15 mėnesių taisyklė: Defektų pranešimas JK transporto vadybininkams

15 mėnesių taisyklė: Defektų pranešimas JK transporto vadybininkams

Kiekvienas vairuotojas privalo pranešti apie defektą, kai jį randa, raštu arba elektroniniu būdu, o kiekvienas operatorius turi turėti sistemą, kuri vertina, taiso ir registruoja tą pranešimą. Pranešimai apie trūkumus turi būti saugomi mažiausiai 15 mėnesių, nuliniai pranešimai taip pat yra vertingi, o nuotraukos ar skaitmeniniai įrašai laikomi galiojančiais įrodymais. Jei neteisingai tvarkysite dokumentus, DVSA sužinos apie tai kelyje, o ne audito metu.

TL;DR:

• Tikslūs defektų įrašai turi būti saugomi mažiausiai 15 mėnesių, nuotraukos ir skaitmeniniai įrodymai priimami kaip galiojanti dokumentacija.
• Vienas paskirtas asmuo turi nedelsdamas vertinti defektų pranešimus, teikdamas prioritetą pavojingiems trūkumams, kad jie būtų nedelsiant pašalinti iš eksploatacijos.
• Vairuotojai privalo atlikti kasdienius apžiūros patikrinimus bent kartą per 24 valandas ir pranešti apie konkrečius duomenis, įskaitant rimtumą, remontą ir patvirtinimą.
• Skaitmeninės sistemos turėtų apimti saugius laiko žymėjimus, parašus, nuotraukų priedus ir eksportuojamą auditą, kad būtų užtikrintas pasirengimas kelyje.
• Trūkstami arba neaiškūs defektų pranešimai gali sukelti įspėjimus, sisteminius gedimų vertinimus ir sunkumų ginčijant transporto priemonių draudimus patikrinimų metu.

Turinys

• Teisiniai įsipareigojimai ir vykdymo rizikos defektų pranešimo procese
• Kasdieniai apžiūros patikrinimai: ką vairuotojai privalo tikrinti ir registruoti
• Nuo pranešimo iki taisymo: praktinis operatoriaus darbo procesas
• Įrašų saugojimas, auditų paruošimas ir ką tikrintojai prašys
• Skaitmeninis defektų pranešimas: ką turi daryti gera sistema
• Kur dažniausiai žlunga defektų pranešimas
• Padarykite savo defektų sekimą paruoštą auditui su atitikties programine įranga
• Šaltiniai
• DUK

Teisiniai įsipareigojimai ir vykdymo rizikos defektų pranešimo procese

Vairuotojai turi pareigą pastebėti ir pranešti; operatoriai turi pareigą sukurti sistemą, kuri iš tikrųjų užfiksuoja tai, ką praneša vairuotojai. Šis pasiskirstymas yra svarbus, nes tikrintojai vertina operatoriaus pusę, o ne individualaus vairuotojo atmintį. Veiksmingas defektų pranešimo procesas turi turėti kelią, kuriuo pranešimas keliauja, asmenį, kuris jį gauna, ir įrašą, kuris rodo, kas įvyko toliau.

DVSA tikrintojai labai remiasi šiuo aspektu atliekant priežiūros tyrimą. Aiškūs įrodymai, kad apžiūros patikrinimai buvo praleisti, arba kad transporto priemonė buvo eksploatuojama su žinomu defektu, yra vienas greičiausių būdų gauti rekomendaciją Traffic Commissioner (Transporto komisaras).

Silpni defektų įrašai taip pat prisideda prie Operator Compliance Risk Score, paveikdami kiekvieną būsimą kelyje pasitaikantį jūsų transporto priemonių susidūrimą.

Kodėl tai yra rimtesnė problema, nei dauguma operatorių tikisi:

• Trūkstamas arba neaiškus defektų pranešimas MIVR metu gali sukelti oficialų įspėjimą, net jei tą dieną transporto priemonė iš tikrųjų nebuvo nesaugi.
• Pakartotiniai pranešimų trūkumai laikomi sisteminiu priežiūros gedimu, o ne vienkartiniu dokumentų klaida.
• Prasti įrašai apsunkina draudimo ginčijimą, nes tikrintojai remiasi tuo, kas užfiksuota tuo metu, ir pasirašytais žurnalais, kad pagrįstų savo sprendimą.

