Wybór oprogramowania do rejestrowania usterek DVSA, które przechodzi

Jeśli wybierasz oprogramowanie do rejestracji inspekcji i usterek DVSA, test jest prosty. Czy może pomóc nam w codziennym zarządzaniu flotą i czy może wygenerować jasny, podpisany, opieczętowany czasowo zapis, gdy DVSA lub Traffic Commissioner (Komisarz ds. Ruchu Drogowego) poprosi o dowody? Jeśli odpowiedź na którykolwiek z tych punktów brzmi nie, to nie jest to odpowiedni system, niezależnie od tego, jak schludny wygląda pulpit nawigacyjny.

Menadżerowie transportu nie potrzebują kolejnej aplikacji, która zbiera formularze i pozostawia trudną część do arkuszy kalkulacyjnych, łańcuchów e-mailowych i pamięci magazynów. Potrzebujemy jednego miejsca do kontrolowania interwałów inspekcji, zgłaszania usterek, napraw, decyzji o wycofaniu pojazdu z ruchu, wygasania dokumentów oraz ścieżki audytu. To jest standard, który budujemy w Operator Compliance, ponieważ Fleeta Limited działa na podstawie licencji operatorskiej i wie, co musi wytrzymać prawdziwy plik zgodności.

Co menadżerowie transportu potrzebują od oprogramowania do usterek i inspekcji

Minimum, system powinien przechowywać zapisy, które wspierają zarządzanie sprawnością drogową zgodnie z DVSA Guide to Maintaining Roadworthiness. Oznacza to planowane inspekcje bezpieczeństwa, raporty usterek kierowców, zapisy napraw, daty MOT lub testów rocznych, dowody dotyczące opon i hamulców, gdzie to ma zastosowanie, oraz historię, która łączy każde zdarzenie z konkretnym pojazdem lub przyczepą.

Dla większości operatorów, podstawowy proces wygląda tak:

1. Ustawić harmonogram inspekcji dla każdego pojazdu i przyczepy.
2. Zarejestrować zakończoną inspekcję bezpieczeństwa, z datą, przebiegiem lub kilometrami, ustaleniami i podpisem.
3. Rejestrować codzienne lub zmianowe usterek zgłaszane przez kierowców.
4. Decydować, czy każda usterka jest drobna, krytyczna dla bezpieczeństwa, czy wymaga oznaczenia VOR.
5. Zarejestrować prace naprawcze, kto je wykonał, kiedy zostały zakończone i czy pojazd wrócił do eksploatacji.
6. Przechowywać dokumenty i podpisy razem, aby zapis mógł być później przedstawiony bez rekonstrukcji.

To brzmi podstawowo, ale wiele systemów zawodzi w szczegółach. Repozytorium PDF nie jest tym samym co system rejestracji inspekcji. Aplikacja dla kierowcy, która pozwala komuś zaznaczyć "brak usterek", nie wystarczy, jeśli nie ma procesu naprawy, przeglądu i zamknięcia. Dziennik warsztatowy nie wystarczy, jeśli biuro transportowe nie może udowodnić, że inspekcja była zaplanowana w odpowiednim interwale i zakończona na czas.

Odpowiednia ścieżka audytu ma znaczenie, ponieważ kontrole DVSA nie kończą się na tym, czy zapis istnieje. Sprawdzają, czy zapis jest wiarygodny. Czy możemy pokazać, kiedy inspekcja była planowana, kiedy została przeprowadzona, kto ją podpisał, jakie usterki zostały znalezione, jakie działania podjęto i czy pominięte zdarzenia zostały zidentyfikowane i rozwiązane? Jeśli pojazd miał powtarzające się usterki opon lub problemy z oświetleniem, czy możemy zobaczyć wzór? Jeśli przyczepa zmieniła magazyny, czy nadal możemy zobaczyć pełną historię bez pytania trzech osób o przeszukiwanie starych folderów?

Dla operatorów w UK, system musi również odzwierciedlać rzeczywistość licencji operatorskiej, a nie ogólną administrację flotą. Interwał inspekcji bezpieczeństwa może być oparty na tygodniach, przebiegu, wieku pojazdu, warunkach eksploatacji lub udokumentowanym planie konserwacji. Niektóre floty chcą harmonogramów według dat kalendarzowych, inne według tygodnia ISO, zwłaszcza gdy inspekcje są planowane w oparciu o pojemność warsztatu i rutyny biura transportowego. Oprogramowanie powinno wspierać metodę, którą faktycznie stosujemy i zachować uzasadnienie za tym.

