Geriausia atitikties programinė įranga JK savininkams vairuotojams

Jei dirbate pagal savo operatoriaus licenciją, geriausia atitikties programinė įranga yra sistema, kuri saugo visus kelių tinkamumo ir vairuotojų įrašus vienoje vietoje, įspėja jus prieš praleidžiant datas ir suteikia jums naudingus įrodymus, jei DVSA (Kelių saugos agentūra) skambina arba Traffic Commissioner (Kelių komisija) užduoda klausimus. Savininkui vairuotojui tai paprastai reiškia daugiau nei tiesiog dienoraštis su priminimais. Jums reikia įrašų, kurie rodo, kas buvo numatyta, kas buvo padaryta, kas tai padarė, kokių defektų buvo rasta ir kokių veiksmų buvo imtasi.

Štai kodėl daugelis savininkų vairuotojų ieško O licencijos atitikties programinės įrangos savininkams vairuotojams, o ne bendros flotilės programos. Darbas nėra tik datų saugojimas. Tai apima patikras, MOT (kelių tinkamumo testus) arba metinius testus, vairuotojo licencijų ir Driver CPC (vairuotojų profesinės kvalifikacijos) patikrinimus, tachografų analizę, defektų ataskaitas, draudimo ir dokumentų galiojimo laikotarpius bei auditų taką už kiekvieną sprendimą. Jei vienas automobilis yra jūsų verslas, viena praleista patikra arba vienas neišspręstas defektas gali jį sustabdyti.

Ką savininkai vairuotojai nori iš atitikties programinės įrangos

Savininkas vairuotojas turi tas pačias pagrindines operatoriaus licencijos pareigas kaip didesnis operatorius, tik su mažiau transporto priemonių. Praktikoje tai reiškia, kad jūsų programinė įranga turi valdyti keturis įrašų rinkinius kartu: transporto priemonę, priekabą, vairuotoją ir terminus.

Transporto priemonės įrašui reikia aiškios saugos patikrų istorijos, MOT arba metinių testų datų, aptarnavimo, remonto, defektų, padangų darbo, stabdžių darbo, su emisijomis susijusios priežiūros, kai tai aktualu, draudimo, mokesčių ir bet kurių laikotarpių, kai transporto priemonė buvo VOR (neveiksminga). Jei transporto priemonė keičia registraciją, kėbulo tipą, plokštės duomenis ar leidžiamą naudojimą, ta istorija vis tiek turi likti atsekama.

Jei traukiate priekabą, priekabos įrašas yra toks pat svarbus. Mažas operatorius gali prarasti atitikties kontrolę, jei koncentruojasi tik į vienetą. Priekabų patikros, stabdžių testai, padangų būklė, defektai, metiniai testai, kai tai taikoma, ir dokumentinė istorija turi turėti savo bylą, o ne tik pastabas, pridėtas prie sunkvežimio.

Vairuotojo įrašui savininkas vairuotojas vis tiek turi valdyti savo licencijos statusą, Driver CPC, DQC galiojimo laiką, medicininius patikrinimus, kai tai aktualu, patvirtinimus, deklaracijas ir tachografo įsipareigojimus. Jei naudojate pagalbinius vairuotojus arba agentūrų padengimą užimtais laikotarpiais, tie įrašai turi būti tame pačiame sistemoje kaip ir jūsų, su datomis ir įrodymais.

Tada yra terminai. Čia paprasti priminimo įrankiai dažnai nepakanka. Operatoriaus licencijos darbas nėra viena data kiekvienai priemonei. Transporto priemonė gali turėti suplanuotą patikrą kas 6, 8 ar 10 savaičių, MOT užsakymo laiką, draudimo atnaujinimą, kalibravimo datas ir dokumentų peržiūras. Vairuotojui gali prireikti periodinių DVLA patikrinimų, Driver CPC stebėjimo ir tachografo peržiūros. Geras sistema rodo, kas yra numatyta pagal dieną, savaitę ir mėnesį, ir ji turėtų būti praktiška JK operatoriams, kurie planuoja darbą pagal kalendorių ir ISO savaitę.

