Patikrinkite vairuotojo licenciją JK flotoms teisingai

Pirmadienio rytą vairuotojas užsakytas transporto priemonei, kurią reikia išvežti iš depų per valandą. Vairuotojo nuotraukų kortelė atrodo tikra, vairuotojas sako, kad niekas nepasikeitė, o dokumentai atrodo pilni. Tada kelio sustojimas, vidinis peržiūra ar audito prašymas atskleidžia spragą: niekas negali įrodyti, kada buvo patikrinta teisė, kokios kategorijos buvo laikomos, ar taškai buvo aktyvūs, ar įrašas vis dar galioja.

JK prekių ar keleivių vežėjui tai nėra smulkus dokumentų trūkumas. Vairuotojo licencija yra dalis įrodymų, patvirtinančių jūsų operatoriaus licencijos įsipareigojimus. Praktinis klausimas nėra tai, ar kas nors turi nuotraukų kortelę. Tai, ar verslas gali parodyti nuolatinę teisę, kontroliuojamą patikrą ir aiškų audito pėdsaką.

Turinio sąrašas

• Kodėl operatoriaus licencijos turėtojai turi nuolat tikrinti vairuotojo licencijos būseną
  • Įrašas turi ilgesnę rizikos istoriją
  • Įrodymai yra tokie pat svarbūs kaip rezultatas
• Ką turi apimti ir įrodyti atitinkama licencijos patikra
  • Apibrėžkite informaciją prieš pasirinkdami metodą
  • Surinkite pakankamai įrodymų, o ne kiekvieną galimą detalę
• Kaip patikrinti vairuotojo licenciją naudojant GOV.UK su sutikimu ir patikros kodais
  • Pradėkite nuo sutikimo ir aiškios vairuotojo komunikacijos
  • Naudokite grąžintą įrašą, o ne kortelės vaizdą
• Nustatykite rizikos pagrindu atliekamų patikrinimų grafiką, kuris atlaiko patikrinimą
  • Užfiksuokite sprendimą, kodėl pasirinkta grupė
  • Planuokite sukčiavimą ir praleistus patikrinimus
• Laikykite audito paruoštus įrodymus kartu su CPC ir tachografo datomis
  • Sukurkite vieną vairuotojo failą su atskirais įrodymų srautais
  • Sukurkite mėnesinį paketą, kuris pasakoja vieną nuoseklią istoriją
• Dažniausios klaidos, kurių reikia vengti, ir jūsų kiti žingsniai, kad išliktumėte atitinkami

Kodėl operatoriaus licencijos turėtojai turi nuolat tikrinti vairuotojo licencijos būseną

Nuotraukų kortelė yra naudinga tapatybės patvirtinimo priemonė, tačiau ji nėra galutinis įrodymas apie dabartinę teisę. Ji pati savaime neparodys, ar vairuotojas gavo baudos taškų, buvo diskvalifikuotas, prarado kategoriją ar pasikeitė statusas nuo kortelės išdavimo. Oficialus GOV.UK vairavimo informacijos paslaugos leidžia darbdaviui ar operatoriui patikrinti, kokias transporto priemones kas nors gali vairuoti, kartu su baudos taškais ir diskvalifikacijomis.

Pirmadienio rytą situacija tampa rimtesnė, kai vairuotojas paskiriamas HGV, autobuso ar mikroautobuso be dabartinio įrodymų pėdsako. Jei kelio pareigūnas klausia apie teisę, arba Transporto komisaras prašo jūsų vairuotojo failo, operacinės pasekmės dėl trūkstamų įrašų yra akivaizdžios. Jums gali tekti sustabdyti paskyrimą, gauti informaciją spaudžiant ir paaiškinti, kodėl jūsų stebėjimo sistema anksčiau neidentifikavo problemos.

Įrašas turi ilgesnę rizikos istoriją

Baudos taškai neišnyksta, kai vairuotojas gauna pakeistą nuotraukų kortelę. Pagal GOV.UK informaciją apie vairuotojo licencijas, įrašai lieka vairuotojo istorijoje 4 metus daugumai nusikaltimų ir 11 metų už pačius rimčiausius girtavimo ar narkotikų vairavimo ir mirtinus neatsargius vairavimo nusikaltimus. Taškai laikomi aktyviais pirmus 3 metus 4 metų įrašo arba pirmus 10 metų 11 metų įrašo.