Rekordy powinny również rozróżniać między inspekcjami sprawności drogowym a innymi działaniami konserwacyjnymi. Usługa nie jest automatycznie inspekcją bezpieczeństwa. Arkusz PMI zeskanowany do folderu jest użyteczny tylko wtedy, gdy jest powiązany z odpowiednim zasobem, datą i osobą podpisującą, a jeśli pominięte lub spóźnione zdarzenia pozostają widoczne, a nie są ukryte przez późniejsze przesłanie.

Dlatego preferujemy systemy zbudowane wokół pracy związanej z licencją operatorską. W OperatorCompliance struktura zapisu zaczyna się od pojazdów, przyczep i kierowców, a następnie buduje wydarzenia zgodności wokół nich. To nie jest ogólny menadżer zadań z etykietą transportową.

Jakie funkcje rzeczywiście zmniejszają ryzyko zgodności?

Funkcje, które zmniejszają ryzyko, rzadko są efektowne. To są kontrole, które zapobiegają pominięciu pracy, czynią wyjątki widocznymi i wymuszają czysty proces zamknięcia.

Po pierwsze, zaplanowane inspekcje muszą być niezawodne. Powinniśmy być w stanie ustawić częstotliwość inspekcji dla każdego pojazdu i przyczepy, zobaczyć datę następnej inspekcji i natychmiast zauważyć przedmioty przeterminowane. System powinien radzić sobie z różnymi typami flot, w tym HGV, furgonami, PSV i mieszanymi operacjami. Powinien również jasno określać, czy data następnej inspekcji została obliczona na podstawie planowanej daty czy rzeczywistej daty zakończenia, ponieważ to wpływa na kontrolę interwałów.

Po drugie, zatwierdzenie usterek potrzebuje struktury. Raport o usterce nie powinien znikać po przesłaniu. Powinien przechodzić przez zdefiniowany proces, otwarty, oceniony, przypisany, naprawiony, sprawdzony, zamknięty, z nazwiskami, datami i godzinami dołączonymi. Jeśli usterka spowodowała wycofanie pojazdu z ruchu, status VOR powinien być widoczny dla biura, warsztatu i planisty. Jeśli kierowca zgłosił brak usterek, ten raport zerowy powinien być nadal zarejestrowany, ponieważ brak dowodów jest problemem podczas audytu.

Po trzecie, przechowywanie dokumentów musi być częścią procesu zgodności. Użyteczne jest przechowywanie arkuszy inspekcji, raportów z testów hamulców, certyfikatów MOT lub testów rocznych, zdjęć, faktur i notatek mechaników, ale tylko jeśli są one powiązane z odpowiednim zdarzeniem. Duża szafa na dokumenty PDF nie pomaga, gdy musimy pokazać dowody naprawy dla konkretnej usterki zgłoszonej trzy miesiące temu na konkretnej przyczepie.

Po czwarte, alerty muszą być operacyjne, a nie hałaśliwe. Potrzebujemy przypomnień o nadchodzących inspekcjach, MOT, testach rocznych, wygaśnięciu Driver CPC i DQC, kontrolach licencji, datach ubezpieczenia i terminach tachografu, jeśli są w zakresie. Ale system powinien również alarmować o wyjątkach, które stwarzają rzeczywiste ryzyko, przeterminowanych inspekcjach, otwartych usterek bezpieczeństwa, powtarzających się usterkach na tym samym zasobie, brakujących zatwierdzeniach i dokumentach, które były oczekiwane, ale nie zostały przesłane.

Po piąte, raportowanie powinno pomóc nam wczesnej interwencji. Użyteczne raporty obejmują przeterminowane inspekcje, usterki według zasobu, usterki według kategorii, otwarte przedmioty VOR, pominięte wydarzenia inspekcyjne, status inspekcji przyczep i zgodność raportowania kierowców. Raport trendowy jest często bardziej wartościowy niż długa lista, ponieważ pokazuje, czy magazyn, wykonawca lub typ pojazdu wymyka się spod kontroli.

To jest miejsce, gdzie wielu nabywców powinno być sceptycznych. Dostawca może pokazać wypolerowaną aplikację do usterek, ale jeśli raportowanie nie może oddzielić otwartych od zamkniętych usterek, lub nie może eksportować pełnej historii inspekcji, ryzyko zgodności pozostaje z nami. To samo dotyczy systemu, który przechowuje podpisy, ale nie może udowodnić, kiedy zostały zebrane.