Savininkams vairuotojams svarbu turėti vieną sistemą, nes atitikties užduotys persidengia. Praleista PMI data gali paveikti kelių tinkamumo įrodymus. Vėlai praneštas defektas gali paveikti jūsų paaiškinimą susidūrus su DVSA. Driver CPC galiojimo laikas gali likti nepastebėtas, jei jis gyvena atskiroje byloje. Jei jūsų įrašai yra išskirstyti po užrašų knygeles, telefono priminimus, dirbtuvių el. laiškus ir debesų diską, jūs iš tikrųjų neturite kontrolės.

Kokios funkcijos yra svarbiausios kasdienėje atitikties kontrolėje

Kai kurios funkcijos atrodo gerai programinės įrangos demonstracijoje, tačiau kasdienėje operatoriaus licencijos kontrolėje priduria mažai. Savininkams vairuotojams praktinė vertė kyla iš kelių funkcijų, kurios nuolat naudojamos.

Patikros planavimas yra arti viršaus. Programinė įranga turėtų leisti mums nustatyti teisingą patikros intervalą kiekvienai transporto priemonei ir priekabai, tada aiškiai rodyti artėjančias patikras. Ji taip pat turėtų išlaikyti užbaigtos patikros istoriją, o ne tik kitą numatytą datą. Jei patikra yra perplanuota, sistema turėtų rodyti, kodėl. Jei ji praleista, ji turėtų išsiskirti kaip išimtis, o ne tyliai dingti fone.

MOT ir metinių testų stebėjimas yra taip pat svarbus. JK prekių ir keleivių operacijose metinių testų kontrolė turi būti aiški, ypač kai programinė įranga naudojama HGV, PSV ir mišrioms flotilėms. Sistema turėtų registruoti užsakymo datas, testų rezultatus ir palaikomuosius dokumentus, ir ji turėtų atskirti suplanuotą datą nuo užbaigto rezultato. Savininkams vairuotojams tai svarbu, nes užsakyti testą nėra tas pats, kas jį išlaikyti.

Vairuotojo licencijų ir Driver CPC patikrinimai reikalauja daugiau nei galiojimo priminimo. Mums reikia žinoti, kada buvo atliktas paskutinis DVLA patikrinimas, ką jis parodė, ar buvo kokių nors patvirtinimų ir ar reikėjo sekimo. Tas pats taikoma DQC. Jei norite gilesnio supratimo apie tai, ką turėtų apimti tvirtas patikrinimas, mes tai aprašome savo vadove apie licencijų patikros įrankių palyginimą flotilės atitikties.

Tachografo analizė dažnai yra riba tarp paprastos priminimo programos ir tikros atitikties programinės įrangos. Savininkas vairuotojas gali manyti, kad viena kortelė ir viena transporto priemonė yra pakankamai paprasta valdyti rankiniu būdu. Kartais taip yra, kol nesikaupia pažeidimų modelis arba reikia paaiškinti trūkstamą atsisiuntimo laikotarpį. Naudinga programinė įranga turėtų išlaikyti atsisiuntimo įrašus, pažeidimų ataskaitas, darbo laiko matomumą, kai tai būtina, ir įrodymus, kad problemos buvo peržiūrėtos ir imtasi veiksmų. Vienos transporto priemonės operatoriui tai gali būti skirtumas tarp valdomos problemos ir modelio, kuris atrodo nekontroliuojamas.

Defektų ataskaita yra dar viena funkcija, kuriai reikia turinio, o ne tik žymėjimo langelio. Sistema turėtų leisti kasdien registruoti defektus su detalėmis, pasirašytais įrodymais, kai tai tinkama, ir susijusiu remonto rezultatu. Jei defektas yra susijęs su saugumu, įrašas turėtų rodyti, ar transporto priemonė buvo padaryta VOR, kas leido grįžti į eksploataciją ir kokie buvo taisymo veiksmai. Defektas be uždarymo įrodymo yra tik pusė įrašo.

