи периода на VOR и записа от сервиза, можем бързо да обясним това. Ако отчетът за тахографа е в една система, а статусът на превозното средство в друга, разчитаме на някого да запомни отговора.

Същото важи и за проверките на лицензи и обучение. Патерн на проблеми с тахографа може да сочи към шофьор, който също има изтекъл срок за Driver CPC, изтичащ DQC или повторни неуспехи в отчета за дефекти. Свързаната система ни помага да открием управленски риск по-рано.

Това е особено важно за оператори, които се нуждаят от последователен файл за Трафик комисаря. На етапа на оценка от DVSA, разследване или подготовка за публично разследване, може да се наложи да изтеглим записи по шофьор, по превозно средство, по времеви диапазон или по тема. Ако одобрението на тахографа живее на едно място, инспекциите на друго, напомнянията за MOT в календар и бележките от прегледи в имейл, подготовката на този файл става бавна и рискована.

Това е една от причините, поради които изградихме Operator Compliance около начина, по който доказателствата за операторската лицензия всъщност се поддържат. Като част от Fleeta Limited, изградихме продукта около Ръководството на DVSA за поддържане на годността за движение и практическите нужди на операторите, които трябва да произвеждат записи, а не просто да съхраняват данни.

Ако преглеждате по-широкия си процес, нашите страници за отговорности на транспортния мениджър и функции и работен процес на анализа на тахографи са полезна отправна точка.

Къде самостоятелните инструменти за тахографи могат да се провалят

Продукт само за тахографи може да свърши добра работа по анализа и все пак да остави оперативни пропуски.

Общият проблем е разделението. Отчетът за тахографа може да е силен, но последващият процес се случва в Outlook, признаването от шофьора седи на хартия, контекстът на поддръжката е в друга база данни, а проследяването на изключенията е Excel таблица, поддържана от един човек. Това работи, докато няма отсъствие на персонал, растеж на депото или външна проверка.

Пропуските обикновено се появяват на пет места.

Първо, доказателствата са разделени между системите. Можем да видим нарушение, но не и свързаната бележка от прегледа, проверката на лиценза, записа за обучение или обяснението за VOR на едно място.

Второ, последващото действие зависи от паметта. Ако софтуерът идентифицира проблеми, но не управлява действия, транспортните мениджъри в крайна сметка използват напомняния в дневника, електронни таблици и имейл папки, за да търсят отговори.

Трето, одитните следи са непълни. Самостоятелен инструмент може да покаже, че отчетът е генериран, но не и кой го е прегледал, дали шофьорът е говорил с него или кога въпросът е бил затворен.

Четвърто, управленското отчитане става ръчно. Висшето ръководство може да поиска незавършени нарушения по депа, повторни шофьори за цикъл от ISO седмица или връзки между проблемите с часовете на шофьорите и използването на агенции. Ако софтуерът не може да отговори на това директно, някой изгражда отделен отчет на ръка.

Пето, подготовката за DVSA става по-трудна, отколкото трябва да бъде. Въпросът не е само дали записите съществуват. Става въпрос за това дали те са последователни.

Тук по-широките системи за съответствие обикновено имат предимство. Те позволяват одобрението на тахографа да стои до поддръжката, дефектите, инспекциите, проверките на лицензи и контрола на документи. Това намалява шанса за пропускане на контекста и прави управленската следа по-лесна за защита.

За някои флоти, специализираният пакет за тахографи може все още да е достатъчен, особено когато операцията е малка и собственикът-шеф се справя с всичко директно. Но след като имаме множество шофьори, редовна употреба на агенции, няколко депа или нужда от споделен достъп между транспортните и съответстващите екипи, подходът само с тахографи често започва да създава допълнителна администрация, вместо да я премахва.

Същият принцип се появява и в свързаните области. Писали сме отделно за софтуер за записи на дефекти, който издържа на проверки, защото слабостта често не е самото събиране на данни, а фрагментираната одитна следа след това.

Как да изберем правилната система за вашата операция

Правилният избор зависи от формата на флота и как всъщност се извършва работата по съответствие.

За собственик-шеф или много малък товарен бизнес, простотата е важна. Ако един човек шофира, планира поддръжка, резервира MOT, се справя с годишните тестови дати, където е уместно, и се занимава с записи на шофьорите, системата трябва да бъде бърза за поддържане. Прекалено сложният работен процес може да стане бреме.

За по-големи товарни флоти, приоритетът обикновено е контролът над много шофьори и превозни средства. Това означава силно управление на изключенията, видимост на депата, съхранение на документи и отчитане по мениджър, шофьор и място.

За оператори на автобуси и микробуси, същите основни принципи важат, но оперативният модел може да бъде различен. Разпределението на шофьорите, сервизната работа, многобройните депа и изискванията за годишни тестове често правят централния надзор по-важен. Софтуерът трябва да се справя с тази структура, без да затруднява местните действия.