Jeśli chcesz głębiej przyjrzeć się temu, co ma znaczenie w codziennej kontroli usterek, nasz przewodnik po rejestrach usterek i konserwacji, które przechodzą DVSA obejmuje praktyczne kontrole, które sugerujemy przed zakupem.

Jak system powinien obsługiwać pojazdy, przyczepy i kierowców?

System powinien traktować pojazdy, przyczepy i kierowców jako odrębne jednostki zgodności z powiązanymi historiami. To brzmi oczywiście, ale to jest miejsce, gdzie mieszane floty często napotykają trudności.

Pojazdy potrzebują własnego harmonogramu inspekcji, dat MOT lub testów rocznych, szczegółów dotyczących podatków i ubezpieczeń, gdzie są śledzone, oraz pełnej historii usterek i konserwacji. Dla HGV i PSV zazwyczaj chcemy również wyraźnych powiązań z dowodami testów hamulców, zapisami inspekcji bezpieczeństwa i wszelkimi powtarzającymi się problemami ze sprawnością drogową. Dla furgonów w lżejszych reżimach, ta sama zasada ma zastosowanie, nawet jeśli zestaw zapisów jest prostszy.

Przyczepy potrzebują równego traktowania. Zbyt wiele systemów nadal traktuje przyczepy jako aktywa drugiej klasy, co powoduje luki w planowaniu inspekcji i historii usterek. Przyczepa może generować własne ryzyko sprawności drogowej i własne pytania DVSA, zwłaszcza jeśli przemieszcza się między jednostkami, magazynami lub podwykonawcami. Oprogramowanie powinno pozwalać nam przypisywać interwały inspekcji, rejestrować usterki przyczep, oznaczać status VOR przyczepy i produkować pełną historię przyczepy bez polegania na jednostce ciągnącej, z którą była sparowana danego dnia.

Kierowcy potrzebują więcej niż tylko imienia i numeru telefonu. Potrzebujemy szczegółów dotyczących licencji, dat kontroli, kategorii, zatwierdzeń, gdzie są rejestrowane, statusu Driver CPC, wygaśnięcia DQC oraz dowodów kontroli przeprowadzonych na podstawie danych DVLA lub przesłanych zapisów. Jeśli korzystani są kierowcy agencji, system powinien nadal przechowywać uporządkowany zapis tego, kto sprawdził co, kiedy i na czyją autoryzację.

Raportowanie usterek przez kierowców to kluczowy punkt do przetestowania. Aplikacja lub formularz muszą być wystarczająco łatwe, aby kierowcy mogli je poprawnie wypełnić, ale wystarczająco kontrolowane, aby stworzyć użyteczny dowód. Szukalibyśmy:

• Raportowania braku usterek oraz raportowania usterek
• Znaczniki daty i czasu
• Wybór pojazdu i przyczepy
• Kategorie usterek z wolnym tekstem i zdjęciami
• Oświadczenie lub podpis kierowcy
• Eskalcja dla usterek krytycznych dla bezpieczeństwa
• Przegląd biura i zamknięcie
• Jasny zapis, jeśli ta sama usterka jest kontynuowana w oczekiwaniu na części lub slot warsztatowy

Dla operatorów autobusów i autokarów, a także dla firm taksówkarskich i wynajmu prywatnego, mogą istnieć wymagania lokalnych władz lub wewnętrznych polityk, które współistnieją z oczekiwaniami DVSA. System powinien być wystarczająco elastyczny, aby przechowywać również te kontrole, ale nie kosztem podstawowych kontroli związanych z licencją operatorską.

Gdzie zasady w UK różnią się od szerszej praktyki UE, pamiętaj o standardzie dowodów w UK. Plik licencji operatorskiej, kontrole drogowe i w siedzibie DVSA oraz wszelkie wezwania do publicznego dochodzenia przez Traffic Commissioner są oceniane według wymagań w UK i zapisów, które możemy tutaj przedstawić. Funkcje, które mają sens w szerszym pakiecie flotowym w Europie, nie są zbyt użyteczne, jeśli nie są zgodne z kontrolami DVLA, dowodami Driver CPC i zapisami konserwacyjnymi oczekiwanymi w Wielkiej Brytanii.