Dokumentų saugojimas yra svarbus, nes operatoriaus licencijos atitiktis yra dokumentų gausi. Patikros lapai, stabdžių testų ataskaitos, metinių testų sertifikatai, draudimo grafikai, kalibravimo sertifikatai, licencijų patikros rezultatai, DQC kopijos, priežiūros sąskaitos ir korespondencija turi būti lengvai pasiekiami. Geras saugojimas nėra tik failų spinta programinės įrangos pavidalu. Ji turėtų prijungti dokumentus prie atitinkamos transporto priemonės, priekabos, vairuotojo ar įvykio, kad įrodymai būtų naudingi vėliau.

Daugelio savininkų vairuotojų teisingas atsakymas yra programinė įranga, sukurta pirmiausia aplink operatoriaus licencijos užduotis, o ne bendrą flotilės administravimą. Mes išdėstome tuos praktinius skirtumus savo vadove apie flotilės įrašų programinės įrangos pasirinkimą operatoriaus licencijos darbui.

Kaip palyginti įrodymus, auditų taką ir Traffic Commissioner pasirengimą

Reali atitikties programinės įrangos testas nėra tai, kaip tvarkingai atrodo informacijos suvestinė. Tai yra, ar įrašai išlaiko savo vertę, kai juos peržiūri nepriklausomas asmuo.

Jei DVSA aplanko jūsų veiklos centrą arba jei Traffic Commissioner tyrimas prašo įrašų, jums reikia daugiau nei datų sąrašo. Jums reikia įrodymų su istorija. Tai reiškia, kad užbaigti įrašai turėtų rodyti, kada jie buvo sukurti, kas juos įvedė, ar jie buvo pakeisti ir koks buvo galutinis rezultatas. Pasirašytas patikros lapas yra stipresnis už nepasižymėtą užrašą. Defektų ataskaita su remonto įrašu ir grįžimo į eksploataciją sprendimu yra stipresnė už žinutę, sakant „išspręsta“.

Auditų takas yra svarbus, nes atitiktis dažnai vertinama pagal kontrolę, o ne tobulumą. Operatoriai kartais turi praleistų datų, defektų ar pažeidimų. Svarbu, ar sistema aiškiai rodo išimtį ir ar buvo imtasi veiksmų. Jei patikra buvo praleista kelias dienas, ar galite parodyti priežastį, užbaigtą patikrą ir veiksmus, kurie buvo imtasi, kad to išvengtumėte? Jei licencijos patikrinimas atskleidė problemą, ar galite parodyti peržiūrą ir sekimą? Jei tachografo ataskaita parodė pakartotinius pažeidimus, ar galite parodyti, kad juos sprendėte?

Naudinga sistema turėtų išlaikyti istorinius įrašus, įskaitant pakeistus duomenis, kai tai aktualu. Ji neturėtų perrašyti praeities tokiu būdu, kad būtų neįmanoma paaiškinti, kas įvyko. Pavyzdžiui, jei patikros intervalas keičiasi, senas tvarkaraštis turėtų likti suprantamas kontekste. Jei transporto priemonė buvo VOR, tas laikotarpis turėtų likti matomas prieš priežiūros istoriją.

Išimčių ataskaita ypač naudinga savininkams vairuotojams, nes retai būna biuro komanda, kuri seka praleistus elementus. Jums reikia matyti, kas yra vėluojama, kas yra nebaigta ir kas neturi įrodymų. Švari atitikties peržiūra turėtų atskirti užbaigtas užduotis nuo užduočių, kurios yra tik suplanuotos.

Pasirengimas Traffic Commissioner taip pat reiškia, kad įrašai turėtų būti eksportuojami ir nuoseklūs. Jei turite rinkti įrodymus iš penkių programų, jūsų atsakas bus lėtesnis ir mažiau įtikinamas nei jei transporto priemonės byla, vairuotojo byla ir priežiūros istorija jau būtų kartu. Tai viena iš priežasčių, kodėl mes koncentruojamės į O licencijos bylos paruošimą, o ne tik primindami, kad kažkas yra numatyta. Mes paaiškiname tą standartą išsamiau mūsų straipsnyje apie programinę įrangą, kuri išlaiko jūsų O licencijos bylą paruoštą.

