Viena sistema licencijų patikrinimams ir tachografų įrašams

Kai licencijų patikrinimai ir tachografų įrašai yra toje pačioje sistemoje, transporto vadybininkai gali matyti tikrą vairuotojo atitikties būklę, nesikeldami tarp portalų, skaičiuoklių ir el. pašto aplankų. Tai svarbu kasdienėje kontrolėje, tačiau tai taip pat svarbu, kai reikia parodyti aiškų audito pėdsaką DVSA (Kelių saugos agentūra) arba paruošti įrašus Teisės komisaro (Traffic Commissioner) posėdžiui. Vienas įrašų rinkinys, viena užduočių sąrašas ir viena vieta pasirašytiems įrodymams sumažina praleistus patikrinimus ir palengvina išimčių tvarkymą.

JK operatoriams tai ne tik patogumas. Vairuotojų licencijų patikrinimai, Driver CPC statusas, DQC galiojimo laikas, tachografų atsisiuntimai, pažeidimų sekimas ir debrief įrodymai visi sudaro platesnį operatoriaus licencijos vaizdą. Jei šie įrašai yra atskirti, mažos spragos virsta didesniais rizikais. Todėl daugelis operatorių dabar ieško programinės įrangos, leidžiančios transporto vadybininkui stebėti licencijų patikrinimus ir tachografų įrašus vienoje vietoje, kartu su likusia flotilės byla.

Kodėl operatoriai nori, kad abu įrašai būtų vienoje vietoje

Pagrindinė priežastis yra paprasta. Tas pats vairuotojas yra abiejų įsipareigojimų centre. Turime žinoti, ar tas asmuo turi teisę vairuoti jam priskirtą transporto priemonę, ar jis turi reikiamas kategorijas, ar reikia peržiūrėti papildymus ar apribojimus, ar Driver CPC išlieka galiojantis, kai to reikia, ir ar jų tachografo veikla rodo pažeidimus, praleistą kilometrų skaičių, kortelės problemas ar modelius, kuriems reikia įsikišimo.

Jei šie patikrinimai gyvena atskirai, transporto biuras baigia valdyti vairuotoją du kartus. Vienas procesas tikrina licenciją per DVLA, užfiksuoja rezultatą ir nustato kitą peržiūros datą. Kitas procesas tvarko kortelių atsisiuntimo tvarkaraščius, transporto priemonių vienetų atsisiuntimus, analizės ataskaitas ir debrief'us. Praktikoje veiksmas dažnai priklauso tiems patiems žmonėms, toje pačioje darbo vietoje, toje pačioje savaitinėje atitikties susirinkime.

Abiejų įrašų sujungimas padeda keliais būdais.

Pirmiausia, tai palaiko rizikos pagrindu paremtą peržiūrą. Vairuotojas su naujais papildymais, kategorijos problema ar pakartotiniais vėlyvais licencijos atsakymais gali reikalauti atidesnio tachografo tikrinimo. Lygiai taip pat, vairuotojas su pakartotiniais vairuotojų valandų pažeidimais gali reikalauti naujos kompetencijos, įvadinių įrašų ir licencijos bei Driver CPC patikrinimų datų peržiūros. Kai informacija yra šalia, galime nuspręsti, kas reikalauja dėmesio, nesukurdami savo vaizdo iš kelių sistemų.

Antra, tai pagerina įrodymus. DVSA vizitas retai žiūri į vieną siaurą įrašų tipą atskirai. Klausimas yra, ar mes tinkamai valdome savo operaciją. Tai reiškia, kad reikia parodyti patikrinimo datas, sekimo veiksmus, debrief pastabas, nuskenuotus dokumentus, parašus ir kas atliko kiekvieną žingsnį. Sujungtas įrašas yra lengviau ginti nei aplankų struktūra, išsklaidyta per bendrus diskus ir pašto dėžutes.

Trečia, tai sumažina praleistus terminus. Licencijų patikrinimai, DQC galiojimo laikas, tachografų atsisiuntimo intervalai, debrief'ai, grįžimo į darbą peržiūros ir dokumentų atnaujinimai visi vyksta skirtingais ciklais. Kai kurie operatoriai dirba pagal kalendoriaus mėnesį, kai kurie pagal ISO savaitę, kai kurie pagal atlyginimų laikotarpį. Jei priminimai yra išskirstyti per įrankius, žmonės mano, kad kita sistema tai padengia. Centrinis užduočių sąrašas yra saugesnis.

