Kaip valdyti flotą, atitinkančią DVSA reikalavimus

Flotų planuotojas, atitinkantis DVSA reikalavimus, nėra tik terminų kalendorius. Tai kontrolė, kuri parodo, kad žinome, ko kiekvienai transporto priemonei ir priekabai reikia, kada to reikia, kas tai patikrino, kokie defektai buvo rasti, kas buvo suremontuota ir ar kas nors buvo praleista ar pašalinta iš eismo. Jei DVSA ar Transporto komisaras (Traffic Commissioner) paklaus, kaip mes valdome kelių tinkamumą, planuotojas yra viena iš pirmųjų vietų, kur jie tikisi pamatyti, kaip ta kontrolė veikia praktikoje.

Dėl šios priežasties tinkamas transporto priemonių priežiūros planuotojas turi daryti daugiau nei siųsti priminimus. Jis turi sujungti patikras, MOT ar metinių testų užsakymus, vairuotojų defektų pranešimus, dirbtuvių veiklą, VOR laikotarpius, dokumentų galiojimo datas ir įrodymų failą už kiekvieną įvykį. Jei jis negali greitai parodyti visos istorijos, jis neatlieka to atitikties darbo, kurio mums reikia.

Ką turi daryti transporto priemonių priežiūros planuotojas

Mažiausiai, transporto priemonių priežiūros planuotojas turėtų rodyti kiekvieną saugos patikrą ir testavimo reikalavimą kiekvienai transporto priemonei ir priekabai flotėje, su išankstiniu apskaičiuotu ir vienoje vietoje matomu terminų. Tai skamba akivaizdžiai, tačiau atitikties standartas yra aukštesnis nei paprastas kalendorius.

DVSA žiūri į sistemas, o ne tik į izoliuotus įrašus. Todėl planuotojas turėtų veikti kaip atitikties kontrolė. Praktikoje tai reiškia, kad jis turėtų:

• naplanuoti visus numatytus priežiūros įvykius
• rodyti, kas buvo atlikta
• žymėti, kas artėja prie termino
• išryškinti bet ką, kas vėluoja arba buvo praleista
• susieti defektus ir remontus su atitinkamu turtu
• išlaikyti atlikto darbo įrodymus
• rodyti, kas peržiūrėjo ir patvirtino įvykį
• aiškiai nurodyti, kada transporto priemonė buvo neprieinama arba VOR

JK HGV ir PSV operatoriams tai paprastai reiškia, kad planuotojas turi būti sukurtas aplink patikros režimą, nustatytą DVSA Knygoje apie kelių tinkamumo palaikymą. Dėl furgonų ir mišrių flotų ta pati disciplina vis dar yra svarbi, net jei teisinė sistema skiriasi nuo operatorių licencijų priežiūros sistemų. 3.5 tonos furgonų flotė gali nebūti O-licencijoje, tačiau jei mes dirbame komerciniais tikslais ir kasdien siunčiame vairuotojus į kelią, vis tiek mums reikia gynybingo priežiūros proceso.

Planavimo priemonė taip pat turėtų apimti priekabas kaip atskirus turtus, o ne tik kaip pastabas prieš traktorių. Priekabos turi savo patikros intervalus, metinių testų reikalavimus, kur taikoma, padangų ir stabdžių problemas bei remonto istorijas. Jei priekaba gali judėti nepriklausomai operacijoje, jai reikia savo įrašo.

Geras planuotojas taip pat registruoja įrodymus, o ne tik datas. Baigta patikra reikalauja patikros lapo, meistro išvadų, taisymo darbų, bet kokio atidėjimo sprendimo, jei tai teisėta ir saugu, ir patvirtinimo, kad transporto priemonė buvo tinkama prieš grąžinant ją į eksploataciją. Jei mes paprašomi pateikti įrašus, neturėtume ieškoti per pašto dėžutes, popierinius failus ir dirbtuvių lentas.

Kokios datos ir intervalai turėtų būti planuotojui?

Pagrindinis principas yra paprastas. Jei data veikia kelių tinkamumą, teisėtą naudojimą ar mūsų galimybę įrodyti kontrolę, ji priklauso planuotojui.

