15 mėnesių įrodymai: paruoškite JK operatoriaus licencijos atitikties

15 mėnesių įrodymai: paruoškite JK operatoriaus licencijos atitikties auditą

Operatoriaus licencijos atitiktis reiškia, kad laikomasi įsipareigojimų, kuriuos pasirašėte gavę savo O-licenciją, remiantis nuolatinėmis sistemomis, kurios teikia įrodymus pagal poreikį, o ne tik tvarkingais dokumentais kartą per metus. Vienas svarbiausių žingsnių daugeliui operatorių yra sukurti auditui paruoštą paketą dabar: 15 mėnesių priežiūros ir vairuotojų įrašų, dabartinių Driver CPC įrodymų ir tachografų atsisiuntimų, kurie buvo išanalizuoti. Kelių transporto komisija ir DVSA nenori pažadų. Jiems reikia įrodymų, o tokios programinės įrangos kaip OperatorCompliance tikslas yra išlaikyti tuos įrodymus aktualius.

TL;DR:

• Sukurti auditui paruoštą paketą, apimantį 15 mėnesių įrašus, įskaitant defektų ataskaitas, tachografų atsisiuntimus, vairuotojų patikrinimus ir finansinius įrodymus, yra būtina atitikties sąlyga.
• Nuolatinės kasdienės iki ketvirtinės rutinos, tokios kaip defektų registravimas, tachografų analizė ir licencijų tikrinimas, padeda išlaikyti nuolatinę atitiktį operatoriaus įsipareigojimams.
• Prastas Operator Compliance Risk Score arba Earned Recognition statusas gali lemti daugiau sustojimų kelyje ir griežtesnį vykdymą, didinant baudų riziką.
• Greitas atsakas su aiškiu korektyviniu veiksmų planu į bet kokius atitikties trūkumus sumažina galimybę pereiti prie licencijos apribojimų ar atšaukimo.
• OperatorCompliance programinė įranga automatizuoja įrašų valdymą ir pranešimus, todėl lengviau pateikti laiku ir tiksliai įrodymus auditams ir patikrinimams.

Turinys

• Ką reikalauja operatoriaus licencijos įsipareigojimai
• Ką iš tikrųjų tikrina operatoriaus atitikties auditas?
• Dažnos atitikties nesėkmės ir Kelių transporto komisijos atsakymai
• Kaip sukurti auditui paruoštą įrodymų paketą?
• Nuolatinės atitikties išlaikymas kasdien
• OCRS ir Earned Recognition: kodėl jie svarbūs
• Priešauditinis kontrolinis sąrašas: paskutinės septynios dienos
• Procedūros, kaip reaguoti į atitikties trūkumus ir apeliacijų procesą
• Gairės dėl nuolatinio mokymo ir atnaujinimų, siekiant išlaikyti atitiktį
• Standartinė nacionalinė vs standartinė tarptautinė: kokie pokyčiai
• Kodėl sistemos laimi prieš dokumentus viešuose tyrimuose
• Kaip OperatorCompliance išlaiko jus pasiruošus auditui
• Šaltiniai

Ką reikalauja operatoriaus licencijos įsipareigojimai

Kiekviena standartinė O-licencija turi rinkinį teisiškai privalomų įsipareigojimų, ir jie nėra neprivalomi papildomi dalykai. Prekių transporto (operatorių licencijavimo) įstatymas 1995 nustato teisinį pagrindą turėti licenciją, o įsipareigojimai, kuriuos pasirašote, sudaro pagrindą, ką tikrina Kelių transporto komisija, kai kas nors nepavyksta.

Įsipareigojimai yra plačiai nuoseklūs tarp operatorių, nors reikalingi įrodymai skiriasi priklausomai nuo transporto priemonių skaičiaus ir tipo. Praktikoje jūs pažadate išlaikyti transporto priemones tinkamas ir aptarnaujamas, išlaikyti vairuotojus teisėtai kvalifikuotus ir laikytis darbo valandų, taip pat išlaikyti įrašus, kurie tai įrodo.