Yra ir praktinis aspektas mišrioms flotilėms. JK operatoriai gali valdyti HGV (sunkvežimius) pagal operatoriaus licenciją, furgonus, naudojamus kurjerių darbui, ir keleivines transporto priemones su atskiromis vairuotojų kvalifikacijos reikalavimais. Teisinė sistema nėra identiška kiekvienu atveju, ir ten, kur JK taisyklės skiriasi nuo platesnės ES pozicijos, JK operatorius vis tiek turi pirmiausia valdyti JK reikalavimus. Sistema turėtų padėti mums taikyti tinkamą patikrinimą tinkamam vairuotojui ir transporto priemonei, o ne priversti kiekvieną įrašą į tą pačią šabloną.

Ką palyginti prieš pasirenkant sistemą

Palyginant sistemas, pirmas klausimas yra, kaip duomenys patenka. Geras atitikties įrašas yra toks pat patikimas, kaip ir užfiksavimo procesas, kuris už jo slypi.

Licencijų patikrinimams, pažiūrėkite, ar sistema aiškiai užfiksuoja DVLA patikrinimo rezultatus, saugo patikrinimo datą, asmenį, kuris jį peržiūrėjo, matomas kategorijas ir bet kokias pastabas ar veiksmus. Jei naudojate įgaliojimų pagrindu atliktus patikrinimus ar rankinius įkėlimus, patikrinkite, kaip įrodymas yra pridedamas prie vairuotojo bylos. Driver CPC atveju sistema turėtų leisti mums užfiksuoti galiojimo datas ir laikyti DQC ar susijusių įrodymų kopijas, kai to reikia.

Tachografų įrašams, patikrinkite užfiksavimo maršrutus. Ar sistema gali saugoti vairuotojo kortelių atsisiuntimus, transporto priemonių vienetų atsisiuntimus, analizės rezultatus, pažeidimų ataskaitas ir debrief pripažinimus? Ar ji gali tvarkyti tiek skaitmeninius įrašus, tiek nuskenuotus palaikančius dokumentus, kur popierinė procedūra vis dar egzistuoja? Jei naudojate kitą analizės teikėją, paklauskite, ar platforma priima importus, turi REST API arba palaiko webhook'us užduočių kūrimui ir būsenos atnaujinimams.

Įspėjimai yra svarbūs, tačiau tik jei jie yra naudojami. Palyginkite, ar priminimai gali būti nustatyti pagal vairuotoją, pagal depą, pagal vaidmenį ar pagal dokumento tipą. Mums reikia įspėjimų prieš tai, kai licencijos patikrinimas pasibaigia, prieš DQC galiojimo pabaigą, prieš tai, kai atsisiuntimas tampa pavėluotas, ir kai pažeidimas nebuvo aptartas per nustatytą laikotarpį. Naudingas testas yra, ar sistema padeda mums veikti prieš tai, kai praleista data tampa pažeidimu.

Dokumentų saugojimas reikalauja daugiau dėmesio nei daugelis operatorių jam skiria. Tinkama sistema turėtų turėti daugiau nei tik praeiti arba nepavykti. Mums reikia licencijų patikrinimų ataskaitų, tachografų debrief formų, korespondencijos, mokymo pastabų, grįžimo į darbą peržiūrų ir bet kokių valdymo nurodymų, susijusių su įvykiu. Jei negalime greitai atgauti pasirašytų įrodymų, įrašas praktikoje yra nebaigtas.

Ataskaitos yra dar viena sritis, kur sistemų skirtumai yra dideli. Pagrindinės ataskaitos turėtų rodyti, kas yra dėl, kas yra pavėluota ir kas buvo užbaigta. Naudingesnės ataskaitos rodo išimtis, tendencijas ir neišspręstas veiklas. Pavyzdžiui, galime norėti sąrašo vairuotojų, kuriems buvo pridėti papildymai nuo paskutinio patikrinimo, vairuotojų su pakartotiniais darbo laiko klausimais arba vairuotojų, kurių debrief'ai yra nebaigti. Svarbu ne ataskaitos dėl pačių ataskaitų. Tai apie tai, kad kitą valdymo sprendimą būtų lengviau priimti.

