Programinė įranga vairuotojų licencijų patikrai kurjerių flotoms

Kai kurjerių operatoriai palygina programinę įrangą, skirtą vairuotojų licencijų patikrai kurjerių flotoms, teisingas pasirinkimas paprastai priklauso nuo vieno klausimo. Ar mums reikia tik būdo vykdyti ir registruoti licencijų patikras, ar mums reikia sistemos, kuri taip pat kontroliuotų platesnį operatoriaus licencijos failą?

Daugelio kurjerių flotų atveju licencijų tikrinimas nėra atskira užduotis. Jis yra šalia Vairuotojo CPC ir DQC galiojimo datų, transporto priemonių patikrinimų, MOT ir metinių testų terminų, defektų pranešimų, tachografų įrašų, agentūrinių vairuotojų įdarbinimo ir įrodymų, reikalingų Transporto komisarui. Čia palyginimai tampa praktiškesni. Sistema gali atrodyti tinkama licencijai patikrinti vieną kartą, tačiau vis tiek paliks transporto vadybininkus, kurie per el. paštą ieško dokumentų, saugo įrodymus atskiruose aplankuose ir atkuria auditą, kai DVSA užduoda klausimus.

Ką kurjerių flotoms reikia iš licencijų patikros programinės įrangos

Kurjerių flotoms reikia sistemos, kuri atspindėtų, kaip licencijų tikrinimas iš tikrųjų veikia kasdienėje veikloje. Tai reiškia daugiau nei DVLA pateiktas rezultatas - praeiti arba nepraeiti. Tai reiškia, kad reikia nustatyti tikrinimo politiką, taikyti ją nuosekliai, registruoti, kas buvo patikrinta, ir saugoti įrodymus, kurie gali būti pateikti vėliau.

Pirmasis reikalavimas yra dažnumas. JK nėra vieno fiksuoto teisės akto intervalo, kuris galioja kiekvienam operatoriui kiekvienoje situacijoje. Operatoriai turi turėti rizikos pagrindu veikiančią procedūrą. Vairuotojas su švaria licencija gali būti tikrinamas rečiau nei vairuotojas su taškais, neseniai padarytomis nusikaltimais, kategorijų apribojimais ar vaidmeniu, susijusiu su didesniu kilometrų skaičiumi ir griežtesniais pristatymo grafika. Geras sistema turi leisti mums nustatyti skirtingus peržiūros intervalus pagal rizikos lygį, o ne priversti kiekvieną vairuotoją į tą patį ciklą.

Antrasis reikalavimas yra tikrinimas pagal įvykius. Kurjerių flotoms reguliariai kyla situacijų, kurios turėtų paskatinti papildomą patikrą už įprasto grafiko ribų. Dažni pavyzdžiai apima:

• naujo darbuotojo prisijungimą prie flotų
• vairuotojo perėjimą prie kitos transporto priemonės tipo
• susidūrimą ar kelių eismo pažeidimą
• vairuotojo sugrįžimą po ilgos pertraukos
• agentūros ar laikino vairuotojo užsakymą darbui
• vadovo sužinojimą apie medicinines problemas ar apribojimus
• licencijos teisę, reikalingą naujam kontraktui

Jei programinė įranga negali aiškiai užfiksuoti šių išimčių patikrinimų, įrašas tampa nebaigtas. Praktikoje tai dažnai yra vieta, kur operatoriai patiria problemas. Planuota patikra buvo atlikta, tačiau tarp jų nebuvo tinkamai užfiksuota didesnės rizikos įvykio.

Įrodymai yra tokie pat svarbūs kaip ir pati patikra. Kurjerių operatoriui failas turėtų rodyti, kada patikra buvo užsakyta, kada ji buvo baigta, koks buvo rezultatas, kas ją peržiūrėjo ir kokia buvo tolesnė veika. Jei licencija grįžo su papildomais įrašais, apribojimais ar trūkstama teise, mums reikia, kad programinė įranga parodytų, kad problema buvo eskaluota ir išspręsta. Auditų takas nėra prabanga. Tai yra skirtumas tarp kontroliuojamos procedūros ir ekrano nuotraukų aplanko.

