Дръжте записите за операторската лицензия в една работеща система

Ако искате да знаете как да поддържате записи за O лицензия в една система, отговорът е прост. Поставете всеки запис, който доказва годността за движение, правото на шофиране, планираната поддръжка, контрол на дефектите и последващите доказателства в един активен процес, а не в отделни папки, пощенски кутии и електронни таблици. Мениджърите по транспорт трябва да имат едно място, където да виждат какво е на лиценза, какво е следващото, какво е завършено, какво липсва и кой го е одобрил.

Това е важно, защото DVSA и Трафик комисарят не оценяват съответствието, като гледат един документ в изолация. Те търсят верига от доказателства. Безопасната инспекция трябва да бъде свързана с превозното средство, датата, пробега, листа за инспекция, откритите дефекти, действията за ремонт, одобрението и следващата дата за проверка. Същият принцип важи и за MOT, годишен тест, проверки на шофьорски лиценз, Driver CPC, статус на DQC, анализ на тахографа и периоди на VOR. Ако тези записи са в една работеща система, пропуските стават видими преди да се превърнат в регулаторни проблеми.

Кои записи трябва да бъдат в една система

Целият набор от записи за операторската лицензия е по-широк, отколкото много оператори първоначално мислят. Не става въпрос само за листи за инспекция и дати на MOT. За да контролираме съответствието правилно, трябва да държим пълния запис за всяко превозно средство, ремарке и шофьор.

За превозните средства, това обикновено включва:

• регистрационен номер
• флотен номер или вътрешен идентификатор на актива
• марка, модел и тип
• дата на първа употреба и дата на изхвърляне
• детайли за регистрация, където е уместно
• дата на следващото MOT
• дата на следващия годишен тест за приложимите превозни средства
• график за профилактични инспекции
• история на одометъра
• данни за данъци и застраховки, където бизнесът реши да ги държи
• статус на VOR и история на VOR
• история на ремонтите
• история на дефектите
• поддържащи документи от сервиза и фактури, където се използват като доказателства

За ремаркетата важи същият принцип. Ремаркето трябва да има своя собствена идентичност, история на инспекциите, доказателства за тестове на спирачките, където е приложимо, история на годишния тест, където е необходимо, докладване на дефекти и записи за ремонти. Прекалено много флоти все още държат записите за ремаркета в отделна папка от задвижващите единици, въпреки че ремаркето е част от картината на риска на операторската лицензия.

За шофьорите, основният набор от записи трябва да включва:

• пълно име и идентификатор на служителя или агенцията
• категории на лиценз и дати на изтичане
• история на проверките на шофьорския лиценз с DVLA
• статус на Driver CPC
• дата на изтичане на DQC
• детайли за картата на тахографа и изтичане
• потвърждения за индукция и политика, където е уместно
• история на нарушенията и последващи действия
• записи за наемни шофьори
• доказателства за право на работа и идентичност, където операторът реши да ги държи в същия контролируем работен поток

След това има оперативни записи за съответствие, които обхващат активи и хора:

• ежедневни проверки на превозните средства
• докладвани дефекти
• доклади за нулеви дефекти, където вашият процес изисква такива
• записи за корекции
• доклади за безопасни инспекции
• доказателства за производителност на спирачките
• сертификати за преминаване и провал на MOT
• записи за преминаване и провал на годишния тест
• изтегляния на тахографа
• доклади за анализ на тахографа
• разследвания на нарушения
• записи на планировчика за поддръжка
• обосновки за пропуснати инспекции
• декларации за извън пътя и периоди на VOR
• проверка на застраховката, където е необходимо, включително проверки чрез askMID или записи, свързани с Бюрото на моторните застрахователи и доказателства от MIB, ако вашият процес разчита на тях

Това е причината, поради която една система е важна. Мениджърът по транспорт трябва да може да отвори запис за превозно средство и да види не само последната инспекция, но и дали свързаният дефект е затворен, дали единицата е VOR, дали MOT е преминато навреме и дали данните от тахографа за назначеното лице са прегледани. Ако файлът е разделен между имейл, папка на сервиза, споделено хранилище и две електронни таблици, свързаната картина се губи.