Jeśli przyczepy stanowią dużą część twojej działalności, nasz artykuł na temat oprogramowania do inspekcji przyczep dla zapisów DVSA przedstawia punkty, które sugerujemy operatorom sprawdzić przed podjęciem decyzji.

Jakie dowody będą potrzebne, jeśli DVSA lub Traffic Commissioner zapyta?

Kiedy DVSA odwiedza, lub gdy Traffic Commissioner chce zapisów, problem rzadko polega na tym, że żadna praca nie została wykonana. Problem polega na tym, że dowody są niekompletne, rozproszone lub niemożliwe do szybkiego przedstawienia.

System powinien pozwalać nam na przygotowanie czystego pakietu dla każdego pojazdu, przyczepy lub kierowcy. To zazwyczaj oznacza:

• Podpisane zapisy inspekcji bezpieczeństwa
• Plan inspekcji pokazujący daty wymagalności i daty zakończenia
• Pełna historia usterek, w tym raporty zerowe, jeśli były używane
• Dowody naprawy, z datami, częściami, notatkami mechaników, fakturami lub arkuszami roboczymi, gdzie są przechowywane
• Zapiski o pominiętych lub spóźnionych inspekcjach
• Dowody przeglądu i działań korygujących po każdym pominiętym zdarzeniu
• Historia MOT lub testów rocznych
• Dowód licencji kierowcy i dowody Driver CPC, gdzie to ma zastosowanie
• Raporty eksportowalne za określony okres

Podpisane zapisy mają znaczenie. Wpisane imię w polu notatek nie jest tym samym co strukturalny podpis lub oświadczenie powiązane z wydarzeniem. Znaczniki czasowe również mają znaczenie. Jeśli kierowca zgłosił usterkę o 05:40, a pojazd opuścił teren o 06:00, musimy pokazać, jaka decyzja została podjęta i przez kogo. Jeśli inspekcja bezpieczeństwa została zakończona późno, musimy pokazać, że to zauważyliśmy, oceniliśmy ryzyko i skorygowaliśmy problem z harmonogramem.

Pominięte zdarzenia nie powinny być ukrywane. System, który cicho nadpisuje datę wymagalności lub pokazuje tylko najnowszą zakończoną inspekcję, może sprawić, że będziemy wyglądać gorzej, a nie lepiej, ponieważ sugeruje, że ścieżka audytu została wygładzona. Lepsze oprogramowanie zachowuje wyjątek i pozwala nam dodać powód oraz działanie korygujące.

Eksport to kolejny praktyczny test. Jeśli jedynym sposobem na odpowiedź na prośbę jest robienie zrzutów ekranu, system nie jest gotowy. Powinniśmy być w stanie eksportować historie inspekcji, dzienniki usterek i pakiety dokumentów w formacie, który inna osoba może przeglądać bez potrzeby naszego logowania lub wyjaśnienia.

To również miejsce, gdzie jakość danych się ujawnia. Rejestracje pojazdów, numery flotowe, identyfikatory przyczep i imiona kierowców powinny być wystarczająco spójne, aby ten sam zasób nie pojawiał się pod wieloma wersjami. Jeśli twoje obecne zapisy są chaotyczne, zapytaj, jak dostawca pomaga je uporządkować i przenieść.

Dla operatorów budujących miesięczne pakiety przeglądowe, sugerujemy również sprawdzenie, czy oprogramowanie może wspierać rutynowe dowody zarządzania, a nie tylko odzyskiwanie kryzysowe. Nasz artykuł na temat miesięcznego pakietu flotowego, który przechodzi DVSA wyjaśnia, co naszym zdaniem powinno być widoczne, zanim egzaminator poprosi o to.

Jak porównać dostawców, aby nie kupić złego systemu

Rozpocznij od modelu operacyjnego, a nie od demonstracji. Poproś dostawcę, aby pokazał dokładnie, jak pojazd jest skonfigurowany, jak przypisywany jest interwał inspekcji, jak kierowca zgłasza usterkę, jak rejestrowana jest naprawa i jak eksportowana jest pełna historia. Jeśli pozostają na poziomie pulpitu, popychaj głębiej.

Praktyczna ramka porównawcza powinna obejmować pięć obszarów.

Po pierwsze, konfiguracja. Czy system może importować pojazdy, przyczepy i kierowców hurtowo? Czy może obsługiwać mieszane floty? Czy może ustawić różne interwały inspekcji według typu zasobu lub wzoru operacyjnego? Czy może przechowywać terminy związane z MOT, testami rocznymi, ubezpieczeniem i licencjami w jednym miejscu? Jeśli pracujesz według tygodnia ISO, czy może to wspierać bez obejść?

