Taksi vairuotojų registravimo sistemos, atitinkančios patikrinimus

Taksi arba privačių nuomos operatoriui nereikia blizgančios sistemos. Jam reikia registravimo sistemos, kuri aiškiai ir anksti informuotų, kuris vairuotojas gali prarasti atitiktį, kokius įrodymus turite, ko trūksta ir kas tai patikrino. Jei vietos valdžios licencijavimo pareigūnas, draudikas, klientų auditorius ar Transporto komisaras (Traffic Commissioner) prašo įrodymų, turite juos greitai ir tvarkingai pateikti.

Čia geras taksi parko vairuotojų dokumentų sekimo programinė įranga atsiperka. Tinkama konfigūracija sumažina praleistų galiojimo datų skaičių, sumažina dubliuojančią administraciją ir palieka tinkamą auditų pėdsaką, o ne įvairių skaičiuoklių, pašto dėžučių ir popierinių failų mišinį. JK operatoriams praktinis klausimas nėra, kuris įrankis turi ilgiausią funkcijų sąrašą. Tai, ar sistema atspindi dokumentus ir patikrinimus, kuriuos iš tikrųjų valdote kiekvieną savaitę.

Ką taksi operatoriai iš tikrųjų turi kontroliuoti sistemoje

JK taksi arba privačių nuomos versle vairuotojų įrašai paprastai yra keliuose lygiuose. Kai kurie yra teisiniai būtinybės individualiam vairuotojui. Kai kurie yra operatoriaus reikalavimai, nustatyti jūsų vietos licencijavimo institucijos. Kai kurie yra vidiniai kontrolės mechanizmai, reikalingi draudimui, klientų sutartims, apsaugai ar kokybės užtikrinimui.

Minimaliu atveju dauguma operatorių turi sekti:

• Vairuotojo licencijos duomenis
• Vairuotojo licencijos patikrinimo datas ir rezultatus
• Taksi arba privačių nuomos vairuotojo ženklo arba licencijos galiojimo pabaigą
• Teisę dirbti įrodymus ir pakartotinių patikrinimų datas, jei taikoma
• DBS statusą, sertifikato datą ir atnaujinimo ar paslaugų patikrinimus, jei to reikalauja jūsų politika
• Medicinos deklaracijas arba medicinos sertifikato datas, jei to reikalauja licencijavimo institucija
• Apsaugos mokymus
• Negalios sąmoningumo mokymus, vežimėlių pagalbą arba lygybės mokymus, jei to reikalaujama
• Vairuotojo įvadinio mokymo užbaigimą
• Prašymų knygelės išdavimą ir politikos priėmimą
• Įvardytų vairuotojų draudimo sąlygas
• Skundų, incidentų ir drausminių įrašų
• Transporto priemonių paskyrimo leidimus, jei kai kurie vairuotojai yra apriboti tam tikroms transporto priemonėms ar sutarčių tipams

Jei taip pat vykdote PSV, autobuso, mikroautobuso ar kitą operatoriaus licencijuotą darbą, sąrašas gali išplėsti į Driver CPC, DQC, tachografų įrašus ir licencijų kategorijas. Tokiu atveju platesnė atitikties platforma gali būti prasmingesnė nei siaura tik taksi skirta priemonė. Dėl licencijų tikrinimo standartų, praktiniai žingsniai dėl vairuotojų licencijų tikrinimo operatoriams yra aktualūs ne tik krovinių vežimui.

Pagrindinė mintis yra tokia. Sistema turi sekti tiek dokumentą, tiek patikrinimą. Turėti licencijos kopiją nereiškia, kad įrodote, jog ją peržiūrėjote. Turėti DBS sertifikato numerį nereiškia, kad įrodote, kada tikrinote statusą ar ar reikėjo imtis papildomų veiksmų. Naudingas įrašas paprastai turi:

• Dokumentą patį, arba aiškų užrašą, kur laikoma originalas
• Išdavimo datą
• Galiojimo pabaigos datą, jei tokia yra
• Patikrinimo datą
• Asmens, kuris tai patikrino, vardą
• Rezultatą arba statusą
• Užrašus apie apribojimus, papildymus ar sąlygas
• Įrodymus apie papildomus veiksmus
• Kitą peržiūros datą

Ta data, kada bus atlikta kita peržiūra, yra svarbi, nes ne visi kontrolės veiksmai priklauso nuo galiojimo pabaigos. Kai kurie patikrinimai yra periodiniai. Vairuotojo licencijos patikrinimas gali būti kas šešis ar dvylika mėnesių pagal jūsų rizikos politiką, tačiau dažnesnis vairuotojams, turintiems taškų, neseniai įvykių ar jaunesnę licencijos istoriją. Teisės dirbti patikrinimai gali reikalauti papildomo patikrinimo, jei statusas yra laiko apribotas. Kai kurios savivaldybės reikalauja atnaujinimo mokymų tam tikrais intervalais. Kai kurie draudikai reikalauja nedelsiant pranešti apie nuosprendžius ar medicininius pokyčius, todėl jūsų sistema taip pat turėtų registruoti deklaracijas ir pripažinimus.