Vartotojų leidimai dažnai pamirštami, kol kas nors negerai. Transporto vadybininkui gali prireikti pilno prieigos. Planavimo specialistui gali prireikti tik matyti, ar vairuotojas yra tinkamas dirbti. Depo supervizoriui gali prireikti įkelti debrief pastabas, bet ne keisti istorinius licencijos įrodymus. Agentūros ir subrangovų pagalbos darbuotojai gali prireikti ribotų peržiūrų. Patikrinkite, ar leidimai gali būti ribojami pagal vartotojo vaidmenį, depą ar įrašų tipą.

Pasirašyti įrodymai yra viena didžiausių praktinių sistemų skirtumų. Ataskaita, sakanti, kad debrief buvo atliktas, yra silpnesnė nei įrašas, rodantis datą, aptartas problemas, dalyvavusį vadybininką ir vairuotojo pripažinimą. Tas pats taikoma politikos išdavimui, mokymosi dalyvavimui ir sekimo veiksmams. Jei sistema gali užfiksuoti parašus ar lygiavertį pripažinimą ir išlaikyti juos prijungtus prie įvykio, audito pėdsakas yra stipresnis.

Taip pat rekomenduojame patikrinti, ar sistema palaiko platesnius operatoriaus įrašus. Tachografų ir licencijų patikrinimai nesėdi atskirai. Jie susiję su operatoriaus licencijos priežiūros įrašais, transporto priemonių patikromis, defektų ataskaitomis, MOT ir metinių testų planavimu, ir VOR kontrole. Jei platforma sprendžia tik vieną siaurą užduotį, galite vis tiek baigti atstatyti visą vaizdą kitur.

Kur atskiros sistemos dažniausiai sukelia problemas

Dažniausia problema yra dubliuota administracija. Vienas komandos narys tikrina licenciją ir atnaujina skaičiuoklę. Kitas atsisiunčia tachografų duomenis ir el. paštu siunčia analizės ataskaitą. Trečias saugo debrief formas bendrame aplanke. Nieko techniškai trūksta, tačiau niekas negali greitai pamatyti visos padėties.

Kita problema yra nesuderinti datos. Dažnai matome, kad licencijos patikrinimas buvo atliktas laiku, tačiau kita data nebuvo atnaujinta toje pačioje vietoje kaip vairuotojo tachografo peržiūros pastabos. Arba tachografo pažeidimas buvo aptartas, tačiau susijęs mokymo veiksmas niekada nepatenka į vairuotojo įrašą. Atskirtos sistemos palengvina kiekvienos užduoties užbaigimą izoliacijoje ir lengviau praleisti sekimą.

El. pašto grandinės sukuria dar vieną silpnybę. Jei įrodymai sėdi pašto dėžutėse, jie nėra kontroliuojami. Darbuotojai išeina. Pašto dėžutės yra ištrinamos. Prisegtukai saugomi neaiškiais pavadinimais. Per DVSA tyrimą ar Teisės komisaro paruošimą, tada praleidžiamas laikas įrodinėjant, kad veiksmas įvyko, o ne valdant pačią problemą.

Skaičiuoklės turi savo rizikų. Jos yra naudingos vienkartinei analizei, tačiau prastai veikia kaip gyva atitikties sistema. Formulės keičiasi. Filtrai slepia eiles. Kopijos yra imamos ir dirbama offline. Retai būna stiprus įrašas, kas ir kada ką pakeitė. Operatorius-licencijos darbui tai yra trapus pamatas.

Atskirtos sistemos taip pat silpnina eskalaciją. Tarkime, kad vairuotojas gauna taškų, kurie veikia mūsų vidinį rizikos įvertinimą, arba tachografo analizė rodo pakartotinius poilsio klausimus. Atsijungus procese, asmuo, matantis problemą, gali neturėti kontrolės dėl kito veiksmo. Rezultatas yra užrašas vienoje sistemoje ir tylėjimas kitoje. Sujungtas darbo procesas leidžia mums kelti užduotį, priskirti ją, įrodyti ją ir uždaryti vienoje vietoje.