• Transporto priemonės ir priekabos visada išlaikomos tinkamos ir aptarnaujamos
• Vairuotojai nedelsdami praneša apie defektus, o tie defektai yra taisomi
• Laikomasi vairuotojų valandų taisyklių ir laikomi tachografų įrašai
• Vairuotojų licencijos ir Driver CPC statusas reguliariai tikrinami
• Finansinė padėtis išlaikoma visą licencijos laikotarpį
• Pokyčiai (adresas, nuosprendžiai, nauji veiklos centrai) pranešami Kelių transporto komisijai

Saugumo patikrinimų ir defektų įrašai turi būti išlaikomi mažiausiai 15 mėnesių ir pateikiami nedelsiant, jei to prašo DVSA arba kelių transporto komisija. Prekių transporto operatorių licencijavimo gidas GOV.UK aiškiai nurodo, kokie įrodymai palaiko kiekvieną įsipareigojimą, ir verta perskaityti jį visą bent kartą, o ne tik peržvelgti dalis, kurios atrodo aktualios.

Ką iš tikrųjų tikrina operatoriaus atitikties auditas?

GOV.UK standartinė audito struktūra neprašo aprašyti jūsų sistemas. Ji prašo įrodyti, kad jos veikia, su datuotais įrodymais, apimančiais apibrėžtą laikotarpį, o ne nuotrauką iš praėjusios savaitės. Auditorius, dirbantis pagal šią struktūrą, paprastai tikrina transporto priemonių priežiūros planavimą, defektų registravimą ir taisymą, vairuotojų licencijų ir CPC patikrinimus, vairuotojų valandų ir tachografų analizę, taip pat jūsų finansinės padėties dokumentus.

Auditoriaus nepriklausomybė yra svarbesnė, nei dauguma operatorių supranta. Operatorius atitikties auditų gairės rekomenduoja auditoriams turėti atitinkamos transporto vadybininko CPC patirties ir, pageidautina, kilti iš organizacijos, dirbančios pagal pripažintus kokybės standartus, tokius kaip ISO 9001. Auditorius, neturintis operatyvinės patirties, praleis spragas, kurios iš tikrųjų yra svarbios viešame tyrime.

Imties dydžiai suteikia jums masto jausmą. Žemiau pateikta lentelė atspindi bendrą požiūrį, kurį GOV.UK struktūra apibūdina įrodymų laikotarpiams.

Dažnos atitikties nesėkmės ir Kelių transporto komisijos atsakymai

Dauguma operatorių, kurie atsiduria prieš Kelių transporto komisiją, nesiekė pažeisti taisyklių. Jie leido mažoms spragoms kauptis, kol patikrinimas ar sustojimas kelyje jas atskleidė. Driver CPC trūkumai, praleisti saugumo patikrinimai, neanalizuoti tachografų atsisiuntimai ir silpni įrašai yra dažniausios vykdymo veiksmų priežastys, kartu su finansine padėtimi, kuri nebepakankamai atitinka deklaruotą transporto priemonių skaičių.

Pro Patarimas: Nesitikėkite metinio peržiūros, kad patikrintumėte Driver CPC galiojimo datas. Vairuotojas, dirbantis po savo CPC termino, panaikina savo kvalifikaciją vairuoti profesionaliai, ir tai yra viena iš lengviausių spragų, kurias auditorius gali pastebėti.

Kai įsipareigojimai nėra vykdomi, Kelių transporto komisija nesiruošia iš karto atšaukti licenciją. Reguliavimo veiksmai paprastai eskaluojami per apibrėžtas stadijas:

• Įspėjimo laiškas, paprastai pirmas oficialus signalas, kad reikia kažką taisyti
• Viešas tyrimas, kur operatorius asmeniškai paaiškina trūkumą
• Licencijos apribojimai, sumažinant transporto priemonių skaičių arba veiklos centrus
• Suspensija, sustabdant licenciją, kol problemos išsprendžiamos
• Atšaukimas ir, rimtais atvejais, transporto vadybininko diskvalifikacija

Prasta atitiktis taip pat paveikia jūsų Operator Compliance Risk Score, o tai reiškia, kad kelių patrulių komandos labiau linkusios sustabdyti jūsų transporto priemones. Viena silpna grandis, neanalizuotas tachografų atsisiuntimas arba praleistas patikrinimas retai lieka izoliuotas. Tai paprastai pasirodo blogiausiu momentu, per įprastą patikrinimą, kuris tampa niekuo neįprastu.

Kaip sukurti auditui paruoštą įrodymų paketą?

Auditui paruoštas paketas nėra kvitų aplankas. Tai įrodymas, kad jūsų sistemos, o ne tik jūsų įrašai, iš tikrųjų veikia. GOV.UK audito gairės pabrėžia proceso įrodymus už kiekvieną dokumentą: prevencinės priežiūros planuotojas, datuoti remonto sekimai ir aiškus ryšys tarp kiekvienos defektų ataskaitos ir jos taisymo.