Vienas statistinis duomuo, kurį verta apsvarstyti: defektų pranešimai turi būti saugomi mažiausiai 15 mėnesių. Praleiskite šį laikotarpį ir neturėsite gynybos, kai inspektorius paprašys pamatyti jūsų istoriją.

Kasdieniai apžiūros patikrinimai: ką vairuotojai privalo tikrinti ir registruoti

Apžiūros patikrinimas turi būti atliekamas bent kartą per 24 valandas, kai transporto priemonė naudojama, ir jis gali būti deleguotas tam, kas vairuoja tą dieną, jei jie žino, ką reikia tikrinti. DVSA tikisi, kad vairuotojai atliks patikrinimą prieš kelionę, o po to praneš apie bet kokius rastus trūkumus, įskaitant tuos, kurie pasirodo kelionės metu.

Pagrindiniai patikrinimo punktai yra:

1. Padangos ir ratai, tikrinant protektoriaus gylį, pažeidimus, slėgį ir rato varžtų saugumą.
2. Šviesos ir indikatoriai, priekiniai, galiniai, stabdžių ir pavojiniai.
3. Stabdžiai, įskaitant įspėjimo šviesas ir bet kokį neįprastą pedalo jausmą.
4. Vairo sistema ir veidrodžiai, tikrinant žaidimą, pažeidimus ir matomumą.
5. Avariniai išėjimai ir įranga keleiviniuose automobiliuose.
6. Krovinių saugumas ir bet kokie įspėjimo indikatoriai prietaisų skydelyje.

Bet kas, ką vairuotojas randa, pranešime turi turėti konkrečius laukus, kad būtų naudinga vėliau: transporto priemonės registracijos numeris, data, defekto aprašymas, pranešėjo vardas, kam jis pranešė, rimtumo įvertinimas, kas buvo atlikta taisant, kas tai sutvarkė ir data, kada tai buvo baigta. DVSA HGV apžiūros šablonas apima būtent tai, o jo naudojimas (arba atitinkama skaitmeninė forma) užtikrina, kad kiekvienas vairuotojas praneštų vienodai.

Pro patarimas: Traktuokite barškėjimą ar lėtą nuotėkį taip pat rimtai kaip įspėjimo šviesą. Maži simptomai dažnai yra pirmasis ženklas, kad gedimas taps kritiniu saugai per kelias dienas.

Nuo pranešimo iki taisymo: praktinis operatoriaus darbo procesas

Kiekviena flotilė turi turėti vieną paskirtą asmenį, kuris gauna kiekvieną defektų pranešimą ir turi teisę išimti transporto priemonę iš eksploatacijos. Be šio savininko, pranešimai pasimeta pašto dėžutėse, kurias niekas tikrina, o pavojingas defektas lieka neišspręstas, nes trys žmonės manė, kad kažkas kitas tuo rūpinasi.

Kai pranešimas atkeliauja, nedelsiant jį vertinkite pagal rimtumą:

• Pavojingi defektai reiškia, kad transporto priemonė nedelsiant sustoja, jokių išimčių.
• Reikšmingi defektai yra prioritetiniai remontui, paprastai prieš kitą suplanuotą transporto priemonės naudojimą.
• Patariami elementai yra suplanuoti kitame planuojamame priežiūros vizite, o ne taisomi vietoje.

Iš ten darbo procesas turi turėti dokumentų seką, kuri atlaikytų patikrinimą: kas įvertino defektą, kuris remontininkas jį sutvarkė, kokios dalys buvo naudojamos, ir pasirašyta, datuota patvirtinimo forma prieš transporto priemonei grįžtant į kelią. Operatorius proceso pusėje yra tai, kas atskiria flotilę, galinčią įrodyti tinkamą rūpestį, nuo tos, kuri tiesiog tikisi, kad niekas nesuges. Praleidimas pasirašymo žingsnio yra dažniausiai pasitaikanti spraga, kurią randa tikrintojai, nes tai yra žingsnis, kuris atrodo mažiausiai skubus, kai transporto priemonė turi grįžti į kiemą.