JK operatoriams tai taip pat yra vieta, kur svarbu šalies specifika. ES pagrindu sukurtos flotilės priemonės gali gerai apimti bendrą transporto priemonių ir vairuotojų administravimą, tačiau JK operatoriaus licencijos atitiktis turi savo darbo eigą, kalbą ir lūkesčius. DVSA kelio ir priežiūros lūkesčiai, Traffic Commissioner peržiūra, metinių testų terminologija ir praktinis VOL įrašų naudojimas visi formuoja, kaip atrodo geri įrodymai čia.

Kur savininkai vairuotojai dažnai perka per daug arba per mažai

Savininkai vairuotojai dažnai daro vieną iš dviejų klaidų. Jie arba perka labai lengvą priminimo įrankį ir mano, kad to pakanka, arba perka plačią flotilės platformą, pilną funkcijų, kurių jie niekada nenaudos.

Per mažai pirkimo problema yra dažnesnė. Paprasta programa, kuri siunčia galiojimo priminimus, gali padėti su draudimu, MOT ar mokesčiais, tačiau ji paprastai nesuteikia pasirašytų patikros įrašų, defektų uždarymo, tachografo įrodymų ar tinkamo auditų tako. Tai gali būti priimtina verslui, kuris valdo tik privačius automobilius. Tai paprastai per silpna operatoriaus licencijos aplinkai.

Įspėjimo ženklas yra tada, kai sistema jums sako, kad kažkas yra numatyta, tačiau negali įrodyti, kas įvyko toliau. Jei vis dar pasikliaujate WhatsApp nuotraukomis, el. paštu siunčiamais PDF, popieriniais defektų žurnalais, dirbtuvių aplankais ir atskiromis skaičiuoklėmis, programinė įranga veikia tik kaip kalendorius. Ji nekontroliuoja atitikties.

Per daug pirkimo problema atsiranda, kai vienos ar dviejų transporto priemonių operatorius perka didelę įmonių platformą, nes joje yra maršrutizavimas, degalų kortelės, telematika, pirkimai, dirbtuvių atsargos, HR moduliai ir sudėtingos integracijos. Šios funkcijos gali būti naudingos didesnėje flotilėje, tačiau jos gali apsunkinti kasdienę atitiktį, jei pagrindinės priežiūros ir vairuotojų procesai yra užgožti pasirinkimais, kurių jums nereikia.

Vis dėlto mažas ne visada reiškia paprastą. Vienos transporto priemonės nustatymui vis tiek reikia stipresnės kontrolės, jei taikoma bet kuri iš šių sąlygų.

Naudojate priekabas ir reikia atskirų priekabų priežiūros įrašų.

Naudojate pagalbinius, agentūrų ar samdomus vairuotojus, taip pat vairuojate patys.

Subkontraktavote darbą, kuris didina spaudimą tachografo valandoms ir priežiūros planavimui.

Turėjote DVSA susidūrimą, priežiūros problemą ar įspėjimą, kuris atskleidė spragas jūsų įrašuose.

Norite, kad jūsų transporto vadybininkas, išorinis priežiūros teikėjas ar atitikties patarėjas matytų tą pačią gyvą informaciją.

Tokiais atvejais išsamesnė atitikties sistema yra pateisinama net ir labai mažam operatoriui. Svarbu ne flotilės dydis. Svarbus yra reikalingas įrodymų ir kontrolės lygis.

Taip pat verta patikrinti, ar programinė įranga gali augti kartu su jumis. Jei pridėsite transporto priemones, priekabas ar vairuotojus, ar ta pati sistema gali tai valdyti, nesukurdama jūsų proceso iš naujo? Ar ji gali palaikyti transporto vadybininko vaizdą, taip pat savininko vairuotojo vaizdą? Ar ji gali prisijungti prie kitų įrankių per REST API arba webhooks, jei jūsų operacija taps sudėtingesnė? Šie klausimai yra svarbesni už ilgą funkcijų sąrašą.