1. Surinkite 15 mėnesių saugumo patikrinimų ir PMI planuotojų įrašus, rodančius suplanuotus intervalus ir atliktą darbą
2. Prikabinkite datuotus remonto sąskaitas prie kiekvienos defektų ataskaitos, kad ryšys tarp gedimo ir taisymo būtų akivaizdus
3. Eksportuokite tachografų analizę, apimančią neseniai atsisiuntimų ciklus, su pažymėtais pažeidimais ir pasirašytais vairuotojų
4. Surinkite dabartinius vairuotojų licencijų ir Driver CPC patikrinimų žurnalus, įskaitant DVLA patikrinimo datas
5. Surinkite finansinės padėties įrodymus, atitinkančius jūsų deklaruotą transporto priemonių skaičių
6. Pakuokite viską į vieną eksportuojamą failą, o ne į išsibarstusius aplankus

Dėl formato, GOV.UK gairės pažymi, kad nuskenuoti arba nufotografuoti originalai yra priimtini, jei jie yra pilni ir aiškūs, ir rekomenduoja saugų portalą, pvz., SharePoint, kad išlaikytų vaizdo kokybę, o ne siųstų suspaustus priedus el. paštu.

Jei samdote nepriklausomą auditorių, tinkamai jį informuokite prieš vizitą. Priimtinas nepriklausomas auditas kartu su patikimu korektyviniu veiksmų planu gali iš tikrųjų sušvelninti Kelių transporto komisijos atsaką, todėl suteikite auditorius visišką prieigą, o ne atrinktą pasirinkimą.

Nuolatinės atitikties išlaikymas kasdien

Pasiruošimas auditui nėra vienkartinis sprintas per metus. Tai įpročių rinkinys, kuris vyksta kasdien, kas savaitę ir kas mėnesį, ir būtent čia vyksta dauguma tikrųjų nesėkmių, tyliai, tarp auditų.

1. Kiekvieną dieną: vairuotojai atlieka apžiūras ir nedelsdami registruoja defektus, o ne darbo pabaigoje
2. Kiekvieną savaitę: transporto vadybininkai peržiūri nebaigtus defektus ir patvirtina, kad remontai užregistruoti su datomis
3. Kiekvieną 28 dienų: vairuotojų kortelių tachografų duomenys atsisiunčiami ir analizuojami
4. Kiekvieną 90 dienų: transporto priemonių vienetų atsisiuntimai vyksta pagal grafiką, su pažymėtais pažeidimais vairuotojams pasirašyti

Kelių transporto komisija paprašys transporto vadybininko parodyti nuolatinę ir veiksmingą kontrolę, o ne tiesiog patvirtinti, kad jų vardas yra licencijoje. Programinė įranga, automatizuojanti pranešimus, pasirašytus pažeidimų ataskaitas ir eksportuojamus įrašus, padeda paversti tą lūkesčius į kažką, ką galite įrodyti tą dieną.

OCRS ir Earned Recognition: kodėl jie svarbūs

Operatoriaus atitikties rizikos balas skaičiuojamas per nuolatinį trejų metų laikotarpį, sveriant jūsų kelių tinkamumo istoriją prieš eismo vykdymo duomenis. Prastas balas reiškia daugiau sustojimų kelyje; stiprus balas reiškia, kad DVSA pareigūnai daugiausia jus palieka ramybėje.

DVSA Earned Recognition statusas, suteikiamas operatoriams, kurie atitinka apibrėžtus duomenų dalijimosi ir našumo standartus, suteikia panašių privalumų: mažiau sustojimų kelyje ir stipresnė padėtis Kelių transporto komisijoje, jei kyla problemų. Kas iš tikrųjų padeda gauti geresnį balą:

• Nuoseklūs MOT ir metinių testų sėkmės rodikliai
• Greitas defektų taisymas be pakartotinių gedimų
• Vairuotojų valandų pažeidimai greitai užfiksuoti, pažymėti ir imtasi veiksmų

Priešauditinis kontrolinis sąrašas: paskutinės septynios dienos

Savaitė prieš auditą nėra laikas atrasti spragas. Tai laikas patvirtinti, ką jau manote, kad yra tiesa.