Daugeliui operatorių pagrindiniai suplanuoti elementai yra:

• saugos patikros transporto priemonėms
• saugos patikros priekaboms
• MOT datos atitinkamoms transporto priemonėms
• metinių testų datos HGV, PSV ir testuojamoms priekaboms
• periodinė priežiūra
• stabdžių patikros ir stabdžių našumo testavimas
• tachografo kalibravimo datos
• greičio ribotuvo patikros, kur taikoma
• LOLER datos bet kokiam kėlimo įrangai, sumontuotai ant transporto priemonės
• kelio mokesčio licencijos atnaujinimas, kai valdomas centriniu būdu
• draudimo datos
• vairuotojo licencijos tikrinimo datos
• Driver CPC ir DQC galiojimo datos
• bet kokios įmonės nustatytos peržiūros datos vairuotojų apžvalgoms ir deklaracijoms

JK operatorių licencijų darbe metinis testas nėra tik dar viena paslaugos įvykis. Jam reikia atskiros matomumo, nes užsakymo laiko, paruošimo darbai ir nesėkmės pasekmės yra skirtingos. Tas pats taikoma MOT transporto priemonėms, esančioms už metinių testų režimo. Planavimo priemonė turėtų aiškiai atskirti šiuos įvykių tipus.

Vairuotojų patikros taip pat turi turėti vietą. Kasdieniai apžvalgos patikrinimai nėra suplanuoti taip, kaip šešių savaičių patikra, tačiau jie vis tiek reikalauja kontrolės. Turėtume žinoti, ar defektų pranešimai buvo užbaigti, ar nuliniai defektai yra deklaruojami, kai to reikalauja mūsų procesas, ir ar praleisti patikrinimai yra matomi. Jei vairuotojas praneša apie defektą 06:00, o transporto priemonė vis tiek išvyksta 07:00, mums reikia įrašo, kuris parodytų, kodėl tai buvo saugu ir leidžiama, arba kodėl ji neturėjo išvykti.

Dokumentų galiojimo datos yra svarbios, nes jos dažnai atskleidžia platesnius kontrolės trūkumus. Jei transporto priemonė yra eksploatuojama, tačiau draudimo įrašas, DQC, vairuotojo licencijos tikrinimas, tachografo kalibravimas ar metinio testo data yra pasibaigusi sistemoje, tai rodo DVSA, kad mūsų priežiūra yra silpna. Taip pat turėtume sekti nuomojamas transporto priemones, nuomojamas priekabas ir laikinas papildomas transporto priemones nuo to momento, kai jos pradeda eksploatuoti. Mūsų vadovas apie transporto priemonės įvedimą į eksploataciją su tinkamais atitikties įrašais išsamiau apima tą perdavimo tašką.

Kur taisyklė skiriasi tarp JK ir ES, planuotojas turėtų sekti JK reikalavimus, kurie taikomi mūsų operacijai. Pavyzdžiui, JK metinių testų ir operatorių licencijų lūkesčiai nėra tiesiog EU mastu taikomos flotų praktikos kopija. Tarptautiniu mastu dirbantys operatoriai taip pat gali turėti stebėti vietinius testus, emisijas ar prieigos reikalavimus, tačiau DVSA orientuotas planuotojas pirmiausia turi atspindėti JK kontrolės standartą.

Daugelis operatorių taip pat įtraukia administracinius priminimus apie VOL veiksmus, OCRS susijusias peržiūros vietas ir draudikų sąlygas. Tai nėra priežiūros įvykių pakaitalai, tačiau dažnai jie yra tos pačios operatyvinės kontrolės bylos dalis.

Kaip nustatyti patikros dažnumą?

Vieno intervalo, kuris tiktų kiekvienai flotai, nėra. Tinkamas patikros dažnumas yra tas, kurį galime pagrįsti transporto priemonės naudojimu, būkle ir rizikos profiliu, ir kuris vis dar atitinka DVSA lūkesčius.