Agentūriniams ir laikiniems vairuotojams reikia ypatingo dėmesio. Daugelis kurjerių flotų remiasi trumpalaikiu padengimu, sezoniška darbo jėga ir subrangovais. Tai sukuria spragą silpnesnėse sistemose, nes programinė įranga yra sukurta tik nuolatiniams darbuotojams. Iš tikrųjų agentūrų vairuotojams vis tiek reikia, kad jų licencija būtų patikrinta, jų teisė patvirtinta, o jų dokumentai saugomi pagal darbą, kurį jie atlieka mums. Jei įrašai yra su agentūra ir niekur mūsų sistemoje, gali būti sunku parodyti tinkamą kontrolę.

Kurjerių operatoriai taip pat turėtų galvoti apie fotokortelės galiojimo datą. Galiojanti kortelė nėra pakankama. Patikros procesas turėtų patvirtinti dabartinę teisę, kategorijas, papildymus ir bet kokias problemas, kurios gali paveikti tinkamumą vaidmeniui. Kur vaidmuo taip pat reikalauja Vairuotojo CPC, programinė įranga neturėtų to laikyti atskiru požiūriu. Ji turėtų būti toje pačioje vairuotojo įraše.

Čia taip pat svarbus JK specifinis procesas. Britų operatoriai paprastai dirba su DVLA duomenimis ir JK operatorių licencijos lūkesčiais. Jei programinės įrangos tiekėjas kalba plačiai apie ES, nesiremdamas tikrais JK įrašais, darbo srautais ir įrodymų standartais, tai yra įspėjimo ženklas. JK procesas turi atitikti DVSA lūkesčius ir praktinę realybę, ką transporto vadybininkas gali prireikti parodyti Transporto komisarui.

Norėdami gauti išsamesnį vaizdą apie tai, ką operatoriai turėtų registruoti ir išlaikyti, mūsų vadovas apie vairuotojų licencijų patikras operatoriams išdėsto procesą išsamiau.

Kokios funkcijos yra svarbiausios lyginant sistemas

Kai mes lyginame sistemas, naudingiausias požiūris yra ignoruoti plačius teiginius ir pažvelgti į darbo srautą nuo pradžios iki pabaigos.

Pradėkite nuo DVLA patikros proceso. Kaip pradedama patikra? Ar sistema palaiko švarų, pakartotiną darbo srautą, kad gautų reikalingą informaciją, atliktų patikrą ir išsaugotų rezultatą vairuotojo faile? Ar transporto biuras gali matyti, kurios patikros yra numatytos, vykdomos ar praleistos, neatsidarydamas kiekvieno įrašo atskirai? Jei tiekėjas tik sako, kad jis „integruojasi su DVLA“, to nepakanka. Mes turime žinoti, kaip atrodo kasdienis procesas.

Priminti yra kitas praktinis testas. Kurjerių flotai reikia priminimų, kurie būtų matomi prieš praleidžiant terminą, o ne po jo. Geros sistemos leidžia priminimus pagal vaidmenį, depą ar rizikos lygį ir aiškiai rodo praleistus dalykus. Dar geriau, jos rodo kitą reikiamą veiksmą, o ne tiesiog pateikia datų sąrašą.

Dokumentų saugojimas yra svarbus, nes licencijų tikrinimas retai vyksta atskirai. Mes dažnai turime išlaikyti deklaracijų, pasirašytų peržiūros pastabų, sekimo įrodymų ir susijusių įdarbinimo dokumentų kopijas. Jei programinė įranga saugo tik patikros rezultatą, tačiau priverčia likusius į el. pašto aplankus ar bendrus diskus, įrašas nuo pat pradžių tampa fragmentuotas.

Vairuotojo CPC ir DQC sekimas turėtų būti integruotas, kur to reikalauja vaidmuo. Sistema, kuri seka vairuotojo licenciją, bet ignoruoja Vairuotojo CPC galiojimą, palieka transporto vadybininkus su dviem atskiromis atitikties procedūromis tam pačiam asmeniui. Tai sukuria išvengiamą riziką. Tas pats taikoma, jei programinė įranga registruoja DQC galiojimą, bet negali parodyti, ar vairuotojas buvo pašalintas iš vairavimo pareigų, kai jis pasibaigia.