Šis skirtumas svarbus flotų vadovui. Patikra nėra tik šiandienos teisės patvirtinimas. Ji gali atskleisti ilgalaikę rizikos istoriją, kuri veikia, kaip dažnai turėtumėte peržiūrėti vairuotoją ir kaip kruopščiai užfiksuoti sprendimą juos išlaikyti saugumo kritinėje rolėje.

Naujiems vairuotojams reikia ypatingo dėmesio. GOV.UK teigia, kad vairuotojas gali prarasti licenciją gavęs 6 ar daugiau baudos taškų per 2 metus po egzamino. Operatorius neturėtų reaguoti neformalia diskusija, po kurios seka užrašas skaičiuoklėje. Tai turėtų būti dokumentuotas sprendimas, su apibrėžta pakartotinės patikros data ir įrodymu apie bet kokią atliktą veiklą.

Praktinė taisyklė: Traktokite licencijos būseną kaip patikrinimą ar tachografo terminą. Ji turi būti įtraukta į atitikties kalendorių, su savininku, terminu ir pridėtais įrodymais.

Įrodymai yra tokie pat svarbūs kaip rezultatas

Transporto vadybininkas turėtų sugebėti parodyti vairuotojo sutikimą ar įgaliojimą, patikros rezultatą, datą, kada ji buvo atlikta, ir kitą peržiūros datą. Šis įrašas turėtų būti šalia CPC, tachografo ir transporto priemonės atitikties informacijos, o ne individualaus asmens el. pašto dėžutėje.

Tai tampa dar svarbiau, kai flotė naudoja agentūros vairuotojus, subrangovus ar kelis veiklos centrus. Geras subrangovų atitikties valdymas priklauso nuo galimybės nustatyti, kas, kada ir kaip patikrino, ir ar verslas laikėsi savo kontrolės proceso.

Operatoriaus licencijos vairuotojo licencijos patikros gairės yra naudingos, kad šį įsipareigojimą paverstų pakartotinai vykdomu failo procesu. Principas paprastas: vienkartinė samdos patikra gali patvirtinti pradinę padėtį, tačiau tik nuolatiniai įrodymai palaiko nuolatinę operatoriaus licencijos kontrolę.

Ką turi apimti ir įrodyti atitinkama licencijos patikra

Gynimo patikra turi dvi dalis. Pirma, ji turi nustatyti, ką vairuotojas gali daryti. Antra, ji turi įrodyti, kad operatorius tinkamai atliko patikrą ir gali vėl pateikti įrodymus vėliau.

Oficialus rezultatas turėtų būti peržiūrėtas atsižvelgiant į atitinkamas transporto priemonių kategorijas, dabartinę būseną, baudos taškus ir diskvalifikacijas. HGV operatoriui tai reiškia, kad reikia patikrinti kategorijas, reikalingas planuojamam darbui, pavyzdžiui, C arba C+E. PSV operatoriui atitinkamas klausimas susijęs su keleivinių transporto priemonių teise, reikalinga transporto priemonei ir pareigoms.

Apibrėžkite informaciją prieš pasirinkdami metodą

Tinkamas licencijos failas turėtų apimti:

• Dabartinė būsena: Užfiksuokite, ar teisė galioja, pasibaigusi, atšaukta ar kitaip apribota pagal grąžintą įrašą.
• Transporto priemonių kategorijos: Patvirtinkite, kad vairuotojas turi kategoriją, reikalingą faktinei flotės transporto priemonei, o ne tik plačią prielaidą, remiantis darbo pavadinimu.
• Taškai ir įrašai: Užfiksuokite atitinkamus taškus ir nusikaltimų informaciją, tada taikykite savo dokumentuotą rizikos politiką.
• Diskvalifikacijos ir apribojimai: Nustatykite bet kokią draudimą ar apribojimą, kuris veikia paskyrimą. Nepriklausykite nuo vairuotojo teigimo, kad senas klausimas buvo išspręstas.
• Galiojimo datos: Sekite nuotraukų kortelės ir atitinkamų teisių datas atskirai, kai šaltinio įrašas jas skiria.
• Audito įrodymai: Laikykite datuotą rezultatą, patikros datą, kitą terminą ir asmenį, atsakingą už peržiūrą.

Tapatybės patvirtinimas yra atskira kontrolė. Grąžintas įrašas turėtų būti palygintas su vairuotojo vardu, nuotrauka, gimimo data ir adresu. Nesutapimas automatiškai nesukuria netinkamo elgesio, tačiau jis sukuria išimtį, kurią reikia išspręsti prieš vairuotojui pripažįstant, kad jis yra išvalytas.