Įrašų saugojimas, auditų paruošimas ir ką tikrintojai prašys

Laikykite kiekvieną defektų pranešimą, kuriame nurodytas trūkumas, mažiausiai 15 mėnesių. Nuliniai pranešimai, patvirtinantys, kad trūkumo nebuvo, nereikalauja tokio pat ilgo saugojimo, tačiau jų laikymas mažiausiai tris mėnesius suteikia jums įrodymų, kad patikrinimai iš tikrųjų vyko dienomis, kai trūkumų nebuvo.

Ką tikrintojai iš tikrųjų nori pamatyti, be paties pranešimo:

• Laiko žymėjimai, kurie rodo, kada patikrinimas vyko ir kada pranešimas buvo pateiktas.
• Parašas arba skaitmeninis atitikmuo, identifikuojantis, kas įvertino defektą.
• Nuotraukos ar vaizdo įrašai, kai defektas buvo pakankamai reikšmingas, kad juos pateikti.
• Remonto sąskaitos arba darbo kortelės, susietos su originaliu pranešimu.

Tai nėra dokumentacija dėl pačios dokumentacijos. Draudimas, pažymėtas 'S', signalizuoja apie reikšmingą priežiūros gedimą Transporto komisarui, o operatoriai, kurie vengia šio pažymėjimo, paprastai yra tie, kurie gali pateikti švarią, susietą dokumentaciją per kelias minutes po to, kai paprašoma, o ne per dienas.

Skaitmeninis defektų pranešimas: ką turi daryti gera sistema

Popieriniai formatai vis dar atitinka DVSA reikalavimus, tačiau jie yra lėti paieškai ir lengvai prarandami. Elektroniniai įrašai yra aiškiai priimtini, jei jie turi būtinus laukus, laiko žymėjimą ir yra lengvai prieinami, kai tikrintojas jų prašo.

Skaitmeninė sistema, sukurta šiam darbui, turėtų suteikti jums:

• Saugų datų ir laikų žymėjimą kiekviename pranešime, o ne tik datą, kada jis buvo surašytas.
• Skaitmeninius parašus tiek iš pranešimo teikėjo, tiek iš vertintojo.
• Nuotraukų ar vaizdo įrašų priedus, saugomus prieš konkretų defekto įrašą.
• Paieškos įrašus, kuriuos galite gauti pagal transporto priemonę, datų intervalą ar defekto tipą per kelias sekundes.
• Eksportuojamą auditą, paruoštą pateikti DVSA tikrintojui be jo surinkimo vietoje.

Konfigūruokite darbo procesą taip, kad transporto priemonė fiziškai negalėtų būti pažymėta kaip grąžinta į eksploataciją, kol kas nors nepasirašys vertinimo. Ši vienintelė taisyklė uždaro dažniausiai pasitaikančią spragą operatorių įrašuose.

Skaitmeninė vairuotojo programa, palaikanti daugiakalbį pranešimą mišrių tautybių flotilėms, automatiniai įspėjimai, kai defektas ilgai lieka atviras, ir auditui paruošti rinkiniai, sukurti pagal tuos pačius laukus, kuriuos nustato DVSA gairės, gali padėti efektyviai valdyti defektų pranešimus.

Pro patarimas: Jei jūsų vairuotojai kalba keliomis kalbomis, defektų pranešimas, parašytas netinkama terminologija, yra toks pat geras kaip ir jokio pranešimo. Daugiakalbiai formatai visiškai pašalina šią riziką.

Kur dažniausiai žlunga defektų pranešimas

Dauguma defektų sistemų nesugenda, nes vairuotojai nustoja pranešti. Jos žlunga, nes kažkas nustoja skaityti pranešimus arba nesant vieno paskirto asmens, atsakingo už jų užbaigimą. Esu matęs flotiles su puikia apžiūros atitiktimi ir visiškai nenaudinga dokumentacija, nes pranešimai gulėjo stalčiuje be vertinimo.

Tris sprendimus galima rasti daugumai problemų: viena defektų pašto dėžutė, per kurią viskas praeina, vienas bendras apžiūros forma su nulinio laukelio, kurio vairuotojai negali praleisti, ir privalomas pasirašymas prieš bet kuriai transporto priemonei grįžtant į eksploataciją. Niekas iš to nėra sudėtinga. Tiesiog reikia, kad kas nors to reikalautų kiekvieną dieną, o ne tik prieš auditą.