Taksi operatoriai taip pat turi galvoti apie vietos valdžios variacijas. Skirtingai nuo HGV operatorių licencijavimo, taksi ir privačių nuomos licencijavimo sąlygos nėra visiškai standartizuotos visoje JK. Anglija, Škotija, Velsas ir Šiaurės Airija turi skirtingas teisinius pagrindus, o atskiros savivaldybės ar licencijavimo institucijos gali pridėti savo sąlygas. Programinė įranga yra naudinga tik tada, jei ji gali būti pritaikyta pagal jūsų institucijos faktinius reikalavimus, o ne bendrą kontrolinį sąrašą.

Praktikoje stipriausios sistemos leidžia jums patiems nustatyti dokumentų tipus ir peržiūros ciklus. Tai svarbu, kai viena savivaldybė reikalauja metinių apsaugos atnaujinimų, kita reikalauja medicinos tam tikrame amžiaus slenksčio, o mokyklos transporto sutartis prideda savo privalomus patikrinimus.

Įrodymai taip pat yra platesni nei sertifikatai. Operatoriai vis dažniau turi įrodymų, kad procesas įvyko. Tai gali apimti:

• Prašymų įvadinius formas
• Politikos pripažinimus
• Licencijų ar ženkliukų nuotraukas
• Užrašus iš asmeninio patikrinimo
• El. pašto patvirtinimus
• Mokymų lankomumo įrašus
• Tinkamumo ir teisingumo deklaracijas
• Incidentų tyrimo užrašus

Jei jūsų dabartiniai įrašai yra išskirstyti po bendrus diskus, WhatsApp žinutes ir archyvų spintas, galbūt galėsite vykdyti operaciją kasdien, tačiau susidursite su sunkumais, kai būsite iššaukti. Patikrinama sistema yra ta, kuri rodo visą istoriją kiekvienam vairuotojui vienoje vietoje.

Kaip palyginti programinę įrangą, nesukant dėmesio į funkcijas

Palyginant sistemas, svarbiausias testas yra tai, ar jūsų komanda iš tikrųjų ją naudos tinkamai. Ilgas funkcijų sąrašas mažai ką reiškia, jei priminimai yra nepatikimi, dokumentų įkėlimas yra nepatogus, o ataskaitos aiškiai nerodo išimčių.

Pradėkite nuo priminimų. Jums reikia daugiau nei vieno galiojimo pabaigos įspėjimo. Praktinė sistema turėtų leisti:

• Daugybę priminimų prieš galiojimo pabaigą
• Skirtingus laikotarpius skirtingiems dokumentų tipams
• Eskaluoti, jei veiksmai nebuvo atlikti
• Praleistų terminų įspėjimus
• Informacinę lentelę, rodančią, kas netrukus turi būti padaryta ir kas jau pasenę

Pavyzdžiui, taksi ženklo atnaujinimas gali reikalauti sekti gerokai prieš oficialią galiojimo pabaigos datą, jei savivaldybės procesas užtrunka. Medicininė peržiūra gali reikalauti ilgesnio laikotarpio nei paprastas politikos pasirašymas. Programinė įranga turėtų tai atspindėti.

Kitas, pažiūrėkite į dokumentų saugojimą. Paklauskite, ar sistema saugo:

• Skenuotas kopijas arba nuotraukas
• Daugybę failų prieš vieną įrašą
• Versijų istoriją
• Užrašus ir rezultatus šalia dokumento
• Aiškų matomumą naujausiam galiojančiam dokumentui

Operatoriai dažnai per vėlai atranda, kad sistema gali saugoti vieną PDF, bet ne sekantį el. laišką, pasirašytą deklaraciją ir pakeitimo sertifikatą, kurie užbaigia auditų pėdsaką.