Ataskaitos yra dar vienas naudingas skirtumas. Kurjerių operatoriams reikia daugiau nei visų vairuotojų sąrašo. Mums reikia ataskaitų, kurios greitai atsakytų į operatyvinius klausimus, tokius kaip:

• Kuriems vairuotojams reikia licencijos patikros per artimiausias 30 dienų?
• Kuriems vairuotojams yra papildymai ar apribojimai?
• Kuriems agentūriniams vairuotojams trūksta įrašų?
• Kuriems depams reikia atlikti patikras?
• Kuriems vairuotojams yra galiojanti licencija, bet pasibaigęs DQC?

Vartotojų prieiga turėtų atspindėti, kaip flotai iš tikrųjų dirba. Nacionalinė kurjerių įmonė gali reikėti centrinio atitikties priežiūros, depų lygio matomumo, ribotos agentūros prieigos ir tik skaitymo prieigos vyresniems vadybininkams. Jei visi mato viską, arba jei leidimai yra per griežti, sistema tampa arba rizikinga, arba neįmanoma naudoti.

Galiausiai, atidžiai pažvelkite į auditų taką. Ar galime matyti, kas pridėjo, pakeitė ar patvirtino įrašą? Ar galime pasakyti, ar dokumentas buvo įkeltas prieš ar po įvykio? Ar galime įrodyti, kad transporto vadybininkas peržiūrėjo nesėkmingą ar didelės rizikos rezultatą? Šie detalės yra svarbūs, kai DVSA prašo įrašų arba kai failas ruošiamas Transporto komisarui.

Jei jūsų palyginimas yra platesnis nei tik vairuotojų įrašai, mūsų straipsnis apie programinės įrangos pasirinkimą, kuris išlaiko jūsų O-licencijos failą paruoštą apima platesnius įrodymų standartus, kuriuos operatoriai turėtų turėti omenyje.

Vairuotojų patikros įrankiai prieš pilnas atitikties platformas

Kai kurios kurjerių flotų iš tikrųjų tik reikia vairuotojų patikros įrankio. Jei verslas turi nedidelį skaičių vairuotojų, jokių operatorių licencijos įsipareigojimų, išskyrus pagrindinius įrašus, ir atskirą nusistovėjusią transporto priemonių ir tachografų procesą, atskira sistema gali būti pakankama.

Tai nėra įprasta padėtis, kai flotė auga. Kai tik mes pradedame valdyti kelis depus, mišrių transporto priemonių tipus, agentūrų darbo jėgą ar operatorių licencijos patikrinimus, atskiros priemonės pradeda kurti spragas. Viena sistema laiko licencijų patikras. Kita laiko Vairuotojo CPC datas. Kita saugo patikrinimo lapus. Tachografų failai yra kitur. Transporto vadybininkas tada tampa ryšiu tarp nesusijusių įrašų.

Šis požiūris paprastai žlunga dviem vietose. Pirma, terminai praleidžiami, nes nėra vieno informacijos skydelio, kuris parodytų visą vaizdą. Antra, įrodymų pateikimas tampa sudėtingas, nes vieno vairuotojo ar vienos transporto priemonės istorija yra išsklaidyta per kelias sistemas.

Pilna atitikties platforma paprastai yra geresnis pasirinkimas, kai kurjerių flotoms reikia:

• vairuotojų licencijų patikros ir Vairuotojo CPC sekimo toje pačioje įraše
• transporto priemonių, priekabų ir vairuotojų terminų viename kalendoriaus vaizde
• patikrinimo ir defektų įrodymų, susijusių su atitinkamu turtu
• tachografų analizės ir sekimo pagal tą pačią atitikties procedūrą
• įrašų, kurie gali būti peržiūrėti pagal depą, sutartį ar veiklos centrą
• failą, kuris atlaiko išorinį patikrinimą be rankinio atstatymo

Taip pat yra praktinis atsakomybės aspektas. Jei viena sistema pažymi licencijos problemą, o kita sistema kontroliuoja vairuotojų paskirstymą, kažkas vis tiek turi sujungti abu. Užimtoje kurjerių operacijoje tai dažnai reiškia išvengiamą rankinį sekimą.