Transporto vadybininkai paprastai pradeda nuo gamintojo gairių ir DVSA Knygos apie kelių tinkamumo palaikymą, tada koreguoja pagal faktinę operaciją. Svarbūs veiksniai yra:

• transporto priemonės amžius
• rida
• dirbtos valandos
• krovinių tipas ir svoris
• stabdymo-pradėjimo miesto naudojimas
• važiavimas ne keliu arba sunkioje vietoje
• pakrantės ar korozinės aplinkos
• priekabų naudojimas
• stabdžių nusidėvėjimo istorija
• defektų tendencijos
• sezoniniai pikai
• ar transporto priemonė dirba dienos darbus, trunkingą, atliekų stiliaus darbus ar mokyklų ir paslaugų maršrutus

Naujesnis traktorius, dirbantis stabiliai greitkelyje, gali pateisinti ilgesnį intervalą nei senesnis rigidas, atliekantis dažnus miesto pristatymus su bortų, staigiu stabdymu ir galinės kėlimo naudojimu. PSV intensyviam vietiniam paslaugų darbui gali prireikti skirtingo režimo nei autobusas, dirbantis ilgesnėms nuomoms. Mažai naudojama priekaba, stovinti tam tikrą laiką, vis tiek reikalauja tinkamo intervalo, nes mažas naudojimas nepašalina pablogėjimo rizikų, tokių kaip stabdžių užstrigimas, padangų senėjimas ar apšvietimo gedimai.

Pagrindinis dalykas yra tas, kad intervalas turėtų būti realus ir dokumentuotas. Jei mes atliekame patikras kas 10 savaičių popieriuje, tačiau nuolat vėluojame į transporto priemones, perkeliamas defektus arba matome pasikartojančias stabdžių ir padangų problemas, realus sistema nėra 10 savaičių. Ji yra nekontroliuojama. DVSA ir Transporto komisaras žiūrės į faktinius rezultatus, o ne tik į nurodytą politiką.

Dauguma operatorių nustato maksimalų intervalą ir tada valdo transporto priemones anksčiau, kai naudojimas to reikalauja. Planavimo priemonė turėtų palaikyti tiek fiksuotas datas, tiek naudojimu pagrįstą kontrolę. Jei transporto priemonė nuvažiuoja daugiau mylių nei tikėtasi arba yra perkelta į sunkesnį darbą, kitas patikros data turėtų būti priartinta. Jei mes naudojame ISO savaitės planavimą dirbtuvėse, tai gerai, tačiau pagrindinė terminų data vis tiek turi būti aiški kiekvienam turtui.

Stabdžių našumas nusipelno ypatingo dėmesio. Kelių tinkamumo sistema yra silpna, jei stabdžių patikros laikomos atsitiktiniais priedais. Turėtume planuoti stabdžių patikras, stabdžių testavimo įrodymus ir sekimo darbus kaip dalį reguliaraus priežiūros ciklo, o ne laukti metinių testų paruošimo, kad atrastume disbalansą ar prastą našumą.

Jei mums reikia įrodyti, kodėl mūsų intervalai nustatyti taip, kaip jie yra, turėtume galėti parodyti politiką, rizikos veiksnius, kurie buvo apsvarstyti, ir priežiūros istoriją, kuri palaiko sprendimą. Mūsų operatorių licencijų priežiūros įrašų vadovas yra naudingas, jei peržiūrite, ar jūsų dabartinis failas atlaikytų tą patikrą.

Kaip turėtų būti registruojami defektai, remontai ir VOR laikas?

Defektų įrašas turi pasakyti visą istoriją nuo pranešimo iki taisymo. Bet kas mažiau palieka spragų, kurios vėliau tampa sunkiai gynybinėmis.

Kai defektas pranešamas, turėtume registruoti:

• pranešimo data ir laikas
• transporto priemonės ar priekabos ID
• vairuotojo vardas
• rida arba odometras, jei taikoma
• defekto aprašymas paprastais žodžiais
• ar defektas daro transporto priemonę nesaugią ar netinkamą keliams
• ar transporto priemonė buvo nedelsiant sustabdyta
• kas peržiūrėjo pranešimą
• priimtas sprendimas, remontuoti dabar, stebėti ar pašalinti iš eksploatacijos

Dirbtuvėse veiksmo įrašas turėtų parodyti:

• darbo atidarymo data ir laikas
• technikas arba remontininkas
• diagnozė
• atlikti darbai
• sumontuoti dalys
• bet koks išorinis tiekėjas, kuris buvo naudojamas
• ar buvo atliktas kelių testas arba stabdžių testas
• baigimo data ir laikas
• kas pasirašė transporto priemonę atgal į eksploataciją

Kur defektas yra saugos kritinis, transporto priemonė turėtų būti pažymėta VOR nedelsiant. VOR laikotarpis turėtų turėti aiškią pradžios ir pabaigos laiką, su uždelsimo priežastimi įrašyta. Tai svarbu operatyviai ir įrodymų požiūriu. Jei DVSA paklaus, kodėl suplanuotas darbas vėlavo, dokumentuotas VOR laikotarpis gali tai paaiškinti. Jei jie paklaus, kodėl transporto priemonė buvo naudojama nepaisant pranešto klausimo, VOR žymės nebuvimas gali rodyti, kad defektas nebuvo tinkamai kontroliuojamas.