Auditų pėdsakas yra kritiškai svarbus. Jei reguliuotojas, klientas ar draudikas klausia, kas patikrino įrašą ir kada, atsakymas negali priklausyti nuo atminties. Jūs norite sistemos, kuri registruoja:

• Kas įkėlė dokumentą
• Kas redagavo datą
• Kas pažymėjo patikrinimą kaip užbaigtą
• Kada statusas pasikeitė
• Koks buvo ankstesnis vertė

Be to, jūs iš tikrųjų neturite kontroliuojamų įrašų. Jūs tiesiog turite skaitmeninį archyvą.

Vartotojų prieiga yra dar viena praktinė problema. Taksi įmonėse dažnai yra įvairių biuro darbuotojų, kontrolierių, atitikties darbuotojų, depų vadovų ir direktorių. Kai kurie gali reikalauti tik skaitymo prieigos. Kai kurie turėtų matyti tik vairuotojus viename objekte. Kai kurie įrašai, ypač teisės dirbti ar medicininė informacija, gali reikalauti griežtesnių prieigos kontrolės, nes jie apima asmens ar specialios kategorijos duomenis. Patikrinkite, ar leidimai yra pakankamai detalūs realioms operacijoms, o ne tik administratoriui prieš vartotoją.

Ataskaitos turėtų padėti jums valdyti išimtis, o ne gaminti gražias diagramas. Geros ataskaitos atsako į klausimus, tokius kaip:

• Kurie vairuotojai turi dokumentą, kuris galioja per artimiausias 30, 60 ar 90 dienų?
• Kurie įrašai visiškai trūksta?
• Kurie patikrinimai yra praleisti, nes vadovas nebaigė peržiūros?
• Kurie vairuotojai šiuo metu nėra patvirtinti konkrečiai sutarčiai ar transporto priemonės tipui?
• Kokius įrodymus mes turime šiam vairuotojui, jei šiandien būtų atliekamas auditas?

Paprastumas yra svarbesnis nei tiekėjai kartais pripažįsta. Jei procesas, kaip pridėti naują vairuotoją, reikalauja per daug paspaudimų, žmonės laikys šoninius įrašus ir atnaujins sistemą vėliau, jei iš viso. Paprašykite pamatyti gyvą darbo eigą:

• Naujo vairuotojo pridėjimas
• Atnaujinto ženklo įkėlimas
• Neigiamo ar sąlyginio patikrinimo registravimas
• Vairuotojo sustabdymas nuo paskyrimo
• Atitikties ataskaitos parengimas vadovybei

Jei tiekėjas negali greitai parodyti šių užduočių, įrankis gali netikti operatyviniam naudojimui.

Taip pat verta paklausti, ar sistema gali palaikyti susijusius procesus. Pavyzdžiui, vairuotojas, kurio licencijos patikrinimas atskleidžia naują papildymą, gali reikalauti rizikos peržiūros, draudiko pranešimo ir atnaujinto kito patikrinimo dažnio. Sistema, kuri tik saugo licencijos vaizdą, bet negali įrodyti atliktų veiksmų, palieka spragą.

Operatoriams, turintiems platesnius parkus, gali būti naudinga palyginti vairuotojų dokumentų valdymą kartu su transporto priemonių ir priežiūros kontrolėmis. Platforma, sukurta aplink operatorių atitiktį, dažnai tvarko ne tik vairuotojų datas, bet ir patikrinimus, defektus, MOT, metinių testų planavimą ir įrašus, reikalingus Transporto komisaro bylai. Tai ypač aktualu, jei jūsų taksi operacija yra platesnio keleivių ar mišrių parkų aplinkoje. Operator Compliance išdėsto šį platesnį požiūrį taksi ir privačių nuomos parkų atitikties valdymui.

Kur bendroji parko atitikties programinė įranga tinka taksi parkams

Bendroji parko atitikties programinė įranga gali būti geresnis pasirinkimas, kai taksi verslas nėra grynai taksi verslas. Dauguma operatorių dabar valdo mišrius parkus ir mišrius licencijų tipus. Jūs galite turėti privačių nuomos automobilių, prieinamų mikroautobusų, PSV darbų, mokyklų transporto, vykdomųjų transporto priemonių, kurjerių furgonų ar pagalbinių transporto priemonių po vienu grupės stogu.

Tokiu atveju atskiros sistemos dažnai sukuria daugiau rizikos, o ne mažiau. Vairuotojų įrašai atsiduria vienoje vietoje, transporto priemonių atitiktis kitoje, defektai trečioje, o valdymo ataskaitos skaičiuoklėse. Platesnė platforma gali sujungti šiuos kontrolės mechanizmus.