Ние разглеждаме по-широкия файл за съответствие в повече детайли в какви записи поддържат вашата операторска лицензия в безопасност.

Как да структурирате системата, така че записите да останат пълни

Работещата структура започва с три основни елемента: актив, шофьор и дата. Всеки запис трябва да бъде свързан с поне един от тях, а често и с два или три заедно.

Първо, структурирайте по актив. Всяко превозно средство и ремарке трябва да имат основен запис. Този запис трябва да показва текущия статус в горната част, включително дали е активно, VOR, продадено, извън пътя или премахнато от флота. Под него, поддържайте датирана история на инспекциите, MOT, годишния тест, дефектите, ремонтите и документите. Важното е не само съхранението. Важното е да направите липсващите доказателства очевидни. Ако безопасната инспекция е регистрирана за седмица 22, но няма прикрепен лист за инспекция, системата трябва да покаже, че е непълна.

Второ, структурирайте по шофьор. Профилът на шофьора трябва да показва правото, историята на проверките и сроковете за съответствие в една времева линия. Ако DQC на шофьора изтича следващия месец, това трябва да бъде видимо заедно с последната проверка на DVLA и последния преглед на нарушенията на тахографа. За наемни шофьори важи същото правило. Не е достатъчно да се доверим на потвърждение за резервация от агенция. Все още ни трябват доказателствата, че лицето зад волана е било проверено и одобрено по нашия процес.

Трето, структурирайте по дата, използвайки правилен планировъчен изглед. Повечето мениджъри по транспорт мислят в седмици. Планировчик, базиран на календарни дати или ISO седмица, улеснява виждането дали инспекциите са разпределени правилно и дали някое актив е извън цикъл. Ако флота работи на шестседмични инспекции, системата трябва да изчисли следващата дата за проверка от последната завършена инспекция или от планирания график, в зависимост от правилото, което прилагате. Важно е последователността и видимостта.

Добрата структура също така разделя статуса от доказателствата. Например:

• статусът ни казва, че MOT е дължимо на 14 ноември
• доказателството ни казва, че потвърждението за резервация е прикрепено
• завършването ни казва, че сертификатът за преминаване е качен
• последващото действие ни казва, че всички съвети са прегледани и назначени

Това звучи основно, но тук разпръснатите системи се провалят. Една електронна таблица може да казва "извършено", докато сертификатът за преминаване все още седи в пощенската кутия. В една система задачата не е завършена, докато доказателството не е прикрепено и одобрено.

Тук интеграциите също помагат. Ако вашият сервиз, доставчик на телематика или инструмент за анализ на тахографа могат да обменят данни чрез REST API или уебхукове, можем да намалим ръчния повторен запис и да намалим риска от оставени записи. Същото важи и за бизнеса, който използва свързани продукти като Fleetalyse или Logivo.AI и иска събития или документи да се интегрират в един изглед за съответствие. Интеграцията е полезна, но само ако системата все още поддържа ясна следа за одит и не се превръща в друг несвързан източник на данни.

Ако искате практичен поглед върху това как инспекциите, планировчиците и доказателствата трябва да бъдат свързани, вижте една система за инспекции, планировчици и доказателства за O лиценз.

Как да управлявате сроковете и повтарящите се задачи за съответствие

Сроковете трябва да се определят от правила, а не от памет. На практика повтарящите се задачи за съответствие попадат в четири групи.

Първата група е работа, основана на активи. Това включва профилактични инспекции, MOT, годишен тест, тестове на спирачките, където е планирано, дати на калибриране и всякакъв вътрешен цикъл на преглед, който провеждате. Всеки актив трябва да носи собствен модел на повторяемост и време за предупреждения. Например, можем да зададем инспекция на всеки шест седмици, с предупреждения на 21 дни, 14 дни и 7 дни преди срока. MOT и годишният тест често изискват по-ранно предупреждение, тъй като местата за резервации могат да бъдат ограничени.

Втората група е работа, основана на шофьори. Това включва проверки на лицензите на DVLA, мониторинг на Driver CPC, изтичане на DQC, изтичане на картата на тахографа и периодични потвърждения на политиката. Честотата трябва да отразява риска. Шофьор на HGV с високи пробези и предишни проблеми с одобренията може да се нуждае от по-чести проверки на лицензите, отколкото по-нискорискова роля. Системата трябва да поддържа това, без да създава отделни електронни таблици за изключения.