За флоти от ванове и куриери, въпросът често е дали бизнесът се нуждае от чисто управление на тахографи или по-широко съответствие с операторската лицензия. Ако флота включва превозни средства в обхвата на операторската лицензия, тогава одобрението на тахографа трябва да стои до поддръжката и проверките на шофьорите, а не отделно от тях.

За бизнеси за наемане и агенции за шофьори, фокусът може да бъде върху записи на временно шофьорство, проверки на лицензи, доказателства за Driver CPC и видимост на DQC, с последващи действия по тахографи, които изискват ясна собственост между агенцията и оператора.

Когато оценявате системи, предлагаме да разгледате тези точки.

Тип и сложност на флота. Товарен, автобус и микробус, смесен флот, собственик-шеф, операция с много агенции. Нуждите от работен процес ще се различават.

Брой шофьори и депа. Процес, който работи за 10 шофьори, може да се провали при 200, ако разчита на ръчно преследване.

Използване на агенции. Може ли системата да се справи с краткосрочни шофьори, външни записи и временен достъп?

Обработка на доказателства. Можем ли да съхраняваме прегледи, признавания и поддържащи документи заедно?

Нужди от отчитане. Нуждаем ли се само от отчети на ниво шофьор или и от отчети на ниво борд?

Усилие за внедряване. Колко настройка е необходима за превозни средства, ремаркета, шофьори, потребители и категории документи? Добрата система трябва да бъде структурирана, но не болезнена за приемане.

Изисквания за интеграция. Ако данните трябва да се преместват между платформи, попитайте рано дали е наличен достъп до REST API или уебхукове. За някои оператори интеграции с телематика, заплати, HR или вътрешни BI инструменти са важни. За други не са.

Свързани данни за съответствие. Може ли системата също да проследява MOT, годишни тестове, инспекции, време на VOR, застраховка, документи за политика и записи на шофьори?

Външни проверки и верификация. Някои оператори също искат връзки към услуги като askMID или записи, свързани с проверка на застрахователя и превозното средство чрез Бюрото за застрахователи на автомобили или контекста на MIB. Въпросът не е да се събират всички възможни потоци, а да се намалят отделните ръчни проверки, където те подкрепят контрола на съответствието.

Ако сравнявате нови платформи, може също да видите референции към инструменти и услуги като Fleetalyse или Logivo.AI на по-широкия пазар на софтуер за флоти. Важно е не етикетът. Важно е дали системата ни помага да поддържаме пълен запис на операторската лицензия, който да издържи на проверка от независим орган.

В Operator Compliance сме се фокусирали върху този по-широк запис. Одобрението на тахографа е важно, но то е защитимо само когато е свързано с останалите доказателства, от които се нуждае транспортният мениджър. Затова OperatorCompliance е изградена, за да съхранява записи на шофьори, превозни средства и документи заедно, с работни процеси, които отразяват как операторите всъщност се проверяват в Обединеното кралство.

Ако сте на етапа на избор между продукт само за тахографи и по-широка платформа за съответствие, започнете с картографиране на текущия си процес от предупреждение до затворено действие. Включете всяка електронна таблица, всеки имейл, всеки подпис на хартия и всяка папка на споделен диск. Правилната система е тази, която премахва тези слаби точки и ви оставя с датиран, проследим запис, който DVSA може да следва без догадки.

Какво е софтуер за одобрение на тахографи?

Това е софтуер, който помага на транспортните мениджъри да преглеждат проблемите с тахографите, да записват предприетите действия, да улавят признаването на шофьора, когато е необходимо, и да поддържат датирани доказателства за надзор.

Същото ли е анализът на тахографа с одобрението?

Не. Анализът идентифицира събития и нарушения. Одобрението е управленският процес, който показва кой ги е прегледал, какво е обсъдено, какво действие е последвало и кога е завършено.

Защо е важно подписаното доказателство?

То помага да се покаже, че изключенията не са били игнорирани. За операторите ключовият момент е да могат да произведат ясна одитна следа, ако DVSA или Трафик комисарят поиска записи.

Трябва ли одобрението на тахографа да бъде в рамките на по-широк софтуер за съответствие?

За много оператори, да. Държането на доказателства за тахографи до поддръжката, проверките на шофьори и превозни средства улеснява управлението на задълженията по операторската лицензия на едно място.

Какво трябва да поиска транспортният мениджър в демонстрация?

Помолете да видите целия път от откритие на събитие до преглед от мениджър, обсъждане с шофьора, съхранени доказателства, отчитане и колко бързо могат да бъдат произведени записи за конкретен шофьор или времеви диапазон.