Tai ypač naudinga, kai verslas turi valdyti:

• Transporto priemonių patikrinimus ir priežiūros grafikus
• MOT ir metinių testų datas
• Defektų pranešimus ir taisymus
• Vairuotojų apžvalgas
• Vairuotojų licencijų patikrinimus
• Vairuotojų CPC ir DQC datas
• Tachografų analizę atitinkamoms parko dalims
• Pasirašytas politikos ir įvadinių įrašų
• VOR statusą ir transporto priemonių prieinamumą

Tas platesnis vaizdas yra svarbus operatyviai. Jei vairuotojas yra dokumentų aiškus, bet paskirtas mikroautobusas yra VOR, atitikties padėtis iš tikrųjų nėra žalia. Jei vairuotojas gali teisėtai vairuoti privačių nuomos automobilį, bet ne D1 transporto priemonę, paskyrimo kontrolės turi tai atspindėti. Viena sistema dažnai yra lengviau valdyti nei kelios.

Mišriems keleivių operatoriams bendra atitikties platforma taip pat padeda, kai verslo standartus formuoja DVSA lūkesčiai ir operatorių licencijų disciplinos, net jei taksi licencijavimas vyksta per vietos valdžias. Fleeta Limited pozicionuoja OperatorCompliance aplink šiuos praktinius kontrolės mechanizmus, kurie gali tikti įmonėms, norinčioms turėti vieną procesą visose taksi, PSV ir kitose parko veiklose.

Taip pat yra komercinė priežastis galvoti plačiai. Jei jūsų verslas gali vėliau pridėti furgonus, mikroautobusus ar sutartinį transportą, labai siauro dokumentų sekimo įrankio pirkimas gali išspręsti šiandienos problemą, bet sukurti rytojaus migraciją.

Vis dėlto ne kiekvienai taksi įmonei reikia tachografų modulių, dirbtuvių planavimo ar priekabų įrašų. Tinkamas klausimas yra, ar jūsų operacija iš tikrųjų dabar reikalauja pilnos atitikties platformos, ar paprastesnis vairuotojams orientuotas įrankis atliks darbą, nesukuriant aklų taškų.

Kur taksi specifiniai vairuotojų dokumentų įrankiai gali geriau tikti

Taksi specifiniai vairuotojų dokumentų įrankiai gali tikti įmonėms, kurių pagrindinė rizika yra vairuotojų licencijavime ir žmonių įrašuose, o ne platesnėje transporto priemonių atitikties srityje. Tai dažnai būna operatoriams, kurie labai priklauso nuo savininkų vairuotojų, nuomojamų transporto priemonių ar išorinių priežiūros paslaugų, ir kur tiesioginė problema yra laikyti ženklo, DBS, teisės dirbti ir mokymų įrašus tvarkingus.

Siauresnių įrankių stiprybės paprastai yra:

• Greitesnis nustatymas
• Paprastesnės ekranai biuro darbuotojams
• Mažiau triukšmo iš funkcijų, kurių jums nereikia
• Vairuotojams orientuotos darbo eigos
• Mažesnis mokymosi krūvis administratoriams

Jei jūsų biuro komanda daugiausia nori žinoti, ar vairuotojas šiuo metu yra patvirtintas dirbti, kas galioja kitą mėnesį, ir ar visi įdarbinimo dokumentai yra užbaigti, orientuotas įrankis gali būti pakankamas.

Šios sistemos dažnai yra stipriausios šiose srityse:

• Naujo darbuotojo kontroliniai sąrašai
• Ženklo ir leidimo galiojimo sekimas
• Licencijų ir ID vaizdų saugojimas
• Trūkstamų dokumentų sekimas
• Greitas vieno vairuotojo failo parengimas

Privataus nuomos operatoriui, turinčiam stabilų transporto modelį ir jokių operatoriaus licencijų įsipareigojimų už taksi pusę, tai gali būti tinkamas pasirinkimas.

Tačiau yra ribos. Siauresni įrankiai gali susidurti su sunkumais, kai jums reikia:

• Transporto priemonių atitikties, susijusios su vairuotojų paskyrimu
• Išsamios auditų pėdsakų ne dokumentų veiksmams
• Kryžminio parko ataskaitų
• Tachografų ar Driver CPC kontrolės mišrioms operacijoms
• Platesnių priežiūros įrodymų reguliuotojo peržiūrai
• Integracijos su kitomis operatyvinėmis sistemomis

Rizika yra ta, kad programinė įranga tampa dokumentų spinta, o ne atitikties sistema. Ji jums sako, kad sertifikatas galioja tam tikrą datą, tačiau nerodo, ar peržiūra buvo atlikta, ar rizikos sprendimas buvo patvirtintas, ar vairuotojas buvo blokuotas dirbti, kol bus atnaujinta.