Praleisti ir atidėti darbai reikalauja atsargumo. Jei patikra rado defektų, kuriuos galima saugiai atidėti, įrašas turėtų parodyti, kas tiksliai buvo atidėta, kodėl tas sprendimas buvo saugus, kas tai patvirtino ir taisymo terminą. Jei pati saugos patikra buvo praleista arba atlikta vėlai, tai neturėtų dingti. Ji turėtų likti matoma su priežastimi, autorizacija ir atstatymo veiksmu. Bandymas sutvarkyti praleistus įvykius sukuria didesnę problemą, kai įrašai yra peržiūrimi.

Čia taip pat svarbūs pasirašyti įrodymai. Vairuotojų deklaracijos, meistro patvirtinimas, dirbtuvių užbaigimas ir transporto vadybininko peržiūra turėtų būti priskirti vardams. Skaitmeniniai parašai, laiko žymos ir tinkamas audito takas yra daug stipresni nei be datos popieriniai kopijos ar redaguoti skaičiuoklių langeliai.

Jei norite patikrinti, ar jūsų dabartinis procesas atlaikytų kelio draudimą ar priežiūros tyrimą, mūsų straipsnis apie ką PG9 reiškia jūsų transporto priemonei ir licencijos rizikai yra naudingas standartas.

Kokie įrodymai turėtų būti paruošti DVSA ar Transporto komisarui?

Turėtume manyti, kad jei DVSA apsilanko, arba jei Transporto komisaras kviečia mus į viešą tyrimą, galime greitai ir tvarkingai pateikti įrašus. Testas nėra tai, ar dokumentai egzistuoja kažkur. Tai yra, ar galime juos pateikti egzaminuotojui be delsimo ir be prieštaravimų.

Pagrindinis įrodymų failas paprastai apima:

• užpildytus saugos patikros lapus
• transporto priemonių ir priekabų priežiūros planuotoją
• MOT ir metinių testų istoriją
• stabdžių testavimo įrašus
• paslaugų ir remonto istoriją
• defektų pranešimus, įskaitant nulinio defekto deklaracijas, jei tai yra mūsų proceso dalis
• taisymo įrašus ir patvirtinimus
• praleistų patikrų ar vėluojančių įvykių įrašus su priežastimis
• VOR istoriją
• PMI lapus, jei naudojami operacijoje
• tachografų kalibravimo sertifikatus
• vairuotojų licencijos tikrinimo įrašus su DVLA rezultatais
• Driver CPC ir DQC įrašus
• priežiūros teikėjų duomenis ir sutartis, kai darbas yra išorinis
• įrodymus, kad transporto vadybininkai peržiūri atitikties našumą
• tachografų analizės įrašus ir pažeidimų sekimą
• vairuotojų aptarimus, pripažinimus ir deklaracijas, susijusias su vairuotojų valandomis ir darbo laiku, jei taikoma

Tachografų įrodymai dažnai peržiūrimi kartu su priežiūra, nes tai kalba apie bendrą kontrolę. Jei mūsų priežiūros failas yra tvarkingas, tačiau mūsų tachografų sekimas yra silpnas, tai vis tiek rodo prastą operatorių valdymą. Tas pats pasakytina apie vairuotojų licencijų tikrinimus. Jei flotų planuotojas puikiai seka patikras, tačiau ne licencijų ir DQC galiojimo, jis sprendžia tik dalį operatorių licencijų problemos.

Dėl draudimo ir transporto priemonių tapatybės tikrinimų kai kurie operatoriai taip pat laiko palaikančius įrodymus iš askMID arba įrašus, susijusius su Motor Insurers' Bureau, kartais rašoma kaip MIB, ypač kai kalbama apie nuomojamas ar naujai pridėtas transporto priemones. Tai nėra pakaitalas mūsų pačių draudimo kontrolėms, tačiau tai gali paremti failą.