Yra ir platesnė valdymo problema. Transporto vadybininkas turi įstatyminę atsakomybę. Mes tai išsamiau aprašome savo gide apie transporto vadybininko atsakomybes. Praktikoje tai reiškia, kad reikia parodyti nuolatinę ir veiksmingą kontrolę. Fragmentuoti įrašai tai apsunkina, ypač kai dalyvauja keli depai, agentūros vairuotojai ar mišrios transporto priemonių klasės.

Kokios flotilės rūšys labiausiai pasinaudoja viskas viename požiūriu?

Vežėjai paprastai pirmiausia pasinaudoja, nes judančių dalių kiekis yra didelis. HGV vairuotojai, priekabos, saugos patikros, MOT užsakymai, metinių testų planavimas, tachografų atsisiuntimai ir debrief'ai visi vyksta persidengiančiais ciklais. Kai flotilė išauga daugiau nei kelis transporto priemones, tampa sunku išlaikyti švarius įrodymus, jei vairuotojų įrašai yra išskirstyti tarp skirtingų įrankių.

Furgonų flotilės ir kurjerių operatoriai dažnai mano, kad jiems reikia mažiau struktūros, tačiau jie vis tiek gauna naudos iš sujungtų įrašų. Net jei tachografų naudojimas yra ribotas tik daliai flotilės ar tam tikriems maršrutams, ta pati įmonė vis tiek gali reikėti vairuotojų licencijų patikrinimų, teisės dirbti įrašų, apžvalgų patikrinimų ir priežiūros įrodymų. Greitai besikeičiančiose operacijose su daug pradedančiųjų ir išeinančių, viena sistema sumažina galimybę, kad vairuotojai praleis progos. Mūsų straipsnis apie vairuotojų licencijų patikrinimus operatoriams išsamiau aprašo kontrolės taškus.

Autobusų ir mikroautobusų operatoriai turi stiprų argumentą viskas viename požiūriui, nes vairuotojų kvalifikacija, tvarkaraščiai ir viešojo saugumo lūkesčiai yra atidžiai tikrinami. Licencijos kategorija, Driver CPC, DQC galiojimas ir tachografų atitiktis visi reikalauja aiškios priežiūros. Keleivių operacijos taip pat dažnai reikalauja nuoseklios depų lygio kontrolės, todėl vaidmenų pagrindu prieiga ir standartizuoti įrodymai tampa ypač svarbūs.

Savininkai-vairuotojai reikia šiek tiek kitokio sprendimo. Jiems gali nereikėti leidimų sluoksnių ar didelės ataskaitų sistemos, tačiau jiems vis tiek reikia vieno patikimo įrašo apie tai, kas buvo patikrinta, kada tai buvo patikrinta ir kokie veiksmai buvo atlikti. Mažam operatoriui rizika dažnai nėra ketinimų trūkumas, bet laiko trūkumas. Viena sistema padeda išlaikyti pagrindus matomus.

Agentūros ir įdarbinimo verslai gauna naudos, kai jie tiekia vairuotojus į reguliuojamas operacijas. Jiems reikia žinoti, kuriuos patikrinimus jie atlieka, kuriuos patikrinimus atlieka galutinis operatorius ir kaip įrodymai yra dalijami. Platforma, kuri saugo licencijų patikrinimus, kvalifikacijos įrašus ir tachografų susijusius veiksmus prieš individualų vairuotoją, padeda išvengti ginčų dėl to, kas buvo pasakyta ir kada.

Mišrios flotilės gali gauti didžiausią naudą. Kai viena įmonė valdo HGV, furgonus ir keleivines transporto priemones, atskiros sistemos paprastai atspindi atskirus departamentus, o ne gerą kontrolę. Sujungta platforma leidžia mums taikyti tinkamą taisyklių rinkinį kiekvienai transporto priemonei ir vairuotojo tipui, tuo pačiu išlaikant vieną valdymo vaizdą.

Kaip Operator Compliance atitinka šio tipo reikalavimus

Operator Compliance mes į tai žiūrime kaip į operatoriaus licencijos kontrolės problemą, o ne tik kaip į dokumentų saugojimo problemą. Priežastis yra paprasta. Transporto vadybininkui nereikia dar vienos vietos failams laikyti. Jiems reikia veikiančio įrašo apie tai, kas yra dėl, kas buvo padaryta, kokie įrodymai egzistuoja ir kas dar reikalauja veiksmų.