Tas skirtumas yra svarbus, jei jūsų įrašai kada nors turi atlaikyti išorinį patikrinimą. Licencijavimo pareigūnas kai kuriais atvejais gali būti patenkintas paprastu failu. Kliento atidumo peržiūra, draudiko užklausa ar platesnis transporto auditas gali reikalauti daugiau. Jei jūsų operacija auga, atidžiai apsvarstykite, ar taksi specifinis įrankis vis dar tiks po dvejų metų.

Klausimai, kuriuos reikia užduoti prieš perkeliant įrašus iš skaičiuoklių

Skaičiuoklės išlieka taksi versluose, nes jos yra pažįstamos, o ne todėl, kad jos yra stiprios. Prieš jas paliekant, užduokite praktinius klausimus apie migraciją ir kontrolę.

Pirmiausia, kaip švarūs jūsų dabartiniai duomenys? Dauguma operatorių turi kelias tiesos versijas. Viena skaičiuoklė gali rodyti ženklo galiojimo pabaigos datą, kita gali rodyti vėlesnį atnaujinimą, o skenuota kopija gali nesutapti su nė viena. Prieš importuodami ką nors, nuspręskite:

• Kurie laukai yra privalomi
• Kuri šaltinis yra pagrindinis įrašas
• Kas patikrins datas
• Kaip bus tvarkomi dubliuojantys vairuotojai
• Kaip bus atskirti istoriniai darbuotojai nuo aktyvių vairuotojų

Antra, kas atsako už kiekvieną patikrinimą, kai sistema veikia? Programinė įranga nepašalina atsakomybės. Ji tik padaro atsakomybę matomą. Apibrėžkite, kas atsakingas už:

• Naujų darbuotojų pridėjimą
• Įspėjimų peržiūrą
• Licencijų patikrinimų atlikimą
• Atnaujintų dokumentų įkėlimą
• Išimčių patvirtinimą
• Vairuotojų, turinčių trūkstamus įrašus, sustabdymą

Jei tai neaišku, sistema užsipildys pasenusiomis priminimais ir pusiau užbaigtais uždaviniais.

Trečia, kokių įrodymų apie atliktus patikrinimus jums reikia? Čia dažnai skaičiuoklių naudotojai neįvertina problemos. Žalias langelis, sakantis „padaryta“, nėra įrodymas. Nuspręskite, ar būsima sistema turi rodyti:

• Dokumentą, kuris buvo peržiūrėtas
• Patikrinimo datą
• Asmenį, kuris tai patikrino
• Užrašus apie radinius
• Pasirašytą pripažinimą
• Papildomus užduotis ir uždarymą

Kai kuriems operatoriams, ypač tiems, kurie plečiasi į didesnius keleivių kontraktus, tai gali būti taip pat svarbu, kaip ir galiojimo priminimai. Tas pats mąstymas pasirodo srityse, tokiose kaip įvadinis mokymas ir politikos pasirašymas, kur dokumentuotas vairuotojų įvadinis mokymas ir vadovo kontrolės gali būti tokie pat svarbūs, kaip ir turint vadovo PDF.

Ketvirta, kokios integracijos iš tikrųjų yra svarbios? Nepirkite tik dėl integracijos pažado, tačiau paklauskite, ar sistema gali prisijungti prie atlyginimų, darbo grafiko, HR ar licencijų tikrinimo paslaugų, jei tai sutaupytų dubliuojančio įvedimo. Jei tiekėjas mini REST API arba webhooks, paklauskite, kas jau veikia ir kas vis dar reikalauja individualaus darbo. Teorinė integracija nėra tas pats, kas veikianti.

Penkta, kaip tvarkysite jautrius asmens duomenis? Vairuotojų įrašai dažnai apima pasus, dalijimosi kodus, DBS informaciją, medicininius užrašus ir namų adresus. Patikrinkite, kur duomenys saugomi, kas gali prieiti prie jų, kaip prieiga registruojama ir kaip buvusių darbuotojų įrašai laikomi arba naikinami pagal politiką. Tai ne tik IT klausimas. Tai veikia, kas biure turėtų matyti ką.

Šešta, kas nutiks, kai dokumentas nepraeina patikrinimo? Sistema neturėtų manyti, kad kiekvienas įkėlimas reiškia atitiktį. Jums reikia darbo eigos tokiems atvejams, kaip:

• Licencijos kategorija, netinkama darbui