Geriausias testas yra paklausti, jei DVSA paprašytų šešių mėnesių įrašų apie vieną transporto priemonę, vieną priekabą ir vieną vairuotoją, ar galėtume eksportuoti viską per kelias minutes? Jei ne, sistema yra per daug fragmentuota. Mūsų vadovas, kaip pasiruošti DVSA priežiūros tyrimui išdėsto, kokio tipo failo peržiūrą rekomenduojame prieš išorinį vizitą.

Kada skaičiuoklė nebeužtenka?

Skaičiuoklė gali veikti labai mažai, stabiliai flotai su vienu atsakingu asmeniu, viena depu, paprastais patikros intervalais ir disciplinuota administracija. Daugelis savininkų vairuotojų pradeda nuo to. Kai kurie maži PSV ir furgonų operatoriai taip pat. Problema nėra ta, kad skaičiuoklės visada yra neteisingos. Tai, kad jos greitai tampa trapios.

Skaičiuoklė paprastai nustoja būti pakankama, kai taikoma viena ar daugiau šių sąlygų:

• pridedama daugiau transporto priemonių ar priekabų
• turtas juda tarp depų
• patikros dažniai skiriasi visoje flotėje
• priežiūra yra padalinta tarp vidinių ir išorinių dirbtuvių
• įrašus atnaujina daugiau nei vienas asmuo
• vairuotojai praneša apie defektus iš kelio
• mums reikia pasirašytų deklaracijų ir laiko žymų
• priminimai praleidžiami
• metinių testų paruošimas tvarkomas atskirai nuo įprasto planavimo
• mums reikia aiškaus redagavimo ir patvirtinimo audito tako
• Transporto komisaro failas turi būti pateiktas trumpai

Priekabos dažnai yra lemiamas taškas. Operatoriai gali protingai valdyti transporto priemones skaičiuoklėje, tada prarasti kontrolę, kai priekabos sukasi, defektai pranešami pagal registraciją, o ne flotės numerį, o dirbtuvių įrašai sėdi kažkur kitur. Daugiau depų operacijos daro tai blogiau. Taip pat dalijimasis atsakomybe tarp transporto, dirbtuvių ir administracijos komandų.

Dar vienas įspėjamasis ženklas yra tada, kai planuotojas nebeatitinka realybės be rankinio persekiojimo. Jei terminai yra palaikomi viename lape, defektų pranešimai el. paštu, remontai garažo sistemoje, licencijų tikrinimai kitame faile, o tachografų įrodymai kitur, turime kelis dalinius tiesos, o ne vieną patikimą atitikties įrašą.

Štai kodėl mes sukūrėme Operator Compliance taip, kaip padarėme. OperatorCompliance mes naudojame praktinę operatorių perspektyvą iš Fleeta Limited, įskaitant sunkvežimių valdymą pagal operatorių licenciją, kad struktūruotume įrašus aplink kontrolę, kurią DVSA iš tikrųjų tikisi matyti. Tai reiškia, kad transporto priemonės, priekabos, vairuotojai, terminai, pasirašyti įrodymai ir tachografų įrašai yra vienoje vietoje, su galimybėmis integruoti per REST API ir webhook'us, kur operatoriai nori, kad duomenys judėtų tarp sistemų. Kai kurios flotės taip pat palygina įrankius, tokius kaip Fleetalyse arba Logivo.AI, peržiūrėdamos savo platesnį programinės įrangos rinkinį, tačiau pagrindinis klausimas yra paprastesnis nei prekės ženklo palyginimas. Ar sistema gali parodyti, kad mūsų priežiūros kontrolė yra aktyvi, pilna ir audituojama?

Jei jūsų dabartinis procesas yra arti ribos, verta peržiūrėti, ką stipresnė sistema turėtų apimti, prieš tai, kai atitikties problema privers pokyčius. Mūsų straipsnis apie kaip palyginti JK sunkvežimių priežiūros planuotojus yra praktiška vieta pradėti.

Flotų planuotojas, atitinkantis DVSA reikalavimus, yra tas, kuriuo galime pasikliauti kasdien, o ne tas, kurį tvarkome, kai prasideda tyrimas. Jei jis kontroliuoja datas, fiksuoja įrodymus, registruoja išimtis ir rodo, kas ką padarė, jis atlieka savo darbą. Jei jis tik primena, kad kažkas yra numatyta, jis dar nėra atitikties sistema.