1. Patvirtinkite, kad 15 mėnesių saugumo patikrinimų įrašai yra pilni ir prieinami
2. Atlikite galutinius tachografų atsisiuntimus ir patvirtinkite, kad analizė yra atnaujinta
3. Patikrinkite Driver CPC ir vairuotojų licencijų statusą kiekvienam vairuotojui flotilėje
4. Patvirtinkite, kad MOT, kelių mokestis ir veiklos centro deklaracijos yra aktualios
5. Informuokite transporto vadybininką ir bet kurį direktorių, kuris gali būti apklaustas
6. Pakuokite visą paketą į vieną saugų, eksportuojamą failą

Procedūros, kaip reaguoti į atitikties trūkumus ir apeliacijų procesą

Jei auditas ar DVSA vizitas atskleidžia trūkumą, blogiausias atsakas yra tylėjimas. Kelių transporto komisija geriau reaguoja į operatorių, kuris pripažįsta spragą ir pateikia korektyvinį veiksmų planą, nei į tą, kuris ginčija kiekvieną radinį.

Pradėkite dokumentuodami, kas buvo rasta, ir palygindami tai su savo įrodymais. Kartais auditoriaus radinys atspindi tikrą sisteminę silpnybę; kartais tai atspindi dokumentą, kuris egzistavo, bet nebuvo aiškiai pateiktas. Bet kuriuo atveju, parašykite korektyvinį veiksmų planą, kuriame nurodoma konkreti taisymo priemonė, kas už tai atsakingas ir realus užbaigimo terminas. Neaiškūs pažadai „sustiprinti procesus“ viešame tyrime turi mažai svorio.

Jei gavote oficialų įspėjimo laišką arba buvote kviečiami į viešą tyrimą, turite teisę atsakyti raštu ir dalyvauti asmeniškai, paprastai su teisine ar pramonės atstovybe, jei to norite. Atsineškite savo korektyvinį veiksmų planą, jau atlikto darbo įrodymus ir, jei taikoma, nepriklausomą auditą, įrodantį, kad taisymas buvo įgyvendintas, o ne tik pažadėtas.

Jei Kelių transporto komisijos sprendimas yra prieš jus, nesvarbu, ar tai apribojimas, sustabdymas ar atšaukimas, yra oficialus apeliacijų kelias per Aukštesnįjį teismą. Apeliacijos turi būti pateiktos per nustatytą laikotarpį, nurodytą sprendimo laiške, ir jos koncentruojasi į tai, ar Komisija teisingai ir protingai taikė įstatymą, o ne į kiekvieno fakto pakartotinį nagrinėjimą. Atsižvelgiant į riziką, dauguma operatorių šiuo etapu samdo specializuotą transporto teisininką, o ne tvarko apeliaciją vieni.

Gairės dėl nuolatinio mokymo ir atnaujinimų, siekiant išlaikyti atitiktį

Atitikties žinios greitai nyksta, jei niekas jų neatnaujina. Vairuotojams reikia atnaujinti Driver CPC mokymą kas penkerius metus, o transporto vadybininkai turėtų laikyti savo CPC kvalifikaciją kaip grindis, o ne lubas, atsižvelgiant į tai, kaip dažnai GOV.UK gairės ir vykdymo prioritetai keičiasi.

Sukurkite paprastą mokymo kalendorių, o ne pasikliaukite atmintimi. Sekite kiekvieno vairuotojo CPC valandas per penkerių metų laikotarpį, kad niekas nesulauktų ketvirto metų su trūkumu, kuris priverčia skubėti. Atnaujinkite apžiūros mokymą kasmet, ypač naujiems darbuotojams, kurie galėjo išmokti blogų įpročių ankstesniame darbe.

Transporto vadybininkai turi naudos iš periodinio GOV.UK gairių peržiūrėjimo, o ne pasikliaudami antrinėmis santraukos, nes įsipareigojimai ir audito lūkesčiai kartais atnaujinami. Prenumeravimas DVSA pranešimams arba tikrinimas prekių transporto operatorių licencijavimo gido kas kelis mėnesius padeda pastebėti pokyčius prieš juos pastebint jums.

Vidinis mokymas yra toks pat svarbus kaip ir formalios kvalifikacijos. Vairuotojas, kuris supranta, kodėl defektų ataskaita yra svarbi, o ne tik kad ji yra reikalaujama, yra daug labiau linkęs ją užpildyti tiksliai ir laiku. Sukurkite trumpus atnaujinimo užsiėmimus, remdamiesi realiais incidentais iš savo flotilės, o ne bendromis s