Kaip Operator Compliance lyginasi su JK savininkais vairuotojais

Mes sukūrėme Operator Compliance aplink faktinį operatoriaus licencijos darbą, kurį JK operatoriai turi atlikti, o ne aplink bendrą flotilės administravimą. Tai svarbu savininkams vairuotojams, nes reikalavimas nėra tiesiog prisiminti datas. Tai yra išlaikyti transporto priemonių, priekabų ir vairuotojų įrašus tvarkingus, su įrodymais, kurie atlaiko DVSA peržiūrą.

Mūsų požiūrį formuoja Fleeta Limited ir tai, kad mes patys valdome sunkvežimius pagal operatoriaus licenciją. Tai suteikia mums praktinį požiūrį į tai, kaip įrašai turi atrodyti, kai klausimas nėra „ar yra priminimas?“ bet „ar galime parodyti, kas įvyko ir kada?“

Savininkams vairuotojams Operator Compliance apima pagrindinius poreikius vienoje vietoje. Mes stebime transporto priemonių ir priekabų priežiūros tvarkaraščius, patikros istorijas, MOT ir metinių testų datas, vairuotojų licencijų ir Driver CPC patikrinimus, DQC įrašus, tachografo analizę, defektų ataskaitas ir dokumentų saugojimą. Svarbu sujungti tuos įrašus, o ne išskirstyti juos po atskirų sistemų.

Mes taip pat kuriame aplink JK operatorių darbo eigą ir DVSA Kelių tinkamumo išlaikymo gaires. Tai reiškia, kad programinė įranga atspindi, kaip transporto vadybininkai ir maži operatoriai iš tikrųjų organizuoja patikras, defektų tvarkymą, priežiūros įrodymus ir terminų kontrolę. Ji yra sukurta pirmiausia O licencijos darbui.

Šis JK dėmesys taip pat svarbus, kai terminologija ir procesai skiriasi nuo platesnių ES flotilės įrankių. Mes naudojame kalbą ir atitikties struktūrą, kurių operatoriai čia tikisi, įskaitant metinių testų planavimą, VOL tipo įrašų paruošimą ir įrodymus, tinkamus Traffic Commissioner peržiūrai. Jei dirbate su prekių transporto priemonėmis, PSV arba mišria flotile, ši nuoseklumas padeda.

Savininkams vairuotojams, kurie nori stipresnės kontrolės be nereikalingos sudėtingumo, OperatorCompliance yra skirtas tinkamai sėdėti vidurinėje zonoje. Tai daugiau nei priminimų programa, nes ji išlaiko užduoties įrodymus ir istoriją. Bet ji taip pat skirta praktiniams operatoriams, o ne tik didelėms flotilėms su specializuotomis administravimo komandomis.

Kai tai aktualu, mes taip pat galime palaikyti platesnes sujungtas darbo eigas. Įmonės, turinčios besivystančias sistemas, dažnai klausia apie integracijas, ir čia tokie terminai kaip REST API ir webhooks tampa naudingi. Kai kurie operatoriai taip pat nori sujungti draudimo ar incidentų patikrinimus per paslaugas, tokias kaip askMID, kuri remiasi duomenimis, susijusiais su Motor Insurers' Bureau (MIB), arba suderinti įrašus su kitais flotilės įrankiais. Mes žinome, kad skaitytojai taip pat gali susidurti su pavadinimais, tokiais kaip Fleetalyse ir Logivo.AI, lygindami sistemas. Pagrindinis klausimas vis tiek yra tas pats: ar programinė įranga padeda išlaikyti jūsų operatoriaus licencijos įrašus pilnus, dabartinius ir gynybinius JK atitikties kontekste?

Daugeliui savininkų vairuotojų tai yra standartas, kuris svarbus. Jei viena transporto priemonė yra jūsų pragyvenimo šaltinis, programinė įranga turi daryti daugiau nei priminti jums datą. Ji turi padėti tinkamai prižiūrėti transporto priemonę, tinkamai įrodyti įrašą ir greitai reaguoti, kai kas nors pasikeičia. Tai yra tai, ką mes sukūrėme Operator Compliance daryti. Jei norite pamatyti, kaip tai tinka mažai operacijai konkrečiai, mūsų puslapis apie savininkus vairuotojus, valdančius operatoriaus licencijos atitiktį išdėsto darbo eigą išsamiau.