- Vytautas

Padarykite savo defektų sekimą paruoštą auditui su atitikties programine įranga

Atitikties programinė įranga operatoriams gali tiesiogiai atitikti laukus, kurių tikisi DVSA: skaitmeniniai parašai, automatiniai laiko žymėjimai, nuotraukų įrodymai, pridėti prie kiekvieno pranešimo, ir audito rinkinys, kurį galite eksportuoti vienu metu, o ne surinkti iš kelių aplankų.

Transporto vadybininkams, valdančiam mišrių tautybių flotilėms, vairuotojo programa veikia anglų, lenkų, rumunų, lietuvių ir bulgarų kalbomis, todėl defektas pranešamas kalba, kurią vairuotojas iš tikrųjų supranta. Automatiniai įspėjimai pažymi bet kurį pranešimą, kuris ilgai lieka atviras, o tai reiškia, kad mažiau defektų lieka kelyje patikrinimų metu ir greitesnis uždarymas, kai kažkas turi būti sutvarkyta. MIVR peržiūra tampa klausimu eksportuoti rinkinį, o ne skubėti per popierius.

Planai prasideda nuo £9 per mėnesį pradiniame lygyje, didėjant per standartinį ir profesionalų, kai jūsų flotilė auga. Sužinokite, kaip tai tinka jūsų veiklai kainų puslapyje, arba pažiūrėkite, kas sukurta specialiai transporto vadybininkams, vykdantiems kasdienę atitiktį.

Šaltiniai

• Gairės dėl kelių tinkamumo: komercinės prekės ir keleivių vežimo transporto priemonės
• Transporto priemonių defektų kategorijos

DUK

Kokia yra transporto priemonės defekto pranešimo procedūra?

Vairuotojas praneša apie bet kokį defektą, rastą atliekant apžiūros patikrinimą arba kelionę, raštu arba elektroniniu būdu, nurodydamas transporto priemonės registracijos numerį, defekto detales ir rimtumą. Operatorius tada įvertina tai, organizuoja taisymą ir registruoja remonto detales prieš transporto priemonei grįžtant į eksploataciją.

Kiek laiko turiu laikyti transporto priemonės defektų pranešimus?

Pranešimai, nurodantys faktinį trūkumą, turi būti saugomi mažiausiai 15 mėnesių. Nuliniai pranešimai, patvirtinantys, kad trūkumo nebuvo, rekomenduojama laikyti mažiausiai tris mėnesius kaip įrodymą, kad patikrinimai buvo atlikti.

Kaip pranešti apie nesaugią transporto priemonę DVSA?

DVSA teikia internetinę formą, skirtą pranešti apie rimtą saugos defektą arba transporto priemonės recall. Rimti saugos klausimai, rasti operatorių patikrinimų metu, taip pat turėtų būti registruojami viduje ir gali sukelti nedelsiant arba atidėtą draudimą, jei DVSA tikrintojai juos randa kelyje.

Kas laikoma pavojingu defektu, o kas patariamu?

Pavojingas defektas reiškia, kad transporto priemonė turi nedelsiant sustoti, o patariamas defektas gali būti suplanuotas kitame priežiūros vizite. Skirtumas kyla iš DVSA transporto priemonių defektų kategorijos, kurią tikrintojai naudoja sprendžiant, ar draudimas yra pagrįstas.

Ar skaitmeniniai defektų pranešimai gali pakeisti popierinius apžiūros formatus?

Taip, jei elektroninis įrašas apima būtinus laukus, laiko žymėjimą ir yra lengvai prieinamas, kai DVSA prašo jį pamatyti. Tokios priemonės kaip OperatorCompliance tai integruoja kaip standartą, su parašais ir nuotraukų įrodymais, pridėtais prie kiekvieno pranešimo.

Rekomenduojama

• Sukurtas transporto vadybininkui
• Vairuotojų darbo valandų taisyklės paaiškintos
• Tachografo atsisiuntimo taisyklės: 28/90 dienų
• Atitikties programinė įranga vežėjams

Šis straipsnis yra bendroji gairė JK operatoriams ir transporto vadybininkams, o ne teisinė ar profesinė konsultacija. Reglamentai keičiasi, todėl visada patikrinkite dabartinius reikalavimus su GOV.UK, DVSA ir savo transporto komisarais prieš imdamiesi veiksmų.