Mūsų sistema sukurta laikyti vairuotojų, transporto priemonių ir priekabų įrašus kartu, kad atitikties vaizdas būtų lengviau valdomas. Tai apima pagrindinius operatoriaus įrašus, tokius kaip patikros, MOT ir metinių testų datos, VOR statusas, dokumentų galiojimo laikai ir vairuotojų susiję patikrinimai. Operatoriams, kurie nori vienos vietos valdyti licencijų patikrinimus ir tachografų įrodymus kartu su platesne flotilės byla, ši sujungta struktūra yra svarbi.

Vairuotojų įrašams mes palaikome praktinę būtinybę registruoti patikrinimus, išlaikyti palaikančius dokumentus ir stebėti galiojimo datas. Tachografų valdymui dėmesys skiriamas įrodymams, kurie yra už analizės ir sekimo, o ne tik tam, kad ataskaita egzistavo. Tai reiškia, kad reikia išlaikyti debrief įrašus, pastabas ir susijusius veiksmus, prijungtus prie tinkamo vairuotojo bylos, kad biuras galėtų parodyti, kas įvyko po to, kai problema buvo nustatyta. Mūsų gairės apie tachografų pažeidimus ir vairuotojų debrief'us paaiškina, kodėl šie įrodymai yra svarbūs.

Mes taip pat pripažįstame, kad atitiktis nesibaigia vienu įrašų tipu. Operatoriai gali reikėti sujungti vairuotojų patikrinimus su apžvalgų defektų ataskaitomis, priežiūros įrašais, draudimo patikrinimu ir išoriniais duomenų šaltiniais. Todėl integracijos ir duomenų mainai yra svarbūs. Priklausomai nuo darbo proceso, įmonės gali ieškoti REST API prieigos, webhook'ų ir nuorodų su susijusiomis paslaugomis. Platesniame flotilės administravimo pasaulyje tai gali apimti askMID patikrinimus prieš Motor Insurers' Bureau arba MIB nuorodas, ir operacinius ryšius su sistemomis, tokiomis kaip Fleetalyse arba Logivo.AI. Svarbus aspektas nėra integracijos pavadinimas. Svarbu, ar informacija juda pakankamai švariai, kad atitikties įrašas būtų aktualus ir gynybą.

Operator Compliance sukūrė Fleeta Limited, ir tai svarbu, kaip mes struktūrizuojame produktą. Mes kuriame aplink įrašų laikymo ir kontrolės lūkesčius, su kuriais operatoriai susiduria realiame gyvenime, įskaitant DVSA Kelių tinkamumo išlaikymo gido nustatytą sistemą. Tai nepašalina valdymo sprendimų, vietinių procedūrų ar tinkamos peržiūros poreikio. Tai suteikia mums praktišką būdą išlaikyti terminus, dokumentus, užduotis ir pasirašytus įrodymus kartu.

Transporto vadybininkams vertė yra aiškumas. Galime matyti, kurie vairuotojai turi būti patikrinti, kurie įrašai yra užbaigti, kurie veiksmai lieka atviri ir kurie įrodymai yra paruošti, jei DVSA arba Teisės komisaras to prašo. Operatoriams vertė yra kontrolė. Vietoj to, kad pasikliautume skirtingų skaičiuoklių, pašto dėžučių ir atskirų prisijungimų mišiniu, mes laikome vairuotojų atitikties įrašą vienoje veikiančioje sistemoje, kur jis ir priklauso.

Jei peržiūrite programinę įrangą transporto vadybininkui stebėti vairuotojų licencijų patikrinimus ir tachografų įrašus vienoje vietoje, palyginkite sistemas pagal detales, kurios veikia kasdienę kontrolę. Pažiūrėkite, kaip patikrinimai yra užfiksuojami, kaip užduotys yra keliamas, kaip įrodymai yra pasirašomi, kaip ataskaitos yra gaminamos ir kaip lengvai galima atgauti visą bylą. Tai yra skirtumas tarp sistemos, kuri saugo informaciją, ir tos, kuri iš tikrųjų padeda mums vykdyti atitinkamą operaciją.