Operator Compliance mes nesame taškų sprendimas vienai atskirai užduočiai. Mes esame sukurti operatoriams, kuriems reikia, kad licencijų tikrinimas būtų šalia kitų operatorių licencijos failo. Tai apima vairuotojų įrašus, transporto priemonių ir priekabų įrašus, MOT ir metinių testų datas, patikrinimus, VOR statusą ir tachografų įrodymus. Kadangi OperatorCompliance sukūrė Fleeta Limited, su produktu, pritaikytu pagal DVSA Gaires dėl Kelių Tinkamumo Išlaikymo ir realybę, kaip dirbti pagal operatoriaus licenciją, palyginimas nėra tarp patikros programėlės ir skaičiuoklės. Tai yra tarp fragmentuoto proceso ir vienos atitikties sistemos.

Kai kuriems operatoriams integracija taip pat yra svarbi. Jei verslas jau naudoja kitas sistemas dirbtuvėms, HR ar telematikai, verta paklausti, ar duomenys gali būti perduodami sklandžiai per REST API ar webhooks. Tai yra mažiau svarbu nei pagrindinis naudojamumas, tačiau tai gali sutaupyti duomenų įvedimo, kai aplinkinės sistemos jau yra nusistovėjusios.

Kaip įvertinti kasdienį naudojimą transporto vadybininkams

Geriausias būdas įvertinti naudojamumą yra sekti tikrą užduotį, o ne demonstracinį scenarijų. Paklauskite, kas nutiks, kai naujas kurjerių vairuotojas pradės rytoj, kai agentūros vairuotojas pasirodys su neišsami informacija, arba kai suplanuota licencijos patikra grįš su papildymais, kuriuos reikia peržiūrėti.

Diegimas turėtų būti paprastas. Mes turėtume galėti pridėti vairuotojus, priskirti peržiūros intervalus, registruoti licencijų kategorijas ir pridėti palaikančius dokumentus be ilgo įgyvendinimo projekto. Jei sistema yra nepatogi įvedimo metu, duomenų kokybė greitai sumažėja.

Išimčių tvarkymas yra vieta, kur daugelis produktų parodo savo ribas. Lengva parodyti švarią licenciją ir pilną failą. Sunku valdyti trūkstamus duomenis, nesėkmingas patikras, laikinas darbuotojus ir dokumentus, kurie atvyksta vėlai. Transporto vadybininkas turėtų paklausti:

• Kas nutiks, jei vairuotojas neturi DQC faile?
• Kas nutiks, jei licencijos patikra yra numatyta, bet vairuotojas nepateikė reikiamos informacijos?
• Ar galime pažymėti vairuotoją kaip nepatvirtintą vairavimui?
• Ar galime registruoti tolesnius veiksmus ir pasirašytus įrodymus?
• Ar galime atskirti praleistus dokumentus nuo tikrai draudžiamų vairavimų?

Pasirašyti įrodymai yra ypač svarbūs. Jei vadybininkas peržiūri rezultatą ir nusprendžia dėl veiksmų, programinė įranga turėtų aiškiai išlaikyti tą sprendimą. Tas pats taikoma deklaracijoms, pripažinimams ir bet kokioms palaikančioms pastaboms. Jei sistema remiasi laisvos formos komentarais be struktūros, nuoseklumas nukentės.

Informacijos skydelio matomumas turėtų remti veiksmus, o ne tik rodyti duomenis. Naudingas informacijos skydelis kurjerių flotai rodo, kas yra numatyta, kas yra praleista, kas yra didelės rizikos ir kas trukdo vairuotojui būti naudojamam. Jis neturėtų reikalauti daugybės eksportų ir filtrų, kad pasiektų pagrindinius atsakymus.

Paskutinis testas yra tai, ar sistema sumažina rankinį sekimą. Geras programinė įranga turėtų sumažinti poreikį atskiriems priminimams, skaičiuoklėms ir el. pašto takams. Jei transporto vadybininkai vis tiek turi išlaikyti savo šešėlinį procesą, kad jaustųsi saugūs, sistema nedaro pakankamai.

Naudojamumas taip pat apima įrašus apie vairuotoją, o ne tik pačią licenciją. Daugelio kurjerių flotų atveju vairuotojo failas turėtų būti arti defektų pranešimų, įdarbinimo formų ir teisės dirbti įrodymų. Mūsų gairės apie teisės dirbti patikras vairuotojams yra aktualios, nes neišsamūs vairuotojų įrašai retai baigiasi vienu dokumento tipu.