Третата група е работа, основана на събития. Докладван дефект трябва да задейства работен поток, а не просто запис. Ако се докладва безопасен дефект, превозното средство може да трябва да бъде маркирано VOR незабавно, назначено за ремонт, проверено от упълномощено лице и след това върнато в експлоатация само когато доказателството е пълно. Същото важи и за нарушенията на тахографа. Доклад за нарушение трябва да задейства преглед, обсъждане с шофьора, където е необходимо, и подписана бележка за предприетите действия.

Четвъртата група е преглед на доказателствата. Съответствието не е завършено, когато събитието се случи. То е завършено, когато доказателството е в файла. Това означава задаване на задачи за качване на документи, преглед от управлението и одобрение.

В Обединеното кралство операторите трябва да работят по правилата, които важат за техния тип лиценз и клас превозно средство. Изискванията за стоки и PSV не са идентични, а някои задължения се различават от по-широката практика на ЕС. Например, правилата за тахограф и работното време на шофьорите запазват специфично приложение за Обединеното кралство в някои области след Брекзит, така че операторите не трябва да разчитат на общи насоки на ЕС, където вътрешните правила на Обединеното кралство или практиката на прилагане се различават. Системата трябва да отразява правилата, по които всъщност работим.

Силен процес за срокове трябва да включва:

• автоматично изчисление на следващата дата за проверка
• конфигурируеми напомняния до правилните хора
• ескалация, когато срокът изтече
• разграничение между резервирани, завършени и доказани
• заключване или предупреждение, когато актив или шофьор не трябва да бъдат назначавани
• отчет за изключения за просрочени елементи и липсващи документи

Тук една активна система надвива споделения дневник. Срокът е полезен само ако води до действие и доказателство. За читателите, които конкретно разглеждат проверки на шофьори и записи на тахографи заедно, ние сме изложили това в една система за проверки на лицензи и записи на тахографи.

Как да поддържате доказателствата готови за посещение на DVSA или изслушване на Трафик комисаря

Когато DVSA посети или когато Трафик комисарят поиска записи, натискът обикновено идва от скоростта и пълнотата. Проблемът рядко е дали един сертификат съществува някъде. Проблемът е дали можем бързо да представим цялата история по начин, който издържа на проверка.

Всеки ключов запис следователно трябва да носи собствено поддържащо доказателство. За безопасна инспекция това означава листа за инспекция, находките, записа за корекция, всякакви части или бележки от сервиза, които подкрепят ремонта, и одобрението, показващо кой е прегледал работата и кога. За MOT или годишен тест прикрепете записа за преминаване или провал, всякакви съвети, резултата от повторната проверка, ако е уместно, и всякакви вътрешни действия, предприети от резултата.

За дефекти, запазете:

• оригиналния доклад
• кой го е докладвал
• дата и час
• дали дефектът е безопасен
• дали превозното средство е било маркирано VOR
• детайли за ремонта
• кой е упълномощил връщането в експлоатация
• всякакви снимки или поддържащи файлове

За записи на шофьори, запазете резултата от всяка проверка на лиценз с DVLA, датата на прегледа, всякакви идентифицирани одобрения, предприетите действия, доказателствата за Driver CPC, валидността на DQC и последващите бележки, където е имало притеснение.

За записи на тахографа, запазете изтеглянето или анализа, прегледа на нарушенията, обяснението на шофьора, където е необходимо, и одобрението на мениджъра. Доклад за тахограф без доказателства за последващи действия е само половин файл.

Одобрението е важно, защото показва контрол, а не просто съхранение. Препоръчваме одобрение на базата на роли. Дефект може да бъде затворен от потребител на сервиза, но върнат в експлоатация от упълномощен мениджър. Нарушение на шофьор може да бъде прегледано от администратор, но формално одобрено от мениджъра по транспорт. Системата трябва да записва кой какво е направил и кога, и не трябва да презаписва предишната история.