Po drugie, wsparcie. Kto pomaga w implementacji, strukturze zapisów i wprowadzeniu personelu? Czy wsparcie jest w UK i zaznajomione z zgodnością licencji operatorskiej, czy jest to ogólne wsparcie oprogramowania? Zapytaj, kto rozumie plik konserwacji DVSA, a nie tylko kto może zresetować hasło.

Po trzecie, migracja danych. Większość operatorów już ma zapisy w arkuszach kalkulacyjnych, współdzielonych dyskach, systemach warsztatowych lub starszych produktach flotowych. Zapytaj, co można zaimportować, co wymaga ręcznego czyszczenia i jak historyczne inspekcje i usterki będą wyglądać po migracji. Jeśli dostawca mówi, że migracja jest łatwa, poproś o przykład z historycznymi danymi przypisanymi do pojazdów i przyczep poprawnie.

Po czwarte, integracja. Jeśli już korzystasz z oprogramowania warsztatowego, systemów HR, telematyki lub narzędzi tachografów, zapytaj, czy dostawca oferuje REST API lub webhooki. To nie są modne słowa, jeśli naprawdę potrzebujesz, aby systemy wymieniały zdarzenia lub dokumenty. Mają znaczenie, jeśli chcesz, aby status usterek przepływał do planowania, lub jeśli chcesz, aby zapisy kierowców były aktualizowane z innego źródła. Ale jeśli dostawca reklamuje integrację i nie może wyjaśnić struktury zdarzeń, uwierzytelnień lub dostępnych punktów końcowych, traktuj to ostrożnie.

Po piąte, dopasowanie produktu. Czy oprogramowanie jest zbudowane wokół pracy związanej z licencją operatorską, czy zgodność transportowa została dodana do szerszej platformy flotowej? Zadawaj bezpośrednie pytania dotyczące inspekcji DVSA, zamknięcia usterek, zapisów przyczep, Driver CPC, DQC i pakietów dowodowych dla Traffic Commissioner. Dostawca, który mówi tylko o efektywności floty, może nie być tym, którego chcesz, gdy problem dotyczy zgodności prawnej.

Warto również sprawdzić, czy system w dużym stopniu polega na danych zewnętrznych dla kluczowych zapisów. Na przykład w przypadku kontroli ubezpieczenia, niektórzy operatorzy pytają o askMID, Motor Insurers' Bureau i dane MIB. Te usługi mogą być użyteczne w kontekście, ale nie zastępują naszego własnego obowiązku utrzymywania dokładnych zapisów operatorskich. To samo dotyczy danych licencyjnych i dowodów warsztatowych. Zewnętrzne źródła mogą wspierać plik, ale nie zastępować go.

Na koniec porównaj produkt z pracą, którą twoje biuro faktycznie wykonuje co tydzień. Czy może zastąpić tablicę, współdzielony arkusz kalkulacyjny, folder zeskanowanych PMI i skrzynkę odbiorczą pełną zdjęć usterek? Czy może pokazać, co jest następne, co jest przeterminowane teraz i jakie dowody są kompletne? To jest lepszy test zakupu niż długa lista funkcji.

Na rynku jest wiele nazw, w tym Fleetalyse i Logivo.AI, a niektórzy operatorzy mogą już mieć szersze systemy wprowadzone przez innych dostawców. Odpowiednia decyzja to ta, która daje nam niezawodny zapis sprawności drogowej, a nie ta z najszerszą broszurą.

Jeśli porównujesz opcje obok siebie, nasz przewodnik po jak porównać oprogramowanie do sprawności drogowej dla dowodów DVSA to dobry następny krok.

Najbezpieczniejszym wyborem jest oprogramowanie, które pomaga nam prawidłowo zarządzać flotą, zanim ktokolwiek zada pytania, a następnie jasno to udowadnia, gdy to robi. Oznacza to, że zapisy są kompletne, harmonogramy inspekcji są kontrolowane, usterki są prawidłowo zamykane, a dowody mogą być eksportowane bez pośpiechu. Naszym zdaniem oprogramowanie do rejestracji inspekcji i usterek DVSA powinno dokładnie to robić, ponieważ praca związana z zgodnością jest tylko tak silna, jak zapis, który możemy przedstawić na stole.