Kaip Operator Compliance tinka kurjerių flotoms

Operator Compliance tinka kurjerių flotoms, kurioms reikia licencijų patikros kaip platesnės atitikties sistemos dalies, o ne kaip atskiros užduoties.

Praktikoje tai reiškia, kad mes esame stipriausi ten, kur flotai turi kontroliuoti vairuotojų, transporto priemonių ir priekabų įrašus kartu. Kurjerių operatoriai dažnai pradeda ieškoti programinės įrangos, skirtos stebėti vairuotojų licencijų patikras kurjerių flotose, tada supranta, kad tikroji problema yra platesnė. Jiems taip pat reikia MOT ir metinių testų datų vienoje vietoje. Jiems reikia patikrinimų grafikų. Jiems reikia defektų pranešimų. Jiems reikia tachografų įrašų ir sekimo. Jiems reikia failo, kuris gali būti parodytas DVSA be dokumentų traukimo iš penkių skirtingų šaltinių.

Tai yra spraga, kurią mes esame sukurti užpildyti.

Su OperatorCompliance vairuotojo įrašas yra toje pačioje aplinkoje kaip ir kitos operatoriaus atitikties veiklos. Tai svarbu kurjerių flotoms, naudojančioms furgonus, HGV ar mišrius turtus, ir operatoriams, valdančioms tiek nuolatinius, tiek agentūrinius vairuotojus. Tai taip pat svarbu, kai transporto biuras turi atsiskaityti už tai, kas įvyko, kas tai peržiūrėjo ir kokia buvo atlikta veika.

Mūsų požiūris yra praktiškas. Mes sutelkiame dėmesį į įrašus ir terminus, kuriuos operatoriai turi kontroliuoti. Tai apima licencijų patikras, Vairuotojo CPC ir DQC datas, transporto priemonių ir priekabų atitikties elementus, MOT ir metinių testų planavimą, patikrinimo įrodymus, tachografų įrašus ir VOR valdymą. Jei transporto priemonė yra ne kelyje, jei vairuotojo įrašas yra neišsamus, arba jei terminas artėja, mes norime, kad tai būtų matoma viename operatyviniame vaizde.

Mes taip pat pripažįstame, kad kurjerių flotai dažnai dirba keliuose veiklos centruose ir greitai besikeičiančiuose grafikuose. Sistema turi būti pakankamai aiški kasdieniam naudojimui, o ne tik pakankamai formali auditui. Todėl palyginimas neturėtų baigtis funkcijų sąrašais. Tikras klausimas yra, ar programinė įranga padeda mums valdyti flotą ir išlaikyti failą tuo pačiu metu.

Kur operatoriai nori toliau sujungti įrašus, gali būti ir platesnių duomenų taškų, kuriuos reikia apsvarstyti, pavyzdžiui, draudimo patvirtinimas per askMID, kuris yra vykdomas Motor Insurers' Bureau, dar vadinamo MIB, arba nuorodos į kitas flotų sistemas. Kai kurios įmonės palygins mus su platesnėmis flotų produktais ar duomenų paslaugomis, tokiomis kaip Fleetalyse ar Logivo.AI. Tokie palyginimai yra naudingi tik jei jie grįžta prie to paties operatyvinio standarto. Ar sistema gali išlaikyti operatoriaus licencijos failą aiškų, dabartinį ir gynybinį?

Tai yra standartas, kuriuo mes dirbame. Mes nesistengiame būti paprasta priminimų programėle vienam dokumento tipui. Mes esame sukurti JK operatoriams, kuriems reikia, kad jų atitikties įrašai būtų tvarkingi, formatu, kuris atspindi, kaip DVSA vykdymas ir Transporto komisaro patikrinimas iš tikrųjų veikia.

Kurjerių flotoms tai paprastai veda prie paprastos išvados. Jei licencijų patikros yra tik viena judanti dalis didesniame atitikties paveiksle, geriau jas valdyti toje pačioje sistemoje kaip ir likusi operatoriaus failo dalis. Čia Operator Compliance yra palyginime.