Sutikimo ir įgaliojimų įrašai yra svarbūs ne tik privatumo administravimui. Jie rodo, kad operatorius gavo leidimą pasiekti ir išlaikyti informaciją per pasirinktą procesą. Laikykite pasirašytą dokumentą arba įrašytą sutikimą su rezultatu ir ribokite prieigą prie žmonių, kuriems to reikia paskyrimui, atitikties, atlyginimų ar audito darbui.

Surinkite pakankamai įrodymų, o ne kiekvieną galimą detalę

Asmens duomenų rinkimas turėtų būti proporcingas. Laikykite tai, kas parodo patikrą ir palaiko operacinį sprendimą, tačiau nesikopijuokite nesusijusių tapatybės dokumentų ar nesaugokite informacijos, nes ji yra prieinama. Nustatykite prieigos teises, saugojimo taisykles ir naikinimo procedūras, kurios atspindi patikros tikslą.

Teisinis reikalavimas, oficialios gairės ir geriausia praktika turėtų likti atskiros. Operatorius turi tinkamai kontroliuoti vairuotojo teises. GOV.UK teikia patikros maršrutą ir informaciją, kurią ji gali atskleisti. Geriausia praktika yra disciplinuotas įrašas apie tą rezultatą, įskaitant sutikimą, tapatybės atitikimą, peržiūros užrašus ir suplanuotą kitą patikrą.

Screenshotas be datos, be vairuotojo identifikatoriaus ir be paaiškinimo, kas jį peržiūrėjo, yra silpnas įrodymas. Struktūruotas įrašas, kuris susieja rezultatą su vairuotoju, transporto priemonės paskyrimu ir kita data, pasako auditoriams, kaip kontrolė veikė.

Kaip patikrinti vairuotojo licenciją naudojant GOV.UK su sutikimu ir patikros kodais

GOV.UK maršrutas yra praktiškas kasdieniams darbdavių patikrinimams, tačiau tik kai darbo eiga yra kontroliuojama. Internetinė paslauga yra nemokama ir prieinama 24 valandas per parą, o darbdavys gali naudoti vairuotojo licencijos numerį, nacionalinio draudimo numerį ir pašto kodą. Vairuotojas taip pat gali pateikti patikros kodą, kurį darbdavys gali naudoti.

Kodas turi ribotą veikimo laikotarpį. Jis turi būti naudojamas per 21 dieną ir gali būti naudojamas tik vieną kartą, todėl kodų generavimas partijomis ir palikimas el. pašto dėžutėje yra prasta praktika. GOV.UK darbdavių vairavimo gairės nustato greičiausią patvirtintą metodą kaip internetinę paslaugą, naudojant paskutinius 8 licencijos numerio simbolius ir patikros kodą.

Pradėkite nuo sutikimo ir aiškios vairuotojo komunikacijos

Gaukite sutikimą prieš prašydami ar naudodami informaciją. Jei jūsų procesas naudoja DVLA įgaliojimą, paaiškinkite, ką vairuotojas įgalina, kaip rezultatas bus naudojamas ir kur bus saugomi įrodymai. Laikykite pasirašytą įgaliojimą arba sutikimo įrašą vairuotojo faile, o ne laikykite jį kaip išmetamą el. pašto priedą.

Mišrių kalbų flotėms reikia komunikacijos metodo, kurį vairuotojai supranta. Rašytinės instrukcijos gali būti pateiktos kalbomis, kuriomis kalba jūsų darbuotojai, o atitikties komanda turėtų išlaikyti anglų kalbos sprendimo įrašą ir bet kokius išimčių užrašus. Vairuotojas, kuris negali sekti patikros kodo proceso, yra komunikacijos problema, kurią reikia išspręsti, o ne priežastis praleisti patikrą.

JK vairuotojo licencijos išdavimo numerio paaiškinimas gali padėti darbuotojams atskirti administravimui reikalingus licencijos duomenis nuo informacijos, reikalingos gauti patikros rezultatą. Laikykite darbo eigą orientuotą į duomenis, kuriuos prašo oficiali paslauga.

Naudokite grąžintą įrašą, o ne kortelės vaizdą

Kai kodas buvo pateiktas, įveskite reikiamus licencijos duomenis ir peržiūrėkite grąžintą įrašą. Palyginkite vardą, nuotrauką, gimimo datą ir adresą su vairuotoju ir nuotraukų kortele. Tada patvirtinkite atitinkamas kategorijas, taškus, diskvalifikacijas ir galiojimo informaciją prieš nusprendžiant, ar vairuotojas gali būti paskirtas.