Тази следа за одит е това, което прави разликата на изслушване. Трябва да можем да покажем:

• какъв е бил проблемът
• кога сме узнали за него
• какво действие сме предприели
• кой е одобрил това действие
• какво се е случило след това

Ако записите могат да бъдат редактирани без следа, или ако документите могат да бъдат отделени от събитието, към което принадлежат, файлът става по-труден за защита. Една от причините, поради които изградихме Operator Compliance чрез Fleeta Limited около практическите нужди на операторите, е, че знаем, че файлът трябва да работи под натиск, а не просто да изглежда подреден на таблото. Той трябва да произвежда достоверна хронология за DVSA, за Трафик комисаря и за нашия собствен вътрешен контрол.

Нашата статия за поддържане на записи за VOR готови за посещение на DVSA задълбочава в една област, която често се изисква по време на разследвания.

Как да преминем от разпръснати записи към един активен процес

Преминаването от хартия, имейл и електронни таблици в една система е предимно процесна работа, а не софтуерна работа. Най-сигурният подход е етапна миграция с ясна собственост.

Започнете, като изброите всеки източник на записи, който в момента използвате. Това обикновено включва файлове от сервиза, папки за шофьори, имейл кутии, споделени хранилища, електронни таблици, книги за дефекти на хартия, портали за тахографи, планировчици за поддръжка и записи, държани в VOL или извън него. VOL остава важен за администрацията на операторската лицензия, но не е вашият ежедневен работен файл за съответствие, така че не го третирайте като заместител на активна управленска система.

След това определете основните си данни. Съгласете се на единен списък на активните превозни средства, ремаркета и шофьори. Премахнете дубликатите, потвърдете регистрационните номера, назначете вътрешни идентификатори и ясно маркирайте неактивните активи. Ако основният списък е грешен, всяко последващо импортиране става по-трудно.

След това задайте категориите на записите и необходимите полета. Решете какво трябва да се съхранява за всеки актив и шофьор, какви документи са задължителни, кой може да качва и кой може да одобрява. Дръжте това практично. Ако направите всяко поле задължително от самото начало, миграцията ще спре. Фокусирайте се първо върху записите, които доказват текущото съответствие и предстоящите срокове.

След това мигрирайте в следния ред:

1. активни активи и шофьори
2. предстоящи дати и повтарящи се графици
3. доказателства за текущо съответствие, като последна инспекция, MOT, годишен тест, проверки на лицензите, Driver CPC и DQC
4. открити дефекти, записи на VOR и нерешени действия
5. исторически записи, необходими за следа за одит и преглед на тенденции

Този ред е важен. Трябва да работи активният процес първо, след това архивът зад него.

Изпълнете паралелен период, ако е необходимо, но го дръжте кратък. През този период назначете един източник като система на запис. Ако електронната таблица остава активна, докато новата система също е активна, хората ще продължат да използват и двете и нито едно от тях няма да бъде пълно. По-добре е да замразите старите проследявания за нови записи и да ги използвате само като справка с ограничен достъп по време на миграцията.

Назначете собственици. Мениджърът по транспорт трябва да притежава правилата за съответствие. Персоналът на сервиза трябва да притежава доказателствата за поддръжка. Администрацията на шофьорите трябва да притежава входовете за лиценз и CPC. Някой трябва да притежава качеството на документите, което означава, че проверява дали качените файлове са четливи, правилно датирани и прикрепени към правилния актив или лице.

Накрая, тествайте файла по начина, по който би го направил DVSA. Изберете едно превозно средство, едно ремарке и един шофьор на случаен принцип. Попитайте за последните три инспекции, последния MOT или годишен тест, всякакви открити дефекти, последната проверка на шофьора с DVLA, статус на DQC и доказателствата за последващи действия на тахографа. Ако това отнема повече от няколко минути, процесът все още не е под контрол.

Това е практичният отговор на въпроса как да поддържате записи за O лицензия в една система. Не третирайте записите за съответствие като проблем за съхранение. Третирайте ги като един свързан оперативен процес, с активи, шофьори, дати, доказателства и одобрение, свързани на едно място. Така поддържаме файла пълен, намаляваме пропуснатите срокове и оставаме готови, когато DVSA или Трафик комисарят поиска да види доказателствата.