Išsaugokite rezultatą su patikros data, peržiūrėtoju ir kita data. Jei kodas pasibaigė arba jau buvo naudojamas, gaukite naują, o ne pasikliaukite senais ekrano vaizdais. Jei tapatybės laukai yra neišsamūs arba nesuderinami, įtraukite vairuotoją į išimčių darbo eigą ir išspręskite problemą prieš priskirdami saugumo kritinę užduotį.

Galiojantis vaizdas nėra tas pats, kas dabartinis teisės įrašas.

Didelio apimties darbui operatoriai gali apsvarstyti prieigą prie vairuotojo duomenų. GOV.UK paslauga teigia, kad šis maršrutas turi 60 pensų užklausos mokestį už kiekvieną vairuotojo įrašą, o patikrinimas paštu kainuoja £5. Nemokamas internetinis procesas išlieka tinkamas daugeliui kasdienių patikrinimų, tačiau apimtis, sutikimo administravimas ir įrodymų surinkimas gali padaryti struktūrizuotą skaitmeninį darbo eigą praktiškesnę.

Nepasakykite, kad programinė platforma automatiškai atlieka DVLA patikras, nebent yra gautas reikiamas patvirtinimas, nustatymas ir vairuotojo įgaliojimas. Operatorius lieka atsakingas už teisėto metodo pasirinkimą, išvesties peržiūrą ir veiksmų atlikimą dėl išimčių.

Šis vaizdo įrašas gali padėti darbuotojams suprasti oficialaus patikros kodo kelionę prieš įtraukiant ją į įvadinę ar atnaujinimo komunikaciją.

Nustatykite rizikos pagrindu atliekamų patikrinimų grafiką, kuris atlaiko patikrinimą

Fiksuota metinė patikra yra lengva paaiškinti, tačiau ji gali būti per grubus mišriai flotai. Naujas vairuotojas, vairuotojas su dabartiniais įrašais ir ilgalaikis vairuotojas su švariu įrašu nekelia tos pačios stebėjimo klausimo. Rizikos grupavimas suteikia operatoriui pagrįstą pagrindą skirtingiems peržiūros intervalams, jei motyvacija yra užfiksuota ir taikoma nuosekliai.

Žemiau pateiktas grafikas yra operatyvinis modelis, o ne visuotinė teisinė trukmė. Jūsų transporto vadybininkas turėtų nustatyti politiką pagal flotės darbą, vairuotojo profilį, turimą informaciją ir operatoriaus licencijos įsipareigojimus.

Rizikos grupė	Tipiškas profilis	Pakartotinės patikros intervalas	Įrodymai, kuriuos reikia išlaikyti
Žemesnė	Įsitvirtinęs vairuotojas be nustatytų licencijos problemų ir stabilios teisės	12 mėnesių	Sutikimas arba įgaliojimas, datuotas rezultatas, peržiūrėtojas ir kita data
Vidutinė	Vairuotojas su taškais, pasikeitusia teise, ankstesne administracine problema arba vaidmeniu, reikalaujančiu didesnio stebėjimo	6 mėnesiai	Datuotas rezultatas, rizikos motyvacija, veiksmų užrašai ir suplanuotas priminimas
Aukštesnė	Naujas arba neseniai kvalifikuotas vairuotojas, neišspręsta tapatybės problema, reikšminga įrašų problema arba ankstesnis nesėkmingas kontrolė	3 mėnesiai	Sutikimas arba įgaliojimas, rezultatas, valdymo peržiūra, paskyrimo sprendimas ir sekimo data

Užfiksuokite sprendimą, kodėl pasirinkta grupė

Intervalas yra mažiau svarbus nei motyvacija. Transporto komisaras arba DVSA inspektorius turi matyti, kad operatorius nustatė riziką, pasirinko kontrolę ir laikėsi jos. Parašykite trumpą motyvaciją, pavyzdžiui, „naujas kvalifikuotas vairuotojas, artimesnė peržiūra pradiniame veikimo laikotarpyje“ arba „užfiksuoti taškai, pasirinktas šešių mėnesių stebėjimas“.

Naujas vairuotojas, kuris gauna 6 ar daugiau taškų per 2 metus po egzamino, gali prarasti savo licenciją, kaip nurodyta GOV.UK licencijos informacijoje. Tai daro ankstyvą s